Olá pessoal. No final de junho, estamos lançando um novo curso de
Analista de BI . E hoje queremos compartilhar o primeiro material preparado especificamente para o curso.
A inteligência comercial, que pode aumentar significativamente a lucratividade e a eficiência das atividades comerciais, é exigida por qualquer empresa moderna. No entanto, as organizações que não usam novas tecnologias em seus processos de negócios estão achando cada vez mais difícil obter informações relevantes.
Business Intelligence (BI) permite que você dê uma olhada em todos os dados relevantes da sua empresa e entenda exatamente o que eles significam. Graças ao BI, você pode ver quais operações geram mais lucro do que fornecer receita de vendas e com que eficiência a empresa como um todo trabalha. Com a ajuda das ferramentas de BI, você pode investigar todos os dados e descobrir de onde eles vieram e por que exatamente esses valores foram divulgados. Às vezes, a inteligência comercial é definida como um processo que permite que você tome as decisões corretas utilizando efetivamente as competências, procedimentos, dados e ferramentas e metodologias relacionadas dos funcionários.
O que são ferramentas de inteligência de negócios?
Business intelligence (BI) é uma combinação de aplicativos de software, técnicas e sistemas de negócios que desempenham um papel fundamental nos processos de negócios de qualquer empresa.
A maioria das empresas gera enormes quantidades de dados no decorrer dos negócios. Para dar acesso a esses dados a todos os departamentos da empresa, um amplo arsenal de aplicativos e DBMS é frequentemente usado.
Mas a abundância de vários programas e sistemas impede a extração oportuna de informações úteis e tira conclusões baseadas neles. As ferramentas de software de BI foram projetadas para corrigir a situação, substituindo as diversas ferramentas de coleta e análise de dados.
Por software para análise de negócios, ou ferramentas de BI, entendemos aplicativos de software que executam todas as tarefas de monitoramento, coleta e análise de dados, além de permitir rastrear os padrões nesses dados e tirar conclusões necessárias para os negócios. Esses aplicativos também são capazes de recuperar e usar as informações armazenadas nos bancos de dados corporativos.
Os sistemas de BI de classe empresarial mais comuns incluem ferramentas para trabalhar com tabelas e painéis para monitorar operações, extrair dados e criar relatórios, processar e analisar dados, exibir conteúdo e outras ferramentas para gerenciar recursos da empresa. Alguns pacotes de BI também integram ferramentas projetadas para setores específicos, como varejo, assistência médica ou educação.
15 práticas recomendadas para implantar o software de Business Intelligence
A ignorância ou incapacidade de aplicar os melhores métodos para implantar ferramentas de BI, via de regra, leva à adoção de decisões ineficazes ou mesmo à adoção de um plano de desenvolvimento de acordo com as prioridades erradas. Para usar a inteligência comercial da melhor maneira, você deve entender a importância dos dados e sua análise, bem como os processos e ferramentas necessários para o processamento eficaz das informações.
A maioria das organizações também tem dificuldade em obter o retorno esperado do investimento na aquisição e manutenção de fundos de BI. Outro problema comum é a abundância de reclamações de usuários decepcionados que não conseguiram acessar os dados ou receberam dados errados.
Existem várias razões, mas, na realidade, situações tristes costumam surgir devido ao fato de as empresas, mesmo possuindo o melhor software do setor, não serem capazes de implementá-lo e aplicá-lo adequadamente. Obviamente, é muito importante escolher ferramentas de BI fáceis de usar com uma interface amigável, mas existem vários outros fatores que podem interferir no uso efetivo deste kit de ferramentas e extrair dele os lucros planejados.
Para quem deseja operar ferramentas de BI com rentabilidade máxima, oferecemos várias recomendações comprovadas.
1. Conte com o apoio e a participação no projeto de todos os funcionários da empresa
Antes de implementar as ferramentas de BI, você precisa criar uma única rede de inteligência de negócios que inclua todos os departamentos da empresa - de vendas e marketing a logística e gerenciamento sênior. É necessário contar com o apoio de todos os departamentos e coletar feedback.
2. Desenvolver um plano de desenvolvimento e estratégia de implementação
Ao tentar implementar a análise de negócios sem uma estratégia bem pensada, você pode cometer muitos erros desperdiçando tempo e dinheiro. Antes de fazer uma escolha entre as soluções de BI disponíveis no mercado, é muito importante determinar as necessidades básicas da sua empresa, bem como definir metas para atingir essas necessidades.
Nesse estágio, é necessário envolver toda a organização na criação de uma estratégia que determine o que você deseja e elabore um plano de desenvolvimento que o ajude a alcançar isso. A escolha da ferramenta de BI e sua implementação deve ser baseada neste plano.
3. Encontre áreas onde as ferramentas de BI serão beneficiadas e implemente-as lá.
Você não deve transformar a implantação de uma solução de BI em um processo integrado de vários estágios - quanto mais complexo, mais dificuldades surgirão durante o desenvolvimento. É recomendável integrar o BI aos sistemas existentes com os quais os funcionários já estão familiarizados.
4. Descubra as necessidades de cada unidade
A maioria das empresas já possui sistemas de relatórios. Talvez eles não entreguem as informações necessárias ou seu uso esteja repleto de erros - por exemplo, se documentos do Excel forem criados manualmente ou usando scripts improvisados. Recomenda-se analisar as opções de relatórios disponíveis para saber com o que eles estão indo bem e o que eles não estão fazendo, e identificar áreas que precisam ser aprimoradas.
