Olá pessoal, já encontrei artigos sobre hackathons várias vezes: por que as pessoas vão para lá, o que funciona, o que não funciona. Talvez as pessoas estejam interessadas em ouvir sobre hackathons, por outro lado: do organizador. Observe que se trata do Reino Unido, os organizadores da Rússia podem ter uma opinião um pouco diferente sobre esse assunto.
Um pequeno histórico: eu sou um aluno do terceiro ano do Imperial College de Londres, um programador, moro aqui há 7 anos (a qualidade do texto em russo pode sofrer), participei pessoalmente de 6 hackathons, incluindo o que será discutido agora. Todos os eventos foram assistidos por mim pessoalmente, então há um pouco de subjetividade. No hackathon em questão, eu participei duas vezes e uma vez organizador. Chama-se IC Hack, criado por estudantes voluntários e comeu 70-80 horas do meu tempo livre este ano.
Aqui está o site do projeto e algumas fotos.
Hackathons são geralmente organizados por empresas (aqui o tamanho da própria empresa não desempenha um papel) ou por universidades. No primeiro caso, as perguntas sobre a organização são notavelmente menores. O patrocinador é fornecido pela própria empresa, geralmente uma agência é contratada para organizar um evento (às vezes os próprios funcionários são 100% organizadores), o júri é recrutado entre os funcionários e geralmente é proposto um tópico sobre o qual o projeto é proposto. Uma coisa completamente diferente são os hackathons universitários, que também são divididos em duas categorias. O primeiro é de interesse para pequenas universidades com pouca experiência na condução de tais eventos. Eles são organizados através do MLH (Major League Hacking), que assume a responsabilidade por quase todo o processo.
É o MLH que patrocina, ocupa a maior parte do júri e ensina os alunos a realizar hackathons no processo. Exemplos de tais eventos incluem HackCity, Royal Hackaway e outros. A principal vantagem em estabilidade. Todos os hackathons organizados dessa maneira são muito semelhantes entre si, todos executados de acordo com um cenário, têm patrocinadores semelhantes e não exigem treinamento especial dos alunos que conduzem esses eventos. Os contras são óbvios: os eventos não são muito diferentes entre si até as categorias de prêmios. Outro ponto negativo é a pequena quantia de financiamento (no site oficial do Royal Hackaway 2018, você pode ver que o patrocinador de ouro lhes oferece 1.500 libras esterlinas) e a escolha muito escassa de “ganhos” (mercadoria gratuita trazida pelas empresas patrocinadoras). Pela minha própria experiência, posso dizer que esses eventos não são muito grandes, são amigáveis para iniciantes e você quase sempre pode conseguir ingressos para eles (pensei em ir ou não em 3 dias, mas mesmo metade dos ingressos não foram vendidos) e geralmente têm eventos similares equipes concorrentes (70-80% de todos os projetos estão relacionados a aplicativos da web). Portanto, as equipes “descoladas” não são muito difíceis de se destacar em relação ao seu histórico.
Os bilhetes PS são quase sempre gratuitos, é considerado uma má forma vender um bilhete para um hackathon.
Agora que falei brevemente sobre alternativas, voltemos ao tópico principal do post: hackathons organizados por estudantes independentes. Para começar, quem são esses alunos e qual é o lucro real da organização de um evento desse tipo? A maioria dessas pessoas é participante frequente dos hackathons, eles sabem o que funciona bem e o que realmente não querem, e querem um hackathon com
preferência e experiência ideal para seus membros. A principal vantagem aqui está na experiência, incluindo a participação / vitórias pessoais em outros hackathons. A idade e a experiência variam de 1 curso de bacharelado a 3 cursos de doutorado. As faculdades também são diferentes: existem bioquímicos, mas a maioria deles é programadora de estudantes. No nosso caso, a equipe oficial era composta por 20 pessoas, mas, na verdade, tínhamos outros 20 a 25 voluntários que ajudavam com pequenas tarefas, na medida do possível. Agora, uma pergunta mais interessante: como é possível organizar um evento em uma escala comparável aos hackathons realizados por gigantes do setor (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London - estes são alguns dos hackathons que participei pessoalmente, e um tremendo trabalho organizacional foi feito lá )?
