Continuo a série de publicações sobre Gerenciamento de Pulso - Gerenciamento de Organização de Projetos (Método de Pulso). Neste artigo, falarei sobre a parte mais "deliciosa": o planejamento do projeto. O planejamento é a parte mais simples e mais difícil de qualquer projeto, com o objetivo de criar propriedade intelectual. Simples - porque "você pega o algoritmo das ações e foi planejar" e difícil - porque o diabo está nos detalhes dos quais esquecemos constantemente.
Deixe-me lembrá-lo do conteúdo da série anterior em que os cálculos neste artigo se baseiam:
Modelo de organização ,
princípios do método . e
regras de gerenciamento de metas . E assim, quando decidimos estabelecer metas e escolhemos a meta, é hora de lidar com o planejamento do projeto.
Planejamento
Um plano nunca corresponde à realidade, mas é importante tê-lo para reduzir de alguma forma a incerteza e as ameaças. E você precisa planejar com base nos seguintes princípios:
Princípios de planejamento
- Qualquer trabalho levará exatamente o tempo que for alocado ou mais. (Lei de Parkinson) .
- As pessoas adiam todo o trabalho para o último momento. (Síndrome de Student).
- As pessoas tendem a dar previsões otimistas em relação à complexidade de pequenos trabalhos. Exceto nos casos em que foram privados de bônus por violação de notas, nesses casos as notas são pessimistas e exageradas.
- As pessoas fazem previsões pessimistas em relação à labuta de grandes empregos. Porque eles querem chegar a tempo "com certeza" e conduzir uma "guerra vitoriosa".
- As pessoas nunca começam a trabalhar no momento em que o trabalho é planejado e nunca terminam a tarefa no prazo .
- Todos os projetos estão associados à incerteza. (Lei de Murphy - se algo der errado, é exatamente isso que acontecerá. Nunca sabemos quando a lei de Murphy se manifestará).
- A realidade nunca se encaixará no plano . Não importa quão bem planejamos, nosso plano não cobrirá tudo.
- O escopo do projeto não é constante . A essência do projeto é criar algo único e nunca sabemos “o que exatamente precisa ser feito” até começarmos a fazê-lo.
- As pessoas nunca fazem exatamente o que está escrito nos termos de referência . Eles fazem mais ou menos, ou de outra maneira.
- As pessoas podem efetivamente executar apenas uma tarefa por vez .
Dois níveis de planejamento
Com base nos princípios de planejamento e nas obrigações externas da Organização, é necessário aplicar dois níveis de planejamento:
- O primeiro nível é o planejamento estratégico, o planejamento de grandes blocos com base nas Regras de Planejamento do Projeto.
- O segundo nível é o planejamento tático de sprints e a definição de objetivos curtos.
Esse colapso está associado ao princípio da “necessidade e suficiência”, à incerteza do conteúdo do projeto e à imprevisibilidade do comportamento humano.
O nível de planejamento do projeto fornece o planejamento da sequência de trabalho da Organização, estabelece metas de foco claras e fornece controle sobre o cumprimento das obrigações.
O nível de planejamento tático da sprint fornece objetivos curtos e compreensíveis para os funcionários que implementam o projeto e leva em consideração a alta incerteza do método de implementação.
Planejamento é um processo
O planejamento, como processo, não deve se limitar a sessões "feitas e esquecidas". Este é um processo que exige tanto esforço quanto o design do produto. O planejamento e a seleção de prioridades para trabalhos futuros devem ocorrer enquanto o trabalho atual ainda não estiver
concluída. O planejamento só pode ser feito deixando o “fluxo de criação” - o Fluxo de Implementação no Fluxo de Controle.
Regras:- O planejamento para futuros projetos e desenvolvimento de produtos é realizado regularmente.
- As sessões de planejamento são costuradas no fluxo de trabalho.
- Qualquer funcionário pode participar do planejamento se ele vir seu próprio benefício.
- Reuniões de planejamento são convocadas regularmente para sincronizar todos os planos e decisões de visão.
Planejamento do projeto
Ao criar um cronograma do projeto, você programa a tomada de decisões na Organização por um longo período. Ter um cronograma de projeto e ordem de tarefas, não
é preciso esforço para escolher a tarefa mais importante e prioritária sempre que você precisar. Isso economiza esforços de tomada de decisão.
