Como montamos uma super equipe em um site remoto e nunca nos arrependemos

Não peço uma revolução, mas quero que os escritórios na Rússia fiquem massivamente fechados e a maioria dos funcionários mude para um site remoto. Parece-me que isso permitirá que pessoas e empresas trabalhem com mais eficiência.

Vou compartilhar minha experiência pessoal sobre como contratar funcionários remotos, como moldar os processos de trabalho e como equipar um "escritório" virtual acolhedor.

Agora, 10 pessoas trabalham em nossa equipe do YouGile e todas estão em um formato remoto. Não atraímos investimentos, obtemos lucro e crescemos em usuários ativos a 10% ao mês, durante dois anos.

Planejamento diário

E posso dizer que formar uma super equipe em um site remoto é bastante realista - o mercado de trabalho remoto está crescendo de ano para ano. Tenho algo para comparar: nossa primeira empresa de TI (RedHelper) alugou 250 m2 na Paveletskaya em Moscou.

O artigo tem duas partes: "Parte 1. Como procuramos pessoas" e "Parte 2. Como organizamos o trabalho". Afinal, antes de organizar os processos, é importante formar uma boa equipe.

Convido você a olhar para os nossos "bastidores".

Parte 1. Como encontramos profissionais fortes

Uma competição de 100 pessoas para uma vaga é uma perspectiva real, mesmo para a menor empresa, se estiver pronta para contratar funcionários remotos. Vou revelar algumas regras que nos ajudam a obter muitos comentários e selecionar colegas realmente fortes deles.

Aqui está um exemplo de como em 10 dias recebemos 294 respostas para hh.ru:

Postagens de emprego HH

Este não é um indicador absoluto, o número de respostas depende da posição, nível de salário e outros fatores. No entanto, é claro que há muitos que querem trabalhar.

Como escrever uma vaga

Sempre indicamos no cargo que este é um trabalho remoto. Às vezes, esse nome é moderado em hh.ru, mas eu o edito novamente e ligo para o suporte. O resultado (três vezes mais respostas, sem restrições regionais) vale a pena.

Além disso, isso permite que você "atraia" para si os melhores especialistas sempre empregados. E udalenka é quase a única maneira de começar a trabalhar com eles. Isso é especialmente verdadeiro para startups que sonham com um desenvolvedor bacana, mas não podem oferecer a ele o mesmo espaço aberto chique, como por exemplo no Yandex. Mas eles podem oferecer um udalenka democrático.

Na descrição do trabalho, aderimos ao estilo "casa". Nenhuma autoridade e burocracia. Uma coisa é a vaga do escritório de um grande banco e outra é a vaga de um funcionário remoto em uma empresa moderna de TI. Nós apenas escrevemos quem somos e o que fazemos.

Muitas vezes, solicitamos que os candidatos concluam uma pequena tarefa em uma carta de apresentação:

"Escreva com suas próprias palavras em 3-4 frases o que é um sistema de gerenciamento de projetos."

Assim, você pode entender em 30 segundos se deve conduzir uma entrevista. Isso funciona bem ao contratar redatores, designers e gerentes, mas para os técnicos é melhor não usar esse movimento. As respostas dos programadores legais não são suficientes, por isso tentamos protegê-los.

Por que manter sempre um emprego aberto
Faz sentido entrevistar 1 candidato em 100, mas o mais interessante. Se você precisar encontrar um especialista com urgência, em duas a três semanas, inevitavelmente precisará fazer compromissos difíceis e diminuir a fasquia. Se você escolher uma estratégia de recrutamento permanente, poderá direcionar com segurança para um candidato um nível mais alto e selecionar colegas realmente fortes.

Para quem estamos ligando para uma entrevista?

• O candidato concluiu com êxito a mini tarefa, que pedimos em uma carta de apresentação.
• É aconselhável que o candidato já tenha experiência em trabalho remoto. De acordo com minha observação, em 80% dos casos, uma pessoa sem experiência em um local remoto não poderá se envolver em processos de trabalho. Mas há cada vez mais pessoas com esse histórico. Apenas 3 anos atrás, apenas 5 dos 100 candidatos trabalhavam remotamente anteriormente, agora a cada quarto.
• Também é importante para mim que o candidato tenha resultados e realizações mensuráveis. Se não for profissional, pelo menos pessoal. Por exemplo, o título de mestre de esportes é importante para mim. Isso mostra que uma pessoa é capaz de trabalhar duro, alcançar objetivos e vencer.

