Sinopse do livro "Gerente de um minuto e macacos" (Burroughs Hal, Onken William Jr., Blanchard Kenneth).
No livro de I. Adizes "Estilos de gestão", existe um herói - Bombeiro. Este é um especialista que foi promovido. Mas ele ainda tenta fazer tudo sozinho. "Fazer o bem, faça você mesmo" é o lema dele.
Parece a esses gerentes que a administração inclui a solução de todos os problemas complexos, e é por isso que eles são inundados de problemas - as “bolas” das tarefas de seus funcionários. O gerente se torna um pescoço estreito, o que leva a uma diminuição na produtividade de toda a equipe.
O livro é principalmente para os gerentes que cresceram de executivos sobre como definir tarefas para seus funcionários, evitando sua própria sobrecarga, mas não para perder o controle.
Um macaco no contexto de um livro é responsável pelo próximo passo na solução de um problema ou tarefa. Como um macaco, essa responsabilidade recai sobre seus ombros e fica lá até você resolver o problema ou transferi-lo para outro. Ou, mais amplamente, a responsabilidade de resolver um problema ou tarefa ou alcançar um objetivo inteligente, dependendo da sua capacidade de delegar e do nível de gerenciamento de funcionários. Esta é a bola da frase "De que lado está a bola".
Uma boa revisão introdutória para se familiarizar com o início do livro é aqui
m.habr.com/en/post/80805 , que revela a definição de um macaco dada pelo autor. Mas o artigo não contém um manual de treinamento que pode ser relido rapidamente ou pendurado na parede. Nosso objetivo é apenas um manual de treinamento.
Uma breve revisão do livro. Não gosto da comparação com o macaco. Na maioria dos casos, pessoas que não estão familiarizadas com o material percebem o macaco como um funcionário, o que causa rejeição. E, portanto, não é eficaz. Portanto, chamarei o macaco de tarefa ou bola.
Eu recomendo a leitura do original, o livro é pequeno, é bom ler. Mas, para não sair da minha cabeça (com o apoio dos participantes das reuniões do Clube Francis Bacon), foi feito um manual de treinamento para repetição.
Manual de treinamento
Passe a bola para o lado do funcionário. Como fazer isso sem perder a qualidade - leia as regras.
Regras para gerenciar tarefas - o diálogo sobre a tarefa não para até que seja concluído:
- As etapas a seguir devem ser descritas e especificadas.
- Uma tarefa deve ter um responsável.
- Seguro de não conformidade deve ser definido.
- A hora, o local e o método do próximo ponto de controle são atribuídos.
Item 1. Próximas etapas
A discussão da declaração do problema não termina até que as próximas etapas sejam compreendidas por você e pelo artista.
Cenário:
I. "Eu não sei o que fazer."
U. “E eu não sei o que fazer. Acontece que a empresa tem duas pessoas que não sabem o que fazer. Uma empresa pode se dar ao luxo de apoiar uma dessas pessoas. ”
Tente garantir que o próximo passo não esteja do seu lado.
O funcionário deve pensar e trazer recomendações para resolver o problema. Se ele os enviar, a bola estará do seu lado (você deve ler e emitir uma resolução) e, como resultado, será novamente inundado com essas tarefas. Se ele os trouxer para discussão, na discussão será elaborada uma resolução e os próximos novos passos e a bola novamente para o lado do artista.
A bola não está do seu lado - é uma situação em que você (há tempo para um trabalho proativo) e o funcionário (ele não espera por você, e a responsabilidade pela tarefa o motiva a resolvê-la melhor) e o problema (resolvido mais rapidamente).
Ponto 2. Determinamos a responsabilidade pela tarefa
Se uma pessoa não é designada para resolver um problema, o risco é que a tarefa não seja resolvida (efeito testemunha).
Tente garantir que você e seus funcionários não sejam responsáveis pela solução dos problemas, caso contrário você será sobrecarregado rapidamente com as tarefas. Isso não significa que todas as tarefas devem ser resolvidas por seus funcionários, há tarefas muito complicadas e essa tarefa é sua (mas se você não conseguir resolvê-la, mude para o seu chefe).
