O papel do gerenciamento de projetos está se tornando cada vez mais relevante, não importa em que área ou setor ele seja implementado. De fato, ele equilibra todos os processos e etapas do projeto e ajuda as equipes de projeto a atingir suas metas e objetivos.
O gerenciamento de projetos ajuda a atingir metas mais rapidamente, mais barato e evita riscos, contribuindo enormemente para a execução da estratégia de negócios. Mais empresas não podem imaginar seu sucesso no desempenho sem o gerenciamento de projetos como uma das principais competências de negócios. Como essa competência está se desenvolvendo ativamente, o software profissional de gerenciamento de projetos também está evoluindo com ela da mesma maneira.
O principal destino das ferramentas profissionais de gerenciamento de projetos é garantir o sucesso de qualquer projeto e tornar o processo de gerenciamento mais desafiador mais fácil e eficiente.
Nesta postagem, você encontrará uma revisão breve, mas válida, de recursos poderosos que tornam o software moderno de gerenciamento de projetos um poder inigualável e imparável no arsenal dos gerentes de projeto.
Uma nova geração de gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos está mudando e evoluindo como qualquer disciplina de negócios. Uma nova
geração milenar exige a adaptação de inovações e a revisão de princípios e conceitos bem estabelecidos. Olhe, pelo menos, no trabalho remoto. Foi tão popular uma década atrás?
Para acompanhar a geração Y, os desenvolvedores de software também estão fazendo o possível para serem modernos e relevantes.
O poder do software profissional de MP
A realidade comercial nos faz admitir que a adoção profissional de software de gerenciamento de projetos está mudando gradualmente.
No período 2017-2018, o percentual de empresas que usam planilhas para gerenciar projetos Agile
caiu de 74% para 67%. Em vez disso, eles foram migrados com sucesso para ferramentas especializadas de gerenciamento de projetos.
Há uma grande
pesquisa , demonstrando que os 7 principais recursos mais utilizados e solicitados no software de gerenciamento de projetos são compartilhamento de arquivos, controle de tempo, integração de email, gráficos de Gantt, gerenciamento de orçamento, relatórios personalizados e integração de armazenamento em nuvem.
O papel de um gerente de projetos como profissional também está se tornando crucial para as organizações modernas. De acordo com as
estatísticas mais recentes, 80% dos projetos de alto desempenho são liderados por um gerente de projeto certificado. É por isso que existem cada vez mais novas oportunidades de obter um
certificado profissional de PM .
Qual software de gerenciamento de projetos escolher?
Definindo a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos para suas necessidades, vale a pena prestar atenção nas
últimas tendências de gerenciamento de projetos que refletem a realidade real dos negócios. Entre todos eles, vamos descrever 5 mais importantes:
- A crescente complexidade dos projetos . Os gerentes de projeto que possam apresentar processos complexos a seus clientes de uma maneira simples poderão criar ótimas estratégias para a promoção do projeto.
- Popularidade contínua dos métodos ágeis . Poderosas técnicas ágeis estão ganhando força e se tornando padrões para muitas empresas em várias áreas.
- Quadros Kanban convenientes como uma das maneiras mais eficazes de visualizar e acompanhar projetos. Eles estão cada vez mais sendo integrados a um gerenciamento de projetos mais estruturado. A aplicação do Kanban permite que os gerentes de projeto adotem inovações para gerenciar seus projetos e oferece um local para gerenciar tarefas, listas de tarefas e arquivos.
- O fator de integração do software de gerenciamento de projetos . As ferramentas de gerenciamento de projetos continuam a ser mais simples de usar e mais integradas a outros serviços, e essa tendência é ativamente suportada pelos desenvolvedores de plataformas de gerenciamento de projetos.
- O crescimento de equipes remotas e o gerenciamento remoto de projetos. Muitos empregadores já reconheceram um maior grau de satisfação das equipes, redução de despesas administrativas e logísticas, redução do tempo de doença e muitos outros benefícios.
