Poço da produtividade: como o Slack prejudica nosso fluxo de trabalho

Programas de trabalho como equipes, Slack e Workplace deveriam aumentar nossa produtividade. Mas não fez isso.

Várias pessoas escrevem mensagens.
[Várias pessoas estão digitando.]

Se você está com folga há algum tempo, provavelmente viu uma mensagem flutuando na caixa de texto do programa de comunicação usado em sua empresa.

Isso pode significar muitas coisas. Uma discussão ativa, indicando uma colaboração alegre com você e seus colegas. O surgimento de notícias importantes que todos desejam conhecer. Ou, mais frequentemente, disputas não lineares nas quais todos desejam ser os primeiros a inserir a última palavra, e o sistema que deve apoiar a organização do processo de trabalho está envolto em caos.

"O trabalho ocorre no Slack", está escrito no site da empresa. "Imagine o que você pode conseguir juntos."

No entanto, o entusiasmo cada vez maior por novas tecnologias que devem impulsionar o fluxo de trabalho não melhora necessariamente nosso trabalho nem aumenta nossa produtividade. Quando usada incorretamente, a tecnologia só pode piorar a situação.

O Slack é um programa dentre muitos tipos de software de trabalho que as empresas usam para melhorar a colaboração e a comunicação em nosso mundo, que está constantemente se tornando cada vez mais digital. O Teams faz parte do onipresente pacote Office da Microsoft, que também inclui programas como Word e Excel. O G Suite do Google inclui o Gmail, o Hangouts Chat e o Meet, Calendar e compartilhamento de documentos baseados na nuvem. O Facebook também alcançou seu Workplace - uma tentativa de fazer com que seus 2,7 bilhões de usuários usassem produtos de rede era de alguma forma mais produtiva do que disseminar teorias da conspiração. Esta lista continua.

Esses serviços gastam dinheiro mensalmente com o número de usuários e geralmente oferecem todos os tipos de serviços, de videoconferência à estruturação do fluxo de trabalho e locais para conversar com um cooler digital. (As edições on-line do Recode e do Vox usam o Slack para planejar artigos e distribuir notícias) [nós, em Habré, passamos do slack para o Mattermost - seu clone gratuito, com a capacidade de implantar em nosso próprio servidor / aprox. transl.].

Esse tipo de software de trabalho faz parte do mercado de "aplicativos de trabalho em equipe", estimado em US $ 3,5 bilhões em todo o mundo, de acordo com a pesquisa da IDC , e deve crescer 70% nos próximos três anos.

Esses serviços são necessários para garantir que tudo corra bem nas empresas, uma vez que o trabalho está gradualmente se tornando remoto e global, e os trabalhadores mentais - nos campos profissional, gerencial ou técnico, como programação, ciência ou jornalismo - estão se tornando cada vez mais.


Aumento do número de trabalhadores mentais nos EUA

Em 2012, a McKinsey, uma empresa de consultoria, estimou que as tecnologias de comunicação no local de trabalho têm o potencial de aumentar a produtividade do trabalho em 25%.

"O funcionário médio, 28% da semana de trabalho, compreende e-mail e 20% do tempo gasto na busca de informações internas ou funcionários que possam ajudá-lo", afirmou o estudo. A McKinsey decidiu que seria mais fácil para as pessoas concluir essas tarefas usando um novo software para o trabalho.

Em certo sentido, isso aconteceu, mas surgiram novos problemas.

Softwares como o escritório em uma única sala devem ajudar diferentes partes da empresa a trabalharem juntas, destruir hierarquias e incentivar interações e inovações aleatórias.

Na prática, pode se transformar em inferno. A adição de outra ferramenta de comunicação pode levar ao excesso de informações.

Em média, funcionários de grandes empresas enviam 200 mensagens por semana com folga, de acordo com um estudo da Time Is Ltd., uma empresa de análise de produtividade que se conecta aos programas de escritório da empresa - folga, calendários, Office Suite - para fornecer recomendações para melhorar a produtividade. Os usuários mais ativos que enviam mais de 1000 mensagens por dia "não são exceção".

Parece que, para acompanhar todas essas conversas, leva todo o tempo de trabalho. E depois de algum tempo, o software, em vez de ajudar a trabalhar, torna impossível cumprir suas obrigações.

