Muitos, especialmente em grandes empresas, se perguntam: "Quanto é gasto neste ou naquele sistema de TI?". A pergunta é bastante interessante, e a resposta para ela nem sempre é simples. A complexidade é causada pela estrutura de custos complexa e pelo gerenciamento de alterações complexas que afetam muitos sistemas de TI.

Também decidimos calcular exatamente quanto dinheiro é gasto em qual sistema de TI.

Declaração do problema

Nossa principal tarefa era determinar quanto dinheiro uma empresa gasta em cada sistema de TI. Em outras palavras, tentamos calcular o TCO (custo total de propriedade) correlacionando todos os custos de TI da empresa com os sistemas de TI (o que entendemos por sistemas de TI pode ser encontrado neste artigo ). Somente as despesas do Departamento de Tecnologias da Informação participaram dos cálculos, e os custos de AHD, aluguel e folha de pagamento não foram levados em consideração nos cálculos (existe um desejo de incluí-los, mas da próxima vez).

Análise do estado atual

A primeira etapa é uma análise do estado atual: como é o pagamento dos custos de TI, que conclusões podemos tirar disso e como usá-los no futuro.

A análise mostrou que os documentos de pagamento não contêm dados precisos em que sistema o pagamento está sendo processado. Segundo alguns sinais indiretos, os pagamentos individuais poderiam ser equiparados a um determinado sistema, mas uma única abordagem não pôde ser construída. Não foi possível correlacionar pagamentos com tarefas de negócios. Na maioria dos casos, o pagamento foi feito pelo trabalho da equipe durante um período de tempo. Como exemplo, para muitos sistemas que usam entrega de liberação, os documentos finais de pagamento são emitidos para toda a liberação, e não para cada tarefa de liberação.

A segunda questão, não menos importante: é possível construir estatísticas sobre os ciclos de vida de uma tarefa ou projeto? Infelizmente, o sistema de orçamento adotado não implicava um gerenciamento preciso dos custos do ciclo de vida. I.e. Na primeira etapa, essa ideia também foi abandonada.

Tudo isso relacionado a custos de consultoria. Mas a maior parte dos custos associados à infraestrutura não era de todo possível espalhada nos sistemas de TI. O fato é que a maioria das atividades relacionadas à compra de equipamentos e trabalho no data center foi realizada em uma única quantia. I.e. colegas do Departamento de Operações de Infraestrutura reuniram todas as necessidades em uma grande atividade e gastaram suas despesas no âmbito das atividades de infraestrutura.

Sistema de Orçamento da Empresa

Agora precisamos conversar um pouco sobre a estrutura orçamentária da empresa.

O orçamento da empresa é dividido nas seguintes categorias:

1. Direcção à qual o orçamento pertence.
2. A área de atividade à qual os custos estão relacionados é a posição financeira (por exemplo, consultoria em projetos, taxas de assinatura telefônica, aluguel dos principais canais de comunicação etc.).
3. Um projeto é uma combinação de custos em algum tipo de grande atividade.

Cortes no orçamento

Nas seções descritas acima, o orçamento inicial é alocado, que é emitido para a diretoria. Em seguida, os documentos com pagamentos a contratados começam a ser executados - eles listam os materiais fornecidos e os serviços prestados, o número de contratos e o número de contratados.

Em geral, temos um orçamento planejado no contexto de: gerenciamento, posição financeira e projeto. O orçamento real no contexto: direção, posição financeira, projeto, fornecedor, contrato e material.

Formação de uma abordagem para custar sistemas de TI

Para resolver todos os problemas descritos acima, desenvolvemos um sistema para atribuir pagamentos a sistemas de TI. É baseado na metodologia descrita abaixo.

Na primeira etapa, decidimos dividir a alocação de custos nos sistemas de TI de acordo com a direção da atividade. Para isso, todas as áreas foram divididas em grupos:

1. Custos de consultoria em sistemas de TI: custos associados à manutenção ou alteração de sistemas de TI.
2. Custos de infraestrutura.
3. Outras despesas.

Custos de consultoria em sistemas de TI

Aqui nós adotamos esta abordagem:

1. À custa antiga, ou seja, na despesa do ano passado, analisamos cada pagamento separadamente e determinamos a porcentagem de quanto ele se relaciona com um sistema de TI específico da empresa. O trabalho não era tão grande, era necessário olhar apenas algumas centenas de pagamentos, demorou várias semanas.
2. Para novas despesas, obrigamos cada gerente a indicar o sistema de TI ao qual o pagamento se refere ao pagamento. Se o pagamento se referir a vários sistemas, você deve dividir o valor por esses sistemas ou indicar a taxa de compartilhamento de cada sistema de TI no valor total do pagamento.

Custos de infraestrutura

Como, na maioria dos casos, os custos de infraestrutura são levados em consideração na estrutura de grandes atividades, não tentamos correlacionar cada pagamento com o sistema de TI. Em vez disso, todos os custos de infraestrutura foram atribuídos aos serviços de infraestrutura (temos 26). Em seguida, criamos uma metodologia para alocar os custos coletados aos sistemas de TI, de acordo com algumas métricas. Por exemplo, atribuímos custos de servidor de acordo com os kernels usados ​​pelos sistemas de TI. I.e. consideramos quantos núcleos totais todos os sistemas de TI usam atualmente, calculamos quanto gastamos por ano na compra de todos os servidores e calculamos o custo de um núcleo. Em seguida, distribuímos todos esses custos em sistemas de TI.

