Missão impossível: como fazer seu primeiro evento de negócios em um país estrangeiro

No início de maio, realizamos uma reunião em Dubai chamada “ Vencendo no varejo omnicanal ”, que reuniu o dobro do número de participantes que esperávamos. Toda a preparação levou 3 semanas. Nem tudo foi perfeito, mas no geral estamos satisfeitos. Digo a você o que deve estar preparado e o que considerar ao organizar um evento em um país estrangeiro.

Por onde começar

Em março, organizamos a conferência IDRF - International Digital Retail Forum em Moscou, que reuniu 400 participantes. Quando devidamente organizados, esses eventos trazem bons retornos - novos clientes e parceiros em potencial. Com o IDRF, foi o mesmo - como resultado, muitas empresas se voltaram para nós.

Nossa agência é especializada em soluções para varejo on-line e está localizada em Moscou e Dubai, por isso decidimos realizar um evento depois da Rússia em Dubai - uma reunião dedicada à implementação de soluções omnicanais no varejo. Hoje, muitas marcas entendem que precisam usar estratégias multicanais, porque os consumidores esperam uma interação holística com a empresa. No entanto, a maioria não sabe quais tecnologias usar para obter o omnichannel completo. Essa é a dor atual do negócio, por isso não tivemos dúvidas sobre o tema do evento.

Começamos a preparar o mitap analisando o mercado local de eventos e aconselhamos que faça o mesmo. Isso ajudará a entender os formatos populares, os tópicos populares, o número médio de visitantes e a ter a idéia certa sobre o mercado local. Às vezes, parece que você conhece bem as especificidades locais, mas é fácil perder. Por exemplo, em Dubai, a grande maioria dos pagamentos é feita em dinheiro; portanto, inicialmente, pode-se supor que o tópico de banco on-line ou pagamentos eletrônicos não seja interessante. Mas, de fato, pelo contrário, essas são perspectivas de desenvolvimento que atraem profissionais e indivíduos.

No nosso caso, aconteceu que em meados de abril estava sendo realizada a exposição Seamless Middle East, e em 5 de maio o Ramadã já estava chegando e a atividade profissional estava estagnada. Portanto, tivemos que acelerar drasticamente para conseguir realizar uma mitigação entre Seamless e Ramadã. O tempo é muito importante, porque organizadores inexperientes podem colocar o evento na estação morta local. Por exemplo, palestrantes do Facebook, Instagram, Snapchat e Leo Burnett não falaram, porque, juntamente com o Ramadã, grandes campanhas publicitárias serão iniciadas nos Emirados Árabes Unidos, e isso representa um fardo maior para os escritórios corporativos locais.


Exposição perfeita do Oriente Médio

Como organizar

Quatro perguntas básicas devem ser respondidas: “o quê?”, “Quem?”, “Para quem?” e "onde?" O mais importante é o tema do evento, do qual depende a composição dos palestrantes, o público-alvo dos participantes e, às vezes, a plataforma. Escolhemos um varejo on-line e realizamos uma reunião para representantes de marcas e profissionais de marketing.

Alto-falantes Eles atraem participantes, então escolha experientes, carismáticos e populares.Todos os palestrantes que falam de graça podem ser divididos em duas categorias: representantes de marcas e startups, incluindo empresários de médio porte. É difícil negociar um desempenho com as marcas, porque elas sempre são convidadas para algum lugar. Somente conexões pessoais ajudarão aqui. Nossa diretora regional, Marina Litvinova, contratou ex-colegas e organizou uma apresentação por representantes da Mercedes e da marca de cosméticos Jardin de Parfums.


Alto-falantes vencedores no varejo Omni-Channel

É muito mais fácil negociar com representantes de startups e proprietários de empresas. Como regra, eles são ativos, como RP e, de qualquer forma, veem oportunidades de promoção e networking. Portanto, ao trabalhar com eles, você não deve persuadir, mas, pelo contrário, eliminar-se para encontrar personalidades realmente interessantes, com forte experiência. Idealmente, se o fundador da startup costumava ser o principal gerente de uma marca internacional. Essa pessoa tem uma grande experiência e está pronta para compartilhá-la.

Você precisa procurar alto-falantes assim que decidir realizar um evento. Muitos têm uma agenda cheia e só recusam porque têm que se apresentar em outro lugar. Havia seis pessoas em nosso programa, mas, para encontrá-las, tivemos que negociar com vinte. Havia muito mais telefonemas e correspondência. Como resultado, na versão final, tivemos sete confirmações em vez de seis e, na véspera do evento, um orador não pôde. Portanto, certifique-se de ter alto-falantes extras que possam garantir.

Escolha também os alto-falantes estrategicamente - aqueles que têm muita rede. Assim, eles podem oferecer uma alternativa digna se recusarem a falar. E se eles concordarem, eles trarão alguns dos participantes. Metade dos presentes em nossa reunião foi convidada pelos palestrantes.

Os participantes . Não vendemos ingressos mitap porque queríamos encontrar novos clientes grandes. E, olhando para o futuro, direi que era possível - recebemos vários leads promissores de marcas internacionais de produtos eletrônicos de consumo em Dubai. Se a participação é gratuita, é muito mais fácil encontrar pessoas. Acho que não poderíamos montar um salão completo em três semanas se tivéssemos que pagar pela participação. Nesse caso, é melhor começar em cerca de seis meses.

No início, eram esperados 30 participantes e havia apenas uma sala de conferências adequada. Mas, em algum momento, percebemos que haveria mais visitantes, então começamos a procurar um site com capacidade para até 60 pessoas. Como resultado, quase tantos participantes estavam lá. Além disso, não podíamos escolher um local apenas com base na capacidade do salão, porque em Dubai o status do site é crítico. Somente nele, muitos participantes decidem se devem ou não participar do evento.

