As reuniões internas diárias no formato de stand-up ou apenas uma pequena reunião de equipe visam otimizar os processos de trabalho e sincronizar o trabalho. A tradição de organizar reuniões de 15 a 20 minutos foi firmemente estabelecida nas atividades da maioria das empresas modernas. As equipes de desenvolvimento ágil também praticam essas reuniões diárias. No entanto, as reuniões Kanban, Scrum ou XP diferem e incluem suas próprias regras e princípios.
Aqui você encontrará alguns argumentos essenciais para apoiar a importância das reuniões diárias do Kanban. Gostaríamos de compartilhar nossos pensamentos sobre o conceito principal das reuniões Kanban, seu valor para o fluxo de trabalho e dicas sobre como realizá-las adequadamente.
Pode parecer que administrar uma reunião Kanban diária não seja um grande talento. Parece simples, como qualquer outra reunião. No entanto, os gerentes de projeto provavelmente insistirão que esse evento diário é obrigatório e vale a pena ser realizado, pois pode ser considerado uma das importantes alavancas de gerenciamento de produtos.
Primeiro, é importante admitir que qualquer reunião interna é um dos elementos principais da cultura da empresa. Não importa qual seja a agenda da reunião: discutir o novo design de e-mail de boas-vindas ou planejar um novo recurso do produto - ele visa fornecer transparência.
Não simule eficiência e não execute a reunião como formalidade. Você não precisará mais de 15 minutos todos os dias, portanto,
dedique um tempo produtivo, pois mesmo esse tempo de trabalho desperdiçado para cada membro da equipe pode custar muito para sua empresa.
A prática mostra que a maioria das reuniões stand-up diárias estão agendadas para 11 e 12 da manhã. O que é surpreendente - mais de 60% deles começam sem uma agenda preparada.
Se retornar à realidade das equipes ágeis, o sentido central das reuniões diárias é liderar de maneira rápida, confiável e qualitativa todas as tarefas até sua conclusão.
Os gerentes de projeto (às vezes gerentes de produto ou proprietários de empresas) que frequentemente organizam essas reuniões se preocupam com como evitar tarefas rotineiras e dispostos a estar cientes do comportamento dos participantes e das coisas atuais.
Participantes da reunião não desejados
Existem papéis bastante prejudiciais e de alguma forma perigosos que devem ser eliminados:
- “ Um membro da equipe pseudo-viciado em trabalho ” que sempre parece estar extremamente ocupado. Eles geralmente vêm com um laptop porque têm dezenas de desafios críticos a serem resolvidos durante a reunião.
- " Uma pessoa está acostumada a se exibir " - provavelmente o funcionário mais ativo de todos os tempos, que gosta de criticar e comentar de maneira não construtiva. Seu principal objetivo é fazer com que todos apreciem sua posição ativa.
- " Um sono de olhos abertos " que participa apenas porque a reunião é a formalidade. Eles ouvem atentamente, mas na verdade não entendem nada.
- “ Um distrator ” - um membro da equipe que sai facilmente da agenda da reunião e pode abruptamente mudar para outro tópico.
- " Um fabricante de auto-relações públicas ", focado principalmente no próprio trabalho realizado e em sua importância global para o produto ou para toda a empresa.
Freqüentemente, as pessoas não diferenciam as reuniões diárias no Kanban e no Scrum. Aqui estão as principais diferenças:
Reuniões Kanban e Scrum
O principal é: a reunião do Scrum se concentra nas pessoas, o Kanban Stand up se concentra nas tarefas.Os métodos populares do Agile diferem nas reuniões diárias organizadas conduzidas por suas equipes.
- Uma reunião do Scrum tem como objetivo rastrear se a equipe é capaz de executar toda a iteração. Também ajuda a identificar os motivos pelos quais eles não podem ser executados (se houver) o mais cedo possível. Durante a breve reunião, os participantes compartilham os resultados do dia anterior e o status das tarefas atuais. Eles prometem realizar tarefas específicas neste dia. Os possíveis desafios também são compartilhados.
- Uma reunião de stand-up diário do Kanban se concentra em minimizar o tempo gasto nas tarefas em todos os seus estágios. Freqüentemente, essa reunião não é necessária, mas pode influenciar significativamente os processos de trabalho. As discussões geralmente ocorrem em torno de um quadro específico e identificam os gargalos atuais.
Reunião diária do Kanban: como isso geralmente acontece?
- Há um moderador que reúne todos os participantes. Essa função normalmente executa um gerente de produto.
- A equipe se concentra em um quadro Kanban que pode ser visualizado como um quadro branco físico ou apresentado com a ajuda da ferramenta de gerenciamento de projetos do tipo Kanban. Se os membros da equipe forem distribuídos em diferentes locais ou países, os gerentes poderão fazer uma ligação.
