Um pouco da teoria dos processos de negócios

Como parte do desenvolvimento estratégico da organização, eles decidiram estudar a possibilidade de atualizar processos de negócios e tentar introduzir uma abordagem de processo dentro deles. Eu gostaria de compartilhar exatamente o conhecimento teórico. Porque sem teoria, temos morte, morte e novamente morte! Vamos começar. Principalmente para o artigo, usei informações nos livros de M. Rybakov , M. Rother , A. Osterwalder , K. Anderson , K. Moore e de reuniões com colegas.



Se a organização é comercial, sem fins lucrativos ou estatal, seu principal objetivo é criar produtos e serviços que sejam de valor para o consumidor. Os objetivos da organização são alcançados através do gerenciamento consciente dos processos de negócios. Esses devem ser todos os objetivos da organização. A essência do planejamento estratégico é determinar os principais vetores de desenvolvimento da organização e os indicadores de sua atividade por um determinado período, identificando o resultado desejado de sua atividade como um todo. "No âmbito do planejamento estratégico, é fornecida uma justificativa abrangente dos problemas que uma empresa pode encontrar, e as ações para resolvê-los são determinadas, e um plano de gerenciamento (estratégia) específico é desenvolvido para cumprir a missão da empresa e alcançar seus objetivos declarados".

A organização é um sistema incorporado em um modelo real. Um modelo que funcione bem deve ser consistente, rápido, sincronizado e econômico. Para construir esses modelos, você precisa usar certos algoritmos de ação, chamados de processos de negócios. "Um processo de negócios é uma sequência lógica de ações de uma pessoa (ou várias pessoas) em uma equipe". Um processo de negócios existe apenas enquanto tiver uma pessoa. Se qualquer processo ou algoritmo é realizado por um sistema automatizado ou programa de computador, ele se torna um processo tecnológico. O processo de negócios envolve pessoas de várias formas, níveis de envolvimento e responsabilidade.

Suponha que uma pessoa trabalhe sozinha (por exemplo, um músico), ele ainda tenha pessoas envolvidas em seu processo de negócios (por exemplo, um estúdio de gravação) e potenciais consumidores (ouvintes). Nada existe no "vácuo" - da mesma maneira, um único músico tem pessoas que são diretamente um fator de influência em seu trabalho. Nesse caso, este é um estúdio de gravação e possíveis ouvintes. Essas pessoas, de uma maneira ou de outra, têm um impacto no processo de negócios. Para maiores progressos no tópico, é necessário considerar o conceito de "processo de negócios" em mais detalhes.

"Um processo de negócios é uma sequência agregada de ações para converter os recursos recebidos na entrada em um produto final de valor para o consumidor na saída". "Um processo de negócios é um algoritmo claro e escrito para executar determinadas atividades." Os processos de negócios são necessários para visualizar as ações que ocorrem na organização, para descrever as reais áreas de responsabilidade dos trabalhadores, para identificar possíveis segmentos fracos da empresa, para a sistematização e padronização detalhadas dos processos de trabalho e para melhorar a eficiência da tomada de decisão. Os processos de negócios estão presentes em qualquer organização, às vezes documentados, o que traz um enorme salto de qualidade, e às vezes não, o que é um mau sinal na estrutura do desenvolvimento da organização, pois a capacidade de trabalhar na eficiência do processo desaparece. A organização na maioria dos casos é considerada como um conjunto de unidades, cada uma das quais desempenha certas funções, mas a abordagem do processo tem suas vantagens. A consideração da empresa do ponto de vista da abordagem do processo nos permite dividir a organização em duas partes - a principal e a de suporte. Além disso, podemos distinguir a parte gerencial e a parte responsável pelo desenvolvimento do desenvolvimento.


Figura 1.1 - Interpretação gráfica da hierarquia dos processos de negócios

“Os principais processos de negócios são processos que criam valor diretamente.” “Processos de suporte são processos sem os quais os processos de negócios básicos não podem existir; os processos de negócios fornecem diversos recursos.” Outros processos de descrição não requerem. Vamos um pouco mais fundo. Um processo de negócios pode ser dividido em segmentos que ele contém:

• o objetivo do motivo pelo qual o processo de negócios existe;
• Pessoa responsável que realiza o processo;
• potencial de recursos, recursos necessários para o processo;
• indicadores de desempenho e qualidade;
• finitude, deve haver uma compreensão clara de quando o processo começa e quando termina.

