Habr, olá!
Todo mundo que trabalhou em pelo menos uma grande empresa distribuída geograficamente com uma rede de filiais em todo o país, enfrentou o problema: “Como informar as partes interessadas sobre os serviços e serviços que você fornece em sua unidade? Como evitar a duplicação de relatórios / desenvolvimento funcional devido à fragmentação das equipes de TI de diferentes regiões de um vasto país, como centralizar dados e relatórios, como reduzir os custos da empresa para o desenvolvimento de relatórios? ”
Esse problema não passou na nossa equipe, a equipe de business intelligence para gerenciamento de dados. Mas como transmitir informações sobre o que temos atualmente, em quais projetos estamos trabalhando e como interagir conosco? Falaremos sobre nossas ferramentas de comunicação e espero que você compartilhe suas recomendações.
Começamos com a construção de um portal. Para um início rápido, foi criado um wiki no qual eles refletiam os principais aspectos de seus serviços e processos. Então eles paralelaram suas atividades. Por um lado, eles começaram a trabalhar em um portal completo com uma interface conveniente e funcional. Por outro lado, eles estavam preenchendo o conteúdo do wiki com o objetivo de reutilizá-lo ainda mais.
Então, vamos falar sobre o conteúdo que queremos transmitir. Nosso principal objetivo era fazer o banco de dados de relatórios implementados na empresa - “Cadastro de Relatórios”. A idéia é ótima, mas ... surge a pergunta imediatamente: "Quais dados devem ser indicados no registro para que o usuário entenda que tipo de relatório é e se combina com ele?"
De fato, se indicarmos o nome, obviamente isso não será suficiente e, se indicarmos tudo o que sabemos no relatório, incluindo a pilha tecnológica, será um claro excesso de informações, o que pode assustar.
Então, onde está esse meio termo que permitirá ao usuário entender as principais informações importantes no relatório, mas não será redundante para ele? Todos provavelmente responderão a essa pergunta à sua maneira, mas compartilhamos com você nossa abordagem da lista:
- O nome do relatório - bem, tudo está claro, sem saber o nome, é impossível usar o relatório.
- Uma breve descrição do relatório - tudo está claro aqui também, o nome nem sempre reflete totalmente a essência do relatório, portanto, na breve descrição, indicamos os principais indicadores e seções para os quais ele foi elaborado.
- Sistema de relatórios - este item é relevante se você tiver mais de um sistema de relatórios. Você precisa entender em qual sistema de relatório o relatório é implementado.
- Frequência da disponibilidade de dados - isso pode ser realmente importante para os usuários. Por exemplo, um relatório é atualizado mensalmente e, para fins específicos, é necessária uma atualização diária.
- A profundidade da disponibilidade dos dados - é importante entender quantos dados existem no relatório.
- Link para a documentação - se, depois de analisar tudo o que indicamos anteriormente, o usuário estiver interessado no relatório, poderá entrar e ver um documento com uma descrição mais detalhada, que descreve todos os requisitos detalhados.
- Pessoa de contato - um funcionário que pode aconselhar colegas em caso de perguntas no relatório.
- Link para o relatório - se houver um entendimento de que o relatório é adequado, você poderá clicar imediatamente no link e entrar no formulário de relatório.
E agora em ordem.
1. Glossário
Nas grandes empresas, todos falam idiomas diferentes. Para um departamento, o endereço é o endereço para registro e, para o outro, o endereço da residência real.
Como resolver este problema? Um único vocabulário de termos, abreviações e conceitos altamente especializados vem em auxílio - um glossário. Para o desenvolvimento do qual começamos.
2. O registro
No registro, refletimos todos os relatórios, mas havia muitos deles. Não é necessário contar que o usuário verá tudo o que está listado nele. As pesquisas por palavras-chave nem sempre funcionam corretamente. Para ajudar na pesquisa, dividimos todos os relatórios por áreas de assunto e exibimos esse campo nos filtros.
