Há algum tempo, enfrentei a escolha de uma ferramenta para gerenciar pequenos projetos usando a metodologia SCRUM. Eu tinha muita experiência no uso de várias ferramentas, incluindo Jira, Asana, Trello, etc., mas nenhuma delas era totalmente adequada para o meu projeto: algumas eram monstruosas demais e outras careciam de recursos importantes para mim. Como resultado, tive que inventar a ferramenta, com base no Planilhas Google.
Os requisitos que eu fiz para o instrumento foram os seguintes:
- Baixo consumo de tempo: inserir uma nova tarefa, priorizar uma lista de pendências ou alterar o status de uma tarefa deve levar um tempo mínimo.
- Limite de entrada baixo para todos os participantes do processo.
- Visibilidade e minimalismo: queria ver o backlog, as tarefas de sprint e o progresso atual em uma tela. E enquanto não vê nada supérfluo.
- Além disso, crie um gráfico de burndown por horas (trabalho restante) e não por tarefas fechadas.
- Possibilidade de controle claro e conveniente: se todas as horas são fixadas, se todos os status são atualizados.
Parte dos requisitos foi ditada pelo fato de que neste projeto eu combinei duas funções: gerente de produto e projeto, por isso desejava que o tempo gasto no gerenciamento da equipe fosse mínimo, para que houvesse tempo para o gerenciamento do produto.
Como resultado, foi possível criar uma ferramenta realmente conveniente e satisfatória para meus requisitos, que passou pelo teste do tempo, passou por várias modificações e agora está pronta para informar o público sobre isso. Acredito que alguém possa achar útil.
Vista geral
A visão geral da ferramenta é mostrada na captura de tela:
Os números indicam as seguintes áreas principais:
- Lista de pendências do produto
- Lista de pendências do Sprint
- Horas restantes para tarefas
- Gráfico de burndown
Como mencionado acima, um dos requisitos para a ferramenta era o minimalismo; no entanto, o modelo foi projetado para que fosse possível adicionar colunas adicionais (por exemplo, uma coluna com um link para um documento que descreve uma história do usuário) e nada quebraria.
Como usá-lo
As etapas básicas do uso da ferramenta estão descritas abaixo, todas as capturas de tela são clicáveis.
O início do projeto. Preencher lista de pendências
Abrimos um modelo virgem em branco e começamos a preenchê-lo com tarefas e páginas do usuário. Como resultado, a planilha assumirá aproximadamente o seguinte formato:
A priorização da lista de pendências é feita organizando tarefas mais altas ou mais baixas na lista. E aqui um ponto importante deve ser observado: o Google Sheets, ao contrário do MS Excel, suporta arrastar e soltar linhas da tabela com um arrastar e soltar regular: basta pegar o número da linha com o mouse e movê-lo quando necessário. No entanto, ele não substitui outras linhas, mas fica entre elas. Sem esse recurso, nada teria acontecido.
Planejamento
Antes do planejamento, defina os parâmetros do sprint: indique o número de dias (campo dias do sprint) e também indique os dias úteis do sprint no cabeçalho da tabela. Inicialmente, havia uma ideia de marcar datas automaticamente, no entanto, no final, cheguei à conclusão de que é mais fácil preenchê-lo manualmente e não se preocupar em processar feriados, eventos corporativos etc.
No planejamento, avaliamos e decompomos tarefas, atribuí-las a artistas e arrastá-las para o backlog do sprint, onde controlamos o carregamento de cada artista.
Aqui é necessário fazer algumas explicações:
- A decomposição de tarefas é realizada por meio de uma convenção de nomenclatura, quando a tarefa e a subtarefa são separadas por dois pontos: " Tarefa : subtarefa ".
Uma variante do modelo foi implementada, onde uma coluna especial foi selecionada para a hierarquia, na qual era possível selecionar a tarefa raiz na lista suspensa (formada automaticamente a partir da lista não processada), mas a prática mostrou que essa complicação é desnecessária.
- É claro que, para controlar o carregamento de artistas, é possível criar uma agenda bonita e separada, mas eu não queria desorganizar a interface com uma agenda que é necessária apenas uma vez por sprint. Portanto, decidi pela opção mostrada na captura de tela - ela se mostrou bastante conveniente. Se houver muitas tarefas e desenvolvedores, eles podem ser selecionados usando o filtro, para que seja mais conveniente selecionar com o mouse.
Desempenho do Sprint e relatórios diários
No final do dia útil, cada desenvolvedor registra o número de horas restantes para cada uma de suas tarefas. Quando a tarefa estiver concluída - defina como zero. Com base nesses dados, um gráfico de burndown é construído. Na minha opinião, esse é o tipo ideal de relatório: ele não requer muito tempo e permite avaliar significativamente com mais precisão o progresso do desempenho do sprint em comparação com o momento em que a burndown se baseia em tarefas fechadas.
Eu também gostaria de chamar a atenção para a conveniência de controlar a relevância dos dados: basta apenas um olhar para entender as tarefas que os desenvolvedores ajustaram o relógio e as quais esqueceram.
Planejando um novo sprint
Quando o sprint termina, começamos a planejar um novo sprint. Para fazer isso:
- Crie uma cópia da folha com o sprint recém-concluído
- Exclua todas as tarefas concluídas dele.
- Para tarefas inacabadas, transferimos o número de horas restantes do último dia do sprint para o dia da coluna 0.
Em seguida, repetimos todas as ações descritas na seção "Planejamento".
A abordagem com cópia de folhas permite minimizar o trabalho manual e preservar o histórico de todos os sprints anteriores: às vezes é útil ver o que aconteceu com alguns sprints de volta para nós.
Sobre o teste
Mas e os testes? - você pergunta. O teste foi organizado da seguinte forma: simplesmente criamos outra planilha em que todos os erros encontrados foram inseridos. E então nós os corrigimos no sprint atual ou os inserimos no backlog do projeto e planejamos sua implementação juntamente com as tarefas usuais nos sprints a seguir.
Em vez de uma conclusão
Você pode baixar o modelo aqui . Está completamente pronto para uso: basta salvar uma cópia e começar a usá-la.
Apenas no caso: é claro, não exorto todos a sair e mudar para o gerenciamento de projetos usando o Planilhas Google. No entanto, a vida é uma coisa diversa e é bem possível que alguém se encontre com um projeto para o qual essa ferramenta será a melhor escolha.