A combinação de processos de negócios básicos e de suporte destinados a transformar matérias-primas e informações em um produto final é chamada de fluxo de valor. O fluxo de criação de valor para maior clareza e praticidade é habitual para representar graficamente como um diagrama ou mapa de processos de negócios. Um mapa do processo de negócios é uma visualização gráfica de um processo de negócios na forma de um diagrama ou diagrama de blocos. “O conceito de“ fluxo de valor ”pode ser novo em seu vocabulário. O fluxo de valor é todas as ações (adicionando e não adicionando valor) necessárias para guiar o produto pelos seguintes fluxos de trabalho principais. ” Abaixo está um exemplo de um fluxo de valor. O cartão permite que você considere holisticamente a totalidade de todos os processos de negócios, identifique gargalos, interconexões e oportunidades potenciais para melhorar a eficiência.


Figura 1.2 - Fluxo de valor

O fluxo parte da solicitação do consumidor e vai para a matéria-prima - em outras palavras, esses são vários processos que, um por um, trazem qualidades úteis e um certo valor ao consumidor. Em geral, tudo é fácil e simples. O que mais você precisa saber sobre processos de negócios? Eles podem ser divididos nas tarefas a que se relacionam. Pelas tarefas que eles resolvem. Daqui resulta que pode haver arbitrariamente muitas variedades de processos de negócios, destacamos os principais:

• Os processos de pesquisa são processos que envolvem pesquisa, geração de uma ideia, pesquisa de modelos e métodos de desenvolvimento de uma organização.
• O processo de design é único e não pode ser repetido, por exemplo, o desenvolvimento de um site ou a introdução de novos padrões.
• Um processo de informação é um processo que fornece informações de várias formas, desde a troca de informações para concluir uma transação até a troca de idéias sobre os processos de trabalho.
• Processo de produção - um processo de repetição constante do mesmo tipo em períodos diferentes para a criação de um produto ou serviço.

Figura 1.3 - Tipos de processos de negócios

Para uma consideração mais detalhada da essência dos processos de negócios, é necessário introduzir o conceito de ciclo de vida de um processo de negócios. O ciclo de vida de um processo de negócios é a passagem de quatro estágios principais, cada um dos quais é caracterizado por um conjunto de ações específicas direcionadas ao processo de negócios nesse estágio. O ciclo de vida de um processo de negócios é o seguinte.


Figura 1.4 - O ciclo de vida de um processo de negócios

• Etapa "Design" - o desenvolvimento ou mudança de um processo de negócios que se encaixa nos objetivos estratégicos da organização.
• Etapa "Implementação" - implementação e operação do processo de negócios na organização, monitorando a conformidade com os indicadores de desempenho.
• Etapa "Controle" - a medição dos indicadores de desempenho para analisar a conformidade do processo com suas tarefas.
• Etapa "Análise" - alterando e adaptando um processo de negócios a um processo de trabalho real para aumentar sua eficiência.

Com base nisso, segue-se que um processo de negócios pode ser gerenciado em cada estágio do ciclo de vida. Você só precisa desenvolver uma ferramenta de gerenciamento e escolher a que é adequada para melhorar as principais características. “Melhorar os processos de negócios é uma combinação de métodos e abordagens que dão aos gerentes da empresa a oportunidade de aumentar sua eficiência no trabalho. Como o nome do procedimento, que também é chamado de gerenciamento de processos de negócios, seu objetivo é melhorar os processos de negócios, o que ajuda a torná-los mais eficientes ".

Melhorar o processo de negócios no estágio "Design" consiste em estágios como:

• planejamento estratégico, conformidade do processo de negócios com objetivos estratégicos, projetando processos de negócios de longo prazo que possam se adaptar às novas tecnologias sem perda de tempo e qualidade;
• planejamento de transformação, um plano claro e passo a passo para alterar ou desenvolver um processo de negócios, indicando o prazo e as ações necessárias para implementar o plano.

A melhoria do processo de negócios no estágio "Implementação" consiste em estágios como:

• descrição detalhada do processo de negócios;
• descrição de indicadores para avaliar a eficácia do processo de negócios;
• implementação de um processo de negócios;
• monitoramento e análise da conformidade do processo de negócios com indicadores;
• gerenciamento de mudanças organizacionais.

Melhorar o processo de negócios no estágio "Controle" consiste em estágios como análise e controle do processo de negócios. Saiu curto. Melhorar o processo de negócios na etapa "Análise" consiste em etapas como:

• monitoramento de desempenho;
• identificação de gargalos e fraquezas;
• coleta de informações, maior transformação e aprimoramento;
• relatórios de desempenho;
• tomar decisões sobre como fazer ajustes.

Com base nisso, segue-se que, para melhorar e aumentar o valor criado pelo processo de negócios, os processos de negócios devem ser constantemente monitorados e analisados. Para monitoramento e análise bem-sucedidos, os processos de negócios devem ser descritos e modelados. Descrição e modelagem podem assumir várias formas, de francamente abstratas a incrivelmente projetadas e detalhadas. Mas mais sobre isso em outra hora.