Olá novamente. Esta é uma continuação do artigo sobre a organização de um hackathon estudantil.
Desta vez, vou falar sobre os problemas que aparecem corretamente durante o hackathon e como os solucionamos, os eventos locais que adicionamos ao padrão "muita codificação e consumo de pizza" e algumas dicas sobre quais aplicativos usar para a organização mais simples de eventos dessa magnitude.
Após a conclusão de todos os preparativos financeiros, começa a etapa mais interessante: preparação do local. Aqui você encontra o maior número de problemas e casais sobre os quais você nem pensa. Vamos começar pedindo vários lanches e equipamentos. Dois problemas principais se seguem imediatamente daqui: quem os receberá e onde colocar tudo isso? Recordo mais uma vez que todos os organizadores são estudantes e o hackathon ocorreu de 26 a 27 de janeiro, exatamente no meio do trimestre. Para cada pedido, precisávamos de 4 a 5 pessoas (dada a escala do evento, podíamos facilmente receber de 20 a 30 caixas de bebidas por vez) e a única opção era procurar voluntários entre outros cursos. Obviamente, você pode usar grupos do Facebook para encontrá-los, mas o Slack é nosso candidato nacional. Para cada entrega, você pode criar um canal separado, integrá-los ao Trello (um aplicativo para criar listas de ações) e depois adicionar aqueles que concordaram em ajudar e registrar tudo o que foi recebido no Trello. Assim, tudo é recebido, até suponha que a entrega tenha sido no prédio da universidade correto (algumas vezes eles o levaram para outros edifícios e o Imperial estava quase completamente em South Kensington, poderíamos ter entregue na Universidade de Londres por engano) e que tenhamos pessoas suficientes e vários carros para transporte de cargas especialmente pesadas, o que vem a seguir? O que fazer com toda essa carga? Cada grande comunidade universitária tem seu próprio pequeno armazém para esses eventos. Infelizmente, em uma sala 2x3, provavelmente tudo não vai caber. Aqui os patrocinadores da universidade vieram em nosso auxílio. Várias toneladas (!) De bebidas e lanches foram entregues ao nosso parceiro da união de estudantes. Uma pequena digressão. Cada faculdade tem seu próprio sindicato: engenharia, medicina, ciência e geologia. Nosso engenheiro tem cerca de 2 salas gratuitas (apenas shhhh, eu não sei o quanto isso geralmente segue as regras da universidade) foram completamente (!) Convertidas em armazéns para um evento. Depois, haverá um lapso de tempo de como tiramos essas coisas de lá. Minhas costas então não me agradeceram nada.
LinkÉ muito difícil encontrar onde conter todas essas coisas, é ainda mais difícil distribuí-las corretamente. Para referência: toda a zona 3. Hackathons inferiores e 2 superiores. Os tamanhos são aproximadamente iguais e, em geral, não há problemas com a distribuição. Até que pessoas com preferências alimentares especiais apareçam. Vegans, vegetarianos e muitos outros. Sempre enviamos um questionário com antecedência para saber quanto pedir. Naturalmente, os e-mails são esquecidos e perdidos. Portanto, sempre adicionamos 20% ao pedido principal na forma de opções especiais de reposição, como margaritas com massa sem glúten. Caro? Sem dúvida. Mas a última coisa que precisamos é de veganos guerreiros que não tinham comida suficiente sem produtos de origem animal. Problemas modernos exigem soluções modernas.
Suponha que tudo se encaixe milagrosamente. Magia, não de outra forma. Mesmo que todo mundo estivesse explodido durante a noite. O que vem a seguir? Lembra que eu falei sobre "ganhos"? Sim, e a propósito, todo patrocinador tem. E todo mundo é projetado para um mínimo de 200 pessoas, e para grandes patrocinadores e geralmente para 300. Ele também precisa ser armazenado, mas o principal não é isso. Eu também disse que nós temos nossos próprios "ganhos". E aqui é para 500 pessoas. E o problema é sua fragmentação. Muitas coisas vieram na noite anterior ao hackathon, e não havia chance de estar preparado para isso. Além disso, todas essas coisas devem ser cuidadosamente embaladas em sacos. 500 peças. 500, Carl. Então tive que organizar uma transportadora improvisada: havia vouchers para bebidas alcoólicas no bar, camisetas, conjuntos com pasta e pincel, canecas, adesivos e nem me lembro de mais. E apesar do fato de termos pedido essa beleza a diferentes fornecedores, todos vieram em momentos diferentes. Eu tive que suar para ganhar dinheiro extra na fábrica como um bônus para organizar o próprio evento. Spoiler: terminamos o treinamento às 4 da manhã e o começo às 8:30. Fiquei apenas até meia-noite para estar de serviço pelo resto da noite. Em seguida, segue a parte um pouco chata sobre o arranjo de mesas, o arranjo de cabos de extensão e outro lixo obrigatório.
Chegou a hora de X. Os patrocinadores chegam mais cedo, se estabelecem e estabelecem taticamente “ganhos” para atrair mais estudantes. Do memorável: uma empresa durante a abertura disse que existem dois tipos de empregadores. Aqueles que pagam bem respeitam seus funcionários e permitem que eles se desenvolvam de forma criativa. Como por exemplo (nome da empresa). E no segundo, eles podem contar pelo exemplo todos os outros patrocinadores. Essa frase se tornou candidata ao prêmio de melhor meme (sobre sua apresentação no final do último artigo). Os alunos chegam o mais cedo possível para pegar mais coisas de graça. Aqui estão algumas palavras sobre como as deixamos entrar. Os ingressos são comprados na Eventbride e todos os organizadores têm um aplicativo de digitalização. Os problemas começam quando os participantes não leem as condições: uma idade mínima de 18 anos, por exemplo, ou trazem um passaporte com você, ou mesmo os bilhetes não podem ser transferidos após o prazo (três dias antes do hackathon). Infelizmente, muitos têm que recusar. Mas pelo que me lembro: dois que esqueceram passaportes de Londres, então eles foram para casa e os levaram com eles. Aqueles a quem entregamos os ingressos, fomos autorizados a ir atrás de todos os outros, examinaram os ingressos para que mais tarde o proprietário deles não tentasse passar o bônus.