Além disso, o software para o trabalho não conseguiu lidar com a substituição da ferramenta que deveria corrigir: o email. A maioria das pessoas usa os dois.

"As pessoas devem usar o programa para aumentar a produtividade do trabalho com menos frequência do que costumavam fazer", disse Sarah Lacey, fundadora do site técnico de Pando e da comunidade de mulheres trabalhadoras, Presidente Mom. Mas isso não acontece.

As pessoas agora têm problemas com muitos emails, reuniões e mensagens. Para eles, o programa de bate-papo de trabalho tornou-se outro devorador de tempo.

"Definitivamente, existe um equilíbrio perfeito", disse Matt Galligan, diretor e co-fundador da Interchange, uma empresa de serviços de cripto-finanças, que escreveu sobre sua experiência trabalhando com folga no Medium. "Como em qualquer nova ferramenta, você precisa aprender a usá-la com responsabilidade."

“Tenho certeza de que, no início, o email era uma ferramenta extremamente produtiva. E só depois de algum tempo eles começaram a usá-lo incorretamente ”, acrescentou.

O email acabou sofrendo com sua própria prevalência, e a "caixa de entrada" até a borda foi preenchida com vários pedidos de uma parte da atenção de uma pessoa, e a maioria das cartas era spam. Os tópicos da conversa tornaram-se muito longos e complicados para navegar. As pessoas responderam a todos de uma vez.

É irônico que agora, para algumas pessoas, o e-mail tenha se tornado um local de comunicação bem pensada, e o software para o trabalho esteja cheio de memes e emojis sem sentido.

"Pessoalmente, acredito que até inventarmos uma ferramenta perfeita para a comunicação corporativa de grandes equipes", disse o co-fundador e diretor da Time Is Ltd. Ian Rizab.

Estamos novamente tentando encontrar um compromisso. Ou, como escreveu Darius Foro, um blogueiro de produtividade, precisamos saber onde traçar a linha em nosso uso da tecnologia, antes que nossa produtividade comece a experimentar uma redução na receita.



“Se não criticarmos o uso de ferramentas, simplesmente seremos as mesmas pessoas em um novo local. Não trabalharemos com mais ou menos eficiência se não pensarmos criticamente em nossas soluções ao usar a ferramenta ”, disse Sarah Peck, fundadora e CEO da Startup Pregnant, uma comunidade on-line onde as pessoas fazem perguntas sobre maternidade e empreendedorismo. "Acabamos de mudar o email para outro local e piorar a busca por mensagens".

O problema

Mensagens são boas, mas com moderação. Como é muito fácil se comunicar com colegas por meio de programas de trabalho, muitos de nós imprimem demais. E nem todas essas mensagens são úteis.

"A principal força do slaka é que ele é incrivelmente fácil de usar, mas também é sua principal fraqueza: é muito fácil usar o slaka padrão para mensagens, mesmo para as muitas coisas sobre as quais não faz sentido se comunicar com folga", escreveu o programador. Alicia Liu em um artigo no Medium.

“Ao diminuir a barreira para iniciar uma conversa, obtemos um efeito colateral - a capacidade de aumentar exponencialmente a sobrecarga de mensagens. Por causa disso, obtemos uma comunicação muito mais volumosa e de qualidade muito pior ". Em outras palavras, as palavras são inúteis, e as gastamos em uma velocidade insana.

Em cada uma das 10 grandes empresas, de 500 funcionários ou mais, com as quais a Time Is Ltd. trabalha, há mais canais de folga do que empregados. A empresa estima que nenhum funcionário poderá ler fisicamente todos os canais e mensagens na folga da empresa. E cada minuto do tempo perdido dos funcionários é dinheiro perdido.

Os trabalhadores remotos estão particularmente pressionados devido à necessidade de provar que estão trabalhando. Para as pessoas que não estão trabalhando no escritório, enviar mensagens ou enviar informações para os canais se torna uma maneira de demonstrar seu trabalho.

"Eles sentem muita pressão por causa da necessidade de demonstrar que estão trabalhando", disse Lacey. Como resultado, as pessoas passam o tempo em plataformas de bate-papo, que são parte integrante do trabalho remoto.

