Agora a comunicação assíncrona está sendo implementada, não apenas em um site remoto

Ilustração: Yin Weihung

Estudo após estudo , mais uma vez prova que os trabalhadores remotos são mais produtivos do que seus colegas no escritório.

Só não está totalmente claro o porquê.

Sim, as pessoas economizam tempo (e razão) evitando engarrafamentos na hora do rush. Eles não são afetados por distrações no escritório. Eles adquirem uma sensação de controle sobre o cronograma de trabalho. Mais tempo resta para a família, amigos e hobbies.

Mas, além de viajar para o trabalho, todas essas vantagens não são tanto o resultado de um local autônomo como um subproduto da comunicação assíncrona - os funcionários decidem quando se comunicar com os colegas.

Muitos gerentes pensam em organizar o trabalho remoto, mas poucas pessoas consideram a ideia de comunicação mais assíncrona. Embora eu acredite que o futuro esteja no trabalho remoto , a comunicação assíncrona é um fator ainda mais importante no desempenho da equipe, independentemente de funcionar remotamente ou não. A assincronia não apenas fornece o melhor resultado, mas permite que as pessoas façam um trabalho mais importante e tenham uma vida mais livre e gratificante.

Com base na experiência da Doist , minha própria empresa remota e amplamente assíncrona, tentarei explicar o que é comunicação assíncrona, como ela melhora a produtividade e quais etapas específicas você pode executar para criar um ambiente mais assíncrono.

O que é comunicação assíncrona?

Essencialmente, a comunicação assíncrona é quando você envia uma mensagem sem aguardar uma resposta imediata . Por exemplo, um email. Abro e respondo cartas em algumas horas.

Pelo contrário, a comunicação síncrona ocorre quando você envia uma mensagem e o destinatário a lê imediatamente e imediatamente . A comunicação pessoal, como as reuniões, são exemplos de comunicação puramente sincronizada. Você diz alguma coisa, eu recebo informações imediatamente e respondo imediatamente.

Mas as formas digitais de comunicação, como mensagens em tempo real, também podem ser síncronas. Você envia uma mensagem, recebo uma notificação e abro o Slack para ler a mensagem em tempo real e responder. Até o e-mail é visto principalmente como uma forma síncrona de comunicação. Um estudo de 2015 do Yahoo Labs mostrou que o tempo médio de resposta aos emails é de apenas dois minutos.

Antes de nos aprofundarmos nos benefícios de uma abordagem de colaboração mais assíncrona, vejamos por que devemos questionar nossas maneiras atuais, principalmente síncronas, de trabalhar e se comunicar.

Problemas com a comunicação constante em tempo real

Se os funcionários são mais produtivos fora do escritório, algo está errado com o escritório.

De acordo com o artigo Collaborative Overload na Harvard Business Review, nos últimos vinte anos, os funcionários começaram a gastar 50% mais tempo se comunicando com os colegas. Até 80% desse tempo é gasto em comunicação por e-mail (em média, seis horas por dia), reuniões (em média, 15% ) e, mais recentemente, em aplicativos de mensagens instantâneas (em média, o Slack envia 200 mensagens para dia , embora mil mensagens “não sejam exceção” para os mais ativos).

Essa tendência em direção à comunicação quase constante significa que o trabalhador mental médio deve planejar um dia de trabalho em torno de várias reuniões e, no meio, ele trabalha distraidamente, sendo distraído por e-mail e Slack.

Para piorar a situação, o crescimento da tecnologia móvel significa que as comunicações de trabalho não se limitam mais ao trabalho físico ou às horas de trabalho. Podemos verificar e-mails e responder a mensagens a qualquer hora do dia. Como resultado, nunca desligamos completamente. Como um funcionário do escritório disse em um comentário da New York Magazine: “Eu costumava acordar, desligar o alarme e verificar o Tinder. Agora acordo e dou uma olhada no Slack.


O Slack se orgulha de que os usuários passam nove ou mais horas no dia de trabalho. 90 minutos de uso ativo, estendidos por nove horas, são um monte de distrações

Um estilo de trabalho excepcionalmente síncrono seria justificado se produzisse um resultado. Mas existem evidências crescentes de que a sobrecarga da comunicação em tempo real dificulta o foco no trabalho, esgota os recursos mentais e geralmente dificulta o progresso significativo.