Agora, um pouco sobre os problemas com os ingressos: são apenas cerca de 400. Mais alguns para os graduados, como presente de despedida. Inicialmente, nós os mantivemos no site da universidade, mas ela caiu 10 minutos antes do início das vendas, até 30 minutos após o início, e eles foram distribuídos aleatoriamente entre os participantes. Eu já estou em silêncio sobre as condições da corrida por causa das quais vendemos uma média de 20 a 30 a mais do que deveríamos. A solução foi o site da Eventbride. Ele lida com a carga perfeitamente, os bilhetes voam em média em 1-3 segundos por lote, são emitidos exatamente dentro do cronograma. Mas então outro problema aparece: a honestidade dos participantes. Usando o primeiro link do Google, você pode baixar e configurar o bot e, idealmente, tentamos intimidar esses caras sábios que cancelamos seus ingressos. Na realidade, é quase impossível provar que você não usou / usou o bot. Os ingressos, por sua vez, são divididos em Imperial / todo mundo e (um pouco de discriminação) para os nossos alunos, existem vários outros. Para ajudar o departamento, essas regras.
Problemas de treinamento ainda mais específicos. Um dos eventos que realizamos mais perto da meia-noite é um bar aberto. Naturalmente, em uma cultura hackathon na ausência de sono, isso nem sempre é uma boa idéia. Portanto, poucas pessoas visitam. Mas quem vem sempre é feliz, as bebidas são gratuitas (até 5 libras esterlinas), uma oferta bastante grande de vouchers, além de ser uma ótima maneira de relaxar após um dia de hackathon contínuo. Contras são mais prováveis para os organizadores: muitos são calmos, enquanto os organizadores estão cansados de assistir a tudo, eles conseguem tomar uma boa bebida. Claro que lidamos com eles. Mas nunca chegou a problemas fortes diretos. É importante notar que, como o hackathon, o bar noturno tem um patrocinador. E este ano, eles saíram ao máximo, tendo comprado todas as presentes "bombas de caçador". Foi muito difícil explicar
(pelo qual sou completamente a favor, derramar um pouco mais) que os participantes semi-mortos no campus são um pouco diferentes daqueles que desejam contratar na empresa e acabam com esse caos no 30º coquetel. Depois disso, foi a lendária entrega de frango Nandos.
É lendário porque os donos de restaurantes locais vieram com entregadores para ver quem decidiu reduzir alguns milhares para frango na noite de sábado. No total, para descarregar tudo e distribuir entre as zonas, levamos 2 horas e 30 voluntários. As fotos estão anexadas. Não se esqueça de gritar "aqui para os veganos", caso contrário, eles comerão vegetariano em vez de comida vegana e depois xingarão. Outro evento memorável foi o karaokê. Todo mundo já saiu, inclusive nós. Imagine: 200 pessoas que ocupavam a sala de aula às 2 da manhã, cantando músicas absolutamente aleatórias (eu cantei Let It Go, minha irmã ficaria orgulhosa). Foi maravilhoso, mas novamente problemas típicos: arrastar equipamentos, montar, organizar com a segurança e a biblioteca (sábado à noite é uma época muito popular para visitar), para não sermos expulsos. O guarda foi oferecido a cantar, recusou.
Tudo isso, é claro, é divertido. Mas O hackathon continua por dois dias: os participantes podem ir e vir. Os organizadores não são. No total, dormi 3,5 horas em dois dias e 5 horas em um dia antes do início. E isso ocorre porque outros voluntários forçaram (e uma viagem ao bar se fez sentir). Era possível dormir em uma sala separada com tapetes de ioga ou onde funcionava. Dormi em uma cadeira, não é proibido por lei, durmo onde quero. O principal é que existem 3 pessoas que não estão dormindo em cada hackzone. Outra tarefa era verificar periodicamente o projetor, pois ele poderia superaquecer e, definitivamente, não tínhamos dinheiro extra para reparos. Para colocar, precisávamos de 6 pessoas e 2 carrinhos. Em geral, os assuntos eram para amígdalas quase o tempo todo. Em algum momento, começamos a distribuir pipoca e algodão doce, novamente, estávamos cozinhando. A classificação de segurança contra incêndio caiu drasticamente quando puxei a pipoca para a direita durante o aquecimento "porque ela voará agora e não sobrarei".
Esta parte passou por muitos problemas na organização e suas soluções. Engenheiros, afinal. Mas um grande número de coisas permaneceu nos bastidores: quais foram os problemas durante o próprio hackathon, a eleição de prêmios e a entrega, como funcionou a votação “inteligente”, feedback dos patrocinadores e como lidamos com a limpeza das instalações uma semana depois. E também um pequeno flex: este é o primeiro hackathon estudantil a receber cobertura na Força Aérea. Vou escrever sobre isso no próximo episódio desta saga hackathon. Num futuro próximo, começarei a escrever, mas, por enquanto, aqui está o meu email: du216@ic.ac.uk e o site do projeto:
ichack.org.