Continuo uma série de publicações sobre o gerenciamento de uma organização de projeto em condições em que há muita necessidade de cumprir todas as obrigações no prazo e na íntegra e há um limite de recursos. A
última vez que falei sobre o conceito de Gerenciamento de Pulso (Método de Pulso, a seguir denominado "Método"), e agora abordaremos o tópico de ferramentas.
Falando sobre abordagens ágeis como Scrum ou eXtreme Programming no treinamento, você inevitavelmente toca no tópico de valores e princípios. Mas quando você começa a introduzir os mesmos métodos na organização, verifica-se que os valores são bons, mas eles não atendem aos objetivos da empresa. Como esses são os
valores da existência do próprio processo , esses valores são importantes para melhorar os princípios do processo de trabalho, a fim de aprimorar os métodos do processo com base em princípios. Uma empresa pode ter seus próprios valores, o que é realmente importante para ela como um "organismo vivo". Muitas vezes, isso é levado à missão da empresa.
Ferramentas do método de gerenciamento da organização
Com base no conceito do Método, a organização se desenvolve em três direções: Objetivos, Processos, Tecnologias e existem três Fluxos de Pensamentos entre os quais alternamos.O método determina as principais ferramentas para maximizar os esforços de toda a Organização para cumprir obrigações:
- Acordo sobre princípios, valores e objetivos
- As regras
- Acordo de qualidade
- Ritmo
Cada Ferramenta de método usada separadamente não produzirá o efeito de todos juntos.
Acordo de Princípios, Valores e Metas
O método Pulse não fornece princípios e valores prontos para a organização do processo; só podem ser seus valores e princípios de acordo com os quais você toma decisões. O método é baseado em suposições e, se você concorda com elas, pode usar as ferramentas do método na íntegra ou encontrar um análogo de acordo com sua realidade.
Regras da organização e pré-requisitos de método
O método Pulse é baseado nas seguintes premissas (regras):
- Existe uma empresa para ganhar dinheiro hoje e no futuro.
- Cumprimento de alta qualidade das obrigações para com o Cliente no prazo e na íntegra
- A previsibilidade do cumprimento das obrigações por uma organização é importante para cada cliente.
Objetivos da organização
Com base nessas premissas, você deve determinar para sua organização
- A missão e os objetivos da organização.
- Valores - o que é importante e o que não é importante para sua organização. O que você mais valoriza no comportamento dos funcionários.
- Princípios de trabalho - as regras pelas quais você buscará e aperfeiçoará os métodos para alcançar os objetivos da Organização.
As regras
Concordar com as regras
A organização deve ter regras. Se houver regras, você poderá controlar sua implementação. As regras estabelecem clareza de intenção e propósito. Mas deve-se ter em mente que as pessoas não trabalham apenas de acordo com as regras; quanto mais detalhada a instrução, menor a probabilidade de serem executadas. Portanto, crie regras para que possam ser implementadas.
Organização do programa de regras
Quando as regras são criadas e funcionam, a Cultura da organização "aqui é aceita" é exibida. Ao moldar e concordar com novas regras, você altera o comportamento da Organização. Regras aceitas e aplicadas programam a Organização.
Conflito - Oportunidade de Crescimento
A presença de conflito não é boa nem ruim. O conflito é o ponto de crescimento da Organização. Se houver um conflito, não escolha uma solução de compromisso e não atrase a resolução do conflito. Atrasar uma solução para o conflito leva à destruição da Organização e uma solução de compromisso à estagnação. Freqüentemente, a causa do conflito está em desacordo com as regras ou com a maneira como a tarefa é implementada. Decida a situação, não a pessoa. Procure um ponto em que seus objetivos e interesses convergem.
Acordo de Qualidade
Qualidade do trabalho
A qualidade do resultado deve ser "excelente" ou "o mais excelente possível". A má qualidade do trabalho "mescla" os esforços da Organização. Não importa quão bem você planeje, a má qualidade matará seus planos devido a alterações. Um grande número de alterações viola o ritmo do trabalho de especialistas e reduz a motivação.
Qualificações de qualidade dos funcionários
A qualidade dos funcionários deve ser a mais alta possível. Quaisquer que sejam seus objetivos ambiciosos, e não procurou garantir a alta qualidade dos Produtos, você não será capaz de alcançá-lo se seus especialistas não tiverem as qualificações. O nível de qualificação também é um indicador de qualidade.