Parque infantil Quando o evento é sem fins lucrativos, é aconselhável economizar em tudo, inclusive alugar um quarto. É melhor usar a sala de conferências do acelerador, parque industrial, administração local - qualquer organização interessada em desenvolver laços comerciais na região. Quando você concorda em um site, discuta imediatamente o custo do aluguel de equipamentos. Às vezes acontece que a sala é distribuída gratuitamente, mas o projetor, microfones, móveis etc. são cobrados separadamente, o que é comparável ao custo do aluguel de um quarto. Juntamente com o site, conseguimos um projetor e suporte técnico gratuitos.

A sala de conferências foi fornecida pelo acelerador Astrolabs, no qual somos residentes. Mas havia uma nuance: o salão acomodava apenas 30 pessoas e já decidimos convidar mais. Naquela época, o acelerador tinha uma nova plataforma para 60 pessoas, mas ainda não havia sido comissionada. Convencemos a gerência da Astrolabs a fornecer esse espaço para nós por 10 dias. Paralelamente, eles criaram um esquema de como obter outro site gratuitamente, se ele não funcionar com este.

Para isso, a troca foi oferecida aos hotéis em duas versões: simples e avançadas, com o aumento de nossas obrigações. Com um pacote simples, o hotel oferece um espaço gratuito e, em troca, se anuncia entre os participantes. Esta é uma boa oferta, porque reunimos gerentes de orçamento de marketing que também realizam eventos e procuram locais. Os hotéis podem mostrar seu nível e conhecer clientes em potencial.

O pacote estendido também incluía restauração e prometemos convidar a mídia local, a mídia social e os influenciadores. No fim de semana, conversamos com quatro hotéis e todos gostaram da oferta. Mas no final, essa opção não era necessária, porque o Astrolabs confirmou um site grande.

Catering A comida para os participantes também era organizada quase por troca, e seu custo era de cinco a seis vezes menor do que o preço usual. O catering foi organizado pelo restaurante do Hotel Cartagena, localizado no JW Marriott Marquis de cinco estrelas. Marina conheceu seu representante no evento apenas algumas semanas antes do nosso e concordou em um serviço.

Se você não concorda com a nutrição, organize-a. Mínimo obrigatório: água, café e chá. É aconselhável considerar lanches mínimos: sanduíches e doces. Você pode tentar comprar a preço de atacado em uma padaria local. Mas é improvável que os produtores de água, as marcas de café e chá façam descontos. A conferência deve ser grande o suficiente para ser interessante para eles.

Como atrair participantes

Aproveitamos o serviço internacional Meetup.com, através do qual eles organizam todos os eventos em Dubai: das aulas de ioga ao café da manhã de negócios. Ajuda a anunciar amplamente o evento e coletar visitantes rapidamente, mas não fornece dados do usuário. Por causa disso, uma parte do salão foi ocupada por um público não alvo na reunião.

Dos outros métodos de promoção gratuita, usamos anúncios em nosso site, grupos e páginas no Facebook, incluindo conferências da IDRF, notícias no site do acelerador e um convite através de seu boletim informativo. Os métodos gratuitos não darão um grande retorno se você não tiver vários milhares de assinantes, mas ainda assim contribuir. Também lançamos anúncios pagos no Facebook e LinkedIn por US $ 500 por canal, e este último foi várias vezes mais caro.

O Facebook não trouxe bons retornos, porque, de acordo com as sensações, é usado apenas na Rússia como rede de negócios, em outros países é um local de comunicação com os amigos. Da próxima vez, não planejamos usá-lo, mas nos concentraremos no LinkedIn. É realmente uma ferramenta de trabalho que ajuda as redes. Se você estiver planejando eventos no exterior, crie uma página do LinkedIn com antecedência e preencha-a regularmente com conteúdo. Quando os participantes são convidados, você precisa de uma página atualizada e de um amplo círculo de amigos.

Um total de 110 pessoas registradas no mitap e 56 vieram | A conversão foi de 51% | Para um evento gratuito, isso não é ruim. Como regra, se um participante não gastou o dinheiro, uma visita é considerada opcional. Isso deve ser levado em consideração e tentar não restringir o registro, caso contrário, poderá haver muitos assentos vazios no salão.

Conclusões

1. Quando um evento é gratuito, ele pode ser organizado rapidamente. Se os principais pontos são claros: palestrantes, plataforma, catering, duas semanas são suficientes.
2. Pense sobre o tema geral do evento. Deve ressoar com o foco principal do seu negócio, mas não com a publicidade.
3. Para reunir participantes relevantes, é melhor usar convites personalizados. Envie cartas ou ligue para uma lista pré-compilada. Peça aos oradores que convidem os participantes. Assim, você obtém o público-alvo e economiza em publicidade. É aconselhável entrar em contato com os novos participantes após o registro para filtrar pessoas aleatórias.
4. Ligue para mais oradores do que o necessário para não depender de força maior: doença, viagens de negócios urgentes e coisas do gênero.
5. Atualize a rede porque simplifica a organização. No mesmo Dubai, os laços pessoais sempre vêm em primeiro lugar. Até um conhecido como um boné dará mais retornos do que uma ligação fria. Se não tivéssemos um trunfo em Dubai na forma de nosso organizador principal, Marina, com forte rede de contatos e uma ampla gama de contatos, dificilmente conseguiríamos cumprir o prazo. Portanto, antes de começar, faça uma lista daqueles que podem ajudar em um país desconhecido.
6. Abra sua página do LinkedIn com antecedência e preencha-a com conteúdo para atrair membros gratuitamente.