Eu já argumentei contra aplicativos de mensagens em tempo real , mas vale a pena resumir os principais problemas que se aplicam à maioria das formas de comunicação síncrona:

• Distrações constantes . Eles distraem a atenção e impedem o progresso no trabalho. Atividades altamente eficazes e exigentes cognitivamente, como programar, escrever, projetar, desenvolver estratégias e resolver problemas, requerem longos períodos de trabalho profundo e focado . A comunicação síncrona não permite alocar longos períodos de tempo para isso.
  
  

  Exemplos de pequenos trabalhos	Exemplos de trabalho profundo
  Analisando letras na caixa de correio	Esboço de um plano para iniciar um novo recurso
  Respostas a colegas de bate-papo como o Slack	Programação
  Telefonemas para logística	Preparação da apresentação chave
  Participação em reuniões de presença	Pesquisa e análise de informações sobre um problema específico

  
  A frase “trabalho profundo” foi introduzida pelo professor de ciências da computação da Universidade de Georgetown e autor dos livros Cal Newport
  
  
• Prioridade de conectividade em vez de produtividade . Em tempo real, recomendamos que você mantenha contato e esteja disponível o tempo todo. Se você se desconectar, as discussões continuarão sem você, para que você não possa responder ou mesmo vê-las. Para não perder decisões e discussões importantes, as pessoas tentam estar sempre on-line e no maior número possível de reuniões, o que prejudica seu bem-estar e produtividade.
  
• Estresse desnecessário . Disponibilidade permanente significa que o funcionário não controla seu tempo. Durante o dia, ele responde a solicitações e não define proativamente sua própria agenda. Um estudo mostrou que as pessoas compensam o tempo perdido devido a distrações, tentando trabalhar mais rapidamente, o que leva a "mais estresse, frustração, desperdício de energia e pressão extras". A cultura síncrona leva diretamente ao esgotamento.
  
• Diminuição da qualidade da discussão e soluções abaixo do ideal . Quando você precisa responder imediatamente, as pessoas não têm tempo para refletir cuidadosamente sobre as principais perguntas e dar respostas ponderadas. Sua primeira reação à situação geralmente não será a melhor.

Benefícios de um ambiente mais assíncrono

A maioria das pessoas percebe as distrações como uma rotina, mas algumas empresas, como Doist, Gitlab , Zapier , Automattic e Buffer , estão tentando implementar uma abordagem assíncrona. Aqui estão alguns dos principais benefícios de um melhor controle sobre as comunicações pessoais:

• Controle do tempo de trabalho = funcionários mais felizes e produtivos . Em um ambiente assíncrono, não há horário comercial definido. Os funcionários têm controle quase completo sobre como estruturam seus dias úteis de acordo com seu estilo de vida, seus biorritmos e responsabilidades (por exemplo, cuidar de crianças!). Alguns trabalham à noite, porque é mais conveniente para eles. Todas as manhãs, passo uma hora com meu filho, e ninguém na minha organização assíncrona percebe isso.
  
• Comunicações de alta qualidade em vez de respostas superficiais . É certo que a comunicação assíncrona é mais lenta, mas geralmente de qualidade superior. As pessoas aprendem a se comunicar de maneira mais clara e completa para evitar conversas desnecessárias. Eles têm tempo para pensar em um problema ou idéia específica e dar respostas mais ponderadas. Em vez de reações reflexivas, as pessoas podem responder quando estão prontas para isso (como uma vantagem adicional: quando temos tempo para pensar sobre isso, temos muito menos probabilidade de ver explosões emocionais sem pensar, nos últimos oito anos não tivemos um único problema sério com a comunicação incorreta).
  
• Melhor planejamento = menos estresse . Se não for mais possível enviar uma solicitação o mais rápido possível no último minuto, será necessário um planejamento avançado. As pessoas aprendem a planejar sua carga de trabalho e coordenar suas atividades com mais cuidado, para que os colegas tenham tempo suficiente para responder a suas solicitações. Isso alivia o estresse e, finalmente, o trabalho é feito com mais eficiência.
  
• Trabalho profundo por padrão . Como os funcionários não precisam ler as mensagens no momento do recebimento, eles podem dedicar grandes períodos de tempo ao trabalho que cria o maior valor para a organização. Eles retornam para uma resposta em lote às mensagens de 1 a 3 vezes por dia e não alternam entre trabalho e mensagens / reuniões.
  
