Oi Em contato com especialistas da Sberbank Leasing. Uma grande parte do nosso trabalho está relacionada a documentos, por isso é do nosso interesse melhorar constantemente o nosso sistema de gerenciamento de documentos TRIBUNAL. Até recentemente, ela não era, francamente, a melhor assistente e exigia muito tempo e esforço. Não havia um único repositório eletrônico, digitalização automatizada e verificação de documentos, além do controle da disponibilidade de originais no arquivo.
Como não havia uma solução pronta para resolver os três problemas do mercado, começamos a trabalhar em nosso próprio projeto “DOC.office eletrônico”. Vamos falar sobre o que aconteceu neste post.
Em que consiste a nossa solução
Em resumo, nosso COURT é um projeto personalizado no qual vários sistemas de informação estão interconectados: Navision, IBM Filenet e o conjunto de soluções ABBYY.
Navision é o nosso principal sistema ERP no qual todos os processos são registrados: desde a coordenação de notas oficiais até a formação de documentos internos. Todos os funcionários da empresa trabalham na Navision - do secretariado aos serviços financeiros. Desenvolvemos e apoiamos a Navision por conta própria, temos uma grande equipe de especialistas.
O IBM Filenet é o nosso repositório de documentos no qual todos os arquivos eletrônicos são gerados.
Dossiê de projetoO pacote de soluções da ABBYY foi desenvolvido para reconhecimento de documentos. Inclui um subsistema de reconhecimento de dados e um subsistema de entrada de informações (ou uma estação de varredura). Mantemos parcerias com a ABBYY há muito tempo e, se avaliarmos o mercado, esse foi o único candidato suficientemente funcional que conseguiu lidar com nossos requisitos.
Aqui está um breve algoritmo do "DOC-office eletrônico":
- Através do ABBYY, os gerentes digitalizam documentos. Há um preenchimento de sua estrutura de atributos.
- Os documentos e a estrutura atribuída concluída são armazenados no repositório eletrônico Filenet.
- Documentos e atribuição são exibidos no Navision.
Diabo em detalhes
O esquema geral do trabalho é bastante simples. Mas, para tornar nosso sistema judicial conveniente, tivemos que melhorar todos os principais processos de trabalho. Vamos descrever tudo em ordem.
Criando e preenchendo um cartão de contraparte
Criação rápida de cartão. Agora basta inserir o TIN ou PSRN no cartão e todas as outras informações são preenchidas automaticamente. Isso acelera o trabalho, ajuda a evitar a introdução de dados incorretos e a duplicação de cartões.
Contrato de leasing onde é possível o preenchimento automático do campo
Responsabilidade pessoal. Agora, a cada cliente no sistema é atribuído um gerente responsável pela relevância dos dados e documentos. Isso ajuda a evitar confusão de dados e a receber informações oportunas sobre os contratados.
Formação de dossiês de clientes e fornecedores
Dossiê único. Apareceu uma estrutura de dossiê única para cada contraparte (cliente, fornecedor, garante) disponível para uso geral. Além disso, todos os documentos baixados são fáceis de identificar e encontrar no armazenamento eletrônico. Chega de caos.
Redução do fluxo de trabalho em papel. Antes da introdução do novo sistema, gastávamos grandes quantias no envio e armazenamento de arquivos em papel. Em uma nova etapa, abandonamos alguns documentos em papel em favor de cópias digitalizadas.
Janela de digitalização ABBYYControle do período de validade dos documentos. Anteriormente, não tínhamos certeza se os documentos enviados por nós eram relevantes. Agora os documentos expirados estão destacados em vermelho.
Digitalização de documentos
Padrões para a qualidade das digitalizações e um único formato. O sistema ABBYY contém requisitos para o formato e a qualidade das cópias digitalizadas dos documentos.
Documentos de costura rápida. Simplificamos os requisitos para a documentação do contrato de costura, e o processo de digitalização agora não leva um quarto de hora, mas apenas três minutos. O upload de documentos para o dossiê também é muito mais rápido do que antes.
Formação da documentação do contrato
Automação Agora, os funcionários precisam fazer o número mínimo de revisões de contratos e cartões de projetos; o sistema fará a maior parte do trabalho em si.
Navegação conveniente. Uma estrutura ordenada, conveniente para os funcionários, apareceu nos documentos do projeto.
Preencha rapidamente os campos. O desenvolvimento do sistema Navision e o refinamento dos modelos para documentação contratual nos permitiram reduzir o tempo necessário para preencher os campos após o descarregamento do contrato.
Verificação de documentos assinados
Código de barras automático. A introdução desta função excluiu a verificação de dados “manual”. O sistema compara documentos e gera resultados de verificação em apenas três minutos.
Trabalhar com o arquivo eletrônico de documentos
Pesquisa rápida e upload de documentos. Se anteriormente havia uma tarefa para descarregar todos os contratos por um determinado período, era necessário descarregar cada documento manualmente. Agora, graças ao descarregamento em massa, o sistema faz tudo por conta própria.
Janela Comparação de documentos
Fila de aprovaçãoVeja documentos arquivados online. Para se familiarizar com um documento arquivado, basta encontrá-lo no sistema. O arquivo eletrônico armazena todos os documentos do projeto criados desde o início da empresa até o lançamento do projeto.
Armazenamento de documentos em um arquivo em papel
Processo rápido de registro de documentos. Aqui, novamente, o sistema de código de barras ajuda, também é levado em consideração no arquivo em papel.
Inventário eletrônico de documentos. Em vez do inventário habitual em papel, apresentamos sua contraparte eletrônica. Você pode interagir com os funcionários de arquivamento sobre documentos através do sistema Navision. Também desenvolvemos um registro de contratos assinados para controlar o fornecimento de documentação ao arquivo.
E daí?
Descrevemos um certo número de diferentes melhorias que funcionam muito bem para nós. Esperamos que nossas idéias o ajudem a melhorar seu próprio sistema judicial.
Até o momento, estamos acompanhando o surgimento de novas versões dos sistemas incluídos em nosso TRIBUNAL, e estamos tentando apresentá-los imediatamente. Também estamos envolvidos na integração de dois novos sistemas grandes na Filenet - em um futuro próximo os armazenamentos eletrônicos funcionarão não apenas com a Navision, mas também com outros sistemas implementados.
Teremos o maior prazer em responder às suas perguntas sobre os sistemas de gerenciamento de documentos e sua melhoria nos comentários.