Como ficar louco no Open Space: criando um novo escritório a partir do zero

Aconteceu no setor que a maioria dos escritórios é organizada em formato de espaço aberto. E isso muitas vezes causa dor e sofrimento a todos que trabalham em um espaço assim: há muitas pessoas e elas são muito próximas, constantemente barulhentas, uma sala enorme parece desconfortável. Você não pode abrir a janela ou desligar o ar condicionado, alguém definitivamente soprará e outro imediatamente ficará abafado. No entanto, ao planejar um novo escritório, percebemos imediatamente que seria um espaço aberto. Cientes de todas as desvantagens, começamos a pensar com antecedência sobre como tornar o futuro espaço aberto o mais confortável possível para o trabalho de nossos colegas. Claro, eles eram céticos, mas alguém achou que era simplesmente impossível.

Para encurtar a história, quase um ano após a mudança, posso dizer com segurança que o novo escritório é muitas vezes melhor que o passado. Meus colegas dizem que sentem um lar quando chegam ao trabalho. Por trás do corte, contaremos mais sobre como o Lamoda Home surgiu, o que conseguimos fazer bem e o que mais teremos que trabalhar. Espero que nossa experiência seja útil para aqueles que em um futuro próximo enfrentarão tal feito.

O que havia de errado com o antigo escritório?

A ideia de mudar não veio do zero. Nós gostamos do antigo escritório quando acabamos de entrar nele. Mas a empresa cresceu e percebemos que o layout da sala não é o mais conveniente para tantas pessoas, e era proibido reconstruir algo para nós mesmos. Havia mais funcionários e, em algum momento, simplesmente deixamos de ter espaço suficiente. O bloco de tecnologia cresceu para 300 especialistas: Tecnologia da Informação e Análise de Dados , que precisavam estar localizados em três e, às vezes, em quatro andares. As negociações estavam constantemente ocupadas e não havia outros lugares para conversas; muitos conversavam diretamente para abrir espaço. A infraestrutura de TI também exigia expansão: era mais claramente vista por quantos fios extras estavam espalhados nas salas.

Com o crescimento da empresa, começamos a realizar cada vez mais eventos. E a única sala de conferência disponível foi projetada para 300 pessoas e era necessário alugá-la para todas as reuniões, mesmo que apenas 30 participantes estivessem presentes.

Não gostávamos da sala de jantar no antigo escritório. Vamos ser sinceros - ela era terrível. Havia máquinas de venda automática nas áreas comuns, mas elas claramente não eram suficientes, e a comida era muito boa.

Alguns desses problemas foram resolvidos de alguma maneira negociando com o proprietário. Mas ainda estava claro que essa era apenas uma medida temporária. Precisávamos de mais espaço adaptado às nossas necessidades. Essa é uma tarefa que não possui uma solução ideal: é óbvio que é impossível encontrar um local para 1000 funcionários que possa ser construído do zero, de acordo com seus desejos, dentro do Anel do Jardim e por um dinheiro razoável.

Seleção de assento

Valentin Shchitov, STO

Estávamos à procura de instalações com grandes áreas de piso, a fim de passar o mínimo possível de um andar para outro. Examinamos vários locais em Moscou que poderiam fornecer uma sala do tamanho certo e os avaliamos de acordo com o nível de conforto, localização e toda uma gama de outros fatores. Muito importante para nós foi a oportunidade de fazer nossos próprios reparos, a fim de ajustar completamente o espaço para nós mesmos. Como resultado, dos vários finalistas, BC 1Zhukov foi escolhido. Foi lá que você pôde criar o escritório que queríamos.

Certamente, não aceitamos imediatamente com a idéia de mudar de Paveletskaya para Polezhaevskaya, visivelmente mais longe do centro da cidade. No entanto, muitos acharam conveniente levar o MCC à estação de Khoroshevo, alguém alugou um apartamento a uma curta distância do escritório, mais barato que o anterior. Temos mais vagas em um estacionamento vigiado e, para um carro compartilhado, sempre encontro um lugar em um estacionamento gratuito ao redor do prédio.


Centro de negócios externo Atrium

Etapa preliminar: coletando idéias

A preparação para a mudança começou seis meses antes do transporte das coisas. Nosso empreiteiro, IND Architects, apresentou a visão inicial. Depois disso, pedimos a todos os colegas que expressassem seus desejos para o novo escritório. Todas as idéias foram registradas, classificadas e discutidas por todo o escritório diretamente com os designers em reuniões abertas. Designers e construtores se uniram somente após discutir cada idéia e a aparência do conceito final.


