Oi Meu nome é Andrey Grachev e sou gerente de produtos da SIBUR.
No SIBUR, "interromper reparos" ocorrem regularmente. Isso é algo como manutenção preventiva, manutenção e reparo programados, durante os quais toda a planta ou parte dela é completamente parada. Esses reparos são necessários para garantir o bom funcionamento da empresa no futuro. Mas, é claro que, neste momento, a fábrica não ganha dinheiro, por isso é importante fazer tudo o mais rápido possível. Para isso, você precisa planejar e realizar o trabalho de maneira ideal. Assim, surgiu a idéia de criar seu próprio aplicativo móvel para parar os reparos, o que tornaria o processo de gerenciamento do trabalho mais organizado, minimizando a perda de tempo. Vamos contar como fizemos, o que aconteceu no final e o que estamos lutando por enquanto.
Por que tudo isso é necessário?
Para começar, vou lhe dizer o que é um reparo de parada. Esse é um conjunto de medidas para o reparo de um grande número de equipamentos da planta, que deve ser realizado em um determinado período de tempo - por exemplo, uma vez por ano, trimestre ou em outros intervalos. Nesse momento, a produção é interrompida, o contratado liga para a fábrica, tudo o que é necessário é reparado. Pode durar uma semana, várias semanas, em Sibur-Khimprom, por exemplo, a fábrica parou por quase um mês.
Um reparo em grande escala de quase todos os equipamentos da fábrica pode ser apresentado como um grande projeto. Ele tem operações preparatórias quando a planta reduz gradualmente a energia e para. Há uma fase ativa, quando há substituição e manutenção de unidades, e a fase de retomada da produção. 10 a 11 meses antes do início do trabalho de reparo, todas as pessoas responsáveis começam a planejar esse procedimento; são criadas ordens de pedido para o trabalho que precisa ser executado. Assim, no início do trabalho, um grande conjunto de tarefas é acumulado que deve ser concluído dentro do tempo alocado para reparo. Essas tarefas geralmente estão interconectadas: sem concluir uma, você não pode iniciar outra. Por exemplo, não podemos consertar algo na bomba, porque devemos primeiro desligá-lo, remover o equipamento que interfere no desmantelamento desta unidade e só depois trabalhar com a bomba. A partir dessas interconexões, é construído o termo de todo o reparo da parada.
Os reparos de parada têm um "caminho crítico". Como regra, de ano para ano em cada empresa há operações constantes, sem as quais a planta não pode ser iniciada. Acontece que o caminho crítico é o tempo mais longo que pode ser gasto em reparos de parada. Todo o resto é planejado para que corresponda ao tempo do reparo da parada ou pelo menos não o estenda. Isso significa que esses trabalhos devem ocorrer em paralelo.
Como tudo aconteceu antes?
Até agora, tudo isso foi feito da seguinte maneira: as pessoas no SAP criam pedidos dentro de um ano marcados como requerendo reparo final. Quando chegar a hora, todos os pedidos da SAP são enviados para a chamada “lista defeituosa”, com base na qual a mecânica desenvolve um cronograma para reparos interrompidos. São centenas de linhas no Excel, das quais é necessário entender a lista de trabalhos necessários, quanto tempo e as pessoas precisarão, construir lógica no tempo: o que será reparado para quê. Em todas as empresas SIBUR, isso é feito quase da mesma maneira - manualmente no Excel. Apenas uma empresa, Sibur-Khimprom, aprendeu como fazer isso no serviço de planejamento da Primavera. Para nós, é extremamente inconveniente em termos de interface e scripts do usuário.
Obviamente, procuramos outros serviços, como o MS Project. Mas a funcionalidade deles era insuficiente para nós ou muito tempo e, consequentemente, o dinheiro teria que ser gasto em treinamento. Por isso, decidimos desenvolver nosso próprio produto.
Quando começamos, a imagem na SIBUR era assim: todo mundo está tentando planejar um projeto sério nas tabelas do Excel. Tudo isso é impresso, assinaturas de pessoas interessadas que aprovam o cronograma são colocadas. Além disso, durante um reparo de parada, as pessoas se reúnem nas reuniões de planejamento e são agrupadas na sede, onde o arquivo do Excel é exibido na tela e as porcentagens de conclusão das tarefas são definidas nele.
São necessárias numerosas e regulares reuniões desse tipo para reunir e atualizar informações. O representante do contratado informa o que foi feito, quais são os problemas e o representante do cliente anota tudo em um documento em papel. Em seguida, outra pessoa coleta informações de cada pessoa responsável, consolida-as e prepara um relatório centralizado. É tudo complicado e longo, as pessoas ficam no trabalho até a noite.
