Gerenciamento de Projetos

As abordagens ágeis estão ganhando popularidade devido à boa implementação do trabalho com incerteza devido à entrega constante do resultado. No entanto, quase todo processo Agile requer uma equipe dedicada para o projeto e fornece quase nada para o planejamento estratégico. A realidade da organização é que eles precisam cumprir todas as suas obrigações no prazo e na totalidade com os recursos disponíveis. Por outro lado, o gerenciamento de portfólio é um livro de aplicativos separado para o PMBoK e poucas pessoas o acessam, embora quase todas as organizações tenham “orientações” e recursos limitados.

Portanto, criei o método de gerenciamento de projetos de gerenciamento Pulse - o método Pulse (a seguir, o método). Trata-se de um conjunto de recomendações e regras baseadas na teoria de restrições, abordagens ágeis e gerenciamento de projetos que garantem o cumprimento das obrigações da Organização no prazo e na íntegra em condições de recursos limitados e alta incerteza no conteúdo dos projetos.

A história

Aconteceu que eu criei sistemas em tempo real, trabalhando constantemente em empresas com alto componente científico. Quando você precisa realizar muitos projetos de pesquisa e desenvolvimento (pesquisa e desenvolvimento), pesquisa e TI ao mesmo tempo, mas não pode contratar uma equipe dedicada para cada projeto. Ao mesmo tempo, cada unidade é um produto separado que precisa ser desenvolvido participando de várias atividades de pesquisa e desenvolvimento. Em outras palavras, existe um alto nível de conectividade do projeto e cada projeto é realizado para diferentes clientes.

Desde 2002, implementei o Agile na opção eXtreme Programming em empresas de TI, como engenheiro, como gerente, desde 2016 como consultor. Na tentativa de encontrar a melhor maneira de gerenciar engenheiros, reli tudo o que existe. Mas ainda não consegui encontrar a resposta para a pergunta "O que fazer nas condições de prazos apertados?" . Portanto, quando iniciei a Teoria das Restrições em 2011, recebi uma resposta para essa pergunta. E o método descrito é uma generalização da experiência pessoal e das melhores práticas que se complementam.

O objetivo deste artigo é apresentar os limites da aplicação do Método e o conceito básico. E também convidar para a discussão e implementação da abordagem descrita em suas organizações. A aplicação piloto do método na íntegra (anteriormente usei apenas elementos individuais) nos últimos seis meses mostrou resultados muito bons.

Limites de aplicativos

O mais importante é determinar os limites do aplicativo. Se você tiver condições ideais e estiver produzindo um Produto B2C sem restrições externas, o Método não ajudará muito. Mas se suas condições forem as descritas, o uso do método trará benefícios tangíveis.

O método Pulse é projetado para organizações baseadas no capital humano
e aqueles em condições extremas, quando é necessário cumprir todas as obrigações dentro do prazo e integralmente e não há como "preencher com dinheiro" e contratar mais recursos.

Como verificar se você está nessa situação:

1. O Diretor Geral se comunica regularmente com os Clientes, desculpando-se por não atender às expectativas (“manter defesa”).
   
2. A empresa tem um ritmo de entrega "rasgado", os clientes não recebem o prometido e não se sabe quando o receberão.
3. Os gerentes de projeto estão em constante estresse
4. É necessário o gerenciamento manual de tarefas pelo líder.
5. Os engenheiros não têm tempo suficiente para concluir as tarefas.

Você se reconheceu? Então siga em frente!

O que define um método

Como descobrimos os limites da aplicação, discutirei imediatamente o que o Método determina e o que não determina.

O método determina as regras básicas do jogo:

1. O método determina as regras para o planejamento de projetos e o trabalho no sprint
2. O método define as Regras de Priorização no portfólio de projetos
3. O método define as regras para monitorar o desempenho do trabalho
4. O método define as regras para reuniões e outros eventos necessários

E algumas outras regras. Regras - Programe a organização.

Conceito de método

Organização tridimensional

O método baseia-se em um modelo tridimensional de organização. A organização deve crescer em três direções ao mesmo tempo. Se houver um viés em qualquer direção, surgirão disfunções da Organização.