Uma boa jogada é contratar funcionários remotos pela metade do tempo. (4 horas por dia)
Minha experiência mostra que, muitas vezes, são profissionais que escolhem esse formato. Eles já têm um emprego, mas querem mais. Talvez eles combinem vários projetos. E este é um indicador de que o especialista está de pé. Além disso, dessa maneira, você otimiza os custos: se um funcionário não atender às suas expectativas, você o deixará com um custo menor do que no modo de tempo integral.

Como entrevistar

A principal tarefa que me propus na entrevista é entender se uma pessoa será capaz de concluir a tarefa de teste. Isso difere das abordagens usuais ao tentar tomar uma decisão sobre uma consulta de avaliação para uma entrevista.

Por que isso é importante para mim? Se, no estágio seguinte, o candidato falhar completamente na tarefa de teste, o problema é como organizamos a seleção, não o candidato. Portanto, todas as minhas perguntas estão relacionadas à questão de saber se uma pessoa pode resolver o problema.

Realizo a entrevista em formato de vídeo, através do sistema Whereby (uma boa alternativa ao Skype).

Como brincamos com velas em uma entrevista
Na entrevista para a posição de vendas, perdemos 2-3 vezes as vendas diferentes. O primeiro jogo é com um produto que o requerente vendeu anteriormente. O segundo jogo é com qualquer produto que vem à mente. Vendemos cavalos, laranjas ... Especificamente, levo as vendas a um impasse: "Não preciso", "Já assinei um contrato anual com outro fornecedor" - e observe como ele sairá. A chave aqui não são os scripts de modelo memorizados, mas a flexibilidade e a capacidade de procurar diferentes abordagens. Às vezes, “revertemos” os papéis e, como vendedor, eu mesmo ofereço opções para resolver uma questão sem saída. Se o candidato pegar minha linha de raciocínio rapidamente e lidar com a tarefa no próximo jogo, então isso é claramente um bom desafiante.

Tarefa de teste paga (o ponto mais importante da seleção!)

Durante esta fase da contratação, a principal tarefa é verificar a mentalidade do candidato e determinar se ele é adequado para executar as tarefas. E a tarefa de teste em si deve ser uma pequena tarefa real.

Por exemplo, para uma vaga de redator, sugerimos escrever um artigo em qualquer formato por 4 horas e 2.000 rublos - “Comparação de vários sistemas de controle”. Nesse caso, o candidato pode (deve) fazer qualquer pergunta.


Mesmo com um currículo muito bom e uma entrevista bem-sucedida, apenas 4 em cada 5 candidatos fazem essa tarefa mal. O principal problema é tentar "derramar água", eles escrevem um texto longo e sem sentido. Ou eles escrevem de forma muito publicitária e "barata".

Espero receber o texto de um autor, material bem pensado, com fatos e conselhos valiosos. É claro que, durante 4 horas, estudar profundamente assuntos desconhecidos é quase impossível. Mas aprecio precisamente a tentativa de fazer isso, bem como a capacidade de extrair e processar informações. Os melhores candidatos fazem muitas perguntas e escrevem artigos curtos com significado em cada frase.

Por que a tarefa de teste deve ser paga
Oferecemos apenas itens de teste pagos. Isso aumenta significativamente as chances de conseguir um bom especialista. Nem todo candidato que se preze se dedica a um teste gratuito e, nesse caso, fica relutante, sem um grau adequado de envolvimento. A tarefa de teste com pagamento está muito mais próxima do trabalho real. Alguém pode objetar que esses são custos adicionais para a empresa, e os candidatos geralmente concordam em se mostrar sem pagamento. Na realidade, é apenas miséria, no âmbito das despesas da empresa geralmente são pequenas quantias, e o nível de candidatos será muito diferente.

Parte 2. Como organizamos o trabalho

Então chegamos ao ponto. A equipe foi formada, mas agora como se organizar em um site remoto? Como acompanhar o trabalho, como entender o que está acontecendo na empresa? Vou compartilhar minha experiência em como resolvemos esses problemas.

Mito: uma TV, uma geladeira e um sofá ganham um funcionário remoto
No entanto, se você amarrou uma pessoa ao escritório - isso não significa que ela funcionará. Facebook, uma máquina de café e uma sala para fumantes também podem ganhar no escritório. Tanto no escritório quanto no controle remoto - a pessoa trabalha ou não. Em um site remoto, pelo contrário, é mais fácil avaliar a produtividade dos funcionários. Como você está totalmente focado nas tarefas, e o funcionário não pode disfarçar sua inação por uma comunicação agradável durante uma xícara de café e eventos corporativos. Em um local remoto, é quase impossível imitar atividades violentas, porque não são visíveis. Mas os resultados são imediatamente visíveis. A produtividade dos funcionários é muito fácil de avaliar pelo número de tarefas resolvidas.