Lista de desejos e sonhos são compreensíveis, mas não os mais fáceis, no entanto, conseguimos colocar em prática quase tudo.


O escritório de Lamoda está localizado em três andares, os departamentos de tecnologia vivem no segundo

Escritório transformável

Timur Nurutdinov, chefe de desenvolvimento, plataforma de comércio eletrônico

Nosso novo prédio possui três andares e um deles é completamente ocupado por especialistas em TI. Agora, desenvolvedores, testadores, analistas, projetos e produtos estão em um espaço amplo, mas não ficam em filas paralelas de tabelas intermináveis ​​em toda a área do escritório. Graças às colunas, ângulos não padronizados e um arranjo bem pensado dos locais de trabalho, conseguimos zonas separadas para cada equipe. Na verdade, armários, apenas sem paredes sólidas. Assim, os colegas podem rapidamente fazer perguntas uns aos outros, resolver problemas complexos. Ao mesmo tempo, devido ao tamanho de toda a sala, essas áreas de trabalho dos departamentos ficam bastante distantes entre si - os colegas vêem a presença constante um do outro e a comunicação entre as equipes se torna mais fácil. Mas o sentimento de "formigueiro" não surge.

As salas de trabalho tradicionais para cada grupo, cercadas por muros, custariam muito mais. Sim, e com flexibilidade, haveria problemas - estamos desenvolvendo ativamente, as equipes estão mudando, de modo que a divisão em armários perderia rapidamente relevância. Agora, cada equipe tem espaço suficiente para sentar em mesas compridas com corredores largos entre eles. O desenvolvimento móvel até reclamou que eles estavam muito espaçosos e afastados, então tivemos que contratar mais pessoas para as equipes :) (na verdade, agora queremos dobrar essas equipes para resolver problemas do produto).

Desenhamos a planta geral com toda a gerência de tecnologia, mas, ao mesmo tempo, solicitamos ativamente a opinião dos colegas: alguém tirou as imagens, alguém ofereceu idéias prontas em essência, alguém expressou as propostas do estúdio de design em uma reunião geral. A versão final não nasceu da primeira vez - mudamos repetidamente o arranjo das mesas, o objetivo das salas de reunião e a localização dos departamentos. Agora, graças à distribuição zonal do espaço aberto, todos sabem onde fica o departamento. Além disso, o espaço é planejado para que, com a expansão da empresa, não haja confusão.

Mapa de 2 andares onde ficam os departamentos de tecnologia

Graças à participação ativa dos colegas e suas idéias que surgiram nas discussões com os designers, conseguimos uma sala muito animada. Apesar do grande espaço, quase não há paredes chatas e compridas, cada zona parece equipada, é claro que as pessoas a usam ativamente. Ao mesmo tempo, toda a sala possui um design único e eficaz. As paredes de vidro que separam os espaços abertos das salas de reunião são cobertas com um espelho e um filme dicróico que muda de cor dependendo do ângulo - os designers queriam recriar a atmosfera de uma loja de moda com vários provadores e espelhos. A propósito, a princípio pareceu a muitos que eles andavam em um labirinto, mas depois nos acostumamos, e isso se tornou interessante.


O filme dicróico fica assim (na porta da cabine telefônica)

A pergunta final: como manter os níveis de ruído no OpenSpace no mínimo?

Mesmo na fase de planejamento da parede, começamos a cortar o espaço em pedaços pequenos, espalhando os interfones entre os blocos de trabalho, pois eles são contínuos do chão ao teto e bloqueiam completamente o caminho para o som. Até as portas das salas de reunião vizinhas foram projetadas de lados diferentes para maximizar o fluxo de pessoas ao mesmo tempo. Locais de trabalho afastados das áreas de passagem: ninguém senta perto do banheiro ou da cozinha.


Passagens indiretas, zoneamento do espaço

Salas de reuniões aconchegantes e diversas são as coisas mais interessantes e importantes que fizemos para aumentar o conforto do trabalho. Em três andares, até 43 salas de reuniões, isso é 2,5 vezes mais do que no escritório anterior. Foi daí que os designers apareceram! De repente, você pode se encontrar em uma sela de couro em uma sala de reuniões Cowboy ou espalhado em uma cadeira macia de lã feltrada em Oversize - nós temos nossa própria sala estilizada para cada estilo de roupa.















