Otimização de farmácia: o que fizemos com a matemática

Verificou-se que o negócio de farmácias é bastante simples em termos de start-up (uma farmácia de uma grande franquia é aberta quase pela mecânica de “mais, mais-ok”), mas é bastante difícil de administrar. No entanto, ele não parece. A parte difícil está no gerenciamento de inventário, ou seja, no fornecimento de medicamentos, remédios e outras coisas até o ponto final do varejo. Na realidade, as pessoas fazem isso com as mãos e muitas vezes ficam difíceis.

Existem situações muito frequentes de sub-encomenda de mercadorias (quando o medicamento popular necessário simplesmente não está disponível na farmácia), re-encomenda (as mercadorias são entregues pelos próximos dois anos) ou distribuição inadequada na rede de farmácias (uma está ausente e a outra tem seis meses de fornecimento). Os comprimidos são compactos, o layout nas farmácias é bom se 5% do estoque, então oito a dez milhões de rublos podem ser facilmente escondidos, mesmo em 15 metros quadrados em caixas. E então esses medicamentos expiram repentinamente após um ano.

O problema está no gerenciamento manual de estoques e na previsão incorreta da demanda: o mercado é tal que, muitas vezes, no início do ano, as obrigações são assinadas para o próximo ano, e o fabricante empurra toneladas de mercadorias de baixa movimentação para as redes de farmácias.

Obviamente, nessa situação, falta um modelo matemático. Bem, nós viemos com ela. No processo, fizemos algumas descobertas mais maravilhosas sobre o mercado.

Como funciona

Existem dois tipos de medicamentos:

1. Que só pode ser obtido de um fornecedor. Por exemplo, no ano passado houve uma defesa do mercado para o diprospan (injeções nas articulações): em algum momento, a gerência da última farmácia em que ele comprou dez embalagens e as vendeu ou as usou no mercado secundário.
2. Que possuem genéricos (ou seja, análogos diretos, esse termo no ambiente da farmácia não implica uma deterioração da qualidade). A aspirina ou o omeprazol são claramente muitas coisas diferentes e, se desaparecerem de um fornecedor, você sempre poderá encontrar um medicamento com o mesmo DCI.

É muito mais difícil com o primeiro tipo de mercadoria. Se o fabricante não conseguiu produzir ou se algo não foi calculado no pedido, existe a chance de deixar várias farmácias ou mesmo toda a rede sem a medicação necessária. Aproximadamente daqui segue uma conseqüência lógica, segundo a qual os contratos mais sérios são celebrados por um ano, e você precisa comprar muito tudo de uma só vez. Ou seja, concorde com uma certa quantia e, em seguida, receba-a gradualmente, distribua-a nas farmácias e pague.

No início de cada ano, você se inscreve para vender uma certa quantidade de algum medicamento. Isso está no plano de fornecimento do distribuidor (há três deles grandes na Rússia) e ainda mais no plano de produção.

Outra característica é que, como nem sempre você pode obter as mercadorias diretamente do fabricante, é necessário negociar com o distribuidor. E existe um desconto por volume. Ou seja, esse é o segundo motivo para assinar contratos de grande volume com antecedência.

Como resultado, com previsões incorretas de suas capacidades, as farmácias encontram-se em recessão apertada. Eles saem de maneiras diferentes: eles motivam funcionários, promoções. Mas aqui eles não têm o direito de anunciar um produto, porque é um medicamento. No final, tudo passa pelo farmacêutico iniciante na farmácia. Eles têm motivação: venderam nitroglicerina mais cara de uma empresa do que a usual - você ganha mais. Ou ele vendia vitaminas depois de cada vigésima ordem também.


Pode-se ver neste gráfico que, para este medicamento, o restante é quase o dobro do necessário.

Previsão de demanda

Antes de nossa chegada, a rede de farmácias fazia uma previsão de forma independente usando uma média móvel e fazia muitos ajustes manuais, porque o modelo nem sempre se encaixava. Mais precisamente, eles usaram a formatação automática da ordem e a capacidade de editá-la. Em nossa opinião, a edição foi um pouco abusada, porque quase todos os pedidos envolviam intervenção manual. Isso aconteceu mais provavelmente devido à falta de um modelo: assim, o pedido automático não levou em consideração o que já estava indo para a farmácia, mas ainda não havia sido levado para um armazém de varejo.

