Como organizar 120.000 fotos e para que não haja tryndets, com diferentes níveis de acesso, para a equipe

Decidi procurar obras de artistas de ficção científica do passado e do presente, que pintavam jetpacks. Eu encontrei um grupo no VK "Museu do Futuro", e lá - 16.000 fotos. Eu tive que reconsiderar tudo manualmente, peguei algumas dúzias com dispositivos do tipo jetpack ( veja a seleção abaixo do recorte ) e pensei: e quanto aos pobres fotógrafos? Ou outros camaradas que trabalham com toneladas de fotos / áudio / vídeo, e não apenas por si mesmos, mas por equipes, remotamente, etc., etc.

Perguntei aos meus amigos fotógrafos - eles usam uma espécie de mistura de lightroom, google drive e discos rígidos removíveis. Eles dizem completo inferno.

Perguntei a um amigo que é gerente da comunidade de jogos de língua russa de uma grande empresa da indústria de jogos com a letra "B". Eles precisam catalogar e pesquisar entre um grande número de materiais de áudio e vídeo. Crie muitos trailers para capturas de vídeo, jogos, efeitos sonoros, músicas. Vários arquivos relacionados a diferentes projetos que precisam ser superados para pesquisa adicional entre projetos. Não é tão importante encontrar rapidamente, mas encontrar em princípio.

Também perguntei aos arquitetos, que têm 120.000 fotos de objetos no banco de dados, como eles vivem com ele.

Acontece que toda essa área é chamada de gerenciamento de ativos digitais. Aqui está uma lista de classificações de mais de 30 soluções de gerenciamento de recursos digitais .

Os ativos digitais podem incluir qualquer arquivo digital e geralmente são usados ​​pelas equipes de criação e marketing. O software de gerenciamento de recursos digitais ajuda a organizar, classificar, pesquisar, recuperar e arquivar arquivos digitais, como imagens, documentos, arquivos criativos, clipes de áudio e vídeo.

O gerenciador de recursos digitais pode suportar processos complexos de recebimento, documentação, catalogação, edição, pesquisa, processamento e gerenciamento de conteúdo digital e multimídia.

O que é um software de gerenciamento de recursos digitais?

Os recursos típicos deste software são armazenamento em nuvem, pesquisa, compartilhamento de recursos e gerenciamento de marcas. Além de arquivamento e backups, automação do fluxo de trabalho, rastreamento de uso e comércio eletrônico. Você pode colocar uma marca d'água em seus recursos digitais, como imagens, para proteção de direitos autorais - um problema comum na indústria criativa. O programa também inicia e permite definir parâmetros que fornecem acesso apenas a usuários específicos.

Existem vários tipos desses programas com base na funcionalidade:

• um sistema que gerencia os recursos da biblioteca,
• um sistema que gerencia os recursos da marca,
• um sistema que gerencia recursos na nuvem,
• e um sistema que gerencia recursos produtivos.

O software facilita o planejamento do gerenciamento de todas as etapas do ciclo de vida de um recurso digital.

Tipos de software de gerenciamento de recursos digitais

Cada um desses tipos é orientado ao uso operacional ou à produção criativa. O tipo de produção criativa é de alta tecnologia e geralmente difícil de usar, enquanto o tipo de trabalho é fácil de usar e permite acessar recursos a qualquer momento.

• Sistema de gerenciamento de recursos de bibliotecas : concentra-se em armazenar e recuperar uma enorme quantidade de recursos de mídia que nem sempre mudam de tamanho.
• Sistema de gerenciamento de recursos da marca : concentra-se na reutilização do conteúdo usado nas vendas e marketing de materiais. Isso inclui imagens de produtos, materiais promocionais e logotipos.
• Sistema de gerenciamento de recursos : concentra-se no armazenamento, organização e revisão de controles de mídia digital que mudam frequentemente.
• Sistema de gerenciamento de recursos de marketing: gerencia todos os recursos de marketing, como planos de marketing, arquivos digitais, diretrizes de marca e outros recursos de marketing.
• Sistema de gerenciamento de conteúdo digital : gerencia todos os recursos digitais e tem a capacidade de incorporar conteúdo em sites.
• Sistema de gerenciamento de recursos de mídia : gerencia grandes arquivos de conteúdo de áudio e vídeo.