Vamos começar com o primeiro problema óbvio: o orçamento. Um pequeno spoiler: organizar esses eventos mesmo em sua própria universidade (onde o aluguel é baixo / ausente) pode facilmente custar 50.000 libras esterlinas e é muito difícil encontrar esse valor. A principal fonte desse dinheiro são os patrocinadores. Eles podem ser internos (outras comunidades universitárias que desejam publicidade e obter novos membros) e também corporativos. O processo com patrocinadores internos é bastante simples: conhecidos, professores e tutores que administram essas comunidades. Infelizmente, seu orçamento é pequeno e, em alguns casos, fornece serviços (coloque lanches no armário, peça emprestada uma impressora 3D etc.) em vez de dinheiro. Portanto, resta esperar pelo patrocínio corporativo. Qual é o lucro para as empresas? Por que eles querem investir neste evento? Contratação de novos funcionários promissores. No nosso caso, 420 participantes, o que é um recorde para o Reino Unido. Destes, 75% são estudantes do Imperial College (atualmente universidade número 8 no ranking mundial).
Muitas empresas praticam estágios de verão / ano para estudantes e essa é uma ótima chance de encontrar pessoas que já têm experiência e desejam trabalhar nesse setor. Como nosso presidente disse: por que pagar mais de 8.000 agências de recrutamento para 2 a 3 possíveis candidatos, quando você pode pagar 2.000 a nós por 20 novos candidatos diretamente? Os preços dependem do tamanho da hackathon, da reputação dos organizadores e de muitos outros fatores. A nossa começa a partir de 1000 libras esterlinas para pequenas startups e sobe para 10.000 libras esterlinas para o principal patrocinador. O que exatamente os patrocinadores recebem depende inteiramente do quanto eles estão dispostos a oferecer: os patrocinadores de bronze receberão um logotipo no site, a oportunidade de falar na abertura, o acesso a um resumo de todos os participantes e a capacidade de nos enviar sua mercadoria para dar aos participantes. Todos os status a partir da prata permitem enviar seus engenheiros para que eles recrutem diretamente no local, criem sua própria categoria de prêmios, oficinas para participantes com um bônus em todas as vantagens de bronze. Por experiência pessoal, posso dizer que uma das empresas de nível de prata recrutou 3 pessoas (2 para o verão e uma para uma posição permanente) durante o hackathon, e nem contei quantas elas ainda poderiam contratar após o envio no final. Criar sua própria categoria de prêmio permite encontrar aqueles que fazem projetos semelhantes aos produtos da empresa. Ou veja quem pode responder a uma pergunta muito aberta da maneira mais criativa (o Most Ethical Hack da Visa, por exemplo). Depende da empresa. Todos os anos, reunimos de 15 a 20 patrocinadores, incluindo Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg e outros. Trabalhamos com todos: de startups a gigantes do setor, a principal regra é o lucro para nossos alunos. Se você tiver que recusar um patrocinador porque nossos alunos não deixaram as melhores críticas sobre a prática / trabalho permanente nesta empresa, provavelmente iremos recusar.
