Três dicas para o gerente / gerente de preparação para automação contábil“Sistema de contabilidade - um sistema de informações para coletar, processar e relatar dados sobre os ativos e operações de negócios de uma organização”
Mikhail Tecman Drobitko
Você é o proprietário da empresa. Você percebeu que é hora de analisar seus negócios em números. Encontre gargalos, vazamentos de dinheiro e informações, simplifique e calcule tudo.
Ou você, o gerente intermediário da empresa, e finalmente informou o Big Boss que a automação contábil e de negócios não é apenas legal, mas vital.
E agora você vai à empresa de TI, para que os especialistas o ajudem a implementar o sistema de contabilidade. Você vai e tem medo: "E se eles me cobrarem agora 100500 milhões de dólares, mas eu nem vou entender - para quê? E se eu me divorciar, como em uma inspeção técnica, em vez de uma substituição planejada de óleo e fluido de freio, novos blocos e exaustão do motor serão fervidos? ”
Especialmente para que proprietários e gerentes de nível médio entendam o que esperar, começaremos com o básico - informaremos do que as empresas de TI vêm quando oferecem diferentes soluções de contabilidade.
Três níveis de tarefas para sistemas de contabilidade
As principais tarefas que os sistemas de contabilidade para negócios resolvem são divididas em três níveis. Cada nível subseqüente é mais avançado em relação ao anterior.
Nível 1. Colete todos os dados em uma grande pilha, criando um único espaço de informações. Na maioria das vezes, esse problema é resolvido sem levar em consideração a conveniência do usuário. Os funcionários de empresas cospem, juram e de alguma forma dominam novas funções - embora as considerem desnecessárias e redundantes. Mas ainda domina, e um único espaço de informação começa a ser preenchido com significado e números.
Nível 2. A tarefa do segundo nível é tornar o sistema contábil “com um rosto humano”, uma interface amigável e funcionalidade clara. Com esse sistema, deve ser fácil trabalhar para cada usuário. O efeito de resolver tarefas do segundo nível pode ser diferente - desde a redução dos custos de mão-de-obra e do número de funcionários, até o início do trabalho com tarefas que, em princípio, não podiam ser alcançadas antes da automação.
Nível 3. Nesse nível, as tarefas do proprietário da empresa começam a ser resolvidas - aumentando a transparência e a capacidade de gerenciamento da empresa. Os sistemas de contabilidade ajudam a formar fatias de dados, com base nas quais o proprietário ou gerente pode tomar decisões específicas de gerenciamento. Para isso, os custos e benefícios de muitas operações específicas devem ser apresentados em termos numéricos. Isso ajudará a ver vazamentos, gastos ou roubos ineficientes ou vice-versa - para identificar as áreas mais eficazes e fortalecê-las.
Os especialistas que trabalham com sistemas de contabilidade são guiados por suas tarefas. Se você precisar apenas de um espaço unificado de informações, o profissional responsável não terá nenhuma ferramenta interessante para tomar decisões gerenciais. Como é mais longo, mais caro, mais complicado e provavelmente você não será capaz de usá-lo - requer qualificações. Se você deseja obter uma ferramenta conveniente, por exemplo, para “fazer vendas rápidas”, e as decisões de gerenciamento não são sua diocese, os especialistas também levarão isso em consideração.
Conclusão: o sistema de contabilidade comercial resolve três tarefas principais.
- Criação de um único espaço de informação.
- Identificação de gargalos, pontos de crescimento.
- Assistência na tomada de decisões gerenciais.
Dica um: olhe ao seu redor, estremeça sobriamente e identifique as tarefas que o sistema contábil deve resolver. Como sua empresa mudará como resultado da introdução do sistema? E se você não é um usuário experiente dos sistemas de contabilidade, talvez encontre e pergunte: “O que o sistema pode oferecer em geral? Mostre-me o seu?
Três camaradas
Imagine que três camaradas moram na mesma cidade - Mitya, Gennady e Oleg.
Mitya confundiu o negócio de vender balões e decorar festas e eventos. Gennady abriu um serviço de táxi e Oleg começou a emitir microempréstimos para os aflitos.
Mitya mantém registros de uma maneira simples, no Google Docs e parcialmente no Excel, e até conta algo nos dedos (os profissionais às vezes chamam isso de sistema contábil de porcaria e cola). Quando (e se) seus volumes de vendas aumentam, essa contabilidade pode se tornar problemática.
A Gennady identificou as áreas de negócios em que a automação é mais importante e comprou uma solução em caixa projetada especificamente para o setor de táxi. Possui um conjunto limitado de módulos - estação de trabalho de um motorista, estação de trabalho de um despachante e um aplicativo móvel para usuários. Para contabilidade tributária e de pessoal, a Gennady utiliza produtos 1C tradicionais. Esse conjunto é adequado especificamente para táxis, mas se Gennady estiver envolvido no transporte de carga, ele não poderá puxar essa coruja no mundo - ele precisará procurar outras ferramentas.
O trabalho do domínio de Oleg requer a contabilidade e o controle mais severos. Se ele não administrar bem os fluxos financeiros, seu negócio terminará tão alto e rápido quanto Drevprom, Elephant Finance e Home Money. Oleg construiu vários sistemas de contabilidade prontos em seus negócios, mas rapidamente superou as soluções de caixa e pensou em algo mais afinado, menos típico - em um sistema 100% exatamente relevante para suas especificidades.
A resposta para a pergunta "Aqui nessas três empresas - qual das soluções está correta, ideal?" Eu não tenho Todas as opções têm o direito de existir, todas elas funcionam e ajudam a resolver os problemas de negócios de seus proprietários. A diferença entre eles está apenas no custo e na quantidade de conforto para os usuários. Portanto, quando três vizinhos de negócios procuram os desenvolvedores de TI para obter ferramentas de contabilidade, eles recebem soluções diferentes - e isso está correto.