Cabines especiais para falar ao telefone melhoraram significativamente a situação, colocamos 5 das 25 cabines no setor técnico.Todo mundo sabe que, pior que uma voz alta no OpenSpace, só pode haver uma voz alta distorcida e amplificada pelo alto-falante. Os estandes ao redor do perímetro são revestidos com material de isolamento acústico - você pode facilmente fazer chamadas por zoom ou skype sem ameaçar a saúde mental dos colegas. E há bancos acolchoados macios. Duas pessoas podem caber facilmente em alguns estandes, portanto, às vezes, elas também são usadas para conversas confidenciais rápidas.


Cabine telefônica no 2º andar


Cabine de telefone do átrio

Todas as salas barulhentas - cozinhas, salas com impressoras, áreas de apoio - são separadas do espaço de trabalho por portas, para que algumas não interfiram no trabalho produtivo de outras. Mesmo para o trabalho de especialistas em suporte técnico com ferro, uma sala separada é fornecida para não chacoalhar no espaço comum. Especialistas do departamento de suporte chamam de "preenchimento".


A área do kicker também é separada por portas sempre fechadas.

Alcançamos o resultado que desejávamos: o ruído no escritório é minimizado. Os hóspedes ficam surpresos por não termos o zumbido típico do Open Space e ficam duplamente surpresos quando descobrem que 300 pessoas trabalham no local.

Mas, às vezes, o trabalho exige um foco especial e você deseja fazê-lo em completo silêncio e solidão. Para tais casos, temos até duas soluções.

Salas à prova de som separadas com tomadas, Wi-Fi, mesas e cadeiras - é possível fechar e refletir com calma sobre a solução do problema por várias horas. Essas não são salas de reuniões blindadas, ou seja, salas para trabalho individual nos casos em que até a respiração do vizinho distrai. Existem três deles no piso técnico.

Home Office de um dia - a idéia foi proposta pelos funcionários do departamento de automação de processos de negócios, e a gerência lançou o piloto e, em seguida, lançou o programa para todas as posições de engenharia em desenvolvimento. Uma vez por semana, de acordo com o cronograma acordado com o líder da equipe, qualquer engenheiro (e até mesmo o líder da equipe) pode trabalhar em casa.


Sala para trabalho individual

Não é à toa que nosso escritório se chama Lamoda Home - queríamos que fosse aconchegante e confortável em casa. E em casa, uma pessoa com um laptop geralmente não fica o dia inteiro no lugar, mas se move entre um sofá, uma poltrona e uma mesa de cozinha. Para criar a oportunidade de relaxar no local de trabalho principal dentro do escritório, projetamos nichos especiais com estofamento à prova de som nas paredes, onde instalamos cores diferentes de sofás macios, é muito agradável deitá-los.


Sofás aconchegantes ao lado das áreas de trabalho


Zona suave para coworking


Otomanos em relaxamento tranquilo, há cadeiras de massagem e uma cápsula para dormir

Em grandes áreas de sofás, algumas equipes até fazem stand-ups. Sofás com encosto alto também funcionaram muito bem: colocados um em frente ao outro, eles criam um espaço isolado para conversar por dentro e por fora criam uma barreira adicional aos sons se forem colocados entre as equipes como um separador.




Sofás com encosto alto


Aqui, a equipe de desenvolvimento de desktop realiza stand-ups

Planeje com uma margem e multiplique por dois. Três melhores

Vlad Almazov, Chefe do Departamento de Suporte de Tecnologia da Informação

Lamoda está em constante crescimento, e tentamos considerar cuidadosamente a colocação de equipes, para fornecer uma reserva em tudo e em qualquer lugar.

Durante a mudança, finalmente finalmente removemos os servidores do escritório para o data center, eliminando as salas de servidores e sua manutenção. Isso permitiu prestar mais atenção ao restante do equipamento técnico. Para uma rede com fio, estabelecemos um suprimento duplo de capacidade de rede, colocando soquetes mesmo onde não há empregos. Também tiramos muitas conclusões para dispositivos adicionais - monitores, televisões etc.

A propósito, conselhos de experiência pessoal: para as empresas que estão apenas pensando em mudar, eu recomendaria que você sempre olhasse pessoalmente para as instalações antes de qualquer planejamento. E melhor ainda: convide equipes que trabalharão nesta sala, ou pelo menos seus líderes. Pode acontecer que, em locais onde os desktops sejam colocados, por exemplo, o sol brilha demais. As tabelas terão que ser implantadas e, em seguida, a tomada estará em locais desconfortáveis. Você também deve ver como as comunicações com os locais de trabalho serão divulgadas - por exemplo, se os funcionários poderão conectar equipamentos adicionais a si mesmos. A atenção a essas pequenas coisas em um estágio inicial economizará muito tempo depois.