E, de fato, o bate-papo da pequena parte do dia útil se transformou na segunda ação mais popular do computador, após o email - isso é evidenciado pelos dados do programa RescueTime, que funciona em segundo plano nos computadores e telefones dos usuários, e compila relatórios sobre a perda de tempo para eles.

Desde o lançamento do Slack em 2013 - seguido do Workplace em 2016, das equipes em 2017, do Hangouts Chat e do Meet em 2018 - o tempo gasto no email diminuiu, mas continua sendo o principal devorador do tempo de trabalho, ocupando 10% do total tempo gasto atrás do monitor.


Distribuição do tempo gasto atrás do monitor (5,5 horas, em média, diariamente). Laranja - bate-papo / mensageiros, vermelho - e-mail.

Agora, os aplicativos de bate-papo - Slack, Teams, Workplace - ocupam cerca de metade do tempo, de acordo com o RescueTime. Metade das 5,5 horas que o usuário médio gasta no computador no trabalho.

O RescueTime considera apenas o aplicativo ou site quando o aplicativo está ativo e em uso. Não leva em consideração o tempo para sites abertos em outras guias ou quando a tela fica em branco.

Curiosamente, gastamos quase a mesma quantidade de tempo em mensagens que fizemos seis anos atrás. Ou seja, adicionar aplicativos de bate-papo não reduziu os custos de comunicação para nós. E isso é ruim para a produtividade.

Quando o Slack ficou deitado por várias horas em 27 de junho de 2018, as pessoas que usam o RescueTime se comportaram de forma mais produtiva do que na semana anterior (o RescueTime mede a produtividade no momento em que o site / programa foi usado e avaliando a produtividade desse programa para funcionar de acordo com mais de 12.000 usuários).


Gráfico laranja - produtividade do usuário durante falha frouxa, azul - semana passada

Os usuários do RescueTime consideram os programas de bate-papo de trabalho "perturbadores". Eles classificam o Twitter e outras redes sociais como "extremamente perturbadores". Geralmente, as pessoas que gastam tempo com elas se consideram menos produtivas do que quando trabalham em programas de negócios como Excel ou Google Docs ou outros aplicativos "muito produtivos". Quanto maior a pontuação, maior sua produtividade.

Resultados

É importante observar que os pedidos de trabalho estão longe de ser os únicos que consomem tempo. Esta é apenas uma maneira de inundar as pessoas com ruído digital, dividindo a atenção. O primeiro lugar é ocupado por nossos smartphones onipresentes , que arrastam nossas vidas sociais e profissionais.

Ainda assim, os aplicativos de trabalho exacerbam o problema. E não é tão fácil desistir deles, como de outros hábitos dos quais nosso sustento não depende.

"As pessoas podem optar por sair das redes sociais", disse Foro, que também administra a empresa de software de automação industrial Vartex. "É muito mais difícil dizer:" Estou saindo do slaka ".

Discussões tempestuosas em plataformas de trabalho inevitavelmente levam a mal-entendidos e conversas sem sentido como emoji, memes ou mensagens o distraem do trabalho.

Em uma pesquisa encomendada pela revista Economist, os entrevistados "observaram principalmente que o mau funcionamento das comunicações no local de trabalho pode levar ao estresse, inibir o crescimento da carreira e interferir no desempenho e no desempenho das vendas". Também leva à perda de milhões de dólares anualmente por grandes empresas devido à baixa produtividade e faz com que os trabalhadores odeiem seus empregos .

“Mais rápido não significa melhor, ou pior, ruim ou bom. Mais rápido significa mais rápido. Se você envia um monte de mensagens idiotas mais rápido, não há nada de bom ”, disse Peck. "Combinamos uma ferramenta e a capacidade de fazer algo com importância e razão para fazê-lo."

Peck estima que "o nível de especificidade das comunicações é 10% do ideal".

E mesmo comunicações que funcionem corretamente podem prejudicar nossa capacidade de desempenhar responsabilidades profissionais. Após a interrupção, você pode levar até 25 minutos para retornar à sua tarefa novamente, de acordo com um estudo da Microsoft. Pode ser necessário ainda mais tempo para entrar no "fluxo", que às vezes é chamado de "trabalho profundo". Esses termos descrevem um estado de consciência concentrado que aparece em uma pessoa imersa no trabalho, durante a qual o tempo passa rapidamente. E é nesse estado que você obtém os melhores resultados.

