As decisões bem-sucedidas estão sendo alcançadas pelos esforços dos indivíduos. A colaboração deles é a chave do sucesso. Não importa se eles ganharam um campeão de basquete ou lançaram um novo produto de software.
Onde começa o caminho da equipe para o sucesso? Neste post, compartilhamos dez dicas essenciais sobre como melhorar as discussões em reuniões de equipe e descrevemos cinco métodos poderosos que aceleram as sessões de brainstorming. Profissionais de TI, isso também combina com você.
O brainstorming , em significado geral, é um método de criação de idéias para gerar inúmeras idéias criativas em um curto período de tempo. O processo parece essencial quando se deseja uma ampla gama de opções, idéias criativas e participação de todo o grupo.
Como idéia, o brainstorming surgiu pela primeira vez em 1942. O processo foi introduzido por Alex Faickney Osborn, fundador da BBDO, a famosa agência de publicidade dos EUA. Ele descreveu o brainstorming como uma técnica criativa inspirada no ambiente de trabalho da agência.
Osborn observou o trabalho diário no escritório e descobriu que, durante as reuniões da equipe, os funcionários não estavam propondo idéias brilhantes e soluções criativas.
O conceito de brainstorming inclui a definição de um problema para o qual soluções diferentes são geradas. Essas idéias são posteriormente aceitas ou rejeitadas. O processo acelera a estimulação da mente humana em direção
à solução criativa
de problemas .
Essa atividade de grupo se tornou um método revolucionário que pode ser usado em startups e corporações globais, independentemente dos setores.
Como executar um brainstorming eficaz? 10 regras
Preparação completa
Mesmo considerando a ética corporativa, é importante anunciar uma agenda de brainstorming dentro de alguns dias para permitir que os membros da equipe sejam preparados com antecedência.
Um gerente de projeto / gerente de produto ou outro moderador da reunião notifica todos os participantes e informa o local e a hora escolhidos.
O assunto do brainstorming define quem deve ser convidado - é improvável que um especialista em conteúdo seja útil em questões de desenvolvimento, e o diretor financeiro não precisa estar presente para discutir o conceito do blog e do plano de conteúdo da empresa.
Apresentando problemas corretamente
Quando os problemas são formulados de forma clara e correta, eles têm mais chances de serem resolvidos com sucesso. Isso é importante para todos os membros da equipe. É necessário identificar o problema sem nenhum esclarecimento adicional.
Estabelecimento de metas
A formulação de metas também é crucial para alcançar resultados globais. Quanto mais dados claros forem fornecidos, mais eficiente será o brainstorm.
Não tente descobrir continentes, basta seguir as grandes regras do
conceito de metas SMART , estabelecendo
objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado.
Geração de ideias
É predominantemente o estágio mais importante quando você observa como nascem soluções reais para o problema.
Idealmente, este é um fluxo contínuo das idéias mais triviais para as excelentes e surpreendentes soluções. Os participantes mais ativos geralmente apresentam as idéias mais bem-sucedidas durante a sessão de brainstorming.
Visualização de pensamentos
Baixar seus pensamentos ajudará a encontrar uma solução para qualquer problema mais rapidamente. Não seja preguiçoso e fixe suas iniciativas no papel. Isso ajudará a gerar idéias adicionais ou a construir uma cadeia de pensamentos abstratos.
Faça ilustrações e gráficos ou use ajudantes profissionais - pranchas Kanban convenientes com cartões.
Crítica (mas construtiva)
Na verdade, é melhor sem ele. Lembre-se de que é importante não apenas ouvir, mas também ouvir atentamente. Não interrompa seus colegas e deixe que eles falem com todos. Até a idéia mais louca tem o direito de existir. Criticalismo não governado pode diminuir o ritmo ou até ofender, mas ao mesmo tempo pode melhorar os processos de brainstorming.
Avaliação e priorização
O estágio de avaliação e classificação de idéias começa após discussões ativas. Este é o melhor momento para lembrar sobre técnicas e estruturas inteligentes de priorização que possibilitam o brainstorming.
