Todo gerente sabe como é resolver um problema. Essa é uma atividade diária para muitas pessoas e geralmente leva aos melhores resultados. Se você ignorar ou admitir problemas em seus negócios, os concorrentes poderão passar rapidamente por você e sua empresa ficará para trás.
Qualquer ação que vise solucionar um problema deve identificar esse problema específico e suas causas. Entendendo as causas, você poderá definir prioridades e escolher alternativas para a melhor solução, além de implementar diretamente essa solução. A capacidade de resolver problemas internos e externos em tempo hábil e tomar decisões responsáveis é o que os gerentes devem aprender desde o início de sua carreira. Neste artigo, identificaremos atividades poderosas de solução de problemas e analisaremos algumas técnicas e exercícios eficazes para o trabalho em equipe.
A ideia de resolução de problemas
Estratégias bem definidas de solução de problemas beneficiaram muitas empresas e as ajudaram a eliminar barreiras óbvias e ocultas.
Existe uma abordagem sistemática para a solução de problemas que inclui 5 etapas:
- Identificando o problema . A definição correta do problema é o primeiro passo para sua solução. Esse estágio importante influencia diretamente como você tenta resolvê-lo.
- Definindo os motivos . Quando o problema é determinado, é hora de descobrir quais são as causas. O popular diagrama de Ishikawa (ou diagrama de espinha de peixe) é frequentemente usado para determinar relações de causa-efeito. Essa análise eficaz ajuda os gerentes a garantir que suas decisões visem eliminar as causas reais, e não os sintomas do problema.
- Gerando idéias . É sobre a criatividade de uma equipe e a proposta das melhores idéias. Uma sessão de brainstorming ou discussões em qualquer atividade de formação de equipe será uma ótima solução.
- Escolhendo a melhor solução . Esse estágio é para selecionar um único método de solução e as poderosas técnicas e estruturas de priorização ajudarão você a realizar todas as tarefas. Mesmo uma matriz simples usada na priorização enxuta o ajudará a definir claramente o que é urgente e o que não é. Você pode visualizá-lo em um pedaço de papel ou utilizar qualquer ferramenta moderna de gerenciamento de produtos on-line com o recurso relevante.
- Acção Tendo a solução relevante, você pode agir. É melhor ter um plano de ação claro e tratá-lo como um miniprojeto.
Essa estrutura simples de cinco etapas pode certamente melhorar a eficácia de suas habilidades para resolver problemas. Essa abordagem com alterações opcionais foi usada como base para muitos métodos populares.
Métodos populares de resolução de problemas
Análise de caso raiz
A abordagem de análise de causa raiz (RCA) identifica as principais causas de um problema. Esse método geralmente é usado quando algo dá errado.
De acordo com o método, a solução de problemas e a análise de causa raiz são fundamentalmente baseadas em 3 perguntas:
- Qual é o problema?
- Por que isso aconteceu?
- O que deve ser feito para impedir que isso aconteça repetidamente?
Para aplicar o método RCA, você deve seguir estas etapas:
- Defina o problema pelo seu impacto nas metas gerais.
- Visualize e analise o problema para revelar causas.
- Resolva-o escolhendo a melhor solução. A solução eficaz deve mudar a maneira como as pessoas executam processos.
Normalmente, enfrentamos as seguintes causas:
- Causas físicas (materiais e tangíveis).
- Causas humanas, quando as pessoas fizeram algo errado ou não fizeram o necessário.
- Causas organizacionais conectadas ao sistema, processos ou políticas que as pessoas usam para tomar decisões.
A Análise de Causa Raiz analisa todos os três tipos de causas e inclui a localização de falhas ocultas e a definição de ações específicas que contribuíram para o problema.
O método dos 5 porquês
A técnica dos 5 porquês foi descrita por Sakichi Toyoda, um industrial japonês (e o fundador da Toyota Industry) na década de 1930.
O método é bastante simples: quando um problema ocorre, você detalha sua causa perguntando "Por quê?" cinco vezes. Então, quando a solução se tornar aparente, siga-a para impedir que o problema se repita.
Há um fluxo de 6 etapas:
- Reunião de equipe com a discussão em grupo.
- Determinando o problema e concordando com todos os membros da equipe.
- O principal "Por quê?" - pergunte por que o problema ocorreu.
- O resto "Porquês" - faça essa pergunta 5 vezes novamente. Continue até que o problema principal seja encontrado. Na verdade, pode haver mais ou menos perguntas.