E o que mais pode ser incluído no registro com o objetivo de informar? Já existe a seu critério, mas ainda existem muitas opções: o cliente que gera relatórios (ou seja, que geralmente define os requisitos para esses relatórios), as fontes iniciais de informações (ou seja, de onde os dados chegam ao armazenamento), uma ferramenta de visualização e muito mais.
O registro é suficiente para resolver as necessidades do usuário sem uma descrição detalhada da composição do atributo? Claro que não. E para cada relatório, começamos a preparar essa descrição.
Obviamente, indicar apenas o nome do atributo será pequeno. Portanto, decidimos indicar os seguintes pontos:
- O nome do atributo - tudo está claro
- Descrição do atributo - aqui o significado comercial do termo é indicado e, se for calculado, a lógica comercial do cálculo
- Tipo de atributo - dimensão ou métrica
- Categoria de atributo - um atributo é simplesmente um filtro, ou é refletido apenas no relatório, ou geralmente está presente como um filtro e como um atributo do relatório
Glossário e interação do registro
E agora temos uma ferramenta conveniente para visualizar relatórios implementados na empresa, e isso já é uma grande vitória. E novamente aparece ...
Mas qual é a relação entre o Registro do relatório e a descrição geral do relatório, o registro do relatório com uma descrição detalhada do relatório e um glossário?
Para responder a essa pergunta, vejamos o diagrama:
Portanto, o usuário pode iniciar a pesquisa no registro do relatório com uma descrição geral ou no glossário.
E então as transições são configuradas:
- Glossário - Descrição detalhada dos relatórios - com essa transição, quando você clica no nome do termo, você será levado à página para uma descrição detalhada do termo, que exibe relatórios que usam esse termo. Através do nome do relatório, você pode acessar o registro de relatórios.
- Registro de relatório - Descrição detalhada dos relatórios - nessa transição, quando você clica no nome do relatório, será direcionado para uma planilha com uma descrição detalhada do relatório, onde a estrutura de atributos é indicada. Através de cada atributo, você pode acessar o glossário.
Assim, pudemos conectar as duas principais ferramentas de relatório para os relatórios implementados e estabelecer as bases para um processo completo de Data Lineage.
Mas estes não são todos os serviços de informação que implementamos. Além dos relatórios desenvolvidos, queríamos mostrar quais dados temos no repositório e com que frequência eles são baixados. Para esses fins, publicamos um mapa de dados no portal.
3. cartão de dados
Como precisávamos de uma ferramenta simples e compreensível que qualquer usuário interessado pudesse usar, criamos um painel composto por duas guias:
- Na guia principal, mostramos todas as fontes conectadas ao nosso repositório. E temos muitos deles - mais de 150 peças. Porém, informações sobre o nome das fontes não seriam úteis se não refletíssemos os regulamentos e as datas planejadas de carregamento. Então, adicionamos essas informações.
- Na segunda guia, já temos informações detalhadas para tabelas e atributos por camadas de armazenamento. A estrutura e descrição das tabelas da camada operacional, carregadas no formato de origem a partir da origem. E a estrutura da camada analítica - a camada de casos de exibição de relatórios.
A julgar pelo feedback recebido, essa ferramenta foi muito útil para nossos usuários e clientes comerciais. Sem entrar em contato com os especialistas do nosso departamento, eles puderam ter uma idéia geral dos dados que operamos no repositório.
O que mais você gostaria de transmitir sobre o portal? Além dos serviços de informações que nos informam sobre o que foi implementado, publicamos seções sobre as atividades atuais no portal. Nossas atividades são divididas em dois grandes fluxos - desenvolvimento e projetos lineares. Como parte do desenvolvimento linear, estamos desenvolvendo relatórios sobre as necessidades atuais dos clientes comerciais e, no âmbito dos projetos, as principais atividades de infraestrutura relacionadas ao desenvolvimento do próprio armazém. Portanto, no portal, publicamos todas as informações sobre essas atividades - metas, objetivos, participantes do projeto, plano de trabalho, marcos.