Como resultado, eles embrulharam cada pedido com uma nuvem de muletas mentais e fizeram correções nos dedos: "ele monta, é necessário o dobro, aqui o fornecedor é ruim, pediremos mais e nesta temporada o inverno é frio, também precisamos disso". A abordagem tem direito à vida, mas acaba sendo muito imprecisa nos resultados. É impossível trabalhar puramente de acordo com a previsão disponível: eles fizeram um patch - funcionou em um lugar, mas quebrou em outro - eles fizeram um patch lá. Como resultado, ninguém se lembra de como tudo começou e por quê. Mas várias correções funcionam para tudo:

"Por que você adicionou dez maços de todos os medicamentos nessa lista?"
- Sim, o sistema sempre comete erros aqui, então eu corrijo.

- E por que você tomou 12 maços por ponto, quando o consumo médio mensal é de duas peças?
- Bem, eu pensei que não era suficiente, então eu adicionei!
"Você entende que são cinco farmácias e agora alguém ficará sem elas?"
Sim? Ai. Bem, peça mais.

"Por que você está transportando apenas três garrafas?"
"Porque são necessárias uma ou duas peças em um mês."
"Eles pegaram cinco pedaços na semana passada!" Leve dez, Herodes !!!

Verificou-se que os KPIs do comprador são considerados para mercadorias em falta. Não pela eficácia da rotatividade, nem por alguns critérios ainda mais próximos do comércio, mas por quantos comprimidos ele coloca em cada farmácia. O fato de eles serem baixados após a data de vencimento não é mais sua dor de cabeça. Margens e vendas reduzidas a custo no final do prazo de validade também.

A execução real da ordem foi de cerca de 20%.

O que fez

Em seguida, resolvemos o problema clássico de previsão de varejo. Foi sugado centenas de vezes e é conhecido, talvez, por todos.


Demanda restaurada, previsão e reservas ideais para o medicamento crítico - Viagra.

A questão está na configuração do modelo. Usamos as seguintes regras:

1. A abordagem usual para otimizar estoques é restaurar a demanda (lotes de descarte sem esse produto disponível para estatísticas), prever a demanda por modelos auto-regressivos, levando em consideração tendências, sazonalidade, eventos do calendário, criando uma programação de suprimentos, calculando estoques ideais em farmácias e estoques, criando pedidos.
2. Consideração da falta de confiabilidade do fornecedor: quanto mais surpresas um fornecedor puder apresentar, mais estoque em armazém será necessário para a rede.
3. Contabilizando a indispensabilidade do medicamento para compras operacionais: não há sentido em armazenar carvão ativado: cada fornecedor o possui. Medicamentos de acordo com a fórmula após a divulgação da patente também. Mas novas drogas únicas - sim.
4. Alguns produtos exigem armazenamento a frio: há uma otimização mais rigorosa do estoque no ponto de venda.
5. Os estupefacientes são fornecidos de acordo com condições especiais.
6. Você não pode mover mercadorias entre farmácias; portanto, se possível, é necessário usar transações de suprimentos menores e mais frequentes.

O último ponto pode parecer estranho, mas o processo certo para os medicamentos é que você precisa levá-los da farmácia e enviá-los de volta ao armazém central. Lá, aceite, conduza uma nova conta de lote (ou seja, inicie como um novo SKU com uma data de validade diferente) e distribua novamente. Além disso, cada lote de mercadorias do fornecedor passa pelo processo de certificação, o que complica um pouco o fluxo de trabalho. Todo o processo, é claro, é manual.


Para alguns produtos, há um reembolso (o suprimento necessário, que sempre deve estar na farmácia, na opinião de especialistas em sortimentos), eis a restauração da demanda e a modelagem de saldos para um deles.

Como resultado, é mais fácil para eles jogar fora as mercadorias após a data de vencimento do que tentar redistribuí-las. Há um hack de vida com "arbustos" de farmácias quando vários pontos de venda pertencem ao mesmo diretor, e isso pode ser facilmente redistribuído entre eles, mas também existem algumas armadilhas. Construa corretamente um sistema de otimização de vários escalões em que a necessidade do armazém seja formada a partir das necessidades das farmácias com cobertura regulamentada. A necessidade de farmácias é calculada com base em uma previsão estatística, levando em consideração a tendência e a sazonalidade. O produto é distribuído entre todas as farmácias por vendas, reduzindo a função negativa de lucros cessantes. O estoque do armazém é dividido em vários estoques virtuais, um dos quais fornece farmácias e os outros são usados ​​para cumprir obrigações de marketing, vendas no atacado etc. Mas é muito difícil provar o segundo. Como resultado, agora estamos criando uma previsão média de mercado para todas as farmácias, depois formamos a ordem geral correta para o armazém e depois a distribuímos com pequenas transações à medida que a gastamos.


Este gráfico mostra que os produtos estavam em uma farmácia na bolsa de valores e nas outras duas não estavam naquele momento.