Existe um software PM ideal? Depende de suas necessidades. Você pode identificar a melhor ferramenta para suas necessidades apenas comparando muitas delas. Aqui, reuno o conjunto de recursos mais útil e poderoso que deve ser útil no gerenciamento de projetos modernos. Você também encontrará alguns exemplos relevantes de plataformas populares. Portanto, essas funções poderosas são quadros Kanban, listas de tarefas, marcos, priorização, colaboração e recurso de rastreamento de tempo.
Kanban boards
O fluxo de trabalho do projeto descreve todos os procedimentos envolvidos na conclusão de tarefas. É sobre a sequência definida de etapas do projeto necessária para produzir resultados.
Aplicando o fluxo de trabalho definido, podemos estruturar projetos e obter um sistema bem visualizado. O fluxo de trabalho inclui atores, atividades, resultados e estado. Tudo isso é perfeitamente gerenciado com a ajuda do software inteligente de gerenciamento de projetos.
As ferramentas de fluxo de trabalho são úteis no rastreamento de tarefas e projetos à medida que avançam em todas as etapas do processo. Os quadros e cartões Kanban são frequentemente usados para esses objetivos e
Hygger é uma das melhores ferramentas do quadro Kanban para gerentes de projeto.
No Hygger, os usuários podem criar e gerenciar facilmente placas convenientes para qualquer tipo de processo. A plataforma propõe um ótimo conjunto de funcionalidades no nível do cartão (comentários, anexos de arquivos, designação de colaboradores etc.). As colunas mais comuns que os usuários aplicam são Tarefas, Em andamento e Concluídas. No entanto, você pode nomeá-los como quiser.
Se você precisar limitar o número de tarefas atuais, poderá usar a opção Limites de trabalho em andamento disponível no Hygger e também aplicar colunas horizontais, Swimlanes. Parece apropriado para os Millenials, pois, sempre na realidade de multitarefas, eles podem manter claramente uma lista de pendências de produtos e usar uma das estruturas de priorização internas que ajudam a priorizar e ordenar idéias e tarefas facilmente.
Esses e outros ótimos recursos tornam a plataforma realmente competitiva e útil.
Listas de tarefas
O valor das listas de tarefas a fazer não deve ser depreciado, mesmo que hoje tenhamos muitas substituições e opções alternativas inovadoras. Listas de tarefas é um recurso extremamente poderoso que muitas ferramentas de gerenciamento de projetos oferecem.
Eles são uma das maneiras mais antigas e fáceis de organizar o dia ou o projeto adiante. Os gerentes de projeto sabem como fazer listas podem fazer maravilhas e influenciar a produtividade. Eles são úteis na definição de metas, no planejamento de entregas do projeto, na programação das etapas do projeto etc.
A função de listar e organizar informações é bem apresentada no
Asana . A plataforma permite criar e gerenciar tarefas, além de compartilhar listas de tarefas com os membros da sua equipe.
Cada lista de tarefas parece um projeto separado com tarefas listadas abaixo da hierarquia do projeto. É possível criar subtarefas aqui e definir cada tarefa com uma tag de categoria para facilitar a pesquisa. Anexar arquivos também está disponível. Além disso, a ferramenta permite alternar rapidamente entre listas de tarefas, quadros Kanban e calendários para os mesmos projetos.
Roteiro e marcos
Os marcos do projeto são usados para delinear pontos importantes no cronograma do projeto. Esses pontos visualizam o início e o término dos projetos e marcam a conclusão de uma grande fase do trabalho.
Na verdade, os marcos podem ser usados para anotar qualquer coisa que tenha sido iniciada ou finalizada. Eles são usados principalmente como uma ferramenta de agendamento.
Para gerenciar os marcos do projeto, você precisa de um roteiro poderoso que geralmente é visualizado com a ajuda de diagramas de Gantt convenientes.
