Apesar da popularidade do tópico sobre gerenciamento eletrônico de documentos, nos bancos russos e no setor financeiro em geral, a maioria das transações é executada à moda antiga, em papel. E o ponto aqui não é tanto o conservadorismo dos bancos e seus clientes, como a ausência de software adequado no mercado.
Quanto mais complexa a transação, menor a probabilidade de realizá-la no âmbito do EDI. Por exemplo, uma transação de leasing é complicada porque pelo menos três partes participam dela - um banco, um arrendatário e um fornecedor. Uma garantia e um crédito hipotecário são frequentemente adicionados a eles. Decidimos que essas transações podem ser totalmente digitalizadas, para as quais criamos o sistema E-Leasing - o primeiro serviço na Rússia que fornece totalmente EDI em tais cenários. Como resultado, no início de julho de 2019, 37% do número total de transações concluídas com arrendamento passam pelo E-Leasing. De acordo com o corte, analisaremos o E-Leasing em termos de funcionalidade e implementação técnica.
Começamos a desenvolver o sistema no início de 2017. O mais difícil foi começar: formular requisitos de produtos, transformar idéias em uma tarefa técnica específica. Em seguida é a busca por um contratado. Preparação de TK, consultas - tudo isso levou cerca de quatro meses. Quatro meses depois, em novembro de 2017, foi lançado o primeiro lançamento do sistema, que é rápido o suficiente para um projeto tão ambicioso. Na primeira versão do E-Leasing, havia funções de solicitação e assinatura de documentos - não apenas os principais, mas também contratos de garantia e outros contratos adicionais que podem ser necessários no processo de trabalho sob um contrato de leasing. Em março de 2018, adicionamos a capacidade de solicitar documentos como parte do monitoramento e, em julho do mesmo ano, o envio de faturas eletrônicas.
Como funciona o leasing eletrônico
Começamos a desenvolver o sistema no início de 2017. Todo o caminho desde a formulação dos requisitos do produto até a escolha de um fornecedor e o lançamento da primeira versão levou menos de um ano - fomos lançados em novembro.
Uma solicitação de um pacote de documentos de contrapartes é feita em nosso sistema comercial, com base no banco de dados Corus SQL e no Microsoft Dynamics NAV 2009. Todos os documentos que os participantes enviaram como parte da transação são enviados para armazenamento lá. Frontend é um portal de E-Leasing que permite que fornecedores e clientes solicitem, baixem, imprimam e assinem documentos usando UKEP (assinatura eletrônica qualificada aprimorada).
Agora vamos analisar a operação do sistema em mais detalhes, de acordo com o esquema acima.
Uma solicitação é gerada a partir da entidade "Cartão de contraparte" ou "Projeto". Ao enviar uma solicitação, os registros são gerados na tabela de consulta. Ele contém uma descrição da solicitação e dos parâmetros. O objeto codeunit é responsável por gerar a solicitação. Uma entrada na tabela é criada com o status Pronto, o que significa que a solicitação está pronta para ser enviada. A tabela de consulta contém uma descrição do corpo da solicitação. Todos os documentos solicitados estão na tabela de documentos. Quando um documento é solicitado, o valor "Solicitado" é definido no campo "Status do EDI".
Um trabalho em um servidor CORUS em execução em um agente SQL monitora entradas com status Pronto na tabela de consultas. Quando esse registro é encontrado, a tarefa envia uma solicitação ao portal E-Leasing. Se o envio foi bem-sucedido, o registro é marcado na tabela com o status Respondido, se não, com o status Erro. O resultado da resposta é registrado em tabelas diferentes: o código de resposta do servidor e uma descrição do erro, se a solicitação não pôde ser enviada, em uma tabela; registros que descrevem o corpo da resposta para outro e para o terceiro registros com arquivos obtidos como resultado da solicitação, com o valor Criar no campo Status e o valor Verificar no campo Status da verificação. Além disso, a tarefa monitora eventos do portal E-Leasing e gera consultas nas tabelas de consulta, que ele próprio processa.