Como encontramos patrocinadores? Este é um processo digno de um pequeno artigo, mas aqui está um breve algoritmo: encontre um recrutador no LinkedIn / encontre uma pessoa com um contato nesta empresa; coordenar com o comitê de organizadores qual é o tamanho da empresa, qual é a sua reputação (tentamos não trabalhar com aqueles que têm uma má reputação nos círculos estudantis, seja relacionada a estagiários ou com uma tentativa de economizar em seus salários) e quem será o principal ponto de contato. Isso é seguido por um longo debate sobre o quanto essa empresa pode nos oferecer e uma proposta comercial é enviada a ela. Temos um sistema de patrocínio muito flexível e, portanto, as negociações podem se arrastar por muito tempo: o patrocinador deve entender o que ele paga e, portanto, reservamos o direito de adicionar / remover alguns itens da proposta, se o patrocinador acreditar que não trará um lucro especial para a empresa. Após as negociações, acordaremos o valor com a universidade, assinaremos um contrato e os convidaremos para uma reunião dos organizadores para discutir exatamente o que eles querem receber do evento e como exatamente eles querem se anunciar aos estudantes. Há casos em que as empresas pagam menos de 3.000 libras esterlinas e recebem uma dúzia de funcionários em potencial por um emprego em tempo integral após a graduação.
Por que precisamos desse dinheiro? Sneaky ou algo em torno de 3000 para o patrocínio exigir? De fato, essa é uma quantia muito modesta para os padrões do evento. É necessário dinheiro para uma enorme quantidade de coisas necessárias (almoço x2, lanches, jantar x2, pizza, café da manhã e bebidas por todas as 48 horas) e não realmente (waffles, chá de bolhas, aluguel de decodificadores, aluguel de bar de três horas, karaokê etc.). Tentamos fazer com que todos se lembrem do evento apenas com coisas boas, por isso compramos uma tonelada de comida deliciosa (Nandos, Dominó, Pret a Manger), um grande número de lanches e bebidas, e todos os anos adicionamos novos entretenimentos. Este ano fritei pipoca para 500 pessoas, no passado fiz algodão doce. O orçamento para isso, tendo em mente 420 participantes, 50 organizadores e 60 patrocinadores, pode ser facilmente excedido para 20.000 GBP.
E também há eletricidade, segurança, prêmios (muito bons para os alunos: PS4, por exemplo) para todos os membros da equipe. E isso é no máximo 5 pessoas por minuto. Isto é seguido por “ganhos” dos patrocinadores e de nós. Camisetas, canecas térmicas, mochilas e muitas outras coisas úteis na casa. Dada a escala, você pode facilmente gastar alguns milhares a mais. Apesar de conduzirmos o IC Hack na universidade, pagamos aluguel. Menor do que uma empresa de terceiros, mas ainda assim. Além do custo dos cozinheiros para o almoço (a universidade proíbe o almoço por conta própria e quem sabe o motivo), alugar um projetor (já que seu custo é várias vezes maior que o custo da própria hackathon) e outros custos que muitos nem pensam. A maioria das categorias de prêmios foi inventada por nós e os prêmios são selecionados e comprados por nós também (mais sobre isso na próxima parte). Desta vez, o orçamento para prêmios excedeu 7000 GBP. Não sei o nome exato, mas direi que este ano os custos ultrapassaram facilmente 60.000 libras esterlinas. Aqui estão as fotos dos vencedores.
Dinheiro arrecadado, orçamento acordado, prêmios e comida encomendada. O que vem a seguir? Inferno louco e sodomia, também conhecido como preparação do local. Toda essa beleza começa 2 meses antes do hackathon. Uma quantidade enorme de móveis deve ser movida, o risco de avaliações é preenchido, as cargas são recebidas, os planos são assinados e assim por diante. A lista é enorme. É por isso que chamamos um grande número de voluntários para nos ajudar no processo de organização. E mesmo eles nem sempre são suficientes. Mas este é o tópico para o próximo artigo.
Esta é a primeira parte da minha história sobre a organização do IC Hack. Se houver interesse suficiente, divulgarei mais duas partes sobre os principais problemas e bloqueios na organização do site e falarei um pouco sobre os prêmios, categorias e experiências de patrocinadores, organizadores e participantes (incluindo um relatório direto da BBC do evento). Se você estiver interessado em saber mais sobre o IC Hack, envie um
e-mail para
du216@ic.ac.uk, ou se estiver interessado em patrocinar a maior hackathon do Reino Unido, então seja bem-vindo. Volto à sede dos organizadores mais uma vez.
