Entre as principais perguntas que precisam ser respondidas pela gerência da empresa antes de se decidir por um projeto, destacam-se:
- Será rentável realizar o projeto em discussão a um preço sugerido?
- Como será a situação financeira durante o projeto? Haverá uma lacuna de caixa?
Claro, você pode assumir que essa não é sua dor de cabeça como o RMa, mas ... Se sua empresa é pequena, todos os problemas financeiros da empresa afetarão você e sua equipe da maneira mais direta, na forma de atrasos salariais. Mesmo que a empresa esteja firmemente de pé, um projeto que se tornou negativo trará inevitavelmente um elemento de tristeza ao ambiente da equipe. Portanto, é melhor levar em consideração inicialmente a parte financeira, pois leva um pouco de tempo e um benefício único, e o lucro é grande e constante - em termos de lucro do projeto e, portanto, seu carma na cabeça de sua liderança. Bem, ou a capacidade de reconhecer projetos com falha financeira no estágio de pré-venda e evitar participar deles, na medida do possível.
Interessado em - bem-vindo ao gato
Antes de começar.
Ao escrever este artigo, foi levado em consideração que o RM médio, que cresceu desde o último ano, não tem absolutamente nenhum desejo de se aprofundar nos detalhes financeiros. Portanto, é mostrado como obter cálculos financeiros para uma pré-venda com tempo mínimo e esforço mental - como obter crédito pela disciplina "Ecologia" em uma universidade técnica, os ecologistas me perdoam.
Supõe-se que você pode fazer o cronograma no MS Project - inserir tarefas, criar conexões entre elas, organizar uma hierarquia, etc. O que estamos falando é a rápida preparação e entrada de informações financeiras no MS Project para obter um modelo financeiro funcional para a pré-venda com a qual você possa jogar, respondendo à pergunta "what-if" com grande precisão online.
Não há revelações financeiras no artigo, tudo é padrão, qualquer versão do MS Project pode ser usada desde 2003. O artigo usou o MS Project 2019, mas não há muita diferença na interface. Infelizmente, o trabalho usa a versão em inglês, não corri o risco e mudei para russo apenas para escrever este artigo.
Vamos direto ao ponto.
Parte I Tarifas e despesas futuras
Vejamos a pré-venda do projeto para o desenvolvimento de um
cavalo esférico no vácuo de um pedaço de ferro no Linux, que monitora parâmetros importantes para o cliente e emite ações de controle com base na análise dos dados recebidos. O desenvolvimento inclui o desenvolvimento da placa, sistema e software de aplicação, sem FPGA, o caso foi preparado. Nosso objetivo é lançar uma quantia adequada para o cliente, levando em consideração o percentual de nossos lucros e avaliar o cronograma de pagamento do projeto, para não entrar na lacuna de caixa.
Quais especialistas são necessários para este projeto de treinamento:
- Programador
- Técnico de circuitos.
- Escoteiro.
- Testador
- Implementador.
- Você mesmo como PM. Seu tempo também custa dinheiro.
Isso não inclui diretamente a secretária, contabilidade, advogados, compradores, vendedores, aluguel de escritórios, eletricidade, chá com biscoitos - não depende de você e você não pode administrá-lo. Tudo o que está ao seu alcance é adicionar os custos disso, sob a forma de aumentar a taxa horária dos desenvolvedores. É isso que faremos agora.
Pessoalmente, prefiro, neste caso, simplesmente multiplicar o salário por "líquido" por 2. Sim, isso é simples. Como a empresa paga imposto de 43% sobre os salários em mãos, e os 57% restantes vão para cima. Os 57% restantes também incluem detalhes implícitos que afetam a taxa final: há férias de 28 dias, os desenvolvedores adoecem regularmente, solicitam tempo - podemos assumir que eles trabalham 10,5 meses por ano etc. Se o diretor / financista não concordar com 57%, essa definitivamente não é sua dor de cabeça - você não tem e, em princípio, não pode ter acesso a todo o departamento contábil da empresa; portanto, peça ao diretor / financista que dê sua cifra, mas por agora %
Exemplo de cálculo: o programador aplicado recebe 82 000 rublos por mão. Em média, 164 horas de trabalho (incluindo feriados), ou seja, seu salário por hora é de 82.000 / 164 = 500 rublos. Definimos a taxa de 1000r / hora. Só isso.
