É sempre fácil para você priorizar as tarefas do grande projeto? E se cinco ou mais tarefas tiverem a principal prioridade e urgência?
Gerentes de projeto experientes e proprietários de produtos sabem que a intuição não é suficiente nesses casos. Atualmente, para evitar a perda de prazos, os gerentes podem aplicar metodologias úteis para determinar prioridades, além de ferramentas modernas que ajudam a visualizar dados e não perdem nada em seus fluxos de trabalho.
A priorização fortalece a produtividade
Todos os projetos exigem a definição de prioridades, independentemente da área de negócios que você representa. As habilidades de priorização afetarão positivamente o sucesso do seu trabalho e de determinados projetos de TI. Eles também influenciarão o engajamento de sua equipe e seu papel como um líder forte.
O que é priorização exatamente?
Priorização significa organizar atividades ou itens em ordem de importância em relação um ao outro.
Como priorizar as coisas diárias, se tudo é extremamente urgente?
Você nem precisa ser uma estrela no gerenciamento de projetos, porque existem algumas regras simples que podem ser seguidas por todos. Por exemplo:
- Identifique intuitivamente tarefas urgentes e importantes
- Crie listas de tarefas onde você pode coletar todas as tarefas que você poderia realizar em um dia e executá-las
- Avaliar o valor das tarefas
- Ordenar tarefas por esforço estimado
- Seja flexível ao alterar as prioridades das tarefas a qualquer momento
- Corte desnecessariamente da sua lista
- Concentre-se nas principais coisas
Por que todos nós precisamos dominar a priorização?
Felizmente, não é tão popular, a opinião de que a priorização detalhada é necessária principalmente para projetos técnicos complexos. Na verdade não. A capacidade
de priorizar profissionalmente pode ser crucial para todos: de estudantes a gerentes de alto nível com seus objetivos globais.
A priorização pode simplificar sua vida profissional se você é gerente de produtos, gerente de projetos, desenvolvedor de software, comerciante, analista de negócios, designer, gerente de construção, gerente de eventos, professor ou professor, RH, agente de seguros, etc.
Aqui, sugerimos considerar cinco abordagens de priorização conhecidas que definitivamente ajudarão você a obter sucesso.
5 melhores técnicas de priorização
Existe uma metodologia ideal capaz de definir todas as prioridades em tarefas e assuntos pessoais? Talvez cada gerente de projeto tenha sua própria resposta a essa pergunta. No entanto, existem alguns métodos poderosos de priorização que se provaram em todo o mundo e seus autores receberam respeito merecido entre os gerentes de projeto e a comunidade empresarial.
1. Técnica de priorização do MoSCoW
A metodologia MoSCoW para categorizar tarefas é bem conhecida em todo o mundo e é amplamente utilizada em várias áreas de gerenciamento.
Não há nada sobre a bela capital lá, é tudo sobre prioridades.
As consoantes na sigla MSCW definem uma prioridade específica:
- M = mosto . Aqui você coloca todas as tarefas (recursos ou itens) que são críticas, que devem ser aplicadas com prioridade.
- S = deveria . É sobre as tarefas importantes, mas não críticas. Eles não são muito sensíveis ao tempo.
- C = poderia . Tarefas desejáveis, mas não obrigatórias, para sua liberação devem ser colocadas aqui.
- W = faria . As tarefas do Would não são críticas. Eles podem não corresponder à estratégia do produto e podem até ser ignorados.
Vamos ver como ele pode ser aplicado na realidade de gerenciamento do Hygger.io - como as prioridades podem ser determinadas de acordo com o método MoSCoW:
É necessário : precisamos implementar um Gráfico de Prioridades - um cronograma em que é possível selecionar as idéias mais valiosas, classificá-las por métricas de Valor / Esforço, executar o suporte ao desenvolvimento com placas Kanban e Scrum, adicionar Gráfico de Burndown para acompanhar o progresso do sprint.
Deveria ter : temos que adicionar o recurso de rastreamento de tempo para registrar o tempo trabalhado, relatório de ciclo / lead time para controlar o processo, adicionar a integração com o Slack.
Poderia ter : devemos adicionar uma seção de Minhas tarefas, onde você pode ver todas as tarefas em diferentes status e implementar o Acesso para cliente para convidar clientes para projetos.
Teria : seria bom adicionar o Calendar View para o quadro branco e integrar com vários sistemas de gerenciamento de projetos (Trello, JIRA etc.)O MoSCoW fornece uma solução rápida e simples para priorização. Portanto, é mais adequado para projetos internos, e não para produtos com um grande número de clientes.
2. modelo Kano
O modelo Kano é a abordagem desenvolvida pelo japonês Noriaki Kano em 1984. Ele publicou seu artigo onde descreveu a nova metodologia.
O modelo Kano ajuda a descrever visualmente o que precisa satisfazer os clientes ou deixá-los não satisfeitos ou satisfeitos. O autor propõe utilizar um sistema de coordenadas em que a satisfação é medida ao longo do eixo Y e o nível de satisfação ao longo do eixo X.
Existem três componentes principais do perfil de qualidade no modelo Kano, que influenciam a satisfação do cliente: esperado, básico e atraente.
