A história do email remonta várias décadas. Durante esse período, esse padrão de comunicação corporativa não está apenas desatualizado, mas todos os anos se torna cada vez mais popular devido à introdução de sistemas de colaboração em várias empresas, que, via de regra, são baseadas em email. No entanto, devido à falta de eficiência do email, mais e mais usuários o abandonam em favor de bate-papo por texto, chamadas de voz e vídeo e videoconferência. Tais métodos de comunicação corporativa ajudam os funcionários a economizar muito tempo e, como resultado, a serem mais eficazes e a trazer mais dinheiro à empresa.
No entanto, o uso de bate-papos e comunicações de vídeo para resolver problemas de negócios geralmente leva a novas ameaças à segurança da informação da empresa. O fato é que, na ausência de uma solução corporativa apropriada, os funcionários podem começar a corresponder e a se comunicar de maneira independente nos serviços públicos, o que pode levar ao vazamento de informações importantes. Por outro lado, a gerência da empresa está longe de estar sempre disposta a alocar fundos para a introdução de plataformas corporativas para videoconferência e salas de bate-papo, pois muitos estão confiantes de que desviam os funcionários do trabalho, em vez de aumentar sua eficiência. A saída dessa situação pode ser a implantação de bate-papo corporativo e videoconferência com base nos sistemas de informação existentes. Aqueles que usam o Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition como plataforma de colaboração podem resolver o problema da criação de bate-papo corporativo e videoconferência por meio da equipe Zextras, uma solução que adiciona uma tonelada de novos recursos ao Zimbra OSE relacionados à comunicação on-line corporativa.
O Zextras Team é entregue em duas edições: Zextras Team Basic e Zextras Team Pro e diferem em um conjunto de funções fornecidas. A primeira opção de entrega é totalmente gratuita e permite que você organize chats de texto com base no Zimbra OSE, tanto no formato individual quanto no de bate-papo em grupo, além de chats de vídeo e chamadas de áudio no formato individual. Ao mesmo tempo, todas essas funções estarão disponíveis diretamente no Zimbra OSE Web Client. Além disso, os usuários do Zextras Team Basic podem usar o aplicativo móvel disponível nas plataformas iOS e Android. Esses aplicativos permitem acessar bate-papos privados e de texto e, no futuro, permitem fazer chamadas de vídeo. Observe que, para bate-papo por vídeo e chamadas de áudio, os usuários do Zextras Team precisarão de uma webcam e / ou microfone funcionando corretamente.
Mas o Zextras Team Pro fornece uma funcionalidade muito mais rica. Além dos recursos já listados, os usuários da Zextras Team terão a oportunidade de criar videoconferências para um grande número de funcionários. Isso permite que você realize reuniões entre funcionários que estão geograficamente localizados em locais diferentes e, devido a esse tempo economizado anteriormente para reunir os participantes da reunião em uma sala e gastá-lo em um estudo mais aprofundado dos problemas ou na solução de tarefas de trabalho específicas.
O Zextras Team Pro também oferece a criação de espaços virtuais e salas de reuniões virtuais para os funcionários. O espaço pode conter várias conversas ao mesmo tempo, nas quais vários participantes do espaço podem discutir tópicos comuns. Por exemplo, considere uma empresa que tenha um departamento de vendas de 16 pessoas. Destes, 5 funcionários trabalham em vendas b2c, 5 funcionários vendem b2b e outros 5 trabalham em b2g. Todo o departamento é chefiado pelo chefe do departamento de vendas.
Como todos os funcionários trabalham em um departamento, é aconselhável criar um espaço comum para eles, onde você pode discutir todos os tópicos relacionados a cada funcionário do departamento de vendas. Ao mesmo tempo, frequentemente surgem tópicos relacionados apenas à unidade que trabalha, por exemplo, com b2b. Obviamente, os funcionários do departamento de vendas que trabalham em outras áreas não devem participar da discussão de tais tópicos; no entanto, o chefe do departamento deve participar das discussões de cada divisão. É por isso que é possível, dentro do espaço alocado para as necessidades do departamento de vendas, selecionar salas de reuniões virtuais separadas para cada direção, para que em cada um deles os funcionários possam se comunicar entre si e com o chefe do departamento. Além disso, na própria cabeça, todas as três salas de reuniões virtuais serão convenientemente montadas em um espaço separado. E, considerando que toda a comunicação ocorre nos servidores da empresa e os dados não são transferidos deles para lugar algum, essas conversas podem ser consideradas bastante seguras do ponto de vista da segurança da informação. Além do departamento de vendas, o princípio de espaços e salas de reuniões virtuais pode ser aplicado a toda a empresa.
Além das vídeo chamadas, as chamadas de áudio também estão disponíveis para os usuários. Além de carregar muito menos os canais de comunicação, muitos funcionários ficam constrangidos em se comunicar em formato de vídeo e até mesmo colocam uma webcam em seus laptops.
Além de bate-papos por vídeo e chamadas de áudio com funcionários, o Zextras Team permite criar bate-papos por vídeo e chamadas de áudio com qualquer usuário que não seja funcionário da empresa, gerando e enviando a ele um link especial para se conectar à reunião. Como o Zextras Team requer apenas um navegador moderno, usando esta função você sempre pode se comunicar rapidamente com um cliente ou contraparte nos casos em que a correspondência regular leva muito tempo. Além disso, o Zextras Team oferece suporte ao compartilhamento de arquivos, que os funcionários podem enviar uns aos outros diretamente durante uma chamada de vídeo ou bate-papo por texto.
Não podemos deixar de mencionar o aplicativo móvel Zextras Team, que permite que os funcionários participem de bate-papos corporativos enquanto não estão no local de trabalho. O aplicativo está disponível para plataformas iOS e Android e atualmente permite que os usuários:
- Correspondência, recebimento e envio de mensagens no seu smartphone
- Crie, exclua e participe de bate-papos particulares
- Crie, exclua e participe de bate-papos em grupo
- Participe de espaços virtuais e salas de bate-papo, crie e exclua-os
- Convide usuários para espaços virtuais e salas de reunião ou vice-versa, exclua-os de lá
- Receba notificações push e estabeleça uma conexão segura com o servidor corporativo.
No futuro, o aplicativo adicionará recursos para bate-papo por vídeo privado, bem como videoconferência e compartilhamento de arquivos.
Outro recurso interessante do Zextras Team é a capacidade de transmitir o conteúdo da tela do computador em tempo real, bem como transferir o controle para outro usuário. Esse recurso pode ser muito útil durante os seminários on-line de treinamento, durante os quais é necessário apresentar aos funcionários a nova interface. Esse recurso também pode ajudar o departamento de TI da empresa a ajudar os funcionários a resolver problemas com seus computadores sem a presença física de um trabalhador de TI.
Portanto, a equipe da Zextras é uma solução completa para organizar a comunicação on-line conveniente entre funcionários, tanto na rede interna da empresa quanto fora dela. Devido ao fato de o Zextras Backup conseguir fazer backup completo de todas as informações geradas na Equipe Zextras, as informações não serão perdidas a partir daí e, dependendo da severidade das políticas de segurança, o administrador do sistema poderá configurar independentemente várias restrições para os usuários.
Para todas as perguntas relacionadas ao Zextras Suite, você pode entrar em contato com o representante da Zextras, Ekaterina Triandafilidi, pelo e-mail katerina@zextras.com