Antes de continuar, vale a pena descrever outra maneira de contabilizar os custos indiretos. Como você provavelmente já percebeu, os custos indiretos para o escritório, cookies e advogados são os mesmos para os juniores e seniores; portanto, não será totalmente correto calcular as faturas em% de seu salário. Portanto, você pode solicitar ao diretor que defina a tarefa para os financiadores calcularem o número médio de despesas de escritório por hora para o período (ano / trimestre / mês - não importa, divida pelo número de horas). Em seguida, obtemos o valor, digamos, 300r / h de faturas separadamente e a despesa horária para salários (com impostos) separadamente 82.000 * 1,43 / 164 = 715r / h, e isso será mais preciso, obteremos o valor de 715 + 300 = 1015r / h O único problema, porém grande aqui, é que é muito difícil obter a quantidade exata de despesas indiretas do período no departamento de contabilidade. Só consegui uma vez, então prefiro acrescentar juros sobre salários. Sim, e o projeto é puxado principalmente por intermediários com mais ou menos o mesmo salário, portanto a diferença entre os dois métodos de contabilidade não é muito grande. No final, você pode concordar, novamente, em colocar agora 57% das faturas salariais, e quando (mais precisamente, se) o departamento de contabilidade fornecer o número da fatura por hora - altere rapidamente várias taxas, leva 5 minutos da força, tudo será recalculado automaticamente.
É simples? Na minha opinião sim.
Agora podemos calcular as taxas com base no salário; portanto, não faz sentido fornecer cálculos aqui para outros desenvolvedores, para economizar tempo. Basta colocar as taxas imediatamente:
Programador - 1300r / h
Projetista de circuitos - 800r / h
Criador de PCB - 800r / h
Verificador - 600r / h
Implementador - 1000 r / h
PM, ou seja, você mesmo - 1200r / h, enquanto estiver envolvido em 30% do projeto, o restante são outros projetos, carga de pré-venda, etc.
Com o cálculo das taxas concluídas. Aqui está o cronograma original:
De acordo com o cronograma - não vou discutir como deve ser na realidade. O cronograma é extremamente simplificado, a ponto de romper com a realidade, e é feito com o objetivo de mostrar o impacto das tarefas no dinheiro, em vez de fornecer um modelo padrão para o desenvolvimento de um complexo de software e hardware. Em geral, "eu sou um artista, eu vejo isso".
Ok, clique no botão "Folha de recursos" e, na tela aberta, inserimos as taxas recebidas:
Preste atenção na linha "Plant". Estes são artigos de compra em que todo o dinheiro deve ser entregue imediatamente, ou melhor, com um pouco de antecedência, pois sua contabilidade não transfere dinheiro imediatamente, mas periodicamente, uma ou duas vezes por semana, mais o dinheiro será gasto por algum tempo.
Portanto, aqui definimos o tipo de recurso para fazer uma compra como “Material”, definimos o valor 40.000 em “Custo / Uso” e definimos o pagamento (Acumular em) no início da tarefa. Obviamente, no Feng Shui, você precisa dividir a tarefa "Criar uma placa" em dois marcos: pagar e receber, mas mais complicado - duas linhas em vez de uma, adicionar um deslocamento temporário que não é visível no cronograma etc. Então, como é feito - é mais visual e mais difícil de esquecer. Você ainda pode colorir essa tarefa com laranja, mas isso já é demais.
Agora vamos voltar à visualização do gráfico de Gantt. Para ver o valor resultante, adicione uma coluna chamada "Custo" ou "Custo" e é isso que obtemos:
O custo do projeto agora é transparente com precisão no trabalho. A gerência vê exatamente como o dinheiro dele será gasto no seu projeto, e isso o distingue de outros RMs que não fornecem essas informações. E as disputas sobre as pessoas no projeto são muito mais fáceis de traduzir de maneira construtiva: tudo é transparente, se você quiser mais barato e mais rápido - vamos em vez de intermediários para as principais tarefas do projeto, vamos recontar agora.
Na verdade, a parte principal está concluída e você pode jogar com o modelo resultante em uma faixa bastante grande, obtendo um valor instantâneo do custo com quaisquer alterações. Isso é bom, mas há mais do que isso. Somos confrontados com a tarefa de remover o segundo problema da administração - calcular o fluxo de caixa do projeto, a fim de dar uma resposta argumentada à pergunta: quanto solicitar pré-pagamentos e como dividi-lo por etapas.
Parte Dois Fluxo de Caixa e Renda Futura
Esse método de cálculo pode ser usado em uma variedade de opções, a partir do objetivo já declarado de calcular a porcentagem exigida de pré-pagamento e a distribuição de pagamentos em etapas, para que o cache cache não seja negativo, de maneira muito conveniente em um projeto já em andamento, com muitos terceirizados, para distribuir rapidamente o valor aos financiadores pagamentos externos em estágios planejados para conclusão nos próximos meses.