Cal Newport, autor de Trabalho Profundo: Regras para o Sucesso Focado em um Mundo Distraído, recomenda fazer esse trabalho em blocos de 90 minutos .

Se você receber uma média de 45 mensagens com folga durante um dia útil de oito horas, então, de acordo com a Time Is Ltd., é impossível alocar um período de tempo tão longo para a concentração. Toda vez que você se distrai com equipes, Hangouts ou Slack, isso pode ser comparado ao fato de que uma pessoa vem à sua mesa e o interrompe. Adicione e-mails, chamadas e compromissos que acontecem em qualquer dia útil e sua produtividade acabou.

"Com um grande número de canais e pessoas, o tempo está cheio", disse Foro. "Se nossos cérebros estão desarrumados e processamos muitas informações, nossa produtividade e concentração são reduzidas".

Velocidade imprudente e ambiente de trabalho não sistemático criado por bate-papos de trabalho podem ser vistos como uma bagunça adicional.

"Quando me deparo com um escritório típico de classe econômica para trabalhadores intelectuais, onde discussões não estruturadas e constantes zumbem como abelhas em uma colméia, não vejo uma organização fortemente interconectada, em ritmo acelerado e flexível", escreveu Newport em seu blog por que "Mais comunicação" não significa "melhor". "Vejo um sistema distribuído mal projetado."

Com o tempo, as distrações no local de trabalho podem começar a se espalhar. Muitos trabalhadores tentam compensar a falta de tempo fazendo várias coisas ao mesmo tempo. Mas isso não funciona . Em vez de fazer uma coisa qualitativamente, você simplesmente alterna entre tarefas, realizando todas mal.

Em média, os trabalhadores do cérebro passam três minutos concluindo qualquer tarefa antes de serem interrompidos ou mudam para outro, observou um estudo da Microsoft, que usou sensores e software vestíveis para rastrear ações em um computador. Segundo ele, multitarefas são 40% menos produtivas.

E se você não tiver tempo para fazer o suficiente durante o horário de trabalho, precisará trabalhar por conta própria. Isso perturba seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal , fundamental para a saúde e a produtividade.

"Isso se torna um problema assim que removemos as conversas do local de trabalho", disse Foro. Infelizmente, sabemos que o software para o trabalho não permanece no trabalho: os aplicativos de smartphone permitem que as mensagens de trabalho o levem para casa, e você pode participar de videoconferência mesmo quando está de férias na praia.

“Antes, todo mundo usava o AIM. Lá você pode pedir uma mensagem caso não esteja no local. Você literalmente se separou do seu dispositivo - disse Galligan. "Agora isso não vai funcionar." Você está presente 100% do tempo. "

Nossas mentes não são projetadas para esse comportamento. "Não sentimos a diferença entre um leopardo e uma mensagem terrível na folga", disse Galligan. "Envie mensagens suficientes para alguém e tenha um problema psicológico."

"O barulho é legal, e tudo isso, mas mostre-me um atleta que apenas se exercita o tempo todo - não descansa, não come direito - e eu vou lhe mostrar uma pessoa que se queima rapidamente", disse Galligan. É difícil promover essa ideia, especialmente no Vale do Silício, onde o processamento e o trabalho a noite toda têm um toque romântico.

E nem é necessário que o problema esteja com os mensageiros instantâneos - o problema é que respondemos às mensagens. "Tudo começa com uma mensagem na folga e depois vai para as redes sociais e a leitura das notícias", disse Foro. - O significado do envio de mensagens, comunicação - a execução eficaz do trabalho. Tudo o que acontece depois disso é um efeito colateral negativo. ”

Para muitas pessoas, as comunicações de trabalho tornam-se uma espécie de rede social especial - e trazem problemas semelhantes. É natural ser amigo de colegas, mas, devido a essa folga, pode se transformar em um bate-papo que não tem nada a ver com trabalho.

"Não sabíamos que os bate-papos internos se tornariam redes sociais", disse Foro. - Eles se transformam em redes sociais, e muitas vezes não percebemos. Assim que começamos a usar programas de trabalho da mesma maneira que as redes sociais, chegamos ao mesmo tipo de comportamento negativo. ”

É característico que até as próprias redes sociais, cujos negócios dependem do tempo gasto pelos usuários em suas plataformas e geram receita com publicidade, reconhecem a influência destrutiva de seus produtos e oferecem maneiras de limitar seu uso.

