Transformação digital de pequenas empresas do tipo faça você mesmo

Um erro comum dos empresários iniciantes é que eles não prestam atenção suficiente na coleta e análise de dados, na otimização dos processos de trabalho e no monitoramento dos principais indicadores. Isso resulta em desempenho reduzido e perda de tempo e recursos. Com processos ruins, você deve corrigir os mesmos erros várias vezes. À medida que o número de clientes aumenta, o serviço se deteriora e, sem análise de dados, não há um entendimento claro do que precisa ser aprimorado. Como resultado, as decisões são tomadas por capricho.

Para ser um negócio competitivo e moderno, além de produtos e serviços de qualidade, é necessário ter processos transparentes e coletar dados analíticos. Sem isso, é difícil entender o estado real dos negócios e tomar as decisões corretas. Portanto, é importante ter em seu arsenal as ferramentas necessárias, que não são apenas convenientes de usar, mas também que simplificam o trabalho e criam os processos mais transparentes.

Hoje há um grande número de ferramentas e soluções. Mas a maioria dos empreendedores não os utiliza, porque eles não veem os valores neles ou não entendem como usá-los, caros ou difíceis, e outros 100.500 também. Mas aqueles que descobriram, encontraram ou criaram essas ferramentas para si já têm uma vantagem a médio prazo.

Por mais de 10 anos, venho criando produtos e soluções de TI que ajudam as empresas a aumentar seus lucros através da automação e transformação digital de processos. Participei da criação de uma dúzia de startups e criei dezenas de ferramentas on-line que são usadas por centenas de milhares de pessoas em todo o mundo.

Aqui está um bom exemplo em minha prática que mostra os benefícios da transformação digital. Para um pequeno escritório de advocacia americano, minha equipe e eu criamos uma ferramenta para gerar documentos legais, o que permitia aos advogados gerar documentos mais rapidamente. E depois, expandindo a funcionalidade dessa ferramenta, criamos um serviço online e transformamos completamente a empresa. Agora eles atendem clientes não apenas em sua cidade, mas em todo o país. Ao longo de três anos, a capitalização da empresa cresceu várias vezes.

No artigo, compartilharei com você a experiência real na criação de um sistema transparente para monitorar indicadores básicos de negócios. Vou tentar incutir o valor do uso de soluções digitais, vou mostrar que não é difícil e nem sempre é caro. Então vamos lá!

Como tudo começou

Se você quer ter algo que nunca teve, deve fazer o que nunca fez.
Coco Chanel

Minha esposa estava cansada de ficar de licença maternidade e decidimos abrir uma pequena empresa - uma sala de jogos para crianças. Como tenho meu próprio negócio, o cônjuge está completamente envolvido na sala de jogos e ajudo em questões estratégicas e desenvolvimento.

Os detalhes de iniciar um negócio são uma história completamente diferente, mas na fase de coleta de dados e análise de concorrentes, além de destacar os problemas específicos desse negócio, prestamos atenção aos problemas de processos internos com os quais a maioria dos concorrentes não enfrentou problemas.

Para minha surpresa, no século XXI, praticamente ninguém fazia CRM pelo menos de alguma forma, muitos mantinham registros por escrito, em cadernos. Ao mesmo tempo, os próprios proprietários reclamaram que os trabalhadores estavam roubando, cometendo erros nos cálculos e eles tinham que gastar muito tempo para recontar e comparar com as entradas do livro de contas, dados sobre armaduras e depósitos foram perdidos, clientes deixados por motivos incompreensíveis para eles.

Analisando os dados coletados, percebemos que não queremos repetir seus erros e precisamos de um sistema transparente que minimize esses riscos. A primeira coisa que começamos a procurar soluções prontas, mas não conseguimos satisfazer plenamente nossos requisitos. E então eu decidi fazer meu sistema, embora não perfeito, mas funcionando e barato (quase de graça).

Ao escolher uma ferramenta, considerei os seguintes critérios: ela deve ser barata, ter flexibilidade e preço acessível e ser fácil de usar. Eu poderia escrever um sistema completo, poderoso e caro para esse negócio, mas tínhamos pouco tempo e um orçamento pequeno, além de não entendermos até o final se nosso projeto seria acionado e não seria razoável gastar muitos recursos nesse sistema. Portanto, no momento de testar a hipótese, decidi começar pelo MVP (Produto mínimo viável - o produto mínimo viável) e, no menor tempo possível, com um investimento mínimo, criar uma versão funcional e, eventualmente, modificá-la ou refazê-la.