Um cronograma do projeto é uma regra que determina a prioridade das tarefas que devem ser seguidas. Se algo mudou no ambiente externo ou interno, deve ser realizado um novo planejamento para levar em consideração todas as partes interessadas e as obrigações da Organização. A continuação do trabalho no plano antigo é perigosa para a Organização. A presença de um cronograma de calendário permite que você entenda melhor as datas aproximadas para atingir as metas, com base nesse trabalho sincronizado e com base nele.
Estratégia de planejamento do projeto
Ao planejar a implementação de projetos, vários fatores devem ser considerados:
- Duração do projeto
- Lucro direto do projeto concluído.
- Lucro indireto do projeto implementado ou o valor da alteração na receita da empresa por 12 meses ao introduzir o produto criado como parte do projeto. Economizar recursos na realização de trabalho também é o lucro da Organização.
- O custo de atrasar a entrega do resultado no tempo prometido.
- A oportunidade de lucrar com o Produto desenvolvido até a conclusão de todo o projeto para criar um Produto.
Com base nesses fatores, é necessário escolher uma estratégia para implementar todo o portfólio de projetos.
Opções de estratégia:
- Todos os recursos da organização estão focados em um projeto lucrativo para reduzir o tempo de execução.
- Os projetos são colocados em cascata (alinhados) pelo limite de recursos.
Estratégia de foco em um projeto
O foco em um projeto fornece um alto nível de interação entre todos os participantes do projeto e assistência mútua. Mesmo quando um funcionário não está ocupado com nenhum trabalho, ele pode ajudar outras pessoas a fazê-lo. Devido a isso, o tempo de execução do projeto é reduzido.
As desvantagens dessa abordagem são que ela cria a ilusão de "tempo de inatividade de recursos". Especialmente quando alguns recursos são necessários apenas no início do projeto e, em seguida, não são necessários. Mas isso também é uma ilusão. Por exemplo:
- Existem fases em um projeto de TI: análise, desenvolvimento, teste. A análise é realizada por analistas, desenvolvimento por desenvolvedores, teste por testadores. Se todo o trabalho de análise for realizado no início do projeto, haverá uma ilusão de que a análise ficará inativa. Mas, na verdade, eles são constantemente solicitados a esclarecer os requisitos do Produto ou a esclarecê-los. Claro que não na íntegra, mas necessário.
- No projeto de construção na fase de "implementação", há "supervisão de campo" dos projetistas da estrutura. Ou seja, verificação regular da conformidade do resultado com as especificações técnicas e a documentação do projeto.
Lembre-se: a falta de assistência oportuna dos colegas reduz a motivação do contratado, respectivamente, e a velocidade de implementação do Produto.
Na figura: os projetos A, B, C, D são executados sequencialmente. Recurso verde - a restrição é forçada a esperar até que os recursos vermelho e azul funcionem.
Estratégia de alinhamento de restrições de recursos
Restrição de recursos - um recurso da Organização, um funcionário ou equipe específico ou um recurso material que limita a capacidade da Organização de ganhar dinheiro.
A estratégia de alinhamento de restrição de recursos reduz o tempo de execução de todos os projetos. Devido a esse planejamento, o recurso mais caro da Organização funcionará com 100% de emprego.
Na figura: os projetos A, B, C, D estão alinhados no recurso verde - a restrição. Esse recurso é uma limitação, pois faz mais trabalho nesse conjunto de projetos. Com esse planejamento, é importante que, no início do trabalho do recurso verde, tudo o que for necessário para concluir o trabalho seja preparado com a mais alta qualidade possível.
Lembre-se: o custo do tempo de restrição de recursos é a receita da Organização para este período.As desvantagens dessa abordagem são que os projetos B, C, D têm uma alta incerteza sobre a data de início do projeto. Isso se deve ao fato de não sabermos exatamente "quando a restrição de recursos termina".
Conclusão parcial
Examinamos os princípios básicos de planejamento e opções para projetos em cascata. Cada estratégia tem prós e contras, pior se não houver estratégia. Dois níveis de planejamento garantem o alinhamento de obrigações externas e alta incerteza no estágio de implementação.
Se você escrever nos comentários quais princípios de planejamento você usa ao planejar seus projetos, será super!
Para ser continuado.
PS: Mas, se você quiser tudo de uma vez, existe um manual “Gerenciamento de pulso: Gerenciamento da organização do projeto”