As propriedades esperadas pelo Kano são as propriedades básicas do produto ou serviço que são por padrão. É improvável que um comprador pense nessas propriedades porque elas as tomam como garantidas.
O trabalho diário das companhias aéreas pode ser um exemplo das propriedades esperadas. A garantia de que todos tenham espaço suficiente na cabine é o recurso esperado.Propriedades básicas significam que são desejadas. Sua implementação afeta diretamente a satisfação do cliente. Essas propriedades básicas são os fatores que permitem que os produtos tentem se destacar e criar uma vantagem competitiva.
No exemplo das companhias aéreas, o recurso básico pode ser a ausência de transferências em uma rota longa.Propriedades admiráveis são
propriedades inesperadas para o consumidor: trata-se de ações ou recursos adicionais, incomuns ou do tipo surpresa.
Sua sobremesa favorita no quadro aéreo é o exemplo dessa propriedade.O nível de atendimento dessas propriedades não afeta diretamente a satisfação do cliente (como é o caso das propriedades básicas). Se não houver propriedade inesperada, o consumidor não deve ficar chateado, pois não esperava isso nas fileiras das propriedades esperadas.
3. Técnica de mapeamento de histórias
O método do mapeamento de histórias ficou conhecido no início do século a partir do artigo de Jeff Patton.
Essa abordagem significa que um backlog de produto não é suficiente para priorizar o trabalho. Patton acredita que você precisa de uma estrutura mais detalhada e sugere a seguinte mecânica:
- O eixo horizontal representa a sequência de uso. As tarefas nele são colocadas na sequência em que são executadas pelo usuário.
- O eixo vertical significa criticidade. Verticalmente, as tarefas são colocadas em relação à importância delas de cima para baixo. Tarefas igualmente importantes podem ser definidas na mesma altura.
Grupos de histórias relacionadas são agrupados como atividades.
Os benefícios da metodologia de mapeamento de histórias
Esta é uma apresentação visual relativamente simples que permite que equipes, clientes, parceiros ou outras partes interessadas compartilhem um entendimento comum do que está acontecendo. O método define claramente como liberar gradualmente as iterações do produto.
4. metodologia de jogo KJ
O método KJ é um processo de grupo para definir prioridades. Essa abordagem ajuda a chegar a um acordo comum objetivo a partir de dados subjetivos. Parece apropriado para grupos de qualquer tamanho.
O processo de oito etapas foi projetado para um intervalo de uma hora. Para conduzi-lo, você deve ter uma sala com uma parede espaçosa, adesivos de várias cores, um flipchart para resultados de priorização e um facilitador.
- Primeiro, você define uma pergunta de foco. Cada sessão terá sua própria questão de foco.
- Você precisa organizar grupos com pessoas (melhor nos diferentes departamentos da empresa).
- Você coloca suas opiniões em notas adesivas e as coloca na parede. Todos os participantes colocam suas anotações em ordem aleatória na parede.
- Em seguida, você agrupa itens semelhantes e o facilitador instrui todos a começar a agrupar os itens semelhantes em outra parte da sala.
- Cada grupo tem um nome próprio e usa a segunda cor de notas adesivas.
- Em seguida, os participantes votam nos grupos mais importantes para responder à pergunta de foco.
- Você classifica os grupos mais importantes. Todas as notas adesivas devem ser ordenadas pelo número de votos.
- Quando alguns grupos têm uma classificação muito mais alta que os outros, o facilitador interrompe o processo. É isso.
5. Técnica de priorização de baldes de recursos
Adam Nash, o autor do método, descreve sua solução para determinar prioridades. Na sua opinião, a prioridade das tarefas e funções varia muito em diferentes produtos e áreas. Portanto, Nash destaca que o método foi desenvolvido especificamente para produtos online de consumo.
De acordo com o método, os recursos precisam ser distribuídos em quatro baldes.
- O Metrics Movers tem um forte impacto nas metas de produtos e negócios. Deve haver metas e estratégias específicas para decidir investir em um produto ou recurso.
- Solicitações de clientes são solicitações dos recursos. Eles são solicitados pelos clientes. Geralmente, trata-se de melhorias adicionais.
- Prazer - os recursos criados em uma empresa com base no entendimento do design ou da tecnologia. Trabalhar neles é importante para surpreender os clientes.
- Estratégico - os recursos que são importantes por razões estratégicas relacionadas a objetivos futuros.
Cada método de priorização tem suas próprias características e, provavelmente, todas elas podem ser adaptadas às condições do seu produto ou empresa.
Para consolidar o trabalho com metodologias e visualização de dados e capacitar suas habilidades de priorização, vale a pena tentar um
serviço moderno de
gerenciamento de produtos que ajude a lidar com as prioridades.
As ferramentas online para determinar prioridades e rastrear o status das tarefas facilitam o planejamento e ajudam a priorizar todas as tarefas do produto de maneira rápida e fácil.
Para viagem
Qualquer que seja a metodologia ou técnica que você escolher, é importante implementá-la com toda a seriedade. Não hesite: primeiro você pode tentar uma solução simples de priorização e depois seguir para abordagens e estruturas de priorização mais complexas. De qualquer forma, todos eles parecem um fator de sucesso confiável na vida cotidiana e na gestão de negócios.