Você responde facilmente a uma solicitação de ajuda? Não é difícil para você executar algumas tarefas extras? Você silenciosamente refaz um trabalho não tão bom para colegas ou subordinados? Provavelmente, sua carga de trabalho faz com que você "superaqueça".
Freqüentemente, em uma pequena empresa, fazemos tudo seguidamente, sem perceber: o servidor de teste será reiniciado, o que nós mesmos informaremos o cliente no bate-papo, em vez de o engenheiro; pendure um banner - espere um minuto, tenho acesso ao painel de administração, pronto; código de análise - vamos travar o Gerenciador de tags e mostrar como colocar tags nele; aqui na descarga, houve picos e falhas suspeitos, fiz detalhes adicionais para você ... A situação é especialmente difícil nas empresas que trabalham ativamente nas solicitações dos clientes, e cada funcionário assume as mais diversas tarefas. Como resultado: fadiga, esgotamento, erros e bloqueios de suas próprias tarefas pendentes. Isso é familiar? Vamos procurar razões e soluções sob o corte.
Por que isso está acontecendo?
Existem várias razões pelas quais um funcionário assume uma quantidade insuportável de tarefas. Se você não é proprietário de uma empresa e não recebe uma parte direta dos lucros, procure os motivos na lista abaixo. Sim, e se o proprietário, no entanto, também - e isso acontece.
- O funcionário se esforça para provar seu valor. Se uma pessoa não está confiante em si mesma, ela tem dificuldade em se identificar em uma profissão - ela fica deprimida ao se comparar com outros colegas, histórias de sucesso na carreira e até com descobertas bem-sucedidas de concorrentes. Portanto, ele encontra uma maneira: tornar-se multitarefa e provar seu valor fechando uma tarefa após outra, trabalhando 12 horas por dia e não parando no fim de semana.
- Às vezes, o motivo para você se dedicar a diferentes empregos é o desejo de jogar pelo seguro : se você tem muitos tópicos de trabalho vinculados a você e trabalha em todas as frentes, a probabilidade de ser demitida ou reduzida em tempos difíceis é reduzida. Portanto, você precisa aproveitar a inércia e a preguiça dos colegas e tornar-se indispensável.
- O trabalho de outra pessoa geralmente é realizado por pessoas capazes, inteligentes e coletivas. Eles recebem suas tarefas com facilidade, não é difícil aceitar estranhos e até organizar um trabalho de meio período como freelancer. Eles são fortes profissionais viciados em trabalho que gostam de executar bem as tarefas e não gostam de tomar café com colegas cinco vezes por dia. Como regra, eles valorizam e amam a empresa e os projetos; portanto, trabalham de maneira desinteressada para que todos sejam melhores do que são.
- Há momentos em que um funcionário simplesmente gosta do seu trabalho , ele é apaixonado por ele e o faz com prazer. Você nem percebe que esse dia de trabalho acabou. Além disso, abandonar o caso na fase final é simplesmente indecente. Aqui está mais meia hora. Termino esta projeção e corro para casa, para que amanhã eu não volte, mas faça outras coisas :).
- Acontece que você ajudou e se tornou a norma . De fato, a princípio, parece que não há nada de especial em ajudar os colegas. No entanto, provavelmente muitos dos leitores estão familiarizados com esse emaranhado: primeiro, envie o link, depois ajude, depois venha e depois mostre, no final, "Faça, faça, rapidamente, caso contrário, selecionarei essas três linhas do relatório por duas horas". Gradualmente, esses apelos se tornam a norma e, se você recusar, se tornará a pior pessoa. O funcionário não quer ser ruim e aconselha a esquerda e a direita, ajuda, e então a luz em seu escritório apaga após as 22:00 ...
- Surpreendentemente, a síndrome do iniciante se torna a razão do "trabalho empilhado". Um homem chega a um novo escritório, mostra seus conhecimentos e habilidades ao máximo, para não bater na sujeira e, de acordo com o cenário padrão "Bem, se você é tão inteligente, também pode lidar com isso".
- Um dos cenários mais comuns: o chefe trabalha para os subordinados , porque tem medo, é necessário ou tem vergonha da má qualidade do trabalho da unidade. E esse não é o notório microgerenciamento e perfeccionismo, é apenas o desejo de fazer o trabalho pelo menos aceitável. Naturalmente, os subordinados relaxam, porque o chefe é bem-sucedido, eles executam tarefas ainda piores e ele esquece não apenas de comer, mas também de ir ao banheiro.
- Às vezes, o trabalho se arrasta por causa da rotina . Esse é o fruto de uma organização empresarial ruim: vários processos se arrastam ao mesmo tempo e não há opções para fazer algo em sequência; é preciso fazer tudo de uma só vez.
