É difícil imaginar nossos dias de trabalho sem reuniões. Vamos resolver problemas, atribuir tarefas, discutir planos e conduzir uma retrospectiva. Mas nem toda reunião pode ser considerada útil e eficaz. Como tornar as reuniões de trabalho não uma perda de tempo? Quais reuniões posso recusar? Qual é o custo de uma reunião? Estas perguntas foram respondidas pelo treinador de negócios da EPAT, Dmitry Tatti.
Que tipo de reuniões existem
Existem muitos tipos de reuniões de trabalho: comícios diários, stand-ups, sessões de brainstorming, retrospectivas, cerimônias SCRUM. Todos eles podem ser combinados em três grandes grupos - dependendo da finalidade.
Reuniões informativas
Aqueles sobre os quais os organizadores contam aos participantes algumas informações. Geralmente, muitas pessoas são convidadas para essas reuniões para falar sobre notícias ou inovações. Por exemplo, para informar que um processo de feedback apareceu na empresa.
Reuniões de discussão
Aqueles em que os participantes pensam como resolver um problema ou pergunta e compartilhar suas idéias. Por exemplo, eles discutem qual novo recurso adicionar ao aplicativo.
Reuniões de tomada de decisão
Aqueles sobre os quais os participantes precisam tomar uma decisão comum. Por exemplo, selecione um rastreador de tarefas que toda a equipe utilizará.
Muitas vezes, a mesma reunião combina elementos de informação, discussão e tomada de decisão. Em um comício, o líder da equipe pode contar à equipe sobre os novos requisitos do cliente, discutir sua implementação com os desenvolvedores e, juntos, decidir quem fará o que.
Quais reuniões posso recusar
Durante a reunião, os funcionários não cumprem suas responsabilidades profissionais e, portanto, não trazem lucro para a empresa. Aqui está um contador on-line com o qual você pode calcular quanto dinheiro a empresa "perde" em cada jogada. Este é o chamado "custo da reunião". Você precisa inserir o número de participantes, o salário médio por hora de trabalho e iniciar o contador quando a reunião começar.
Antes de marcar uma consulta, o organizador precisa entender se é realmente necessário. Existem vários tipos de reuniões das quais você pode optar por não participar.
Reuniões da agenda ampla
São reuniões dedicadas a uma ampla gama de questões de vários campos. Eles são ineficazes porque em um momento diferente um certo número de pessoas participa da discussão, e o resto está esperando na fila, gastando tempo de trabalho.
O que fazer Primeiro, entenda quantas perguntas você deseja fazer no comício. Então - em vez de uma longa reunião, planeje algumas curtas e convide apenas participantes interessados para cada uma.
Discursos de vários departamentos para a gerência
Geralmente, são reuniões nas quais os departamentos se revezam informando o gerente geral sobre os resultados do trabalho do mês. Parece uma série de relatórios na frente do general - diz um deles, e todo mundo está em atenção e escutando.
O que fazer Substitua essas reuniões por uma série de breves reuniões com cada equipe e envie uma carta geral com as informações mais importantes sobre os resultados do trabalho de cada departamento.
Reuniões informativas
São reuniões nas quais a gerência da empresa se comunica com os funcionários. Em geral, não há nada de errado com eles se as notícias são realmente importantes e preocupam a todos. No entanto, reunir um grande número de pessoas ao mesmo tempo é quase impossível. E isso significa que as informações não chegarão a nenhum funcionário.
O que fazer Antes de tudo, envie notícias aos funcionários por correio e marque uma consulta para a sessão de perguntas e respostas. Assim, as pessoas terão a oportunidade de estudar as informações em um momento conveniente para elas e pensar sobre as perguntas, em vez de formulá-las com pressa durante a reunião.
Reuniões para tomar decisões estratégicas com um grande número de participantes
Aqui estamos falando sobre as reuniões nas quais você precisa tomar algum tipo de decisão de nível superior. O problema dessas reuniões é que elas convidam pessoas que não podem participar diretamente do processo de tomada de decisão. Por exemplo, uma reunião na qual o gerente de projeto e o arquiteto calculam quanto custará ao cliente a introdução de um novo módulo no sistema, e os desenvolvedores apenas ficam sentados e ficam em silêncio.
O que fazer Convidar para a manifestação apenas os participantes que realmente podem influenciar a tomada de decisão.