Funções principais

• Upload de recursos: esse recurso fornece aos usuários uma excelente plataforma para baixar arquivos individuais ou até milhares de arquivos no modo em lote. A função também tem a capacidade de recuperar metadados durante o processo de download.
• Gerenciamento de recursos: consiste em várias ferramentas ideais para gerenciar recursos digitais, converter arquivos, editar metadados, controle de versão e gerenciar direitos digitais. As ferramentas fornecidas por esse recurso também ajudam a aumentar a segurança dos recursos, além de simplificar a pesquisa e permitir que você as compartilhe com outros usuários.
• Painéis: exibe vários tipos de dados sobre recursos digitais, visualizações, número de recursos, bem como uploads ou downloads, bem como as ações de outros usuários. Os painéis também oferecem visualizações e notificações de recursos adicionados recentemente.
• Pesquisa: fornece aos usuários uma excelente plataforma para pesquisar conteúdo usando palavras-chave, datas de download, tipos de arquivo, metadados ou caixas de seleção para filtrar recursos. O recurso de pesquisa também permite automatizar a marcação usando valores de metadados controlados e direcionar recursos por meio de coleções e pesquisas.
• Compartilhamento de recursos: esse recurso facilita o compartilhamento de recursos de várias maneiras. As formas incluem incorporar código, email, compartilhar via redes sociais ou links de download direto. O recurso de compartilhamento de recursos também facilita o compartilhamento de recursos através da página de download com uma visualização.
• Versão de recursos: fornece ferramentas para publicar conteúdo online. As ferramentas permitem cortar e redimensionar automaticamente recursos digitais e colá-los em qualquer página da web, ter uma idéia de como seu recurso é usado usando um mapa de localização geográfica e URLs com códigos incorporados.
• Gerenciamento de nome de arquivo: fornece uma plataforma excelente para identificar arquivos duplicados, armazenar valores de metadados para cada versão de um recurso e controle de versão de recursos usando códigos internos.
• Gerenciamento de funções e permissões : permite controlar o acesso aos seus recursos digitais, definindo funções de usuário e níveis de permissão.

Benefícios do uso do software de gerenciamento de ativos de dados

• Melhora a colaboração e o acesso a recursos críticos: fornece ferramentas para facilitar a interação entre os usuários. Ele também simplifica o acesso a recursos críticos, pois todos os usuários com permissão têm a capacidade de baixar instantaneamente materiais valiosos assim que estiverem disponíveis.
• Elimina a redundância do fluxo de trabalho: este programa fornece controle central, o que ajuda a simplificar a comunicação e garante que todos os membros da equipe estejam na mesma página ao mesmo tempo. Graças a isso, o software reduz a ineficiência e reduz significativamente a probabilidade de duplicação dispendiosa do fluxo de trabalho.
• Acelera os ciclos criativos e de produção. As ferramentas fornecidas por esse software ajudam sua equipe a criar e reutilizar rapidamente recursos digitais, além de fornecer um fluxo de trabalho e aprovação mais fáceis. O software também oferece uma vantagem competitiva em seus ciclos de produção em relação a outras empresas.
• Elimina o custo de trabalho perdido ou inadequado. Um dos principais problemas ao trabalhar com recursos digitais é a perda deles. Isso era comum, pois ficou mais fácil projetar recursos digitais de alta qualidade. Com esse sistema, as empresas do setor criativo possuem uma excelente plataforma para eliminar os custos associados à perda de recursos valiosos, devido à sua facilidade de encontrar.

Tendências de ativos de dados

• Inteligência Artificial: A IA cuida de todos os aspectos do negócio. Neste software, a inteligência artificial substituirá o trabalho manual dos funcionários. A tecnologia fornecida pela inteligência artificial permitirá que o software verifique automaticamente o conteúdo e crie tags de metadados apropriadas. Assim, isso permitirá que a empresa encontre rapidamente o que precisa, economizando horas na organização dos recursos.
• Automação e uso de algoritmos de aprendizado de máquina: isso permitirá que o software de gerenciamento de recursos digitais recomende tarefas específicas em uma ação ou campanha. Os algoritmos de aprendizado de máquina também permitirão que o software extraia recursos mais apropriados do sistema, tirando lições dos dados e padrões de uso.
• Gerenciamento de metadados: graças à tecnologia mais recente, o software de gerenciamento de recursos digitais poderá prever associações entre recursos digitais e, portanto, permitirá que o software sugira automaticamente opções de metadados.