Aproximadamente o mesmo método foi introduzido para todos os outros serviços de infraestrutura.
Concordo que o modelo é muito grosseiro, mas, dado o uso da virtualização e as mudanças frequentes na infraestrutura, é muito difícil criar algo mais preciso e não exigir muito esforço para explicar.

O modelo é implementado na forma de um arquivo do Excel, todos os parâmetros são gravados nele e os custos relacionados aos serviços de infraestrutura são distribuídos entre os sistemas de TI. Nos espaços abertos da Habr, fiquei surpreso ao encontrar um artigo de um contratado que nos ajudou com essa metodologia, que descreve a visão deles sobre a nossa tarefa.

Outras despesas

Na estrutura de custos do departamento de TI, foram encontradas despesas que não estão diretamente relacionadas aos sistemas de TI, por exemplo, eventos de formação de equipes. Após alguma deliberação, esses custos foram excluídos da análise. E os montantes são pequenos.

Automação

É preciso muito tempo e esforço para correlacionar manualmente os custos e reformatar os relatórios. Como nossa empresa possui um sistema de relatórios orçamentários, implementamos regras de distribuição. E assim que os dados de pagamento chegam do ERP no sistema de relatórios, seus dados são automaticamente distribuídos pelos sistemas de TI, de acordo com as regras prescritas.

Alguns resultados. Depois de implementar todas as opções acima, conseguimos distribuir 94% dos pagamentos pelos sistemas de TI e serviços de infraestrutura em 2018 e cerca de 90% dos pagamentos para 2017.

Como a estrutura de custos é mais ou menos constante, muitas vezes não é necessário estabelecer novas regras e é necessário um pouco de esforço para manter o sistema. Mas obtivemos não apenas as estatísticas esperadas, sobre quais sistemas quanto dinheiro gastamos, quais contratantes para quais sistemas funcionam e quais foram afetados em diferentes projetos. Houve "descobertas" interessantes.

Sumário

Após a introdução da metodologia descrita, conseguimos distribuir 94% dos pagamentos para 2018 e cerca de 90% dos pagamentos para 2017 entre sistemas de TI e serviços de infraestrutura.

Como a estrutura de custos é mais ou menos constante, muitas vezes não é necessário estabelecer novas regras e é necessário um pouco de esforço para manter o sistema.

Uma pergunta razoável surge: por que precisamos desses dados? Graças a eles, iniciamos as seguintes atividades:

1. Começamos a trabalhar nas estratégias de categoria para cada sistema e provedor de TI. Ou seja, depois de descobrir a estrutura de custos, podemos entender com mais precisão a distribuição de custos para cada fornecedor. Isso, por sua vez, possibilitou destacar o volume total de trabalho de cada fornecedor em cada sistema e iniciar negociações com os fornecedores sobre os volumes planejados por um ano, a fim de obter condições mais favoráveis. Como anteriormente o volume histórico total nem sempre era claro, mantivemos negociações separadas em cada sistema e cada projeto poderia ter suas próprias condições.
2. Tendo dados sobre os custos dos sistemas, começamos a introduzir os ciclos de vida dos sistemas e a desenvolver estratégias para manter esses ciclos. Por exemplo, alguns dos sistemas em nosso cenário de TI já são considerados obsoletos e estão planejados para o descomissionamento. Mas o modelo mostra que ainda estamos gastando muito dinheiro com eles. Para alguns sistemas, isso foi considerado um trabalho irracional e redistribuído para outros projetos e, em alguns casos, decidimos acelerar os projetos de migração.
   
3. Uma questão separada é o custo do suporte. Com base nos dados do modelo, descobrimos os custos totais dos sistemas de suporte: taxas de licenciamento e o custo do suporte de não fornecedor. Agora estamos desenvolvendo estratégias para otimizar o custo do suporte a parte dos sistemas.
   

Outro resultado, ainda que indireto, mas ainda muito interessante, foi a criação de um relatório de orçamento com uma análise de fatos do plano. Antes da criação do modelo, esses relatórios existiam, mas eram fragmentados e o conjunto de analistas neles era muito pequeno. Ao automatizar o modelo no sistema de relatórios, criamos um relatório para a análise de fatos do plano, que incluía o conjunto máximo de analistas. Agora, os gerentes podem criar os relatórios de que precisam em uma ferramenta mais conveniente (isso poderia ter sido feito antes, mas a tarefa era adiada toda vez que não era uma prioridade).

Desenvolvimento

No momento, identificamos duas áreas de desenvolvimento:

1. Criando um modelo de orçamento de driver para TI .
   
   Na estrutura desta área, estamos criando um modelo de orçamento do DIT, que permitirá que você obtenha um orçamento anual planejado com base na entrada de drivers de TI. Também podemos proteger e ajustar o orçamento com base nas alterações e na visualização dos drivers, e não apenas nas despesas. O projeto está agora em um estágio ativo e pretendo escrever um artigo com base em seus resultados.
2. Criação de uma metodologia unificada para manutenção de ativos de TI .
   
   Um dos principais problemas na correlação dos custos da infraestrutura de TI com os sistemas de TI em nossa empresa é a falta de um único banco de dados de ativos de TI e um mapa completo dos relacionamentos entre ativos de TI e sistemas de TI (além disso, existem discrepâncias metodológicas, que são entendidas como ativos de TI) . Agora, planejamos iniciar um grande projeto, dentro da estrutura da qual realizaremos um inventário completo da infraestrutura, bem como resolveremos questões metodológicas de manutenção e contabilização de ativos de TI. Eu gostaria de falar sobre esse projeto, mas há dúvidas de que isso será de interesse de muitos, porque o tópico é muito especializado.