Qualidade das decisões
A qualidade das decisões gerenciais tomadas leva ao sucesso ou fracasso, independentemente da qualidade de outros componentes. Somente garantir a qualidade em todos os níveis e evitar soluções de comprometimento pode tornar uma organização eficaz e inovadora.
Ritmo
O ritmo sincroniza toda a organização e todas as ações. O ritmo fornece um tempo garantido para passar a solução do nível estratégico de gerenciamento para o operacional. Todas as decisões de melhor qualidade podem ser enterradas se a empresa estiver fora de sincronia e não houver entendimento de quando a decisão chegará ao contratado comum e sua implementação será monitorada.
O ritmo pode ser:
- Dia
- Semana (ou duas, três)
- Mês
- Trimestre
- Ano
O ritmo define o loop de feedback e a taxa de reação para mudanças nas condições e no ambiente. Obviamente, se ocorrerem cataclismos ou alguém morrer, não será necessário aguardar o próximo evento rítmico para relatá-lo. Em todos os outros casos, é necessário aderir ao ritmo.
O ritmo de um organismo vivo é o pulso. Se uma organização muda, ela melhora - ela está viva. O pulso é o ritmo de uma organização viva.
Ritmo de sincronização
O ritmo da sincronização fornece pontos de controle intermediário e concentra-se em dificuldades emergentes no processo. As pessoas, em regra, não gostam de dizer que têm um problema. Se você perguntar "você tem algum problema com a tarefa?", Obteremos a resposta "Não, não tenho problemas". E quando "não há problema", então não há nada a melhorar.
Se o ritmo de sincronização não for definido, a capacidade de puxar o funcionário para fora do estado de "pensar em um problema" aumenta, como resultado, o ritmo de trabalho do funcionário se torna rasgado e improdutivo. Como resultado, é criada uma situação em que “é impossível trabalhar em um ambiente como esse” e o engenheiro simplesmente para de tentar mergulhar no problema que está sendo resolvido e é distraído por problemas que não estão funcionando.
O ritmo do planejamento operacional
O ritmo do planejamento operacional fornece reconciliação contínua de planos com resultados e ajuste de planos. É impossível planejar algo novo se você não tiver verificado o que já foi feito de acordo com seus planos anteriores. O ritmo do planejamento operacional pode ser: uma semana, 2-3 semanas ou um mês. O principal é que ele seja permanente. O período de tempo entre os eventos de planejamento é chamado Sprint.
O ritmo do planejamento garante a transferência de decisões de nível superior da liderança da organização para o nível mais baixo de execução. As atividades de planejamento concentram-se em objetivos imediatos, mas não se esqueça de transferir objetivos estratégicos para o nível de execução que combina todas as atividades no Sprint.
O ritmo do planejamento estratégico e tático
O ritmo do planejamento estratégico e tático fornece planejamento de trabalho com vários meses de antecedência. Quanto mais o plano é desenvolvido, maior a confiança no futuro dos funcionários e menor o nível de ansiedade e estresse. No entanto, lembre-se de que não é o plano em si que é importante como resultado do planejamento, quaisquer planos estão mudando constantemente, as etapas para criar um plano são importantes.
O ambiente externo está mudando constantemente, portanto, qualquer plano de longo e médio prazo deve ser revisto. Periodicidade da revisão - trimestre, ano.
O ritmo de introdução de melhorias
Os eventos de ritmo de melhoria definem a disciplina para a melhoria contínua em uma organização. As atividades nesse ritmo devem ser sincronizadas com os ritmos de estratégia e planejamento, pois abrangem diferentes períodos de análise.
O evento para analisar a experiência passada e desenvolver um plano de melhoria é chamado Retrospectivo.
Conclusão parcial
Analisamos quatro ferramentas básicas de gerenciamento de pulsos. Provavelmente você encontrará semelhanças com outras abordagens gerenciais, como eu disse, o método é baseado em soluções existentes, determinando as regras do jogo em uma organização com vários projetos. E, em suma, todo o método em quatro formulações:
- Defina a missão, valores e princípios da sua organização
- Concordar com as regras, programa de regras da organização
- Trabalhe em ritmo constante. Se houver um ritmo, a organização estará viva.
- Determine o nível de qualidade. A má qualidade mescla todos os esforços.
Todas as outras partes do método são um conjunto de regras baseadas nas premissas.
Para ser continuado .PS: Mas, se você quiser tudo de uma vez, existe o manual “Gerenciamento de Pulso: Gerenciamento de uma organização de projeto”.