  

  Tudo bem	Ruim
  Encontre tempo para uma conversa interessante e volte ao modo profundo	Malabarismo tenta se comunicar enquanto trabalha

• Documentação automática e melhor transparência . Como a maioria das comunicações ocorre por escrito, discussões importantes e informações importantes são automaticamente documentadas, principalmente se você usar uma ferramenta mais aberta que o email. Essas conversas são mais fáceis de colocar um link. Por exemplo, no Doist, em vez de descobrir as razões da decisão ou o status de um projeto específico, é habitual fornecer um link para os tópicos relevantes do Twist.
  
  
  No resumo deste mês, nossa diretora de marketing, Brenna, refere-se a tópicos relacionados para que as pessoas possam entender facilmente de forma assíncrona.
  
• Igualdade de fusos horários . A conexão suave entre os fusos horários, ninguém estará em desvantagem devido ao seu fuso horário. Assim, você expande seu pool de possíveis candidatos. Você pode criar uma equipe estrelada e verdadeiramente diversificada de funcionários de todo o mundo.
  
  Embora a retenção de funcionários seja um tipo de indicador de vaidade, acreditamos que é graças à cultura assíncrona que praticamente não temos rotatividade de funcionários nos últimos cinco anos. A retenção de funcionários excede 90%, muito acima da média da indústria. Por exemplo, mesmo no Google com seus campus lendários, muitos benefícios de refeições gratuitas a cortes de cabelo gratuitos, a vida média dos funcionários é de apenas 1,1 anos . A liberdade de trabalhar de qualquer lugar a qualquer momento é mais importante que os cookies e nossa empresa custa exatamente zero.

Mas! Você ainda precisa de comunicação síncrona

Como em tudo na vida, uma cultura assíncrona tem prós e contras. Doist experimentou ambos.

No início de nossa jornada assíncrona, incluímos na lista negra a maioria das reuniões, pois as considerávamos uma perda de tempo. Quase tudo pode ser resolvido por escrito. Recentemente, porém, nossa diretora de marketing, Brenna, disse francamente que havíamos perdido algum contato humano, e ela se sentiu isolada sem contato pessoal com outros funcionários.


Descobrimos que a assincronia excessiva também é ruim

Como resultado, aprendemos que você ainda precisa combinar a comunicação síncrona onde isso faz sentido: por exemplo, reuniões ou saídas individuais. É difícil construir entendimento mútuo e relações pessoais apenas por escrito - afinal somos humanos © Daft Pank.

Aqui estão alguns truques que nos ajudam a estabelecer relacionamentos pessoais em uma equipe:

• Cada funcionário, pelo menos mensalmente, conversa pessoalmente com seu supervisor imediato para investigar o solo, discutir problemas, estabelecer metas para o desenvolvimento profissional, etc.
  
• Experiências com hangouts aleatórios de equipes por meio do Zoom, onde pessoas de equipes diferentes podem se reunir e conversar sobre coisas que não funcionam.
  
  
  
  
• Viagens anuais corporativas e em equipe, onde as pessoas se comunicam pessoalmente
  
  
  Excursão corporativa Doist. Açores, 2019
  
• Para todos os iniciantes, uma semana de trabalho pessoal com o líder da equipe. Isso ajuda os iniciantes a se integrarem mais confortavelmente ao processo, fazendo qualquer pergunta.
  
• Reembolsamos o custo do coworking para que as pessoas, se desejarem, deixem suas casas e se comuniquem mais no escritório / comunidade.
  
  (Se estiver interessado, aqui está meu artigo mais detalhado sobre trabalho remoto e saúde mental ).

Hoje minimizamos o número de reuniões, mas não as proibimos. Nossa pilha de comunicações atual é mais ou menos assim:

• 70% assíncrono via Twist, Github, Paper
  
• 25% em sincronização por meio de ferramentas como Zoom, Appear.in ou Google Meet
  
• 5% das reuniões pessoais, por exemplo, visitas anuais à natureza por toda a empresa ou equipe

Para obter mais informações sobre as ferramentas usadas e nossos métodos de comunicação, consulte o artigo "A pirâmide da comunicação remota em uma equipe".


Nossa pilha de comunicação

Em geral, use comunicação síncrona nos seguintes casos:

• Você deseja estabelecer um entendimento mútuo entre as pessoas (por exemplo, conversas individuais ou reuniões de equipe são adequadas).
  
• É necessário trazer informações importantes ou discutir alguns tópicos sensíveis.
  
• Existem muitos fatores desconhecidos, e você deseja debater várias idéias e soluções.
  
• Existem muitas variáveis ​​que mudam rapidamente e você deseja trazer rapidamente as mesmas informações para todos, por exemplo, em uma reunião sobre o lançamento de um projeto.
  