- Os membros da equipe exploram tarefas da direita para a esquerda, de cima para baixo. Eles discutem as opções para a transferência mais rápida para a próxima etapa.
- Todo mundo tem um discurso, se necessário.
- Quanto mais rápido cada tarefa for para a coluna mais à direita, menos tempo levará para trabalhar nela. A coluna da extrema direita é a conclusão do trabalho; as tarefas mais próximas da conclusão são de alta prioridade.
- Os motivos que impedem de mover uma tarefa específica para a coluna concluída são definidos. Se a tarefa estiver bloqueada, ela será marcada e acompanhada de um comentário sobre o motivo pelo qual foi bloqueada.
- Cada membro da equipe executa tarefas para movê-las para a próxima coluna e depois para a próxima.
As perguntas relevantes da reunião do Scrum também podem ser feitas durante o stand do Kanban com foco nas tarefas:
- No que eu trabalhei ontem?
- No que estou trabalhando hoje?
- Quais problemas estão me bloqueando?
Evitando tarefas atrasadas
Compreender as razões pelas quais tarefas específicas estão atrasadas ajudará você a tomar as medidas certas para acelerá-las efetivamente.
Os motivos habituais para tarefas atrasadas são os seguintes:
- Uma tarefa quando já chegou ao fim geralmente pode perder sua prioridade. O artista muda automaticamente para novas tarefas. Portanto, essa tarefa que não foi totalmente concluída, pode ser adiada por um longo tempo.
- Algumas tarefas podem ser "bloqueadas" durante a fase de aprovação. Isso pode ocorrer devido aos negócios do gerente de produto ou gerente de projetos.
- Quando o trabalho preenche o tempo selecionado. Todas as tarefas estarão localizadas em qualquer parte do quadro até que a iteração seja concluída. Se uma tarefa for realizada anteriormente, ela pode simplesmente não chegar ao último estágio. Portanto, você precisa "enviar" as tarefas até o lançamento, porque o objetivo da reunião do Kanban é reduzir o tempo gasto no trabalho na tarefa.
Etapas fáceis para otimizar a reunião Kanban
Como uma instrução simples, todo membro da equipe Agile deve ter em mente algumas regras durante a reunião do Kanban que ajudarão a evitar a rotina de tarefas:
- A pontualidade é uma das chaves do sucesso. Não se atrase e acostume-se a que o tempo fixo para a reunião interna seja algo obrigatório nos agendamentos dos membros da equipe. Há uma punição em muitas empresas de TI com o objetivo de fazer com que os participantes se esqueçam de se atrasar. Por exemplo, eles podem aprender um poema de cor para a próxima reunião de pé.
- Os dispositivos são prejudiciais durante um Kanban em pé. Antes da reunião, deixe seus smartphones e laptops na sua sala de trabalho. Além disso, 15 minutos livres de dispositivos serão úteis para descansar os olhos.
- A reunião kanban não deve ser transformada em uma sessão ou processo longo. O formato de uma reunião curta significa discussões rápidas sobre questões comerciais essenciais. Para ser criativo e capaz de controlar o tempo, use uma bola de jogo para "passar a palavra" para a próxima pessoa.
- Uma breve reunião kanban não se destina a discussões de grandes questões; portanto, não tente resolver problemas globais. É melhor marcar uma reunião especial para eles.
- Compartilhe informações, mas não denuncie. Sua reunião Kanban não é uma reunião de equipe comum, portanto, você precisa compartilhar dados com todos.
- Sempre se preocupam com suas habilidades oratórias. Tente evitar formulações vagas e expresse seus pensamentos claramente. Compartilhe as coisas mais importantes, deixando detalhes técnicos.
- Conheça a agenda. Antes do Kanban diário, pesquise e analise todos os status de suas tarefas.
- Por fim, respeite seu público e não os interrompa.
Considerações finais
Tendo em mente todas as regras básicas e tentando diferentes abordagens criativas para organizar as reuniões, você poderá realizar uma reunião Kanban diária eficaz e produtiva para sua equipe.
Qualquer posição bem-sucedida do Kanban deve terminar com novas idéias, decisões brilhantes e um plano de ação de curto prazo. Os gerentes de produto e todos os membros da equipe devem retornar aos locais de trabalho com um entendimento completo de seus status como o status de todo o projeto.
Todos devem ter algumas anotações necessárias em seus quadros Kanban e começar a pensar na reunião de status do dia seguinte.
Como é sua típica reunião diária do Kanban? Você presta atenção suficiente a essa parte do conceito Kanban? Sinta-se livre para compartilhar sua experiência e pensamentos.