Regra: um gerente superior delega uma tarefa a um gerente inferior, e ele delega a tarefa a um gerente ainda mais baixo, e assim por diante, até que os subordinados do próximo gerente possam resolver o problema com êxito de forma independente.
A melhor maneira de desenvolver um senso de responsabilidade nas pessoas é dar-lhes responsabilidade.
A seguir, são apresentados cenários de casos típicos em que seus funcionários transferem a responsabilidade para seus ombros e como sair dessas situações.
Cenário 1
I. “Temos um problema” (o Empreiteiro tenta implicitamente superar o problema em seus ombros).
U. “Não temos problemas e nunca iremos.
Não tenho dúvidas de que há um problema, mas não é nosso, mas é meu ou seu.
Se esse for o seu problema, ajudarei você a resolvê-lo sob uma condição: enquanto eu o ajudar, seu problema não se tornará meu problema por um segundo, porque no segundo em que se tornar meu problema, você não terá mais problemas e não terei nada para ajudar uma pessoa que não tem problemas. ”
Mas esse pode ser o meu problema, se você provar. E a prova é seu problema.
Cenário 2
I. “Eu tenho um problema” (espera que você leve a bola para o seu lado, sem tentar encontrar soluções de maneira independente).
U. “Não há problemas, existem oportunidades que você ainda não sabe usar. Tenho certeza que você pensou nas opções. Vá em frente ”
(pausa)
E: "Talvez eu pense no que fazer a seguir?"
W. "Pense".
Cenário 3
E: “Aqui está a solução .... ”(Decisão incompleta da categoria - pensei um pouco aqui e depois penso preguiçosamente, pense por mim).
W: "Você é capaz do melhor."
E: "Melhorei a solução (solução incompleta)."
W: “É o melhor que você pode fazer?”
E: "Aqui está uma solução, levando em consideração todos os problemas possíveis". (se você realmente pensou e descobriu a solução)
W: "Ótimo."
Ponto 3. Seguro contra inadimplência
Não discordamos até que o cumprimento da tarefa seja assegurado (porque você é responsável pelo resultado final de qualquer maneira. O gerente “entregará” não é o gerente).
Os funcionários podem cometer erros e sua responsabilidade é impedir ou reduzir os danos causados por seus erros. Seguro é proteção contra erros inaceitáveis.
Existem dois tipos de apólices de seguro:
- Ofereça primeiro e depois aja.
- Aja primeiro e depois ofereça.
1 política - proteção contra erros inaceitáveis. Erros pelos quais não o funcionário será demitido, mas você.
2 política - caso os funcionários possam corrigir independentemente as consequências. Dá mais independência aos funcionários e remove a bola extra de você.
Descubra o que acontece se a tarefa falhar? A empresa irá à falência ou perderá o projeto ou um grande negócio será interrompido - então este é 1, porque é improvável que mesmo você consiga resolver a situação. Se for uma mudança de tempo válida ou uma impressão levemente estragada de seus funcionários - então 2.
Estudos de caso.
Exemplo 1. Um funcionário prepara uma página de destino para uma promoção na qual os clientes chegarão de um boletim informativo por email de publicidade. A promoção é regular, não há um grande crescimento de tráfego planejado. Não é a primeira vez que um funcionário faz isso; se ele falha na tarefa, não é possível fazer o boletim informativo hoje nesta página de destino. Se você puder mudar a empresa em um dia e se o volume planejado da rotatividade adicional for pequeno, poderá transferir a responsabilidade para ela.
Exemplo 2. Um funcionário prepara uma página de destino para a promoção Black Friday. Os comerciais de TV foram preparados e pagos em um determinado momento, por isso é muito difícil mudar o horário. Está planejado um aumento significativo na rotatividade. Se um funcionário falhar na tarefa e você não tiver um plano de backup (acesse a página de destino do ano passado), definitivamente precisará se manter atualizado e monitorar a disponibilidade do plano de treinamento, cada etapa deste plano, riscos, etc. Essa é uma política do primeiro tipo.