Como entender se um funcionário está trabalhando ou fazendo de bobo?

De jeito nenhum. Mas isso não pode ser entendido no escritório. É importante aqui monitorar não pessoas, mas tarefas. Qualquer funcionário pode fazer qualquer coisa e a qualquer momento, esse é o seu negócio. Nosso negócio é verificar se ele resolve problemas ou conta histórias bonitas, por que não deu certo.

Freqüentemente, os gerentes acostumados ao escritório têm um forte sentimento: os funcionários não trabalham se não são expulsos. Ao trabalhar em um site remoto, você precisa mudar esse sentimento exatamente o oposto - os funcionários trabalham por padrão!

Preciso verificar quantas horas um funcionário trabalhou
Nem tente. Isso é o que o formato de trabalho remoto difere do formato do escritório. Não trabalhamos remotamente "de uma chamada para outra". Algumas empresas oferecem funcionários remotos para instalar programas para registrar o tempo em um computador. E, assim, assustar especialistas que valorizam o controle remoto precisamente por causa de sua natureza democrática, programação flexível e foco nos resultados (independentemente do tempo gasto no processo). Ao acompanhar o tempo de trabalho, você nivelará todas as vantagens do trabalho remoto, enfraquecerá a autodisciplina dos funcionários e reduzirá sua motivação para encerrar as tarefas a tempo. Especialmente se o salário deles depender do número de horas trabalhadas. Nesse caso, os funcionários aumentarão especificamente o tempo em que trabalham na tarefa.

Como planejamos o trabalho

Estamos desenvolvendo um sistema de gerenciamento de projetos em que cada tarefa é um bate-papo e, é claro, realizamos todas as comunicações e planejamentos no YouGile . Às vezes, para fins de testes, realizamos alguns processos em produtos concorrentes.

Realizamos reuniões semanais comuns às segundas-feiras. Definimos tarefas para a semana atual em todas as áreas: desenvolvimento, design, marketing, testes. Exibimos tudo no quadro de planejamento. Se não tivermos tempo para concluir a tarefa em uma semana, a reformularemos com mais precisão. Por exemplo, a tarefa era "Escrever um artigo", reformule para "Liberar um artigo". Não há multas por tarefas vencidas; tudo se baseia no senso comum.


Conselho Semanal de Planejamento

Além disso, todas as manhãs nos reunimos com funcionários em uma reunião de 20 minutos para discutir o que foi implementado com sucesso ontem e o que resta fazer hoje.

Como os processos de trabalho são organizados em diferentes departamentos

Departamento de desenvolvimento

É assim que a placa de desenvolvimento se parece. É tudo sobre sprints, há um adesivo especial de sprint pelo qual você pode filtrar tarefas. Por padrão, as tarefas atuais são exibidas. Há uma lista de pendências em que ideias e tarefas pendentes se enquadram. O departamento ainda é pequeno e tudo é implementado com muita simplicidade, não o complicamos especificamente.


Conselho de Desenvolvimento

Departamento de Marketing

O departamento de marketing não é um conselho comum. Ele tem um debate contínuo e discute vários métodos de promoção. Até o momento, decidimos nos concentrar em cinco pontos principais: publicidade contextual, vídeos, artigos, boletins por e-mail e redes sociais. As principais tarefas também são colocadas no painel de planejamento semanal para todos verem.


Diretoria de Marketing

Departamento de vendas

Um sistema de CRM completo é formado com base no conselho do departamento de vendas. Os clientes são divididos em categorias de acordo com seu status: "Falha no contato", "Em processamento", "Conduzir o Skype", "Discussão sobre pagamento", "Faturado", "Pago". Há também muitos adesivos: de onde veio a liderança, o que foi acordado, qual é o próximo passo. Várias centenas de cartões estão constantemente em funcionamento. Várias pessoas podem trabalhar no quadro. Para ver as tarefas de cada gerente separadamente, você pode filtrá-las por artista.


Vendas de CRM

Suporte técnico

Todas as chamadas de usuários que chegam até nós entram automaticamente no sistema em um quadro de suporte técnico separado. O suporte técnico trabalha com tickets e prioriza. Além disso, por outro lado, é compilada uma imagem geral das chamadas com contadores para cada solicitação.


A imagem dos recursos

PS Ainda há desvantagens na organização de uma equipe remota. Por exemplo, em um site remoto, não existe um regime único que forme um escritório, e esse é um aspecto realmente importante. Mas este é um tópico para um material separado.

E, finalmente, uma pequena enquete ...