Vamos colocar no projeto uma rentabilidade de 30%, o que nos dá 1.233.600 * 1,3 = 1.603.680. Arredonde para 1.600.000 para não confundir nem um centavo. Nesse valor, você precisa calcular quanto pedir com antecedência e quanto - no final das etapas. É padrão para o desenvolvimento de sistemas de software e hardware ter um avanço de 40% no início, uma vez que a compra de equipamentos e componentes ocorre na primeira etapa e 30% no final da primeira e da segunda etapa. Ficamos assim:
640 mil - pagamento antecipado
480 mil - no final da primeira e segunda etapas.
Colocamos no projeto Milestones (marcos) correspondentes aos momentos de pagamento das etapas. Renomear, para não produzir linhas desnecessárias, a tarefa “Iniciar o projeto” em “Pré-pagamento” e “Final do projeto”, respectivamente, em “Pagamento da segunda etapa”. E adicionamos o marco “Pagamento do primeiro estágio” após a tarefa “Transferir software para o quadro de destino” - é mais fácil convencer o cliente a gastar com o próximo dinheiro no momento em que vê o produto que começou a funcionar. Na coluna "Nomes dos recursos", colocamos "Pagamento 1", "Pagamento 2" e "Pagamento 3". Deve ficar assim:
Clique na “Folha de recursos” novamente e insira os valores de pré-pagamento recebidos. Desta vez, é claro, com um sinal negativo, já que costumávamos contar o dinheiro saindo do bolso da empresa e agora vice-versa. E alteraremos o tipo de recursos "Pagamento x" de "Trabalho" para "Materiais", definindo os valores acima (com um sinal negativo, porque eles nos pagam, não a nós) em Custo / Uso e configurando o pagamento (Provisão em) no início da tarefa:
Observe que apenas o MS Project 2019 exibe o valor com um sinal negativo; nas versões anteriores, os valores negativos estão entre parênteses. Embora tudo seja considerado correto.
Introduzido. Volte para Gantt e veja esta imagem:
Os custos totais do projeto são expressos em termos negativos e isso é sem dúvida agradável.
Ok, vá para o cache do cache por meses. Aqui, infelizmente, você já precisa exportar os dados para o Excel e procurá-los. Você pode, é claro, renomear vários campos nos nomes de mês e ano, imprimir cada mês em sua própria coluna e criar sua própria fórmula de monstro para cada coluna, levando em conta o ano e o mês ... Eu fiz uma vez, mas parece nojento, especialmente se o projeto for longo. Onde for mais fácil usar as ferramentas de relatório internas e enviá-las para o Excel, seguiremos esse caminho.
Como sempre, tudo é muito simples - vá para a guia "Relatórios" e clique no botão "Exportação de relatórios visuais":
Em seguida, na janela que se abre, selecione "Relatório de fluxo de caixa", defina o nível como "Meses":
Clique em "Visualizar" e, na janela do Excel que se abre, selecione a segunda guia (folha) - "Uso da tarefa". Ficamos com essa janela, mas ela ainda não é informativa:
Nele, coloque a marca de seleção “Calendário mensal” em “Campos da tabela dinâmica” e clique no ícone “+” marcado com ovais vermelhos na figura. Antes de abrirmos o que queríamos: um cache-flo mensal em nosso projeto com informações cumulativas, ou seja, Compreendemos mensalmente o resultado geral - estamos em mais ou menos este mês e a dinâmica - já lançamos mais no projeto por dinheiro, ou ainda não:
Vamos interpretar os dados. Ovais vermelhos indicam lugares onde você precisa ter cuidado.
Em março, nosso lucro total é negativo (não se esqueça de inverter o sinal em nossas mentes, pois estamos falando de despesas); as despesas excedem as receitas em 67 360 rublos. Para abril - positivo, mas apenas em 13280r, um atraso de apenas um dia o tornará negativo. Portanto, você deve insistir em aumentar o avanço em até 45% ou retornar do mundo dos números para o mundo real e entender que esses valores não existem por si mesmos, são apenas informações para a tomada de decisões. Mencionou + 57% nas taxas de engenheiros - algum tipo de abstração, advogados e contadores recebem seus salários devido não apenas a isso, mas também a outros projetos. Agora, se houver uma lacuna de caixa para todos eles em março, é uma ocasião para insistir em aumentar o pagamento antecipado do projeto ou adiar seus pagamentos para este mês; caso contrário, procure outras maneiras de fechar o buraco, por exemplo, contrate um empréstimo do banco para um casal. meses. Mas essas decisões são tomadas pelo financista / diretor, e você não como RM. Você já deu a eles informações muito valiosas: em dois meses há um risco de uma diferença de caixa, você tem tempo, pense. Isso é muito melhor do que aprender sobre esse problema em duas semanas.
Só isso. Boa sorte com seu planejamento financeiro!