5. Defina claramente as metas
Ao iniciar um projeto de implementação de BI, é muito importante definir metas ou formular os principais resultados esperados. Mais tarde, isso ajudará a determinar se você conseguiu.
Sabendo quais são seus objetivos, será mais fácil entender quais medidas têm maior probabilidade de contribuir para sua conquista. Além disso, o estabelecimento de metas facilitará a identificação dos dados mais importantes.
6. Destaque KPIs principais ou outras estatísticas para controlar a utilização do BI.
Uma das recomendações mais úteis para a implementação do BI é decidir quais indicadores-chave de desempenho (KPIs) indicarão com mais precisão a rapidez e o sucesso da implementação do BI. Mas apenas algumas empresas conseguem seguir esse conselho: a maioria está perdida na abundância de várias estatísticas, incapaz de escolher os KPIs mais significativos.
No entanto, após selecionar apenas alguns indicadores mais importantes da massa de indicadores, será mais fácil determinar se você obteve um resultado.
7. Realizar pesquisas regulares dos principais interessados
As reuniões com as principais partes interessadas precisam ser realizadas regularmente, seja para chamadas regulares, bate-papos por vídeo ou reuniões de escritório. Essas reuniões permitem estabelecer uma comunicação entre a gerência da empresa e os chefes de departamento, por um lado, e os analistas de dados que estão envolvidos na manutenção de sistemas de BI, além de trabalhar com os dados recebidos, por outro.
8. Comece pequeno
Sempre comece com pequenas tarefas: tendo treinado nelas, você entenderá a melhor forma de implementar ferramentas de BI. Provavelmente, quaisquer dados obtidos nos primeiros estágios implicarão perguntas adicionais. Mas isso é até bom: encontrando maneiras de resolver problemas, você melhorará seu plano de implementação.
9. Use uma metodologia flexível para implantação
A maioria das metodologias ágeis são orientadas para as pessoas e bem adequadas para implantação de software, em particular ferramentas de inteligência de negócios. Recomenda-se a construção de um projeto com base no planejamento adaptativo, auto-organização e implementação de prazos de curto prazo. Também é importante que metodologias flexíveis tenham como objetivo a melhoria contínua, a fim de melhorar a qualidade.
10. Identifique as fontes de dados e as ferramentas de integração necessárias.
Cada empresa, independentemente do seu tamanho, coleta constantemente dados de suas atividades.
Portanto, antes de implementar o sistema de BI, é importante determinar de quais fontes esses dados devem vir. É igualmente importante declarar claramente suas expectativas e premissas em relação a esses dados e, em seguida, testar sua hipótese na prática.
Também é conveniente usar o armazenamento em nuvem para melhorar o acesso a dados, melhorar a usabilidade e o desempenho.
11. Crie uma cultura de dados da organização
Você precisa prestar atenção constantemente para saber se todos na sua organização entendem a importância dos dados para atingir os objetivos da organização. É altamente recomendável que você mantenha uma cultura de trabalho com dados em todos os departamentos, incentivando-os a se concentrarem em um objetivo comum.
12. Estabeleça uma base sólida para o gerenciamento de dados
É muito importante fornecer uma base sólida para o gerenciamento de dados desde o início. Primeiro de tudo, você precisa entender o valor dos dados na organização (de fontes internas e externas) - especialmente se esses dados estiverem relacionados a novos produtos, tomada de decisão e melhoria dos processos de negócios.
Devem ser estabelecidas regras que determinam como os dados são coletados, armazenados e processados. Relatórios sobre a criação, disseminação e uso de dados devem ser gerados levando em consideração essas regras. Além disso, eles ajudarão a determinar como priorizar.
13. Implementar um plano de gerenciamento de segurança
Para proteger o ambiente de inteligência de negócios, as empresas precisam planejar muito com antecedência.
É altamente recomendável garantir as medidas de segurança necessárias antes da implementação do BI. Um plano claro para o desenvolvimento da segurança cibernética indicará quais ações requerem autenticação ou autorização e como tomar efetivamente determinadas medidas.
14. Crie um plano de treinamento
É muito importante que todo usuário que trabalha com sistemas de BI saiba como usar corretamente esse software. Informações relevantes devem estar disponíveis para todos - por exemplo, na forma de conteúdo para download, como vídeos, arquivos pdf, etc. Pelo menos, um registro de uma lição conduzida por um especialista em BI deve ser oferecido.
15. Selecione uma pessoa para implementar BI
Na empresa, você pode nomear um funcionário separado que ajudará os gerentes e executivos comuns a implementar e usar as ferramentas de BI da melhor maneira possível. Ele deve ter conhecimento técnico da plataforma e de todo o software de inteligência de negócios. Essa pessoa também será responsável por treinar funcionários e selecionar recursos educacionais para todos os departamentos. Além disso, o funcionário deve ser bem versado em como e para que funcionários de BI com diferentes responsabilidades de trabalho usam para ajudar a criar modelos para relatórios analíticos que atendem às necessidades de diferentes usuários.
Conclusão
Com a velocidade do desenvolvimento da tecnologia que estamos vendo hoje, para muitas empresas, muito em breve se tornará difícil ou mesmo impossível trabalhar sem os meios de inteligência de negócios.
As empresas que implementarem as ferramentas apropriadas, seguindo as recomendações acima, poderão projetar sistemas que serão úteis a todos os funcionários e contribuir para o crescimento da produtividade dos negócios e aumentar os lucros.
Aqui está esse material. O tradicional
seminário on-
line gratuito sobre o curso ocorrerá no dia 18 de junho e, no momento, aguardamos seus comentários.