- Durante uma crise (na economia ou na cabeça dos gerentes de topo), a razão para carregar tarefas para um ou dois funcionários é o desejo de tapar todos os buracos com a ajuda de um par de unidades da equipe . É isso mesmo, por que contratar novos se eles ainda
não morreram ? A mesma história acontece quando eles pedem para serem substituídos até encontrar um novo funcionário, mas nada muda mesmo após a contratação de mais três - eles são filhos novos, ainda não se mudaram e, em seguida, têm um novo emprego, não assumem as responsabilidades pelas quais eles foram contratados.
- Existem pessoas de acordo com a natureza do personagem de "resgate" : elas não precisam pedir favores, são profissionais, não compram a amizade de colegas, têm uma carga normal, mas ainda fazem o trabalho por si mesmas. As razões são simples - pena e bondade, elas são tão criadas que vêm da infância. A equipe gosta de fraqueza e usa ativamente os serviços de um bom colega.
- A razão mais vil para assumir o trabalho de outra pessoa são os amigos da equipe . Lembre-se: se seu amigo permitir que você trabalhe para ele, ele não é um amigo. Depois de você ou sua partida da empresa, você nem ouvirá falar dele.
Três linhas de publicidade
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Normalmente, em um escritório, o mega-viciado em trabalho varia de acordo com as razões, apenas um ou dois motivos são raros. Mas existem sinais externos gerais pelos quais essa pessoa pode ser reconhecida.
- Essas pessoas, em regra, são chatas na conversa - e não pelo fato de viverem no trabalho, apenas porque suas cabeças estão ocupadas com pensamentos sobre os processos de trabalho e é psicologicamente difícil mudar para uma viagem de sábado ou discutir uma nova série, vista à noite.
- Essas pessoas costumam ficar com raiva - estão cansadas. Não, eles não culpam ninguém pelo congestionamento, apenas uma pessoa cansada com um sorriso duro, você pode conferir na prática.
- Esses caras raramente falam sobre processamento, reconhecem e até percebem sua carga de trabalho. Eles consideram seu modo de operação e sua intensidade a norma e até percebem isso.
- Na equipe, esses funcionários são considerados malucos, fracos ou carreiristas difíceis - isso depende de outras opções de caráter de um colega. Infelizmente, o mal-entendido prevalece sobre a apreciação e gratidão (ha ha ha).
- Esses funcionários nunca buscam liderança, exibem ou relatam resultados em centenas de páginas e edifícios coloridos. portal, pelo qual eles costumam ser subestimados, ou até caem na mão quente porque "você arrasta mais - mais responsabilidade".
- Nas mesas de homens e mulheres, há uma caneca quase cheia de chá ou café resfriado :-)
Certamente você, lendo este artigo, sorriu quando se reconheceu ou como um colega. Mas chegou a hora de uma revelação difícil: esses funcionários da equipe são muito ruins para uma empresa, especialmente em uma pequena empresa, onde todos os funcionários têm grande influência. E parece que o princípio usual de Pareto funciona: 20% dos funcionários fazem 80% do trabalho. Mas como isso soa uma merda em termos de custos com pessoal ...
Então, por que isso é ruim?
- Os funcionários mais produtivos serão rapidamente esgotados, porque a carga e a responsabilidade farão seu trabalho. Como resultado, eles ficam doentes, tentando superar o esgotamento, ou o trabalho aumenta, porque suas mãos caíram.
- É difícil fazer muito trabalho bem; assim, você cometerá erros no trabalho (geralmente estúpidos e ofensivos) ou um prazo (até que tudo seja bem feito).
- Os funcionários que são capazes de realizar muitas tarefas diversas são difíceis de realizar em suas carreiras, embora eles não a merecam como ninguém. O fato é que a constante mudança entre diferentes tipos de trabalho permite que você seja um especialista amplo e não deixa chance e tempo para penetrar nas profundezas de uma esfera estreita de conhecimento.
- Os funcionários relaxados, para quem o trabalho é feito, decidirão que o restante dos negócios será feito por si só, para que você possa abaixar as mangas, servir café e ligar o YouTube.
- Cedo ou tarde, surgirão conflitos na equipe, provenientes de funcionários sobrecarregados de trabalho devido a injustiça geral, remuneração igual para diferentes cargas de trabalho etc., ou de "sobrecarregados" devido à tensão nas relações, demandas para exigir ainda mais trabalho , problemas com liderança e até por arrogância geral.
De qualquer forma, mais cedo ou mais tarde, resultará em perda de receita ou de clientes (e não em receita).