Os aspectos sociais do trabalho podem parecer menos sujeitos a controle.

Em geral, distrações freqüentes foram associadas a tempos de concentração reduzidos , QI diminuído e aumento da ansiedade e depressão . Como resultado, uma diminuição geral na qualidade do nosso trabalho.

Solução de software

As empresas que produzem programas de trabalho sabem que alguns elementos de seus programas e comportamento em suas plataformas não são produtivas e estão trabalhando ativamente em correções.Se eles não fizerem isso, os profissionais de saúde mental procurarão outra opção melhor.

Pelos padrões de desenvolvimento de software, Slack, Teams, G Suite e Workplace são muito fáceis de usar. Todos podem enviar mensagens para qualquer pessoa. Basta escrever o nome dele, inserir uma mensagem e enviar!

Inesperadamente, esse software pode retardar um pouco mais a comunicação, convidando os usuários a pensar duas vezes antes de enviar uma mensagem.

O problema é que enviar uma mensagem é muito mais fácil do que sugerir como usar menos mensagens ou encontrar e ativar configurações de software que aumentam a produtividade.

Microsoft lançará modelos este anofacilitar a otimização dos aplicativos de equipes que são mais adequados para um determinado tipo de atividade, por exemplo, para marketing. O Slack oferece várias maneiras de gerenciar notificações, silenciar diálogos e informar os colegas de que você está ocupado. Às vezes, Slaka oferece a otimização de suas configurações, mas ela pode fazê-lo definitivamente de forma mais ativa.

"A tecnologia deve nos dizer agressivamente como se comportar", disse Peck.

Outro problema é que essas empresas desejam vê-lo em suas plataformas com mais frequência e não menos. As empresas de software de negócios acreditam que quanto mais tempo você gasta na plataforma deles - e menos você troca para outras pessoas - melhor. Eles conseguem isso integrando outras ferramentas de trabalho comuns em suas plataformas, como o Office ou o Google Drive.

Os trabalhadores do cérebro alternam entre janelas em média 373 vezes por dia, ou a cada 40 segundos, enquanto trabalham em suas tarefas, escreveu a Microsoft em um estudo.

A idéia é que, se você puder executar mais tarefas sob o mesmo teto, gastará menos tempo alternando entre programas. Mas se as próprias plataformas estiverem cheias de distrações, essas tentativas falharão.

Para se tornarem mais úteis, os programas de trabalho terão que aprender muito melhor para nos fornecer as informações necessárias - para iniciar conversas sobre tópicos de interesse que possam ter ocorrido há vários meses ou para ajudá-lo a encontrar canais para suas necessidades.

"Temos ótimas pesquisas de busca quando você sabe que procura certas coisas", disse Michael Chewy, parceiro de pesquisa da McKinsey, autor do relatório de 2012. "Será mais difícil para a máquina nos dizer proativamente: esta é a informação que você precisa agora."

"Se não temos bons sistemas capazes de lidar com os enormes volumes de comunicações gerados por instrumentos sociais industriais, eles simplesmente nos sobrecarregam", disse Chui.

Elementos do software em funcionamento podem causar dependência não tão pior quanto o Candy Crush.

"Os desenvolvedores dessas ferramentas os projetaram especificamente para atrair sua atenção", disse Chui. "Eles desviam a atenção de outras coisas que gostaríamos de fazer de acordo com nossas idéias sobre gastar tempo."

Há razões para você verificar seu programa de trabalho à noite - e não porque você ama seu trabalho. Isso ocorre porque a comunicação e a confirmação digital de seus colegas fazem você se sentir bem. “Nosso cérebro não estava adaptado a isso. É um prazer - disse Galligan. "E precisamos comer vegetais."

No entanto, às vezes o problema não está no software, mas em uma área mais complexa: na cultura da empresa.

Correção da cultura corporativa

A cultura da empresa é mais difícil de corrigir do que um programa. Isto é especialmente verdade no Vale do Silício, que sofre com o culto ao culto de jovens programadores do sexo masculino. Esse arquétipo, que não tem filhos, programa à noite, bebe muito no local de trabalho e tem tempo no tempo impossível.

E na maioria das vezes, não existe.

