Os gerentes de projeto enfrentam regularmente a aceitação do projeto em várias fases por outros gerentes ou empresas. Normalmente, o tempo de transmissão é limitado: duas semanas ou menos. Se esse processo ocorre sem problemas depende da fase do projeto, bem como do sistema de gerenciamento do projeto em que foi realizado.
Quatro primeiros passos
Primeiro, a cabeça gira em torno da abundância de novas informações, pessoas, conexões e comunicações. Há um desejo de entender todas as tarefas passadas e futuras.
- Seja como for, a principal tarefa do gerente de projeto é formar canais de comunicação eficazes com todos os participantes do projeto. Mesmo que no início não esteja claro o que conversar com cada membro da equipe, é melhor anotar imediatamente seus nomes, posições e informações de contato.
- Em seguida, você deve executar uma revisão do projeto, durante a qual se familiarizará mais com o projeto e poderá entender em que estado ele está.
- Em seguida, você precisa pensar no que precisa ser feito para que o projeto seja fechado com êxito. Para isso, vale a pena criar, avaliar e planejar um BackLog (registro de tarefas).
- Como fica claro que por quanto tempo e em que modo você fará, você precisará estabelecer processos eficazes para relatórios, alertas, revisões, testes etc.
Familiaridade com o projeto
Antes de iniciar a ação, você deve tentar descobrir qual é o objetivo do projeto. Explore projetos semelhantes. A maneira mais fácil de encontrá-los é através do Google. Portanto, você aprenderá sobre as melhores práticas neste campo e ampliará seus horizontes neste tópico aplicado.
Assim que uma idéia geral do escopo do projeto for obtida, podemos prosseguir com um estudo aprofundado.
Primeiro de tudo, você deve coletar todos os documentos disponíveis no projeto.
Caso alguma documentação não seja suficiente, vale a pena desenvolvê-la, pelo menos em termos gerais, sem os detalhes sutis que serão difíceis de tirar do ar.
Antes de tudo, você deve estar interessado na descrição do sistema, em sua estrutura e características do trabalho. Isso ajudará a entender em que partes o projeto consiste. Também ficará claro quais especialistas podem trabalhar em cada parte.
Informações sobre suporte técnico, ambientes de teste e produção e abordagens básicas de desenvolvimento também serão importantes.
Tudo isso pode ser descrito em 5 a 10 folhas de papel. Mas é melhor usar um sistema semelhante ao wiki, pois essa documentação será útil para todos os membros da equipe - não apenas para o gerente de projeto.
A documentação
Ao formar uma lista de documentos que descrevem o projeto e fornecer uma ideia particular, você pode usar diferentes conjuntos e modelos de descrições.
É importante, de uma forma ou de outra, descrever as seguintes coisas:
- As principais metas e objetivos do projeto ou suas etapas individuais. Talvez a descrição não seja detalhada, mas ajudará a entender o que vale e o que não vale a pena fazer neste projeto.
- Lógica de negócios do projeto. Se qualquer lógica comercial for implementada neste projeto, é melhor ter uma descrição dele. Uma caracterização na forma de texto ou diagrama de blocos será especialmente útil.
- Sistemas de interação de integrações externas e internas. Se nosso projeto possui integrações, é necessário ter descrições para cada uma delas. No mínimo, você precisa conhecer o objetivo das integrações e ter a documentação da API disponível.
Organização do trabalho
Se a equipe trabalha com eficiência, é mais provável que tenha um sistema simplificado de ações e procedimentos que todos os desenvolvedores seguem. Nesse caso, essa nuance não pode ser controlada a princípio. No entanto, é aconselhável criar ou suplementar as instruções para organizar o trabalho da equipe no projeto.
Antes de tudo, vale a pena decidir qual equipe você tem e quais tarefas cada um de seus participantes resolve. É bom quando a equipe está completa e pode fechar toda a gama de tarefas, do desenvolvimento ao teste e liberação. Pior, quando alguns especialistas estão envolvidos irregular ou parcialmente.
Durante as revisões e o trabalho planejado, o gerente de projetos deve prestar atenção à metodologia de trabalho, à integridade de seu uso e também para esclarecer o procedimento para testar os resultados do trabalho.
Quando todas as tarefas estão à vista e a qualquer momento, cada membro da equipe pode descobrir o estado atual do projeto, é muito mais fácil para o gerente de projeto tomar decisões sobre o trabalho dele e de outras pessoas.
A visualização do trabalho é mais facilmente alcançada usando um
sistema de gerenciamento de tarefas . Usando as atividades de limpeza de lista de pendências, bem como sua priorização, você pode criar um fluxo constante de trabalho.
Além disso, se todas as tarefas forem executadas por meio de um sistema comum de gerenciamento de projetos, será muito mais fácil para o gerente do projeto coletar informações para relatar o projeto e seus custos de mão-de-obra.
Conclusão
Ao aceitar um projeto, vale a pena estudar os tópicos aplicados, além de criar canais de comunicação eficazes com todos os participantes.
Obtenha ou desenvolva documentação que descreva os objetivos de negócios do projeto, sua estrutura, arquitetura e todos os requisitos possíveis.
Audite o projeto, esclareça e complete, se necessário, a contabilidade das tarefas, o horário de trabalho e os relatórios sobre o projeto.
Espero que essas dicas ajudem você a integrar-se facilmente ao fluxo de trabalho e criar um trabalho em equipe com competência. Desejo-lhe projetos de sucesso!