Essas barras horizontais ilustram datas de conclusão do projeto, progresso, marcos e dependências. Enquanto as placas Kanban são mais usadas no nível da tarefa, os diagramas de Gantt são mais adequados para gerenciar em um nível com menos zoom.
O Wrike possui poderosa funcionalidade Gantt e equilibra recursos avançados de gerenciamento de projetos com uma interface de usuário fácil de usar. A ferramenta permite que as equipes de projeto atribuam trabalho e colaborem em seus projetos, rastreando tempo e ativos do projeto.
Essa plataforma é construída com as equipes de desenvolvimento de software em mente e permite que elas ampliem os recursos da ferramenta de maneiras personalizadas.
Priorização
Priorizar o trabalho do projeto pode ser um verdadeiro desafio para as equipes de vários setores. Quando você não prioriza o trabalho, pode prejudicar todos os esforços e iniciativas de sua equipe e até drenar a motivação da equipe.
A priorização efetiva é como uma arte, e é por isso que mais software de PM presta atenção a essa função crucial.
Se o backlog do seu produto precisar de "limpeza" e otimização globais, você definitivamente precisará de metodologias e estruturas de priorização poderosas para fazer as coisas rapidamente.
Uma das ferramentas que propõem uma matriz de priorização funcional é o
ProductBoard .
Essa matriz permite que os usuários visualizem a troca de valor / esforço (valor / complexidade) em todos os recursos.
Você também pode encontrar um ótimo conjunto de técnicas de priorização no Hygger.io (matriz Eisenhower, estruturas de valor versus risco, valor versus esforço, estruturas de ICE e RICE e o modelo de pontuação ponderada).
Colaboração
A colaboração em equipe sempre foi uma parte importante de qualquer negócio e agora está se tornando mais crítica à medida que continuamos a ser mais interconectados por meio de tecnologias online. Melhorar a colaboração da equipe é uma meta permanente para todos os tipos de empresas.
As ferramentas de gerenciamento de projetos se preocupam em tornar suas funcionalidades colaborativas em todo o mundo um processo fácil. Algumas das famosas ferramentas de gerenciamento de projetos se concentraram inicialmente na colaboração em equipe.
Basecamp é um exemplo vívido. Os quadros de mensagens da Basecamp, bate-papos nativos e compartilhamento de arquivos tornam a plataforma uma excelente solução para colaboração com membros da equipe e clientes.
O sistema combina comunicação, gerenciamento de projetos, gerenciamento de ativos digitais e opções básicas de pagamento em um único local.
Rastreamento de tempo
Durante o curso do projeto, várias modificações nas atividades e recursos podem ocorrer. O rastreamento do tempo gasto em diferentes atividades é crucial de várias maneiras.
Para os gerentes de projeto, é importante entender e acompanhar as horas que o recurso está realizando em diferentes atividades. A entrada de tempo adequada permite que os gerentes de projeto vejam que o tempo não está excedendo o tempo estimado e atenuem riscos potenciais com antecedência. É por isso que esse recurso parece óbvio ao escolher um software PM adequado.
Mavenlink pode ser considerado como um bom exemplo. ajuda os gerentes de projeto a tirar o melhor proveito de sua equipe. O sistema permite obter uma visão aprofundada do funcionamento das equipes e do progresso de seus projetos. Aqui você encontrará relatórios e saídas de dados complexos, porém informativos.
O recurso de rastreamento de tempo ajuda a rastrear a produtividade da equipe, aumentar a eficiência e minimizar o desperdício de tempo. A plataforma também inclui recursos de contabilidade que permitem rastrear as despesas dos funcionários, definir orçamentos e receber pagamentos.
Para viagem
Bem, tudo o que vemos no mundo do gerenciamento de projetos está se tornando cada vez mais complicado. A boa notícia é que a evolução das ferramentas populares de gerenciamento de projetos está começando a ser mais interessante e emocionante.
Escolhendo o melhor software, você deve levar em consideração muitos detalhes e habilidades funcionais. Apenas experimente muitos deles, compare e certifique-se de usar as ferramentas certas.