A responsabilidade de escolher o tipo de seguro é sua.
Regra: “Não intervenha o máximo possível, intervenha conforme necessário.”
No processo de solução do problema, pode ocorrer um aumento significativo no risco (por exemplo, uma mudança no prazo de pagamento pode se transformar em não pagamento); nesse caso, você deve alterar o tipo de seguro de 2 para 1.
Os funcionários podem perceber negativamente o controle rígido de cima, principalmente se estiverem acostumados à autonomia. Variante de explicação para o funcionário: “Aprecio o que você está fazendo, mas este projeto não pode ser colocado em risco. Você terá outras oportunidades para melhorar suas habilidades. ”
Regra: “Ao praticar a arte da administração, não deixe a empresa ir ao fundo disso.”
Item 4. Controle
A conversa com o funcionário da tarefa não para até que a data e o local do próximo controle sejam determinados.
Para que a tarefa de controle não fique pendurada em seus ombros, vale a pena mudar para os ombros do funcionário. Ao mesmo tempo, o controle é importante para a gerência, para enfatizar isso, ao discutir, agendar um compromisso para o próximo controle no calendário.
Se surgirem problemas com a tarefa, será necessário um ajuste: alterar as próximas etapas, alterar a pessoa responsável ou alterar o seguro.
Se tudo estiver em ordem, elogiamos o funcionário pelo trabalho.
Não mudamos o ponto de controle, mesmo que nada tenha sido feito, caso contrário, é um incentivo para não fazer nada.
Às vezes, os funcionários trazem problemas ao desastre, sem informar você, até o próximo ponto de controle.
O que fazer Dizemos ao funcionário:
Resolver novos problemas é tarefa do funcionário,
Mas se as tentativas de tratar o problema não funcionassem, me atraísse como líder.
Além disso, a responsabilidade pela escalada do problema é do funcionário.
É possível indicar o tempo permitido para uma solução independente para o problema (pode ser diferente dependendo da tarefa e do dano potencial).
Bem, ninguém cancelou os levantamentos para controle intermediário rápido.
O que controlar, quando nomear um ponto de controle? O livro não especifica, o autor assume que o leitor está familiarizado com a forma de conduzir o controle.
Um exemplo é observado no controle da relevância das próximas etapas na solução do problema. Às vezes, os funcionários continuam convencidos de que sabem o que fazer melhor do que uma lista acordada. Para tarefas com seguro do tipo 1, o funcionário não pode alterar independentemente as etapas a seguir.
Acrescentarei que existe uma maravilhosa metodologia de inicialização Lean. Um artigo útil sobre o livro fundador de Eric Rhys pode ser lido aqui:
habr.com/ru/company/makeright/blog/299560 . Em poucas palavras, pense e dê o próximo passo com o mínimo de esforço, contando com métricas bem-pensadas de sucesso para garantir que o curso escolhido esteja correto.
Essa abordagem também é útil para gerenciar funcionários: se você não sabe se o funcionário irá lidar com a tarefa, pense no próximo passo mínimo para a tarefa que ele deve executar e a maneira mais fácil de verificar a correção dessa etapa para entender "puxa" ou "não puxa".
Delegação
Isso não é apenas responsabilidade pela conclusão de uma tarefa; além disso, é responsabilidade definir tarefas para outras pessoas e controlar o resultado. Assim, os funcionários executam tarefas mais complexas, liberando a necessidade de decompor tarefas, distribuir e configurar subtarefas e controlá-las.
Sua tarefa é aumentar a produtividade da unidade. Se as pessoas puderem realizar suas próprias tarefas sem distraí-lo, a produtividade aumentará; portanto, sua tarefa é ensinar às pessoas como delegar tarefas a elas.
O objetivo do treinamento dos funcionários é permitir que eles delegem autoridade.
Tiramos a bola - deixe os funcionários provar que são capazes de resolver problemas por conta própria. Mas isso não significa que todas as tarefas são iniciadas pelos funcionários.
O funcionário deve preparar e mostrar independentemente:
- O que precisa ser feito para resolver o problema ou quais as próximas etapas a serem seguidas, um plano de ação ou etapas para criá-lo.
