Três dicas de gerenciamento de tempo para quem já tentou de tudo.

A otimização de tempo e cronograma não precisa ser uma tarefa matemática difícil

Se você pesquisar na Internet "dicas de gerenciamento de tempo", encontrará muitas páginas com recomendações - de blogs pessoais a artigos revisados ​​por pares - onde você será informado sobre um truque simples que poupará tempo, se livrará do estresse e aumentará a produtividade.

Muitas das recomendações são úteis, enquanto outras parecem boas demais para ser verdade. Mas, de fato, a abordagem correta é determinada pelo tipo de pessoas, tarefas, equipes e requisitos em questão.

Aprender a gerenciar seu próprio tempo pode ser difícil, e todos terão seu próprio caminho. Neste artigo, discutiremos várias abordagens errôneas comuns, bem como estratégias eficazes que podem ser usadas.

Traduzido para Alconost

1. Tarefas urgentes nem sempre devem ser executadas primeiro

Às vezes, você pode ouvir que primeiro precisa lidar com tarefas urgentes e que consomem menos tempo, pois é mais agradável removê-las do caminho e ganhar impulso para se concentrar no importante. Contudo, sob a influência do que os cientistas chamam de " efeito predominante da urgência " (tarefas urgentes têm mais prioridade do que tarefas importantes), você corre o risco de esquecer o planejamento estratégico e o uso do pensamento criativo.

Para um gerenciamento de tempo mais eficaz, é necessário adotar uma abordagem crítica para filtrar e organizar tarefas, além de evitar a priorização, dependendo do senso de urgência da tarefa - e isso ajudará a definir metas de longo prazo.

"Se você não priorizar as tarefas mais importantes ou tentar assumir demais, será difícil não cair em um buraco negro", escreve Michael Watkins , autor de The First 90 Days . Ele sugere ter em mente algumas metas claras e de longo prazo : “Reserve um tempo para esclarecê-las e obter apoio. Escreva-os e prenda-os na parede. Olhe para esses objetivos todos os dias e pergunte a si mesmo: "Como o que eu ajudo se move nessa direção?"

Uma das melhores dicas de gerenciamento de tempo para reduzir o impacto da priorização com base na urgência é arredondar as estimativas de tempo nas datas de conclusão do projeto. "Um bom ponto de partida é considerar que o projeto levará de 10 a 25% mais tempo do que o esperado", escreve Art Markman, professor da Universidade do Texas em Austin. "Isso permite ... fazer uma reserva para os pontos cegos do cérebro responsáveis ​​pelo planejamento do tempo."

No entanto, é importante lembrar que não existe uma maneira “certa” de planejar - é bem possível que, no seu caso, seja mais eficaz trabalhar sob a pressão da urgência das tarefas. Se você priorizar conscientemente, se comunicar com as equipes e fazer o trabalho necessário, sua abordagem também estará correta.

2. Concentre-se em gerenciar a atenção, não agendar

As recomendações de planejamento de tempo geralmente dizem que um desenvolvimento detalhado do cronograma ajuda a manter tudo sob controle e a alocar efetivamente o tempo, especialmente se você tiver vários projetos com diferentes resultados esperados. Mas, em alguns casos, o planejamento o dia inteiro pode criar restrições desnecessárias.

Como escreve Chris Bailey , autor da Hyperfocus. Como aprendi a fazer mais, gastando menos tempo , gerenciar a atenção é realmente muito mais importante do que gerenciar seu tempo: “Você pode aparecer em reuniões no horário marcado, pode seguir o cronograma - a maioria de nós é boa em gerenciar nosso tempo. Mas isso não pode ser dito sobre como gerenciar sua própria atenção.

Mesmo o melhor dia planejado pode ser completamente improdutivo se estivermos distraídos, e voltar a atenção para o caminho certo não é tão simples. Para aprender a “gerenciar melhor a atenção”, a instrutora de negócios Monique Walcourt sugere dedicar tempo à auto-reflexão diariamente : isso pode ajudar a entender o que se mostrou útil, o que não é e como proceder amanhã. "Se uma abordagem não funcionar, não continue tentativas infrutíferas, mas tente outra opção", ela escreve.

Você pode se aprofundar no planejamento ou agir sem um cronograma apertado, com um palpite - o principal é que, no seu caso, funcione. "Estratégias de produtividade ... perdem seu potencial motivacional se parecerem sem sentido", diz Walcourt. "Tente repensar o que precisa ser feito com base em seus próprios princípios principais - isso ajudará a concentrar-se melhor e manter o foco".

3. Pense sobre qual será o resultado, não apenas cruze tarefas

Uma das dicas de gerenciamento de tempo mais comprovadas é começar o dia com uma lista de tarefas. E, de fato: para muitos, trabalhar com ele é uma atividade calmante e gratificante, mas outros podem ficar atolados na rotina por causa disso.

Em um mundo sem falhas, as listas de tarefas nos ajudam a acompanhar se estamos lidando com as tarefas e não perdemos nada, além de proporcionar uma sensação de realização quando cruzamos outro item. Concentrando-se em realizações e priorizando a produtividade, podemos limitar a liberdade do pensamento criativo. As listas de tarefas geralmente fornecem bons resultados, porque fornecem um caminho claro para um resultado específico: faça A, depois B e depois C. No entanto, um estudo da Wisconsin School of Business mostra que, quando damos uma tarefa específica com uma solução clara, ela pode ser limitada.

Tente uma abordagem de gerenciamento de tempo mais flexível - concentre-se nos resultados , não na conclusão da tarefa. "Essa abordagem concentra as pessoas e equipes em um resultado específico, não em um processo para alcançá-lo", diz Jennifer Robison , editora sênior do Gallup Business Journal . "Portanto, os funcionários têm mais liberdade para usar seus próprios talentos únicos para alcançar objetivos à sua maneira".

Ao implementar uma cultura corporativa orientada a resultados, os gerentes podem aumentar o potencial inovador e o comprometimento de todos os funcionários. Se não for possível para você e sua equipe se concentrarem totalmente nos resultados, tente uma alternativa ao gerenciamento de tarefas individuais. Por exemplo, nas reuniões diárias de planejamento, uma equipe pode falar sobre prioridades e o gerenciamento de tarefas pode ocorrer de forma assíncrona on-line - ou pode ser centralizado nas mãos de um gerente de projetos.

Combinar dicas de gerenciamento de tempo

Na próxima vez que alguém disser que encontrou uma solução mágica para aumentar a produtividade, lembre-se de que é importante agir de maneira conveniente para si mesmo. Nossos sistemas e hábitos de produtividade pessoal deixam espaço para a criatividade e nos permitem focar nos mais importantes. Preste mais atenção no que, como e por que você está fazendo (de uma maneira conveniente para você), e você se encontrará no caminho para tornar sua vida profissional o mais produtiva possível.

Sobre o tradutor

O artigo foi traduzido por Alconost.

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