Dica dois: prepare informações para os especialistas em TI sobre o escopo da empresa; sobre quem usará o sistema e como; como você mantém registros agora; sobre o que você não gosta agora e o que deseja do sistema no futuro.
Aqui está o resumo que estou enviando aos clientes. Por um lado, facilitará a busca de um idioma comum com especialistas em TI que desenvolverão o produto; por outro lado, ajudará você a entender melhor a finalidade do futuro sistema.
Dinheiro e restrições "de cima" e "de baixo"
Dois parâmetros-chave que afetarão a escolha dos sistemas contábeis para a empresa são o orçamento e a competência do tomador de decisão.
Hoje, no mercado, existem várias ferramentas que ajudarão a estabelecer a contabilidade, do shareware ao valor de vários milhões de rublos por mês. Quanto maior o seu orçamento para o desenvolvimento / implementação de um sistema de contabilidade para negócios, mais soluções estão disponíveis para você. Mas o orçamento e o número de opções adequadas dependem não apenas da disponibilidade de dinheiro para sua empresa - mas também do seu entendimento das tarefas que seu sistema deve resolver.
Se for oferecido a Mitya, que é parcialmente ingênuo nos negócios, desenvolver um sistema sofisticado, legal, super conveniente e contábil para todos os processos de negócios em geral, ele não concordará. Em primeiro lugar, ele não tem dinheiro para isso. E, segundo, se ele tem dinheiro, ele não precisa, de qualquer maneira - o sistema de "porcaria e paus" em seu nível funciona muito bem! E ele será oferecido - o que? - Sim, apenas refinamento e aprimoramento deste sistema de trabalho. Isso pode ser chamado de restrição “de cima”: existem soluções que são boas demais para Mitya, obviamente demais.
Se Gennady não for lançar, além de um táxi, compartilhamento de carro ou transporte de carga, é improvável que ele precise desenvolver um sistema de contabilidade individual. Ele precisa de ajuda para selecionar soluções em caixas mais convenientes, modernas e informativas criadas especificamente para sua esfera de negócios. E, é claro, em sua implementação e integração entre si. É isso que bons especialistas lhe oferecerão.
Mas quando Oleg chegar aos desenvolvedores de TI, a situação será fundamentalmente diferente. Oleg é um empresário próspero; ele entende perfeitamente que contabilidade e controle são uma boa metade do sucesso de seus negócios de microempréstimos. Sem rastrear e avaliar a eficácia de todos os processos de negócios, ele não representa o trabalho de sua empresa. Ele precisa desenvolver um sistema de contabilidade do zero e especificamente para suas necessidades. Portanto, Oleg notará que parte das decisões que ele pode pagar pode ser considerada não flexível e informativa o suficiente - e isso é uma limitação no número de soluções contábeis disponíveis "de baixo para cima".
Dica três: decida quanto, com base na situação financeira e na sua compreensão das tarefas de negócios, você deseja gastar em ferramentas de contabilidade. Geralmente, é a partir da discussão do orçamento que especialistas em TI experientes começam a se comunicar com você (eles conhecem dezenas de soluções para o seu problema e escolhem entre as que você pode pagar).
Por que se incomodar? Excel é a solução mais legal!
Eu tenho uma opinião:
os sistemas de automação e contabilidade nos negócios não são apenas uma moda. Esta é uma necessidade e uma oportunidade para uma empresa atingir um novo nível.
Deixe-me dar um exemplo: conheço o proprietário da empresa X, que estava envolvida na venda on-line de produtos para crianças. Em apenas 4 anos de operação, esta empresa se tornou líder de mercado. Como eles fizeram isso? Inicialmente, eles fizeram uma declaração muito ambiciosa: "Entregaremos seu pedido em qualquer lugar da Rússia em 24 horas". Por um dia para qualquer lugar em um país enorme - isso é muito legal! E isso requer grande precisão e eficiência de cada processo de negócios. Depois de depurarem, padronizarem e automatizarem tudo o que puderam em seu trabalho, eles conseguiram - e, como resultado, entraram no top 3 de seu setor.
Existem centenas de outras lojas online de produtos infantis - que estão bastante satisfeitos com sua participação de mercado e seus lucros: investem um mínimo em contabilidade e controle de processos de negócios, obtendo o mesmo desenvolvimento orgânico
mínimo .
Os “outros” podem funcionar e lucrar sem o sofisticado sistema desenvolvido pela empresa X? Claro que sim! Mas eles podem se tornar de ponta usando o Excel? Suponho que você mesmo saiba a resposta.
Resumir
Para entender o que e por que os profissionais de TI oferecem a você , use nossas três dicas. Decida suas tarefas, pense sobre onde e como você crescerá e decida quanto está disposto a investir no desenvolvimento de seus sistemas de contabilidade pessoal.
Por onde começar?
Analistas de negócios experientes têm um ditado: a automação do caos gera o caos automatizado. Se você está se perguntando "por onde começar" - talvez esse ditado seja sobre você. Nesses casos, o primeiro passo geralmente se torna o cenário da contabilidade gerencial. Isso é mais sobre procedimentos e processos do que sobre programação. O analista de negócios ou o diretor financeiro faz esse trabalho, ajudando o proprietário a entender quais tarefas podem, em princípio, ser resolvidas pelo sistema contábil. E até veja suas oportunidades de trabalho antes de começar a programar e investir na aquisição de um sistema. Experimente - e talvez seja o próximo no top 3. Boa sorte