Três dimensões da organização

O método Pulse abrange todos os 3 vértices de um triângulo:

1. Metas - A organização deve estabelecer metas continuamente para cumprir promessas e buscar novas oportunidades de crescimento no mercado. Essa é uma direção do crescimento comercial, em outras palavras, "sobre dinheiro e desenvolvimento".
   
2. Processos e Regras - É necessário melhorar continuamente os processos de negócios e concordar com as regras.
3. Tecnologia e profissionalismo - é necessário melhorar continuamente as qualificações de especialistas e melhorar as tecnologias de design e produção.

Cada vértice do triângulo do modelo de organização possui um fluxo de decisão e precisa de aprimoramento contínuo. Se algum vértice do triângulo começar a dominar, será exibida uma lacuna entre outras partes, por causa disso, os conflitos aparecerão na Organização. Por exemplo:

• Quando o componente dos Objetivos “deixa a lacuna” das Tecnologias e Processos, os especialistas comuns têm uma situação nervosa devido ao constante fracasso em acompanhar os objetivos.
• Quando muita atenção é dada aos Processos, a burocracia aparece.
• Quando as tecnologias estão na liderança e o restante está para trás, há uma paralisia do “mercado desnecessário” e a incapacidade de manter um ritmo constante de desenvolvimento de novos produtos.

Fluxos de Decisão

Todas as decisões tomadas na organização podem ser divididas em fluxos de decisão. Cada decisão tomada em seu próprio nível leva a grandes mudanças no fluxo do próximo nível.

Fluxos de Decisão

Fluxo de implementação

Um fluxo de implementação é um fluxo de trabalho que precisa ser feito para obter resultados. São os resultados do fluxo de vendas que trazem renda e satisfação do cliente.

Controle de fluxo

O fluxo de gerenciamento - o fluxo de decisões de gerenciamento que afetam a qualidade do Fluxo de Implementação. O fluxo de controle pode acelerar o fluxo de implementação e diminuí-lo. O fluxo de controle coloca as metas no fluxo da realização. O fluxo de controle "programa" o fluxo de implementação.

Fluxo de melhorias

O fluxo de melhorias é um fluxo reflexivo de decisões que influenciam a qualidade do fluxo de controle. Essas são decisões de gerenciamento destinadas a melhorar o processo de tomada de decisão. Somente no fluxo de melhorias, analisamos os eventos passados ​​e podemos avaliar a qualidade das decisões tomadas, resolver os erros e tomar as decisões subsequentes melhor e gerar melhores resultados.

Aplicação

O trabalho em cada fluxo representa um sistema separado. É impossível melhorar o sistema enquanto estiver dentro do sistema (alvo), é necessário "subir" para o sistema de nível superior (supersistema) para tomar as decisões corretas em relação ao sistema alvo. Os fluxos são a capacidade de mudar o foco da atenção e o foco de aplicar esforços para alterar o sistema de destino.

Os esforços gastos na transição de um fluxo para outro são muito grandes em comparação com a transição para o mesmo fluxo, mas paralelo (por exemplo: a transição para a tarefa do fluxo da implementação de outro projeto). Portanto, reserve um tempo claro para trabalhar em cada thread. Mude seu estado de espírito ao trabalhar em outro Stream. Esteja ciente de qual stream você está e quais seus funcionários. Isso ajudará a aumentar a eficiência da linha e a eficiência dos funcionários.

Conclusão parcial

Nesta parte, descrevi as disposições básicas do método. Você pode encontrar reflexões desse conceito em qualquer outra estrutura de gerenciamento. Prestar atenção ao Decision Streams e desenvolver as Regras para alternar entre Streams de acordo com a estratégia de desenvolvimento da Organização em três direções pode servir como uma boa base para melhorar seu próprio sistema de gerenciamento.

Para ser continuado.

PS: Mas, se você quiser tudo de uma vez, existe o manual “Gerenciamento de Pulso: Gerenciamento de uma organização de projeto”.