Os primeiros resultados foram, aqui estão os gráficos para alguns medicamentos:


O primeiro exemplo.


Segundo exemplo.

Antes disso, a distribuição de farmácias tinha outra característica. O produto foi para aqueles que estão mais perto do topo da lista em ordem alfabética! Ou seja, no caso de 12 embalagens de medicamentos com consumo médio por um período de dois, as seis primeiras farmácias em “A” recebem, e o restante não. Em outra rede, as farmácias prioritárias foram alocadas: ali, a princípio, os produtos eram de acordo com uma lista e depois - de acordo com outra. Mas quase o mesmo. Se você estiver abrindo uma farmácia, tente não chamá-la de “Y”. É melhor chamá-lo de "Aachenosaurus", e a entidade legal é "AAA" LLC. Haverá muitas perguntas, mas você estará com as mercadorias.

Os diretores das farmácias conheciam esse recurso e tentaram concordar com antecedência para arrebatar todos os produtos: é melhor guardar em casa do que esperar o tempo à beira-mar. Isso também causou irregularidades no modelo antigo e criou uma amostra única de medidas de TI opostas, porque o esquema usual estava quebrando na direção de obter uma melhor relação custo-benefício para toda a rede.

Houve um problema com a parafarma, isto é, com os mesmos xampus terapêuticos. Eles simplesmente não podem entregar um tubo que está sendo vendido: uma prateleira inteira precisa ser entregue. Os fornecedores pagam pela exibição aberta; esta é uma farmácia pela metade com uma empresa de publicidade. Mas no modelo de compras, eles simplesmente revendem esse segmento. Em teoria, o gerenciamento de suprimentos é mais flexível do que em medicamentos, mas muito menos atenção é dada à matriz de sortimentos. Desde que os compradores precisem de tempo com o produto principal, em um parapharm, foi tomada a decisão de revisar a matriz uma vez por ano. Isso significa que, durante todo o ano, um novo produto não pode ser introduzido ou um produto que não está à venda é retirado. Conclusão: sim, eles recebem bônus, mas a eficiência operacional sofre.

Como se viu, às vezes coisas semelhantes são feitas com a disposição de medicamentos: pode muito bem haver um medicamento que não será vendido por anos.

Outra direção em que a rede está tentando se desenvolver é mudar seu atacado. Como eles já compram grandes quantidades a bons preços, seria lógico vendê-los ainda mais. Há o direito de revender, o mercado não sofre dumping, porque é muito fácil controlar o preço de varejo recomendado. Somente agora, o atacado também é vendido em grandes quantidades, e às vezes acontece que essa remessa deixou o que poderia ser útil para sua própria rede de varejo. Não havia muito equilíbrio lá.

E finalmente: a contratação de suprimentos é peculiar, ou seja, há interrupções no pagamento. É tão direto na unha. Como não há gerenciamento de dinheiro adequado (novamente, porque nem sempre o melhor pessoal e nem sempre há pelo menos algum tipo de automação da rotina), isso significa problemas com os seguintes pedidos.

Por que não existem quadros melhores Porque na esfera da alta rotatividade de pessoal, inclusive na liderança. Isso leva ao caos no gerenciamento de sistemas de relatórios e a um entendimento impreciso de seus próprios processos de negócios. As frases "Não sei para onde procurar" e "Sim, não pode ser! Como você achou isso? - Um dos mais frequentes em nossos diálogos para sistemas de TI.

Pense o suficiente? Não. Se você vier para automatizar algo no mundo real, haverá muito menos matemática pura, mas muitas e muitas pesquisas de dados de origem e sua unificação. No nosso caso, mais recursos:

• As empresas usam vários diretórios de mercadorias de uma só vez. Nos diretórios, geralmente existem erros gramaticais ou recursos de ortografia, por causa dos quais produtos semelhantes podem se enquadrar em diferentes categorias.
• Tareness, isto é, o número de embalagens de comprimidos em uma embalagem de transporte, está constantemente mudando e armazenado na cabeça das pessoas em alguns lugares.
• Os arcos logísticos nem sempre são descritos corretamente: referem-se a farmácias fechadas ou produtos derivados da matriz.
• Você não pode ver toda a distribuição do produto. Não de um sistema, mas simplesmente impossível. É necessário coletá-lo por eco em muitos sistemas e papéis.

Como resultado, reduzimos o déficit em 15% e reduzimos nosso estoque em cinco dias simplesmente pela redistribuição correta de mercadorias e previsão mais precisa da demanda (excluindo as promoções, elas foram reordenadas com nossas mãos). As vendas aumentaram 1,5%. A matemática venceu nesta rodada.