Outra tarefa monitora entradas na tabela de documentos recebidos com o valor Criar no campo Status e o valor Verificado no campo Status da digitalização. A tarefa é executada a cada 10 minutos. O antivírus é responsável pelo campo Status da verificação e, se a verificação for bem-sucedida, o valor Verificado será gravado. Essa funcionalidade pertence ao serviço IB. O objeto da unidade de código é responsável pelo processamento dos registros. Se a entrada na tabela de documentos recebidos foi processada com êxito, ela será marcada no campo Status com o valor Success e o documento solicitado no campo "Status do EDI" na tabela de documentos receberá o status "Recebido". Se não foi possível processar o registro na tabela de documentos recebidos, ele é marcado no campo Status com o valor Fail e a descrição do erro é registrada no campo "Texto do erro". Nada muda na tabela de documentos.
A terceira tarefa monitora todos os registros na tabela de documentos que possuem um valor não vazio no status e não o valor "Aceito". A tarefa é realizada uma vez por dia às 23:30 e retira toda a documentação contratual não assinada para o dia atual. A tarefa gera uma solicitação para excluir a documentação contratual nas tabelas de solicitações e respostas e altera o campo "Status" para o valor "Recuperado" na tabela de documentos.
E-Leasing pelo usuário
Para o usuário, tudo começa com o recebimento de um convite para ingressar no EDI do nosso gerente de clientes. O cliente recebe uma carta e passa por um procedimento simples de registro. As dificuldades podem surgir apenas se o local de trabalho do usuário não estiver pronto para trabalhar com uma assinatura eletrônica. Uma parte significativa das chamadas de suporte técnico está associada a isso. O sistema permite que a contraparte conceda acesso à conta pessoal de seus funcionários - por exemplo, contadores para trabalhar com faturas etc.
RegistoO esquema adicional de trabalho também é o mais simples possível para cada uma das partes. A solicitação de documentos de transação, bem como a assinatura de documentação contratual, é realizada através da definição de tarefas em nosso sistema interno.
Pedido de DossiêDepois de enviar a um cliente qualquer solicitação ou documento para assinatura, uma notificação será enviada ao seu e-mail informando que uma atividade correspondente foi gerada em sua conta pessoal. A partir de sua interface, o cliente envia um pacote de documentos para o sistema, coloca uma assinatura eletrônica e podemos considerar a transação. Depois disso, a documentação contratual é assinada no percurso "Fornecedor - Cliente - Sberbank Leasing".
Contrato atualO gerenciamento eletrônico de documentos, no nosso caso, não implica necessariamente nenhuma ação do cliente do começo ao fim. Você pode se conectar ao sistema em qualquer estágio da transação. Por exemplo, um cliente forneceu um dossiê em papel e decidiu assinar um acordo no EDI - esse cenário pode ser implementado. Da mesma forma, os clientes que possuem um contrato de leasing válido com o Sberbank Leasing podem se conectar ao E-Leasing para receber faturas eletrônicas.
Tendo calculado o efeito econômico do uso do E-Leasing, oferecemos aos clientes um desconto adicional pelo uso do serviço. Verificou-se que a ausência da necessidade de ir ao cliente e ao fornecedor para assinar, além de imprimir e costurar os contratos,
reduz o custo da transação (criação e manutenção) em 18% .
Como o projeto se desenvolverá
No momento, o E-Leasing é estável, embora não perfeitamente. O mecanismo para o envio de faturas eletrônicas a nossos funcionários ainda não é fácil de usar. O problema é explicado pelo fato de que esse procedimento em si é bastante complicado, pois o operador EDI está constantemente envolvido nele. Ele emite um recibo que emitiu uma fatura, o gerente assina esse recibo. Em seguida, o usuário do outro lado (o cliente) assina um aviso e recibos, que passam novamente pelo operador de gerenciamento eletrônico de documentos. Nas versões futuras, tentaremos tornar esse processo mais conveniente. A funcionalidade "solicitação de monitoramento de documentos", bastante relevante para grandes clientes, também está localizada na "zona de desenvolvimento".
Nos próximos seis meses, planejamos mudar o sistema para uma nova plataforma, que otimizará o trabalho com o EDI, tornará a interface mais compreensível e agradável ao usuário e expandirá a funcionalidade da sua conta pessoal. E também adicione novos recursos - desde a geração de uma solicitação até a visualização de documentos para todas as transações que o cliente realizou por meio do E-Leasing. Esperamos que o sistema, ao qual clientes, fornecedores e fiadores já estejam participando ativamente, se torne ainda mais conveniente para todos.