Existem várias ferramentas e aplicativos online destinados a priorizar como parte do processo de brainstorming e visualizar as idéias mais importantes e extras.
Por exemplo, muitas dessas ferramentas propõem o uso de estruturas baseadas na matriz Eisenhower 2X2.
O gráfico de prioridades de lista de pendências no Hygger.io fornece os seguintes critérios:
- Vitórias rápidas - para as ideias principais.
- Apostas Grandes - para ideias com alta prioridade, mas que podem ser executadas mais tarde.
- Maybes - as idéias com menos valor e urgência, podem ser adiadas.
- Time Sinks - as idéias da prioridade mais recente.
Ajuda de terceiros
As discussões podem chegar a um impasse ou os votos dos participantes podem ser compartilhados igualmente. Se isso acontecer, não hesite em chamar cabeças novas.
Moderação
O coordenador do brainstorming deve gerenciar constantemente o processo de brainstorming e não "sair" da agenda nem por um minuto. Sempre há participantes tímidos que não falam a tempo. É importante acompanhar o tempo, fazer perguntas importantes e dar voz a todos.
Atenção
Não se distraia e não perca conclusões durante o brainstorm. Corrija todos os seus pensamentos para ter a oportunidade de retornar a eles mais tarde e analisar algo novamente.
Estudando o assunto, deparei-me com o
post do Quora de Ron Gibori, chefe do departamento de criação da Ideabooth. Entre as dicas típicas sobre como melhorar o brainstorming, ele sugere o seguinte:
Incentive "Campeões Individuais". A colaboração ajuda a ampliar o entendimento e as perspectivas, desencadeia idéias que um indivíduo pode não ter pensado por si próprio. É a idéia que ninguém mais vê, é clara na mente do indivíduo, mas ainda não foi ilustrada ou pensada o suficiente para intrigar o grupo. Esse é o papel do campeão individual.
Realizando brainstorms, você pode definir suas próprias regras ou seguir os princípios de uma das famosas metodologias criadas especialmente para discussões bem-sucedidas.
5 técnicas e práticas para capacitar brainstorms
Técnica de escada
A tomada de decisão nem sempre pode ocorrer sem problemas. Pode haver participantes mais ativos e os membros da equipe que preferem permanecer em silêncio se sua posição não ganhar o poder necessário.
A metodologia de escada é uma das abordagens mais simples, porém eficazes, para estimular a entrada de membros da equipe no grupo de tomada de decisão.
Algumas pessoas podem ganhar credibilidade desde o primeiro minuto e alguém precisará de muito tempo para lutar por reconhecimento. Esse fator pode ser a razão pela qual o brainstorming pode ficar fora de controle.
A escada foi descrita em 1992 por Steven Rogelberg, Janet Barnes-Farrell e Charles Lowe. A técnica motiva os membros da equipe a participar em um nível individual, sem influência indevida. Exclui a pressão dos membros mais ativos da equipe e não força as pessoas a "fecharem".
Escada portátil consiste em 5 etapas:
- Antes do brainstorming, as pessoas aprendem os detalhes sobre o problema que será discutido. Eles formam suas opiniões e idéias sobre como realizar a tarefa ou resolver o problema.
- Eles formam grupos de duas pessoas e começam a discutir o problema entre si.
- Um terceiro participante se junta ao grupo. Ele / ela compartilha idéias próprias para os dois primeiros participantes antes de ouvir suas idéias. Depois que os três participantes apresentaram suas soluções, eles discutem as possíveis opções juntos.
- Então a quarta pessoa se junta ao grupo e o processo é repetido, e assim por diante.
- Depois que todos os membros da equipe apresentaram suas idéias e as discutiram, a decisão final está sendo tomada.
Essa abordagem sistemática envolve todos os membros do grupo e permite que todos sejam ouvidos.
Técnica Delphi
O método Delphi permite considerar as opiniões de todos os membros do grupo, combinando consistentemente propostas e conclusões.