Em princípio, essa situação pode ocorrer em qualquer unidade, mas na maioria das vezes, sobrecargas devido a tarefas de outras pessoas ocorrem em várias:
- suporte técnico e qualquer suporte: “Pegue um ingresso, seu tema”, “Pegue um ingresso, eu corro para a farmácia”, “Responda lá, caso contrário eu não sei”, “Ah, você responde tão legal - responda a minha”;
- development: "Seu código é mais limpo, mas você não tem tempo", "OOP passou por mim", "Bem, quanto custa você fechar três bugs por lá";
- Marketing e publicidade: “Veja as configurações de publicidade”, “E escreva um anúncio”, “Ah, como está em inglês”, “E faça essa campanha também, você consegue.”
Então demiti-los, ou o quê?
Não, é claro - você não deseja reduzir a eficiência da mão de obra. É necessário adotar medidas gerenciais e operacionais para aproveitar esse potencial em benefício da empresa e, ao mesmo tempo, não prejudicar o restante.
Não há necessidade de empurrar
Certifique-se de consultar os tipos acima e tente entender com quem você está lidando. Com base nisso, você precisa trabalhar com um funcionário, criar uma conversa. Se você não vê os motivos da sobrecarga de funcionários ou colegas, não conhece muito a empresa. Faça hobbies durante o horário de trabalho e leia Forbes (ou Habr) e fique mais perto de subordinados ou colegas.
Ameaças a trabalhadores esforçados não ajudarão de maneira alguma - elas não entenderão por que são criticadas, porque muito trabalho foi feito. Portanto, qualquer censura, ameaça ou pressão serão consideradas negativas e as milícias contra o funcionário causarão raiva e estresse. A pior coisa que você pode dizer é: "Você não está de férias há muito tempo, vai". Isso será interpretado como um desejo de provar que você tem um funcionário desnecessário.
Procure práticas de gerenciamento
Automatize o trabalho nas unidades em que há um problema. Se for sobre vendas e marketing, instale o CRM com separação de direitos de acesso, na qual cada funcionário terá sua própria área de responsabilidade, seu plano, seus KPIs e quaisquer casos de delegação serão registrados e, por exemplo, se você notar uma mudança periódica de gerente nos clientes de Ivanov para Prokhorov, então Prokhorov está claramente processando, e Ivanov decidiu claramente transformar tempo de trabalho em tempo livre.
Se falamos de suporte, suporte técnico e qualquer funcionário que se comunique com clientes externos ou com funcionários como clientes internos (administradores de sistema, por exemplo), use sistemas de ticket, eles são baratos, mas mostram claramente as tarefas (chamadas e solicitações), progresso trabalho, resultado e, como no CRM, mudança de gerente. Por exemplo, desenvolvemos para esse fim o
suporte ZEDLine do help desk na
nuvem , no qual é muito conveniente levar em consideração todas as solicitações dos clientes e trabalhar com eles. Nesse caso, você não perderá tempo com treinamento e adaptação de pessoal para software - a instalação não levará mais de uma hora e o desenvolvimento da interface - 5 a 10 minutos.
Experimente o KPI
Se a aplicação de KPI a programadores é difícil e, em muitos casos, simplesmente indesejável, o KPI para os serviços comerciais e de suporte é uma necessidade gerencial e um motivador interessante. O principal é tornar os indicadores mensuráveis, compreensíveis e dependentes de realizações reais, e não de relacionamentos pessoais (por exemplo, "fechar 17 tarefas de serviço" é um indicador, mas "de acordo com a avaliação dos colegas é educado por -2" é uma ocasião para dispensar o autor de um KPI).
Como sair desse pico para o próprio empregado?
Nesse bloco, seria possível descrever de maneira positiva e instrutiva os métodos psicológicos e outras terapias corporativas, mas não. Isso não vai funcionar.
A primeira coisa que você precisa fazer é entender que sobrecarregar o trabalho de outra pessoa não faz de você um super-herói, mas faz com que você perca o equilíbrio entre um valioso jogador da equipe (isto é, eles movem a empresa) e o trabalho sobrecarregado com uma sobrancelha (eles aram infernalmente e nem sempre se mexem, porque não há tempo para definição vetorial).
A segunda é entender mal o que você está fazendo com seus colegas: eles estão se depreciando, parecem pálidos contra o seu passado e odeiam e temem muito você.
Terceiro: você terá que devolver o trabalho àqueles que se despediram e perdeu o contato com essa parte do negócio, terá que recusar e defender seu espaço de trabalho e seu emprego. Você vai se tornar um bastardo. Humilhe-se, isso não é por muito tempo.
Você pode pesquisar no google centenas de métodos para lidar com a carga de trabalho e a incapacidade de dizer não, ir a um psicólogo, conversar com um chefe sob um copo de bourbon ou com colegas sob uma caixa de cerveja, sair (a propósito, a coisa mais estúpida é que o novo trabalho começará), - isso será mais fácil para você. Mas, antes de tudo, você precisa aprender o esquema do trabalho com mais solicitações, consultas ou seu desejo de ter em mãos as seqüências de todas as tarefas da empresa.
