Quero compartilhar a experiência da evolução do uso de sistemas de banco de dados na escola de idiomas online GLASHA.
A escola foi criada em 2012 e, no início dos trabalhos, todos os 12 alunos estudaram nela, portanto não houve problemas em gerenciar o cronograma e os pagamentos. No entanto, com o crescimento, desenvolvimento e surgimento de novos alunos, surgiu a questão sobre a escolha de um sistema de banco de dados.
A tarefa era fazer:
- livro de referência para todos os clientes (alunos), mantendo seu nome, fuso horário, detalhes de contato e anotações;
- uma lista semelhante de professores com as mesmas informações sobre eles;
- criar um cronograma de professores no mesmo sistema;
- faça a geração automática de um livro de aulas;
- Acompanhe o histórico da sua turma
- contabilizar as finanças tanto para amortizar os orçamentos dos alunos quanto para pagar os professores;
- esquema de rastreamento de devedores estudantis;
- Caderno para anotações sobre algumas nuances das lições com lembretes pop-up.
Curiosamente, todos esses relatórios complexos foram feitos usando o Excel.
Além disso, as planilhas tornaram possível combinar os orçamentos dos alunos em um (se membros da mesma família estiverem envolvidos), combinar os orçamentos dos professores (se eles representam escolas parceiras), introduzir coeficientes diferentes para os professores, definir preços diferentes para os alunos, rastrear bônus e penalidades dos operadores das escolas do Skype , assista a análises de pagamentos e lições.
No entanto, quando o número de alunos aumentou para duzentas pessoas e o número de professores para 75, essa funcionalidade, feita à beira dos recursos do Excel, deixou de ser conveniente.
Em primeiro lugar, o número de relatórios se tornou insuficiente para o sistema de gerenciamento e, em segundo lugar, a versão offline exigia limpeza regular para manter a alta velocidade. Além disso, era necessária a integração com os bots para verificar as vagas gratuitas para professores, verificar o saldo a pedido dos alunos, enviar SMS para cancelar as aulas etc.
Com o tempo, criamos o aplicativo da web GLASHA, na verdade, é um
sistema ERP que permite planejar o carregamento do professor, manter horários pessoais dos alunos e acompanhar as finanças. Graças às diferentes formas de relatórios disponíveis, não há necessidade de uma correção mensal da base, houve a oportunidade de criar a conta pessoal de um cliente e fazer o upload de trabalhos de casa, testes para verificar o conhecimento, vincular a programação ao fuso horário de cada aluno etc.
Penso que esse sistema de planejamento seria útil para otimização em qualquer tipo de negócio.