Primeiro protótipo
Pensamos que o gerenciamento de qualquer projeto se baseie em coisas básicas: processos de planejamento e transparência do que acontece a qualquer momento. Para garantir a transparência, é necessário durante o reparo fornecer ao sistema dados atuais sobre o que está acontecendo. Estudamos os processos de produção em detalhes, entendemos como o reparo de interrupção funciona e propusemos uma estrutura na qual você pode agendar. Inicialmente, decidimos não interromper o processo existente e não entrar nos scripts das pessoas. Quem costumava planejar em exel - deixe ele planejar. Quem aprendeu na Primavera, deixe-o trabalhar lá.
Inicialmente, nosso produto era um sistema de visualização para os gráficos que eles fazem. Desenvolvemos um aplicativo para iOS, Android e uma versão do navegador da web. A programação é carregada no serviço junto com os responsáveis, executores e controladores - três funções principais durante o reparo de parada. Este é um ponto importante, por isso vou abordar mais detalhadamente e mostrar como tudo funciona com um exemplo.
Há uma tarefa para reparar a bomba.
A tarefa tem um executor - este é o chefe da organização contratante, que repara um objeto específico.
Responsável - é responsável por garantir que tudo esteja preparado para reparo, ele deve entregar o objeto para reparo e depois aceitá-lo, confirmando que o contratante concluiu o trabalho na íntegra e pode começar a executar outras tarefas. Como regra, isso é feito pelo mecânico de instalação.
Os supervisores são a alta gerência da empresa, pessoas que desejam ver constantemente a conformidade do trabalho com o cronograma.
Funções personalizadas
Pessoas responsáveis e artistas têm acesso ao aplicativo e à versão web. O contratante vê as tarefas que lhe são atribuídas hoje e também para todo o reparo de parada. O artista tem uma sequência dessas tarefas. Ao iniciar o trabalho, ele deve pressionar o botão correspondente, adicionar ao programa o número de pessoas que estão trabalhando nessa tarefa. É importante que a gerência saiba se o número de pessoas trabalhando nessa tarefa corresponde ao número planejado. O contratante pressiona o botão e o trabalho foi iniciado. O aplicativo monitora a duração do processo. No caso de o prazo ser ultrapassado e o contratado não pressionar o botão de desligamento, são enviadas notificações de atraso à pessoa responsável. Então, o responsável vai e olha o que aconteceu.
Se tudo estiver bem e no horário definido, o contratado concluir o trabalho, ele clica no botão "Enviar relatório" e escreve que concluiu o trabalho 100%. Em seguida, a pessoa responsável também recebe uma notificação de que tudo está feito, você precisa ir e ver o resultado. É assim que o modelo funciona.
As pessoas podem não ter em mente tudo o que acontece no site que lhes foi confiado, elas veem uma programação para todos os dias e recebem notificações sobre o processo.
Também tivemos a oportunidade de trabalhar com tarefas que duram mais de um dia. Isso funciona da mesma maneira que em pequenas tarefas, somente no final de cada dia você precisa fazer relatórios no programa: por exemplo, hoje o trabalho está 50% concluído. A pessoa responsável recebe uma notificação e deve verificar se essas informações são verdadeiras. Caso contrário, ele rejeita o relatório e força o contratante a colocar outro número.
Quanto à versão web, sua funcionalidade é um pouco diferente; ela se destina mais a controladores - gerenciamento corporativo. Percebemos que as pessoas estão acostumadas a perceber informações sobre o progresso de todos os trabalhos nos gráficos de Gantt. Eles vêem os fatos do plano, relacionamentos, estatísticas sobre a mobilização de recursos humanos, quantas pessoas queríamos ver na fábrica durante o reparo e quantas obras após o fato. E, consequentemente, para todas as instalações de produção, o controlador pode ver o andamento dos trabalhos, ver rapidamente o atraso do cronograma.
Trabalho não programado
Durante um reparo de parada, sempre aparece trabalho adicional oculto que não pode ser ignorado. Por exemplo, ao desmontar equipamentos, há uma falha na peça que não é visível no estado montado da unidade. Essas tarefas também estão incluídas no cronograma, uma decisão é tomada de que também realizamos trabalho oculto durante o reparo de parada. Tudo é inserido no programa. Se esse trabalho adicional afetar a duração de todo o reparo de parada, o programa adiará automaticamente todas as outras tarefas pelo tempo necessário para concluir esse trabalho oculto. O mesmo acontece no caso oposto - se algumas tarefas forem concluídas mais rapidamente do que o planejado, o cronograma será otimizado.
Para esses casos, a equipe e eu projetamos um sistema de mensagens sério e enviamos notificações por push para avisar as pessoas que estão começando a trabalhar que podem fazer isso mais cedo ou mais tarde. E aqui um momento interessante foi revelado. Nós fomos longe demais com essas notificações.
Onde nós erramos?