O algoritmo é simples
Classifique a solicitação
Antes de tudo, entenda quem se voltou para você: o funcionário assustado com a nova tarefa, a quem basta enviar, ou o delegado de terry que é o melhor enviado. Em seguida, calcule o que você precisa sacrificar para cumprir a tarefa de um colega, qual é o uso intensivo de recursos para você. Não responda imediatamente, pense e volte com uma recusa ou consentimento ponderado - para que você cause apenas respeito.
Identificar prioridades
No momento da análise da tarefa, lembre-se de que você não apenas mudará uma de suas tarefas, como também executará todo o seu planejamento pessoal, incluindo o tempo pessoal após o trabalho, porque ninguém fará o seu trabalho por você. Como regra geral, se um funcionário ou chefe estiver pronto para transferir a tarefa para alguém, ela "sofre", ou seja, você pode concordar em fazê-lo quando terminar seu trabalho principal. Além disso, vou dizer uma coisa terrível agora: 90% do trabalho de escritório pode esperar várias horas.
Estimar a linha do tempo
Designe aos colegas quanto tempo você gastará na tarefa, quanto você pode alocar para ela e quando exatamente. Por exemplo, "Vou preparar uma solicitação para esse upload, mas somente amanhã à tarde, levará cerca de três horas". Se sua empresa tem a prática de fornecer relatórios por hora sobre o trabalho (infelizmente, existem empresas de TI e muitas outras, em outras áreas ainda mais), avise seu colega que você será forçado a inserir essa tarefa no relatório ("Vasya, eu tenho três Não estou imaginando horas, precisarei especificar esse trabalho diretamente "). Vou lhe contar um segredo: a probabilidade de seu delegador lidar repentinamente por conta própria aumenta drasticamente após essas palavras.
Avalie e discuta opções
Às vezes, é mais fácil para você fazer o trabalho, para que seu colega se livre dele; às vezes, é mais fácil passar um tempo e aprender a executar a tarefa de maneira rápida e eficaz. Avalie o que é ideal para você em termos de custos de mão-de-obra e é estrategicamente mais lucrativo. Você também pode fazer parte do trabalho e se oferecer para terminar com um colega - mas esteja preparado para ser puxado outras centenas de vezes.
A maneira mais eficaz é trabalhar com crédito (como dinheiro). Se você foi solicitado a fazer algo por outro, precisa definir uma "fatura". Estou fazendo você agora, você vai me ajudar mais tarde. Se um colega não cumprir seu dever, na próxima vez em que ele procurar ajuda, você terá uma discussão de ferro: você fecha primeiro a dívida antiga e depois procura uma nova.
Só depois do trabalho deles!
Se você decidir executar a tarefa - faça-a apenas após o trabalho principal, indicando estritamente que este é um ato de ajuda único, e não uma tradução do trabalho.
Algumas dicas
Não importa como suas relações com colegas e refinarias se desenvolvam devido às tarefas de outras pessoas, quaisquer que sejam as razões pelas quais você esteja liderando, é importante lembrar que você está agindo no triângulo das relações "equipe - você é o chefe" e precisa contar com todos.
- Não diga "Este não é o meu trabalho, não o farei" - a maioria dos líderes o perceberá negativamente. Geralmente, o líder está interessado no resultado, e não quem e quando o alcançará. Pelo mesmo motivo, você não deve abalar as descrições dos cargos na frente da cabeça e lê-las em voz alta com o tédio de um advogado - seus princípios serão rapidamente divulgados pelos batentes e erros que você encontrou.
- Não assuma a missão do serviço de resgate corporativo - não apague os incêndios de outras pessoas e arraste todos os processos fracassados da empresa. Não é necessário que você seja indiferente - o fato é que você não será capaz de lidar com tudo de uma só vez, apenas gaste sua energia e se torne responsável pela maioria das falhas. Mesmo se a equipe falhar, este não é um motivo para se culpar - esta é uma oportunidade para você, juntamente com seus colegas e gerência, analisar os erros e possivelmente alcançar um novo nível.
- Evite o contato com os principais amantes para delegar suas tarefas - deixe-os procurar outras vítimas.
Essas três regras ajudarão você a dar o primeiro passo para manter uma relação de trabalho dentro da equipe e evitar problemas de congestionamento.
Pode parecer rude, mas seu conhecimento, habilidades e experiência são o seu produto que você precisa vender e valorizar. É muito difícil, e quanto mais difícil, mais você ama o seu trabalho e o produto que produz. Isso ocorre devido a queixas e relacionamentos difíceis, quando você pode ser o funcionário mais subestimado. Mas o principal é que você é forte em seu conhecimento, independente de profissionalismo e pronto para qualquer turno. Resta aprender a respeitar a si mesmo.