Planejamos cuidadosamente uma rede Wi-Fi, graças aos funcionários que circulam livremente pelo escritório com laptops e telefones, enquanto permanecem na rede corporativa com todos os acessos. Agora, a rede sem fio foi projetada para conectar 2.000 dispositivos e deixamos uma reserva para sua expansão. Ao instalar a rede sem fio, encontramos um problema inesperado: o belo filme, colado em todas as salas de reunião, foi metalizado e não passou completamente o sinal Wi-Fi de 5 GHz. Eu tive que colocar pontos de acesso separados nas salas de reuniões.

Nunca há muitos monitores

Monitores com informações úteis estão espalhados pelo nosso escritório: principais empresas OKR, notícias das regiões, anúncio dos próximos eventos.

Havia a idéia de transmitir em tempo real o que está acontecendo em nosso armazém em Bykovo, em armazéns de transporte nas cidades de entrega, nos pontos de coleta. O piloto teve sucesso técnico, mas não iniciamos o projeto devido a dificuldades legais. Por lei, essa transmissão exige a obtenção de permissões para as filmagens de cada funcionário. Mas para pontos de coleta onde outras pessoas vêm, isso não pode ser realizado. Por isso, tive que abandonar essa ideia legal, embora tenhamos visto coisas semelhantes nos escritórios das empresas mundiais - ela parece ótima e ajuda a unir estruturas distribuídas.

No segundo andar, onde estão os departamentos de tecnologia, quase todas as equipes ajustaram o monitoramento com os principais indicadores de serviços que a equipe desenvolve e apoia. Ao passar, os colegas podem se interessar pela situação ou chamar a atenção da equipe para os indicadores, se algo der errado. Quando você possui mais de 100 serviços internos, é necessário monitorá-los com cuidado.

Juntamente com a mudança, atualizamos o equipamento no local de trabalho. Todos os desenvolvedores que agora trabalhamos em laptops atualizados, se desejado, todos podem usar um ou dois monitores de 27 polegadas.









Mais alguns tablets de parede são responsáveis ​​pela reserva de reservas. Eu já mencionei que salas de bate-papo separadas são a principal característica do nosso novo escritório. E o sistema de reservas é uma parte importante dele. Embora o contratado tenha oferecido opções diferentes, no final, selecionamos um monte de Zoom Rooms, Google Calendar e construção e recursos do Google. Tudo é pago, mas não o fornecedor, é possível usar dispositivos de uso geral, incluindo ipads. Esse conjunto acabou sendo mais rápido, mais conveniente e mais funcional do que dispositivos especializados. O sistema mostra a programação na porta das salas de reunião, permite que você as reserve para o futuro ou escolha "agora" uma sala livre para uma conversa particular.


Sistema de conferência com zoom integrado à reserva da sala de reunião

Implementamos o acesso total ao prédio e movimentamos o escritório através do sistema de reconhecimento facial do Face ID; portanto, se um funcionário esqueceu o passe em casa, não há necessidade de escrever um temporário. Cada pessoa foi especialmente fotografada de uma maneira especial e, a princípio, tudo funcionou de maneira estável. O que você acha que aconteceu depois? Apenas alguns meses depois, as pessoas começaram a mudar sua imagem: elas cresceram ou cortaram a franja, colocaram lentes em vez de óculos - e as portas pararam de se abrir porque, do ponto de vista delas, uma pessoa não se parece. Portanto, se a moda é sua profissão, você precisará usar o passe novamente ou tirar uma nova foto no sistema.


O Face ID permite que você ande sem um passe

Dentro do escritório, temos um grande átrio interno, onde podemos organizar eventos durante todo o ano, pois controlamos totalmente o espaço interno, a programação e o equipamento.Aqui, realizamos reuniões trimestrais dos departamentos de tecnologia da IT Gathering e, na sexta-feira, festas e palestras sobre tecnologia, realizamos uma das conversas sobre transformadores.

Mitap Mosdroid no átrio da sala de transformadores de festas de inauguração de


Lamoda - duas salas de


reunião que se combinam em uma para reuniões de 40 a 50 pessoas

Nutrição é um assunto sério

Depois de uma terrível sala de jantar no antigo local, percebemos o quanto é importante para todos nós ter uma dieta deliciosa e variada - e abordamos sua organização o mais seriamente possível. Agora todo mundo tem a oportunidade de gastar alguns minutos pensando sobre onde ir dessa vez. O centro de negócios possui uma boa sala de jantar, onde você pode almoçar de 250 a 350 rublos e alguns restaurantes com almoços de negócios.