• Houve uma crise que requer atenção imediata, por exemplo, uma falha no servidor. Usamos o Telegram com as notificações incluídas apenas para comunicações de emergência.

A comunicação síncrona deve ser a exceção, não a regra.


Em vez de (e às vezes além) reuniões semanais, cada equipe lança na segunda-feira um fluxo e publica os resultados do plano da semana passada para o atual. Assim, todos podem ver no que todos estão trabalhando em diferentes equipes.

Como criar uma cultura assíncrona dentro de uma equipe

A transição para a assincronia não acontecerá da noite para o dia. Requer uma mudança profunda em ferramentas, processos, hábitos e cultura. Aqui estão algumas etapas específicas que você pode seguir individualmente e como líder de equipe.

O que um funcionário pode fazer:

• Sobre comunicação . Ao enviar uma mensagem, forneça o máximo de informações possível. Visualize capturas de tela ou screencasts. Diga claramente o que você precisa de outra pessoa e em que período. Alguns minutos gastos em detalhes e na edição do texto (para melhor compreensão) podem economizar dias de conversas em um ambiente assíncrono.
  
  

  Falta de comunicação	Sobre comunicação
  Você pode enviar um relatório sobre o conteúdo assim que houver tempo?	Você pode enviar um breve relatório (≈1 p.) Com as métricas de blog do Google Analytics até a próxima terça-feira, até as 14h00 EST? Observe o seguinte: postagens principais, número de visualizações exclusivas, taxa de rejeição, CTR e plano para postagens futuras. Aqui está um bom exemplo desse relatório: um modelo de relatório de conteúdo . Eu ficaria grato!

  
  Escreva sua mensagem da maneira mais clara e cuidadosa possível.
  
• Planeje com antecedência para que as pessoas tenham tempo para revisar sua mensagem . Por exemplo, "Gostaria de terminar isso em dois dias, de preferência com a sua participação", e não "Preciso da sua resposta dentro de uma hora".
  
• Sempre verifique suas configurações de compartilhamento de documentos . Parece um pouco, mas se alguém precisar solicitar acesso, isso poderá atrasar o processo geral por várias horas ou até dias.
  
• Antes das reuniões, inicie um fluxo ou crie um documento . Compartilhe todas as informações e discuta os principais problemas antes da reunião, para que todos possam ter uma compreensão completa do tópico.
  
• Após a reunião, anote a discussão e o resultado . Inicie o fluxo ou continue o documento para que todos os que não encontrarem possam encontrar essas informações. Até começamos a experimentar gravando reuniões em vídeo para que todos pudessem participar de forma assíncrona.
  
• Desative as notificações . Em vez disso, reserve alguns intervalos de tempo ao longo do dia para verificar e responder a e-mails e mensagens.
  
  
  
  
  
• Use o tempo de espera produtivamente . Esperar por uma resposta não será um grande problema se houver algo a fazer.

O que um líder de equipe pode fazer:

• Incentive todos a dominar a comunicação escrita como uma habilidade essencial . Isso reduzirá o tempo de espera e transmitirá rapidamente a essência das coisas. Em um ambiente assíncrono, todos precisam ser um grande escritor.
  
• Avalie as pessoas com base em seus resultados, não na velocidade de resposta ou no número de horas trabalhadas . Já escrevemos em detalhes sobre avaliação de desempenho .
  
• Cancele o horário obrigatório ou o horário comercial . , .
  
• , , . . , Doist , — , . , .
  
• (Direct Responsible Individual, DRI) . Apple. , , . , , , , . , , . , .
  
• . , Doist 24 .
  
• . , Doist , . . , .
  
  
  
  
  Doist « Doist» (Doist Heads)
  
  
• , , , - GitHub, Basecamp Twist . . , , . , . . .
  
• . Telegram. . . .

A assincronia é uma batalha dura que desafia o estado usual das coisas.

Sabemos que estamos desafiando o status quo e que comunicações silenciosas e assíncronas não são a norma atual. É necessária uma mudança de paradigma real.

Apostamos que, no futuro, as empresas mais bem-sucedidas serão aquelas que decidirem fazer essa mudança. Equipes que não exigem que os funcionários entrem em contato constantemente, que priorizam a comunicação assíncrona para criar as condições para um trabalho profundo. O que permite que os funcionários fiquem offline e se recuperem totalmente. Temos o prazer de compartilhar nossa jornada neste mundo e convidamos você a explorá-lo.