O fato é que trouxemos um “cronograma de quarto nível” - um plano grande e detalhado para todos os reparos de parada. Para nossos propósitos, acabou sendo muito detalhado. Aconteceu que os usuários receberam notificações sobre tudo, o que pode ser insignificante para o processo como um todo. Afinal, quando uma pessoa trabalha sem um aplicativo, ela não olha para o horário de trabalho todos os dias. Ele apenas sabe: para reparar uma bomba condicional, você precisa executar muitas operações (desmontar, limpar, substituir as unidades, montar, verificar e assim por diante). E a pessoa que verifica como o contratante trabalha não precisa controlar a passagem de cada um desses estágios. Basta observar o resultado do trabalho como um todo e o cumprimento dos prazos estabelecidos.
Ou seja, se prosseguirmos com as notificações, o controlador deverá aprender sobre dois eventos: o início do reparo e a conclusão do reparo. Portanto, ajustamos o aplicativo em qualquer lugar. Para começar, eles pediram para alterar os horários e aumentá-los. Em seguida, eles abandonaram alguns eventos menores e tudo começou a funcionar mais tranqüilamente, o usuário começou a se distrair com as notificações.
Qual é o resultado?
Quando finalizamos o aplicativo, obtivemos um serviço que nos permite ter constantemente informações atualizadas sobre a empresa: o que está sendo reparado, em que estágio do processo e quando é o prazo final. Isso permite planejar o trabalho e preparar um cronograma. Essencialmente, esse sistema de gerenciamento de projetos de reparo interrompido é um gerenciador de tarefas avançado.
Inicialmente, declaramos a principal métrica para reduzir o tempo de parada do reparo. É claro como avaliar isso em termos de dinheiro: você sabe quanto custa uma hora ou um dia de inatividade na produção. Portanto, estabelecemos o objetivo de acelerar a realização de reparos. Agora vemos que a análise também é importante - uma avaliação do que acontece durante um reparo de parada, nos mínimos detalhes. Se registrarmos as ações do usuário, como e quando ele aceitou o trabalho, quais comentários ele escreveu, o que deu errado, como ocorre a coordenação, vemos a formação de defeitos ocultos, entendemos quem trabalha, então você pode analisar e entender muito sobre os processos de produção. Apenas para sua avaliação, temos uma "Função de Eficiência na Produção". Após cada reparo, uma certa quantidade de dados é coletada: quanto dinheiro foi gasto, quanto foi planejado, com que rapidez saímos do reparo.
Obviamente, esperamos um maior desenvolvimento do projeto. Até agora, este é apenas o primeiro passo na coleta de estatísticas sobre reparos de parada. Queremos coletar dados suficientes para podermos trabalhar com eles e tirar mais conclusões. Por exemplo, precisamos reparar a bomba. Isso é feito por pessoas X e leva tempo Y. Dessa forma, todo o planejamento subsequente de qualquer reparo já pode ser baseado nesse modelo. Poderemos planejar o trabalho com base no fato de já existir um analista confirmado pelos dados, o que significa que não superestimamos ou subestimamos as expectativas em termos de tempo.
Nossa aplicação pode ser usada não apenas para produção. Pode ser o gerenciamento da construção de capital, qualquer outra área em que uma abordagem semelhante ao planejamento do trabalho seja aplicada.
Quem trabalhou no projeto?
Um grupo de pessoas dentro da SIBUR e contratados trabalhou no projeto. O desenvolvimento do lado do servidor e do front-end foi inteiramente do contratante; nós, dentro da equipe, estávamos envolvidos no design da lógica do aplicativo e da interface. Os consultores incluíam o gerente do reparo de interrupções, o mecânico que trabalhava diretamente nos horários, o engenheiro chefe que monitora o processo e o diretor da empresa.
Tudo sobre tudo (pesquisa, pilotagem, interfaces e desenvolvimento) levou seis meses.
Qual é o futuro do produto?
Em um futuro próximo - várias atualizações importantes. Embora haja problemas com o cálculo de volumes físicos na estrutura de uma tarefa, por exemplo, para acessórios substituídos. Não apenas indicadores relativos, mas também absolutos, são importantes para nossos colegas da empresa: precisamos entender quanto percentual do trabalho foi concluído, quantas barras de reforço dos 1000 condicionais já foram substituídas. Agora, isso não é levado em consideração no cronograma de trabalho do aplicativo. Vamos pensar em como implementar isso. Até o momento, podemos apenas falar sobre o andamento do trabalho realizado e a porcentagem de sua conclusão, para corrigir situações de atraso ou antecipação.
É possível (e já temos esse entendimento), transferiremos todo o processo de planejamento de um reparo para o nosso projeto. Talvez, ao mesmo tempo, todo o empreendimento mude a casa.
Teremos o maior prazer em ver novos colegas na equipe: proprietários de produtos, designers de produtos, desenvolvedores. A lista de vagas atuais no link para
hh.ru.