De fato, os trabalhadores são completamente diferentes e têm uma vida muito complicada, não necessariamente girando em torno do trabalho. Sim, não deveria ser. Um trabalhador feliz e bem adaptado tem menos probabilidade de se esgotar no trabalho e sair. A qualidade do trabalho também é melhor.

"O poder de chutar alguém sempre que você quiser é um grande poder", disse Galligan. "Você precisa respeitar tantas pessoas."

Alguns acreditam que o respeito pode ser imposto nas regras da empresa, escrevendo instruções sobre como e quando usar esses programas.

"Acho que é uma tarefa difícil para a administração", disse Foro. "Se simplesmente distribuirmos essas ferramentas para todos e não houver regras, não ficarei surpreso que elas sejam preenchidas com todo tipo de conteúdo diferente".

A Foro acredita que essa política terá que ser imposta por treinamento regular e constantemente atualizada. No mínimo, é necessário um processo introdutório de familiarização antes de dar aos trabalhadores o trabalho do software em suas mãos.

"Acho que o problema crítico é a falta de um curso introdutório em grandes empresas", disse Rizab. - Geralmente eles não têm idéia do que está acontecendo e como abordar isso. Como resultado, os funcionários usam slaka como uma plataforma de mensagens instantâneas. ”

Para organizar o treinamento, seria necessário introduzir uma nova posição na empresa, para um funcionário que redigisse um livro de regras sobre como se comportar em um bate-papo de trabalho e depois se envolvesse com moderação. Essa pessoa pode ser instruída a excluir canais não utilizados, fazer configurações otimizadas, lembrar outros funcionários quando outras equipes ocuparem o horário de trabalho.

Idealmente, isso reduziria o número total de mensagens enviadas e as que seriam enviadas caberiam em uma estrutura mais pronunciada.

"Sim, podemos definir regras, mas, como em qualquer regra, nem todos as seguirão", disse Foro. - É bastante difícil assumir o controle nesta área. A tecnologia é nova e todos estão tentando aprender a trabalhar com ela. ”

Outros aconselham o uso de um ditado jornalístico: mostrar, não contar. Isso enfatiza que o comportamento gerencial define o tom para toda a empresa.

Lacey disse que parte do problema está na ênfase errada no número de horas trabalhadas. “Acho que as empresas devem se recusar a avaliar as pessoas pela quantidade de tempo de trabalho. Isso mudaria a maneira como as pessoas usam esses aplicativos ”, disse ela.

"A questão não é a definição de regras, mas quais modelos de gestão, o que recompensa", disse ela. - As pessoas olham para os diretores, ouvem o que estão falando e o que não. A maioria dos funcionários analisa para que tipo de trabalho é recompensada e segue essa observação. ”

Ou seja: meu chefe uma vez me deu edições neste artigo por volta das 23h. Mas isso não foi um problema. Após realizar pesquisas sobre esse material, comecei a desativar as notificações de folgas após o expediente e não descobri a mensagem dele até a manhã seguinte. É importante que ele não esperasse que eu verifique as mensagens recebidas à noite ou trabalhe à noite. Ele foi capaz de trabalhar em um momento conveniente para ele - embora talvez ele devesse fazer uma pausa - e eu - por conta própria.

Decisões pessoais

Até certo ponto, a maneira como usamos o software para o trabalho é nossa preferência pessoal. Obviamente, suas tarefas de trabalho e seus superiores são coisas importantes, mas podemos subestimar nosso próprio papel de melhorar ou piorar nossa vida profissional.

"Nosso problema não é tecnologia, mas fronteiras", disse Peck. "Não importa se é um e-mail ou uma mensagem de texto, definimos limites pouco e os relatamos ainda pior." Precisamos entender o que são essas fronteiras, defini-las e aderir a elas.

"Minha estratégia é responsabilidade pessoal: sou responsável por minha própria produtividade e monitore a eficiência", disse Foro. - Eu sempre me pergunto se minhas ações me aproximam das metas de trabalho. Conversas com colegas em folga de hora em dia não me aproximam dos meus objetivos. ”

Mas primeiro, no entanto, você precisa reconhecer o problema e, em seguida, lidar ativamente com ele. Como Galligan disse: "Se você abrir o aplicativo novamente e começar a ficar nele, será o culpado por isso".