- Plano de ação. Discuta a lista de medidas e ações para evitar a recorrência do problema no futuro.
- Análise. Discuta a eficácia das medidas, se elas ajudaram a resolver o problema ou reduzi-lo.
Passe rapidamente da resposta para a próxima pergunta. Isso permitirá que você defina a imagem geral antes que a consciência compreenda o problema.
CATWOE
O uso de estratégias poderosas de solução de problemas, como o CATWOE Analysis, pode ajudá-lo a melhorar a maneira como você lida com os desafios que poderá enfrentar no futuro.
O acrônimo significa:
- Clientes
- Atores
- Processo de transformação
- Visão do mundo
- Proprietários
- Restrições ambientais
Você pode pensar que é apenas uma lista de verificação simples para encontrar soluções para os problemas. No entanto, esse método será realmente útil na identificação de áreas problemáticas, definindo o que as empresas desejam e quais soluções podem influenciar as partes interessadas.
Cada segmento é atendido com as seguintes perguntas:
- Quem são os clientes e como o problema os afetará?
- Quais atores estão envolvidos no problema? Quem deve estar envolvido para resolver este problema?
- Quais processos são afetados por esse problema?
- Qual é a imagem geral do que está acontecendo?
- Quem é o proprietário do processo e que papel eles desempenharão na decisão?
- Existem restrições que podem afetar o resultado final?
A análise CATWOE fornece dados abrangentes sobre o problema e seus elementos ajudam a aprofundar o estudo do problema. O método ajuda a determinar a gravidade de seus desafios antes de envolver outros membros da equipe na decisão.
Todos os métodos e técnicas mencionados requerem estudo e aprofundamento em detalhes. Se você não quiser lidar com eles, existem exercícios mais simples e jogos divertidos para a solução de problemas em equipe que podem ser aplicados sem preparação especial.
Jogos de solução de problemas e atividades divertidas
Às vezes, uma decisão simples e divertida pode ser mais eficaz que a abordagem científica mais rigorosa. Jogos de negócios não formais também podem ajudá-lo na solução de problemas.
Essas atividades divertidas têm como objetivo desenvolver a comunicação em equipe, delegação, adaptação, assistência mútua e outras qualidades e habilidades úteis.
Eles não são adequados para cada equipe, pois a maioria deles requer um nível suficiente de receptividade dos membros da equipe, criatividade e pensamento flexível.
Organizando essas atividades, os gerentes devem entender que não haverá vencedores ou perdedores. Aqui estão alguns ótimos exemplos:
Gota de ovos
Eggs Drop é um jogo simples que pode melhorar as habilidades de tomada de decisão de determinados funcionários e a colaboração da equipe.
Para executar a atividade, você precisa de uma caixa de ovos, fitas, jornais velhos, canudos, filme plástico, balões, elásticos e outras coisas de escritório que podem ser usadas na construção manual.
Ocupe uma área livre que você pode deixar bagunçada. Em seguida, divida todos os participantes em dois grupos e dê a todos um ovo e alguns materiais de construção.
Cada membro da equipe terá mais de 20 minutos para criar um transportador de ovos com a ajuda do material de construção que o protegerá da quebra.
Seu objetivo é derrubar todas as transportadoras de uma mesa ou escada (surpreendentemente para todos) e ver quem pode transportar melhor o ovo. Se vários ovos sobreviverem, continue aumentando a altura até restar apenas um ovo.
Redes de lã
Este jogo simples que requer concentração e orientações claras ajudará a desenvolver habilidades de tomada de decisão e aumentará a colaboração dentro do grupo.
Tudo que você precisa é dividir sua equipe em grupos de números iguais. Dê a cada equipe um novelo de lã e peça para criar uma rede usando seus fios.
10 minutos serão suficientes para esse objetivo. Depois, misture os grupos para que cada equipe tenha uma web que não seja a sua.
Cada grupo deve escolher uma pessoa e vendá-la. Esse participante deve relaxar a web usando as instruções verbais dos colegas de equipe. A primeira equipe que desmontou a web vence.
Para resumir
Enfrentar problemas é uma regra para qualquer empresa. Não há equipe que escapou dos desafios durante seu trabalho.
A idéia principal é se preocupar com os problemas e tomar as decisões corretas. Vários métodos científicos, técnicas de jogo e ferramentas de gerenciamento podem resgatar equipes e ajudar a encontrar soluções bem-sucedidas. Experimente todos e escolha o seu favorito!