Como manter o foco enquanto trabalha em um escritório de plano aberto?

Onde você trabalha melhor?

No ano passado, fiquei muito fascinado pelo debate sobre escritórios de plano aberto e estava interessado em conselhos sobre como manter o foco sob o fluxo de distrações. Os gerentes insistem que é necessário interagir com os colegas. Professores - no que você precisa se concentrar . Como encontrar um equilíbrio entre isso e aquilo?

A resposta pode não ser tão simples quanto retornar às cabines cercadas. Mesmo em escritórios a portas fechadas, nem sempre era possível esconder as distrações do mundo virtual. Agora, quando as novas tecnologias permitem que você fique sempre em contato, a atitude em relação à comunicação com os colegas mudou.

Graças ao SMS, as chamadas foram percebidas como um meio de comunicação excessivamente invasivo. As conversas transformaram o email em uma rotina chata. Desativar notificações ajuda a não se distrair, mas torna realmente possível entrar em um estado de "fluxo" - ou será que estamos apenas construindo cada vez mais bunkers isolados?

Jennifer Brook, como especialista em pesquisa de RH no Dropbox, entrevistou muitas pessoas de todo o mundo . A partir de conversas com profissionais do conhecimento de várias áreas, ela aprendeu como eles alternam entre dois ambientes de trabalho.

Traduzido para Alconost

"Houve um exemplo tão interessante quando eles me disseram:" Gosto no escritório, mas não posso trabalhar no que exige concentração ""
- Jennifer Brooke

Brooke diz: “Muitos expressaram a ideia de que o tempo ideal para trabalhar no escritório é de dois a três dias por semana, e a mesma quantia em casa. Os entrevistados disseram regularmente: "Gosto muito do escritório, mas não posso trabalhar no que exige concentração".

Estudos mostram que os funcionários geralmente reclamam das distrações inerentes aos escritórios de plano aberto. Por exemplo, um dos problemas é que, quando as pessoas estão conversando no escritório, geralmente estão falando sobre algo que pode lhe interessar. David Barkus escreve em um artigo da Harvard Business Review :

“A conversa tranquila dos colegas e um leve zumbido de ventilação devem ajudar a se concentrar. O problema pode ser que nós, nos escritórios, não podemos impedir-nos de conversar com outras pessoas e não nos deixar interromper quando queremos nos concentrar. ”

Para não se distrair, os funcionários usam sinais externos - por exemplo, fones de ouvido - que permitem que você mergulhe no trabalho. Mas quando os colegas querem entrar em contato com você, isso causa transtornos. Como resultado, os líderes de equipe geralmente precisam proteger seus subordinados das distrações.

“Eles isolam seus subordinados do resto para que possam se concentrar. Os líderes de equipe da empresa são um tipo de intermediário que fornece proteção e apoio aos seus funcionários, diz Brook. - Assim, a conversa sobre bunkers entra em uma conversa sobre fronteiras. As equipes, departamentos dentro das organizações, especialmente as grandes, precisam de limites. Mas, ao mesmo tempo, precisamos de pessoas que possam fornecer troca de informações e processamento de consultas de uma maneira mutuamente benéfica e satisfazer as necessidades de nossa equipe e da organização. ”

"O mecanismo de interação aleatória de idéias foi construído na arquitetura do espaço".

A questão é: como definir limites flexíveis sem interromper o fluxo de trabalho?

Muitos se lembram da maneira do Bell Labs de organizar um espaço de trabalho que incentiva a polinização cruzada de idéias. "Os cientistas da pesquisa tinham seus próprios laboratórios, salas e escritórios", diz Brooke. "Mas, para chegar à sala certa no prédio, eles tiveram que fazer uma longa caminhada pelo corredor em que inevitavelmente se encontravam com outros funcionários." O mecanismo de interação aleatória de idéias foi incorporado à arquitetura do espaço. ”

Isso abriu caminho para um tipo de “ aprendizado conjunto de simulação ” que ajuda a aplicar o conhecimento adquirido e a melhorar o intercâmbio entre a organização.

“Como as organizações podem garantir o trabalho dos funcionários em equipes para que, por um lado, tenham limites de proteção contra distrações e, por outro lado, alguma permeabilidade à comunicação? - Brooke pergunta. “Para que surjam idéias, que os funcionários trabalhem em tarefas não abrangidas pelo projeto, para que encontrem tópicos de interesse para eles, outras pessoas e grupos com os quais interagir?”

Os funcionários não precisam esperar até que um gerente intervenha, outro intermediário ou empresa mude seu estilo de trabalho. Brooke diz que existem estratégias diferentes que você pode experimentar para encontrar uma maneira de manter o foco e ainda estar aberto à interação.

Jennifer começou a perceber que os funcionários da organização começaram a fechar o acesso a seus calendários.

"Muitas das conversas conduzidas como parte do estudo no verão passado tiveram um grande impacto em como organizei minha vida e trabalho no ano passado", diz Brooke. - Um dos métodos de tal organização, escolhi meu calendário. "Eu mudo o cuidado de manter as fronteiras para o calendário, porque é meu intermediário no trabalho com a empresa".

“Tentei fazer isso: três dias por semana, o horário do meu calendário não deveria ser ocupado por outros funcionários e, nos outros dois dias, pelo contrário, a interação é incentivada. Por alguma razão, o método "silêncio de três dias + dois dias de comunicação" funcionou perfeitamente ".

Jennifer começou a perceber que os funcionários da organização começaram a fechar o acesso a seus calendários, e isso a inspirou a fazer o mesmo - controlar sua própria agenda.

“Eu meio que tenho intervalos de tempo que podem ser preenchidos com as horas de trabalho necessárias para concluir meu trabalho”, explica Brooke. - Esse é o conceito de borda permeável, certo? "Quero que todos na organização entendam que você pode falar comigo ou tirar um tempo no meu calendário."

Brooke diz que essas manipulações simples com o calendário influenciaram a maneira como os outros se relacionam com as reuniões com ela: “As pessoas que não estão familiarizadas comigo costumam entrar em contato para pedir permissão e esclarecer o contexto da próxima comunicação. E isso é uma comunicação mais respeitosa. Se você tem um belo jardim e uma cerca em volta dele, ninguém escolhe seus tomates: você provavelmente será perguntado primeiro se isso pode ser feito. ”

No entanto, após concordar com uma reunião, mais uma decisão importante deve ser tomada: quanto tempo deve ser alocado para isso?

"Nos calendários, a unidade de tempo padrão é a hora", diz Jennifer. - E acho que de certa maneira controla nosso tempo e atenção. Ao mesmo tempo, parece-me que reservar uma hora para uma reunião é estúpido. Uma hora gasta em uma conversa requer outra hora para se preparar, e a mesma quantia para mais reflexão e outras ações. Acontece que uma reunião por hora geralmente resulta em três a quatro horas úteis. ”

Como resultado, resta menos tempo para realizar o trabalho necessário. Então, como você encontra um local e um horário para isso - em calendários e escritórios?

Os escritórios de plano aberto não se tornaram uma utopia para os empregadores no sentido de trabalharem juntos, mas parece que teremos que trabalhar neles no futuro próximo . Enquanto isso, não encontramos um novo paradigma para organizar o espaço do escritório - aprimore sua capacidade de manter o foco e procure maneiras de proteger seu tempo de trabalho contra "invasões". Porque, mesmo que você não controle o ambiente em que trabalha, poderá controlar suas fronteiras.

Sobre o tradutor

O artigo foi traduzido por Alconost.

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