- O que a tarefa oferece aos negócios, por que é necessária e por que é importante.
- Quais departamentos da empresa isso afeta, como seus interesses são levados em consideração.
- Se os interesses do cliente da empresa são afetados, o que a tarefa fornece ao cliente e por que é importante para ele.
- Quais recursos e tempo serão necessários para resolver o problema e o que você precisa fazer para encontrar esses recursos.
- Que poderes serão necessários para ele e por que basta.
- Como controlá-lo no processo de resolução do problema.
- Que problemas podem surgir e como eles agirão se surgirem.
O que você precisa para poder delegar autoridade:
- Reduza seu nível de ansiedade com a crença de que o funcionário pode lidar independentemente com a maioria dos problemas, se eles surgirem. Enquanto houver preocupação, o funcionário deve resolver as tarefas menores da tarefa, sob seu controle.
- O funcionário deve descobrir o que fazer.
- Ele próprio deve entender o que precisa: recursos, dinheiro, tempo, informações, poder e ajuda (requisitos dos funcionários). Quem melhor que ele está mais consciente do que é necessário?
- Você precisa determinar a aceitabilidade desses requisitos. Como defini-lo? Por analogia com outras tarefas resolvidas por você ou por outros funcionários.
- O funcionário deve estar interessado no resultado do projeto.
Tempo que você tem
O tempo para o seu trabalho é limitado. É possível dividir o tempo em:
- O tempo imposto pelas autoridades
- O tempo imposto pelo sistema
- Tempo que você pode controlar.
Além disso, o tempo que você pode dispor é dividido no tempo que seus ou outros funcionários gastam com você, forçando-o a resolver problemas que eles não podem resolver por conta própria e o tempo que você pode gastar em atividades proativas para desenvolver seus negócios e melhorar a interação.
Hora imposta pelas autoridades
Quem tem ouro define as regras. Se você fizer insatisfatoriamente o trabalho confiado ao seu chefe, ele apertará as porcas e você terá mais trabalho.
Se você sempre concorda com seu chefe, um de vocês é supérfluo.
Se você não concorda com o chefe, tente convencê-lo da melhor solução alternativa, mas se você não conseguiu, siga a decisão dele.
Hora imposta pelo sistema
A burocracia e a burocracia para a substituição do mouse, a emissão de acessos, certificados de RH e outras funções de serviço levam tempo. Como regra, você não deve piorar as relações com os funcionários, eles podem deixar você entrar em um longo círculo, eles são cobertos por regulamentos. Melhor estabelecer bons relacionamentos e eles comerão menos tempo.
Tempo próprio
O tempo que você pode controlar. Primeiro de tudo, ele fica entupido com os problemas (bolas) de seus funcionários. O que resta, se deixado, é o tempo mais valioso para o seu desenvolvimento. Este é o tempo que você pode gastar em:
- Melhorar as relações com o chefe, aliados e departamentos de serviço para liberar mais tempo no futuro.
- Treinar seus subordinados para delegação, com o mesmo objetivo
- Seu treinamento
- Análise, criação de novas iniciativas e lançamento e monitoramento de novos projetos e mudanças para o desenvolvimento da empresa, e é isso que os gerentes realmente valorizam (se, é claro, eles cumprem com êxito suas principais tarefas).
E, no final, a oportunidade de chegar em casa a tempo de passar tempo com a família, se envolver com crianças e apenas relaxar, caso contrário, é uma maneira de se esgotar.
Posfácio
A fixação do lado de quem a bola é bem ilustrada pela piada sobre o senhor inglês.
Londres Senhor inglês com sua esposa no café da manhã.
"Lord John, existem rumores no mundo de que Lady Jane tem um amante."
"Estes são os problemas de Lady Jane."
"Sim, mas eles dizem que o marido de Lady Jane prometeu matar esse amante ..."
"Estes são os problemas do marido dela."
"Sim, mas os rumores dizem que esse amante é você."
"Estes são os meus problemas." - e eu?
"E esses são seus problemas."