Nem um único portal
Se você pensou que estávamos fixados no portal, não é assim. Para garantir a transparência dos processos e informar os clientes sobre as etapas das tarefas, contratamos o Jira. Na sua essência, o Jira é um sistema mais adequado para organizar o suporte e o desenvolvimento. Mas o lado negativo de Jira é que ele praticamente não possui recursos de gerenciamento de tempo. As datas da programação devem ser realizadas fora, por exemplo, no MS Project.
Como fornecer ao cliente um formato familiar de planejamento de tempo em uma ferramenta moderna para organizar o trabalho de nossa unidade? Para nós mesmos, encontramos uma solução na instalação do plug-in BigGantt.
Quais novos recursos esse plug-in trouxe para a funcionalidade do JIRA:
- Há um recurso de hierarquia para todas as épicas \ tarefas \ subtarefas
- Agora você pode criar dependências entre tarefas com base no gráfico de Gantt
- Agora você pode planejar o próximo sprint diretamente na interface do plugin
- Agora você pode exibir visualmente as atividades atuais no formato de um gráfico de Gantt.
Como resultado, o cliente teve a oportunidade, a qualquer momento, de ver as estatísticas reais sobre a implementação de tarefas na forma de um relatório e um gráfico de Gantt.
Tudo parece estar claro com as ferramentas do portal. Mas como garantir que os usuários descubram nossos produtos à medida que aparecem e são lançados no mercado? Para resolver esse problema, introduzimos a prática de enviar resumos regulares. O formato e o conteúdo do resumo foram processados várias vezes antes de sair para o boletim. Mas, no final, chegamos à abordagem mais conveniente:
- Eles refletiram informações minimamente úteis sobre a tarefa, um link para os requisitos funcionais dos negócios e uma pessoa de contato para o projeto.
- Dividimos os resumos em 2 tipos: mensalmente no desenvolvimento linear e trimestralmente nas atividades do projeto.
- Responsável pela preparação, verificação e regulamentos de treinamento acordados.
Quando o resumo está pronto, surge a pergunta com os destinatários: para quem enviá-lo e como criar uma lista de endereçamento? Inicialmente, preparamos a lista de discussão com base nos comentários dos parceiros de negócios das áreas. Depois, pediram recomendações sobre os contatos dos próprios destinatários. Então, temos uma lista que cobre o público-alvo principal. De resto, os interessados no boletim informativo tiveram a oportunidade de se inscrever por conta própria no portal DataOffice ou de enviar uma solicitação para uma única caixa de correio.
A próxima maneira de informar, que começamos a usar em casa, é através de seminários on-line. Nos seminários on-line, falamos sobre nossos processos, abordagens para a implementação de tarefas, as principais áreas de atividade para o desenvolvimento linear de relatórios, um plano / fato sobre a implementação de tarefas de relatórios. Esse formato acabou sendo muito conveniente, pois você pode receber feedback imediatamente e discutir questões em aberto.
Para que informações úteis não sejam perdidas em nenhum lugar e possam ser obtidas rapidamente, salvamos todos os seminários on-line no portal.
Mas não paramos com esses métodos de informação, começamos a interagir ativamente com os colegas no âmbito das Guilds, comunidades auto-organizadas de especialistas de diferentes direções e projetos. Nossa empresa já lançou associações de arquitetos, gerentes de projeto e analistas. Dentro da guilda, discutimos práticas comuns, desenvolvemos um conjunto de ferramentas e uma abordagem conjunta. Agora, estamos desenvolvendo ativamente o projeto “mitapnaya interno”, projetado para aumentar a eficácia dos mitaps e interessar outros colegas em se conectarem a eles.
Até agora, é tudo o que queremos contar sobre nossas ferramentas. Mas não paramos por aí e continuamos a trabalhar no desenvolvimento de nossas comunicações. Teremos o maior prazer se a nossa experiência for útil para você!
Equipe do DataOffice