O método é bastante semelhante ao Stepladder, mas sua abordagem ao brainstorming é bem diferente. Todos os participantes no Stepladder são iguais.
Veja como funciona de acordo com o Delphi. O coordenador controla o grupo e gerencia o fluxo de informações. Pressupõe o anonimato dos membros do grupo. Os participantes podem não saber quem mais está participando (enquanto as reuniões na escada são realizadas cara a cara).
Esta prática requer mais pessoas. Eles são divididos em dois grupos:
- Especialistas para apresentar suas opiniões sobre o problema.
- Analistas para trazer opiniões de especialistas para a conclusão comum.
Existem três etapas subsequentes:
- A fase preliminar é sobre a seleção de especialistas (até 20 pessoas).
- O estágio primário, quando os especialistas estão estudando a questão principal e dividindo-a em partes menores. Os analistas selecionam as perguntas mais comuns e formam um questionário. Os especialistas recebem esse questionário e precisam reconhecer se há algo a acrescentar. Eles oferecem soluções próprias e exploram posições alternativas, avaliam a eficácia, a disponibilidade de recursos e a relevância das soluções. Em seguida, os analistas identificam as principais opiniões e tentam aproximá-las. As etapas são repetidas até que o consenso seja alcançado.
- A etapa analítica consiste em concordar com as opiniões dos especialistas, analisando os resultados e as recomendações finais.
Brainstorming reverso
É sempre mais fácil se comunicar negativo do que positivo. As emoções negativas provocam a fala, para que o brainstorming reverso possa se transformar em um evento emocionante.
O método reverso parece útil no caso de abordagens mais tradicionais não funcionarem mais.
Esse tipo de discussão é uma maneira radical de melhorar a atividade da equipe e obter resultados bem-sucedidos do contrário. Alguém pode chamá-lo de um processo negativo porque, em vez de gerar as melhores idéias, as pessoas são solicitadas a oferecer metas impossíveis. Talvez, os pensamentos negativos ajudem os membros do grupo a receber informações úteis sobre o que não funciona.
O brainstorming reverso é efetivo quando a empresa chega ao “beco sem saída” ou os membros da equipe estão esgotados.
Técnica de Rolestorming
O brainstorming de role-playing é um processo de jogo, mais adequado para equipes criativas. Às vezes, essa abordagem não formal permite ir além do aceito e obter idéias completamente novas, apresentando o problema em nome de outra pessoa.
Você pode gerar suas idéias como quiser. Coloque a máscara de Napoleão e imagine que você é Aretha Franklin ou John Travolta.
Cada membro do grupo descreve o próprio caráter e apresenta o desafio com sua possível solução do ponto de vista da pessoa descrita. Todas as idéias são discutidas no grupo.
Pisco de peito vermelho redondo
Para aplicar a metodologia Round-Robin, você precisará executar uma sessão de brainstorming com o princípio da criação de idéias circulares.
Isso não dura tanto quanto as técnicas anteriores. Quanto mais participantes, melhores resultados serão alcançados. O brainstorming de Round-Robin é melhor conduzido com uma grande mesa redonda.
- O moderador anuncia o problema ao público.
- Cada participante escreve sua própria decisão / solução em uma folha de papel.
- Todos os papéis com as entradas são enviados no sentido horário para o próximo.
- Cada membro do grupo deve apresentar sua idéia com base na idéia escrita e também anotá-la.
- Todos os papéis são transferidos e as rodadas são repetidas até que cada pessoa retorne sua folha. Finalmente, cada participante recebe seu próprio “banco de idéias”. Depois disso, as discussões começam.
Qual método escolher?
Você definitivamente encontrará sua melhor abordagem para realizar sessões bem-sucedidas de brainstorm, mas isso levará algum tempo.
Testando as técnicas, você descobrirá que o brainstorming não é uma perda de tempo, mas um ato real de melhoria da produtividade da equipe. Experimente todos e sinta-se à vontade para compartilhar seus pensamentos.