Cada andar possui cozinhas grandes com geladeiras, microondas e lava-louças. Este não é um local apertado, com algumas mesas onde as pessoas comem e se dispersam, mas uma zona confortável adicional para a comunicação. Às vezes, os colegas passam muito tempo lá - há sofás, algumas áreas cercadas onde você pode se sentar na empresa e até cantos onde você pode trabalhar com um laptop. Imediatamente, montamos uma estante para literatura técnica e nosso radar tecnológico .

Para não ter que correr atrás do chá por um piso bastante longo até a cozinha, planejamos zonas adicionais para pontos de café. Mesmo nos horários de pico - manhã e tarde - não há linha para ferver água ou uma máquina de café.


Cozinha do primeiro andar


Cozinha do primeiro andar

Refeições, Delivery Daily, VkusVill, GinzaGo e vários outros fornecedores nos trazem alimentos prontos: você abre a geladeira, coloca seu café da manhã, almoço ou jantar no leitor de código de barras e paga sem contato ou cartão. No começo, era incomum que tudo estivesse em domínio público. Esse sistema, construído com base na confiança, trabalha há mais de um ano e, aparentemente, é totalmente justificado.


Geladeira pronta

Muitos fãs de café adoravam a pequena cafeteria perto do antigo escritório, então fizemos amizade com os proprietários e convidamos os caras a abrir um ponto dentro do nosso átrio. Eles chamaram um novo escritório e uma companhia amigável que faz deliciosas sopas e saladas. Por sugestão dos colegas, abriu um minibar de suco espremido na hora. O átrio se tornou um centro de atração para todo o escritório: você pode pegar algo saboroso e realizar uma reunião em mesas confortáveis ​​ou sofás macios. As equipes de desenvolvimento móvel tradicionalmente se destacam bem ali, com copos de café delicioso nas mãos. Suavização de Sopa de


Cafeterias

E os outros desejos dos colegas?

De fato, implementamos todos os elementos de conforto sobre os quais conversamos no início.

• Eles montam uma academia, onde não há apenas uma academia, mas também uma sala para tênis de mesa. Aulas de ioga e exercícios EMS são realizados regularmente.
  
• Eles fizeram chuveiros que podem ser usados ​​depois das aulas no corredor ou de bicicleta para o trabalho (ou durante o desligamento da água quente em casa).
  
• A sala de recreação estava equipada com cadeiras de massagem, mesas e cadeiras.
  

Ginásio, ferro não foi incluído no quadro

O que conseguimos como resultado?

Portanto, a principal coisa que fizemos para tornar nosso novo OpenSpace o mais conveniente possível:

1. Idéias preliminares foram coletadas e discutidas por todo o escritório, juntamente com designers convidados.
   
2. Encontramos um site adequado para uma lista pré-formada de requisitos, levando em consideração a localização, tamanho, infraestrutura e a capacidade de equipar totalmente as instalações para si.
   
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8. Organizamos nosso próprio espaço, onde realizamos eventos e festas de pequeno e grande porte.
   

Talvez alguns e não importa onde trabalhem sozinhos, mas quanto à comunicação entre equipes e departamentos, após a mudança, houve uma melhora notável. E, em geral, a atmosfera se tornou mais agradável. Agora todos nos sentamos juntos, sem a necessidade de correr entre os andares, nos ver e, graças à organização competente do espaço, nos sentimos muito mais confortáveis ​​do que no antigo escritório.

Valentin Shchitov, STO

Eu sei que muitas empresas de TI em crescimento ativo estão pensando em sua própria sede. Mas, para que as expectativas não divergam da realidade, aconselho você a não solicitar projetos completamente chave na mão do contratado. Vale a pena participar ativamente da construção de um novo espaço, atraindo o maior número possível de funcionários nos estágios iniciais. É então que temos um projeto que corresponderá ao espírito da empresa. Em nosso novo escritório, fomos capazes de influenciar algumas coisas, fazê-las exatamente como queríamos.

Você pode dar uma olhada mais de perto na nossa Casa Lamoda e ouvir uma história mais detalhada sobre os detalhes de planejamento e construção em uma excursão por entrevista em vídeo:


E que outras boas decisões você tomou ou viu de outras pessoas para melhorar a qualidade de vida no espaço aberto e não enlouquecer?