Como resultado, minha escolha foi nos serviços do Google (Google Drive, Planilhas Google, Google Agenda). A principal fonte de entrada / saída de informações é o Planilhas Google, pois minha esposa tem experiência em trabalhar com planilhas e, se necessário, ela pode fazer alterações por conta própria. Também considerei o fato de que a ferramenta será usada por funcionários que podem não ser muito bons em usar um computador, e será muito mais fácil ensiná-los a inserir dados em uma tabela do que ensiná-los a trabalhar com algum programa especializado como o 1C.

Os dados inseridos nas tabelas são alterados em tempo real, ou seja, a qualquer momento você pode ver a situação da empresa, segurança interna, pode restringir o acesso a determinadas pessoas.

Projetando a arquitetura e a estrutura de dados

Uma sala de jogos para crianças oferece vários serviços básicos.

• Uma visita padrão é quando um cliente compra o tempo gasto na sala de jogos de seus filhos.
• Visita supervisionada - quando um cliente compra o tempo gasto na sala de jogos de seus filhos e paga mais pela supervisão. Ou seja, o cliente pode deixar a criança e cuidar dos seus negócios, e o funcionário da sala observará e brincará com a criança durante a ausência dos pais.
• Aniversário aberto - o cliente aluga uma mesa separada para comer e acomodar hóspedes e paga por uma visita padrão à sala de jogos, enquanto a sala está funcionando normalmente.
• Aniversário fechado - o cliente aluga o quarto inteiro, o quarto não aceita outros clientes durante o período de locação.

É importante que o proprietário saiba quantas pessoas visitaram a sala, quantos anos gastaram, quanto dinheiro ganharam, quanto gastaram (geralmente acontece que o administrador precisa comprar algo ou pagar por algo, por exemplo, entrega ou água), quantos aniversários houve?

Como qualquer projeto de TI, comecei pensando na arquitetura do sistema futuro e desenvolvendo a estrutura de dados. Como a esposa está envolvida nos negócios, ela sabe tudo o que precisa ver, controlar e governar; portanto, atuou como cliente. Juntos, realizamos um brainstorm e elaboramos os requisitos do sistema, com base nos quais pensei na funcionalidade do sistema e formei a seguinte estrutura de arquivos e pastas no Google Drive:



O documento consolidado contém informações gerais sobre a empresa: receitas, despesas, análises



O documento "Despesas" contém informações sobre as despesas mensais da empresa. Para maior transparência, dividida em categorias: despesas de escritório, impostos, custos com pessoal, custos com publicidade e outras despesas.


Despesas mensais


Tabela resumida de despesas do ano

Na pasta "Receita" existem 12 arquivos do Planilhas Google, um para cada mês. Estes são os principais documentos de trabalho que os funcionários preenchem diariamente. Eles contêm uma guia obrigatória do painel e guias para cada dia útil. A guia do painel exibe todas as informações necessárias para o mês atual para uma rápida compreensão das coisas, e também é possível definir preços e adicionar serviços.


Guia Painel


Guia Diário

No processo de desenvolvimento de negócios, necessidades adicionais começaram a aparecer na forma de descontos, assinaturas, serviços adicionais, eventos. Também implementamos tudo isso ao longo do tempo, mas este exemplo mostra a versão básica do sistema.

Criação de Funcionalidades

Depois que descobri os principais indicadores, trabalhei na arquitetura e no intercâmbio de dados entre entidades, iniciei a implementação. A primeira coisa que fiz foi criar um documento do Google Sheet na pasta Renda. Ele criou duas guias: painel e o primeiro dia do mês, no qual adicionou a tabela a seguir.


Planilha principal

Esta é a planilha principal com a qual o administrador trabalhará. Ele só precisa preencher os campos obrigatórios (marcados em vermelho), e o sistema considerará independentemente todos os indicadores necessários.

Para reduzir erros de entrada e conveniência, o campo "Tipo de visita" foi implementado com uma lista suspensa dos serviços que podemos editar na página do painel. Para fazer isso, adicione a verificação de dados a essas células e indique o intervalo de onde obter dados.



Para reduzir o erro humano nos cálculos, adicionei um cálculo automático das horas gastas pelo cliente na sala e o cálculo da quantia em dinheiro a pagar.

Para isso, o Administrador deve simplesmente marcar a hora de chegada do cliente (coluna E) e a hora de partida (coluna F) no formato HH: MM. Para calcular o tempo total gasto pelo cliente na sala de jogos, eu uso esta fórmula:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8) 

Para o cálculo automático da quantia em dinheiro para usar os serviços, tive que usar uma fórmula mais complexa, pois o preço de uma hora pode variar dependendo do tipo de serviço. Portanto, tive que vincular os dados à tabela de serviço na página do painel usando a função QUERY:

 =ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0) 

Além das ações principais, adicionei funções adicionais para eliminar erros indesejados de IFERROR ou ISBLANK, além da função ROUNDDOWN - para não mexer nas pequenas coisas, arredondei o valor final para o cliente.