Reuniões regulares da equipe
Reuniões nas quais cada membro da equipe fala sobre o que ele está trabalhando e com quais tarefas ele planeja lidar no futuro próximo. Manter-se a par da equipe de trabalho não é ruim. O problema é que, às vezes, realizamos essas reuniões, porque é habitual na empresa, a metodologia prescrita, está escrita em um livro inteligente, e não porque há uma necessidade real delas.
O que fazer Programe cada reunião conforme necessário - se houver tópicos que realmente precisam ser discutidos por toda a equipe.
Como organizar e conduzir uma reunião eficaz
Uma reunião eficaz é aquela que beneficia todos os seus participantes, bem como - idealmente - um projeto ou empresa. Cada participante do rali deve entender por que ele foi convidado, como ele pode ser útil e o que ele receberá na saída.
Para tornar qualquer reunião o mais eficaz possível, você precisa:
- formular o tópico, o plano e o objetivo da reunião
O organizador precisa fornecer aos participantes o máximo de informações possível sobre a reunião no início. Para fazer isso, você precisa formular o tópico da reunião da maneira mais clara possível, escreva uma lista de tópicos e perguntas que você levantará e quais resultados planeja alcançar.
- dar aos participantes a oportunidade de influenciar o plano da reunião
Em um convite para uma reunião, o organizador gostaria de perguntar aos participantes: “Você concorda com o plano da reunião, precisa alterá-lo de alguma forma? Você quer discutir outras questões? Isso ajuda o iniciador da reunião a coletar feedback antes da reunião, bem como ajustar o plano, levando em consideração os desejos e necessidades dos participantes.
Por exemplo, um gerente de projeto deseja falar sobre a implementação de novas funcionalidades com uma equipe de projeto. E os desenvolvedores, por sua vez, podem se oferecer para discutir as deficiências da arquitetura de aplicativos existente, o que pode afetar a operação dessa funcionalidade.
- dar aos participantes tempo para se prepararem
Preparar-se para uma manifestação é uma coisa muito importante. Muitas vezes, as reuniões são ineficazes, simplesmente porque os participantes não tiveram tempo para compreender, processar e estruturar as informações que eles devem receber.
Reuniões-discussões e reuniões para tomada de decisão devem ser marcadas em uma a duas semanas. Reuniões para obter informações - em um ou dois dias úteis, para que os participantes possam planejar e distribuir sua carga em um futuro próximo. No entanto, este não é um axioma - cada jogada deve ser abordada individualmente.
Vale a pena se esforçar para garantir que a reunião ocupe o tempo mínimo necessário para atingir seu objetivo. Idealmente, não deve durar mais de 45 minutos. É quanto tempo podemos perceber e assimilar informações qualitativamente. No minuto 90, nosso foco de atenção é bastante enfraquecido e, após duas horas da reunião, ficamos tão cansados que estamos prontos para concordar com qualquer decisão, mesmo que seja para concluir a reunião o mais rápido possível.
Definir a agenda da reunião é metade da batalha. Para que uma reunião seja realmente eficaz, você deve segui-la. Para fazer isso, você precisa de uma pessoa que controle o progresso da reunião. O moderador pode ser o organizador do rali e um dos participantes.
Sem um moderador, qualquer manifestação corre o risco de se tornar um bazar. Os participantes podem começar a discutir, mudar para outros tópicos e impedir que outras pessoas se manifestem. O moderador precisa garantir que os participantes durante a reunião tenham tempo para discutir todos os tópicos prescritos no plano. Pode-se ouvir essas frases dele: “Desviamos do tópico”, “Esta é uma pergunta muito ampla, vamos discuti-la em uma reunião separada”, “Passamos a palavra ...”.
O secretário é necessário para registrar as decisões tomadas, acordos, idéias e outros pontos importantes da reunião. Se essas informações não forem registradas em nenhum lugar, podemos assumir que as decisões não foram tomadas, os contratos não são fixos e a reunião foi uma perda de tempo.
Após a reunião, o secretário envia a todos os participantes uma chamada carta de acompanhamento com os resultados do comício. Qualquer membro pode assumir o papel de secretário.
Pedir feedback aos participantes é uma ótima idéia. Isso pode ser feito nos últimos cinco minutos da reunião. Se você é um organizador, pergunte aos participantes: “Esta reunião lhe pareceu eficaz? Como isso poderia ser melhorado? ”
As reuniões precisam ser consideradas como ferramentas para a interação no trabalho. E melhorar as ferramentas que usamos é importante e necessário.