Critérios de seleção

• Software como serviço (SaaS): você pode ter um computador que não possui espaço suficiente para liberar espaço para arquivos sempre crescentes. Portanto, considere um software que permita armazenar arquivos online, e não localmente (SaaS). O software normalmente deve fornecer armazenamento em nuvem.
• Colaboração e compartilhamento. O software que você selecionar deve permitir aos usuários visualizar e comentar seus projetos. Permitir que os usuários visualizem seus documentos e deixem comentários sobre eles é vital para colaboração e aprimoramento.
• Funções convenientes: Sua escolha ideal para este programa deve ser fácil de usar, pois isso significa que será fácil para você ensinar aos outros como usar o software de maneira fácil e eficaz. O software de integração de terceiros também facilita a vida dos usuários.
• Sistema de suporte à disponibilidade. O software que você selecionar deve ter um serviço de suporte. O suporte técnico é ideal para responder às perguntas prementes dos usuários. O serviço de suporte também oferece treinamento especializado para seus funcionários expandirem seus conhecimentos sobre o uso do software.

Case Jetpack

Tarefa: encontrar pinturas de artistas com jetpacks, colecionar em um só lugar.
Solução: existe um bom público no VK “Museum of the Future”, 217 álbuns, 16.000 fotos. Por meio dia, "manualmente" revisou todas as fotos e selecionou 43 delas, organizando uma seleção no álbum .

Caso da empresa de arquitetura

Organização de um arquivo digital de uma empresa de arquitetura

Problema:

• 120.000 fotos armazenadas em um servidor de arquivos e organizadas em pastas
• Encontrar os arquivos necessários para projetos de marketing leva um tempo excessivamente grande
• Os profissionais de marketing pesquisam arquivos clicando nas pastas. Alguns arquivos têm palavras-chave atribuídas no Windows Explorer, mas a pesquisa de tags no Windows Explorer é ineficaz
• Os profissionais de marketing copiam arquivos de um repositório compartilhado para si mesmos em um PC, para não procurar repetidamente, criando duplicatas e sobrecarregando seus PCs.

Desafio:

• Crie um local centralizado para armazenar e pesquisar arquivos
• Encontre um software que possa organizar efetivamente o arquivo, atribuindo várias tags (palavras-chave, locais, projeto etc.)
• O software deve reconhecer tags que já estão nos arquivos
• Importe arquivos por links (= não armazene os arquivos originais no programa), para não criar duplicatas e não alocar espaço de armazenamento adicional para arquivos de mais de 120 mil
• Reconhecer arquivos duplicados existentes
• Acesso multiusuário

Solução: Daminion

• Importa arquivos por links, preservando a estrutura do arquivo. Se necessário, durante ou após a importação, os arquivos podem ser reorganizados - renomeados, movidos para outras pastas, criando uma nova hierarquia de pastas, por exemplo, organizando os arquivos por ano, mês e dia.
• O programa possui cerca de 50 tags padrão para organizar o arquivo (palavras-chave, categorias, localização, projetos, direitos autorais, nome, descrição etc.), mas também é possível criar tags personalizadas para uma organização mais detalhada. Por exemplo, criamos tags personalizadas de Tipo de projeto, Tipo de construção e Setor de construção.
  
  
  
  Tag Management em daminion.net
  
• O programa reconhece tags que já estão contidas nos arquivos. Desde o primeiro dia, você pode usar essas tags para procurar arquivos, continuando o processo de marcação do archive. É muito conveniente procurar arquivos por data de criação, pois eles são extraídos dos metadados do arquivo. Se os profissionais de marketing precisarem de um arquivo com uma determinada resolução ou tamanho, é muito fácil encontrá-lo no Daminion (por exemplo, encontre uma foto de um apartamento com mais de 1000 Kb)
• Acesso multiusuário - enquanto várias pessoas marcam o arquivo, outras podem entrar no diretório e procurar arquivos
• Reconhece arquivos duplicados
• Totalmente russificado. Se desejar, você pode alterar o idioma para russo

Sumário

Juntamente com 30 soluções pagas, existem 4 opções gratuitas - Google Fotos , Apple iCloud Photos , XnView Mp , darktable , você pode escolher entre os produtos os mais adequados para as tarefas atuais. Tendo completado 16.000 fotos uma vez, não quero mais realizar essas proezas e, se tivesse que trabalhar com ela todos os dias, provavelmente escolheria algum tipo de automação. Quem tem experiência com gerenciamento de ativos digitais (rake, live hacks, insights) - compartilhe nos comentários.