Além da renda principal (tempo de aluguel), no jogo infantil há renda adicional na forma de serviços ou venda de brinquedos, e os funcionários fazem algumas pequenas despesas, por exemplo, pagam pela água potável ou compram doces para elogios, tudo isso também deve ser levado em consideração.

Portanto, adicionei mais dois tablets nos quais corrigiremos esses dados:



Para facilitar o trabalho com tablets, eu os colori e adicionei formatação condicional das células.

As tabelas principais estão prontas, agora você precisa resumir os principais indicadores em uma tabela separada para poder ver claramente quanto foi ganho por dia e qual parte desse dinheiro está disponível e qual está no cartão.



Para o cálculo total do dinheiro por tipo de pagamento, usei novamente a função QUERY:

 =QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''"»  «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''") 

No final do dia útil, o administrador precisa apenas verificar novamente a receita e não se envolver em recontagens manuais. Não forçamos a pessoa a fazer um trabalho extra, e o proprietário pode examinar e controlar a situação a qualquer momento.

Todas as tabelas necessárias estão prontas, agora basta duplicar a guia de cada dia, numerá-las e obter o seguinte.



Ótimo! Quase tudo está pronto, resta exibir todos os principais indicadores do mês na guia Painel.

Para obter o valor total da renda por mês, você pode escrever a seguinte fórmula

 ='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+ '12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+ '22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1 

onde D1 é a célula com receita diária e '1', '2' e assim por diante é o nome da guia. Exatamente da mesma maneira, obtenho dados sobre receitas e despesas adicionais.

Para maior clareza, decidi exibir o rendimento total por categoria. Para fazer isso, tive que fazer uma seleção e agrupamento complexos de todas as guias e, em seguida, filtrar e remover linhas vazias e desnecessárias.


Rentabilidade por categoria

A ferramenta de contabilidade básica está pronta, agora basta duplicar o arquivo para cada mês do ano.

Depois de criar a ferramenta de contabilidade e controle de receita, comecei a criar uma tabela de despesas, na qual levaremos em consideração todas as despesas mensais: aluguel, folha de pagamento, impostos, compra de mercadorias e outras despesas.

Na pasta do ano atual, ele criou um documento do Google Sheet e adicionou 13 guias, um painel e doze meses.


Guia Painel

Para maior clareza, a guia do painel resumiu todas as informações necessárias sobre gastos financeiros para o ano.

E em cada guia do mês, criei uma tabela na qual manteremos todas as despesas do dinheiro da empresa por categoria.


Guia Mês

Acabou sendo muito conveniente, agora você pode ver e controlar todas as despesas da empresa e, se necessário, ver o histórico e até fazer análises.

Como as informações sobre receitas e despesas estão em arquivos diferentes e não é muito conveniente para monitorar, decidi criar um arquivo no qual reuni todas as informações relevantes necessárias para o proprietário controlar e gerenciar a empresa. Chamei esse arquivo de "consolidado".


Tabela Resumo

Neste arquivo, criei uma tabela que recebe dados mensais das tabelas, para isso usei uma função padrão:

 =IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1") 

onde o primeiro argumento é o ID do documento e o segundo parâmetro é o intervalo importado.

Depois, reuniu o saldo anual: quanto foi ganho, quanto foi gasto, que lucro, lucratividade. Visualizou os dados necessários.

E por conveniência, para que o proprietário da empresa possa ver todos os dados em um só lugar e não percorrer os arquivos, integrei a capacidade de selecionar qualquer mês do ano e exibir os principais indicadores em tempo real.

Para isso, criei vários meses e um ID de documento



Em seguida, criei uma lista suspensa usando "Dados -> Validação de Dados", especifiquei o intervalo do link e configurei a importação com um link dinâmico para o documento

 =IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8") 

Conclusão

Como você pode ver, a melhoria dos processos nos seus negócios não é tão difícil quanto parece, e você não precisa ter nenhuma super habilidade para isso. Obviamente, esse sistema possui um grande número de deficiências e, com o crescimento dos negócios, será impossível usá-lo, mas para uma pequena empresa ou no início ao testar uma hipótese, essa é uma excelente solução.

Esta sala de jogos está trabalhando nessa decisão pelo terceiro ano, e somente este ano, quando já entendemos claramente todos os processos, conhecemos nosso cliente e o mercado. Decidimos criar uma ferramenta completa de gerenciamento de negócios online. Aplicativo de demonstração no Google Drive

PS

O uso de planilhas do Google não é muito conveniente para monitorar os negócios, principalmente por telefone. Então, criei um aplicativo PWA que exibe todos os principais indicadores de negócios em um formato conveniente em tempo real