Ao viajar pela Europa, as ondas de tráfego são muito visíveis. De manhã, a cidade inteira acorda e começa a se mover suavemente pelos escritórios; à noite, há uma onda para trás. Mas ao viajar pelo leste, você entende que a cidade vive uma vida diferente e incomum para um europeu. Parece mais um tipo de formigueiro grande: todo mundo está indo a algum lugar, buzinando, aqui você tem carros, carros puxados por burros e um fluxo interminável de scooters e motocicletas de pequeno porte.
Na África, pode-se imaginar como as pessoas viviam antes do início da revolução industrial, mesmo antes da centralização dos meios de produção forçar as pessoas a se reunir ao mesmo tempo em um só lugar para trabalharem juntas. Mas foi o desenvolvimento da indústria que moldou a maneira com a qual estamos acostumados hoje. Somente agora, muitos de nós se reúnem de manhã às 9 da manhã para não recolher carros juntos no transportador, mas no escritório, onde escreveremos cartas um para o outro o dia todo por e-mail, mensagens em mensagens instantâneas e discutiremos algo nas salas de reunião e por telefone. No entanto, hoje existem mais e mais tipos de trabalho, onde sem a presença física de um grupo de pessoas em um só lugar e ao mesmo tempo você pode obter o resultado desejado do trabalho. Em muitas áreas de negócios, isso já se tornou a norma: as empresas internacionais trabalham com sucesso como equipes distribuídas e algumas pensam em usar a opção de trabalho remoto. A IBM, por exemplo, anunciou recentemente que até 40% dos funcionários trabalham parcial ou totalmente remotamente.
O principal negócio da
empresa ICL Services é o fornecimento de uma ampla gama de serviços de TI para vários clientes em todo o mundo. Uma parte bastante grande de nossos especialistas fornece suporte remoto à infraestrutura de TI para empresas europeias e asiáticas. Nos últimos anos, crescemos muito bem e adicionamos novos clientes ao nosso portfólio, expandindo a gama de serviços em vários idiomas e fusos horários. Para isso, abrimos regularmente novos escritórios e agora nossos especialistas trabalham em Belgrado, Voronezh, Moscou, Kazan e Vladivostok. No ano passado, chegamos ao entendimento de que, para um desenvolvimento efetivo adicional, nós, como muitas outras empresas de TI, precisamos aprender a trabalhar de maneira eficaz, não apenas em escritórios distribuídos, mas também envolvendo funcionários remotos trabalhando em casa ou em pequenos grupos de trabalho.
Para minimizar os riscos da implementação do trabalho remoto, decidimos seguir simultaneamente de duas maneiras paralelas. Por um lado, tentar estudar a experiência acumulada de outras empresas e publicar artigos científicos sobre esse assunto e, por outro lado, através de nossa própria tentativa e erro, lançando um projeto piloto para um pequeno grupo de funcionários e coletando comentários de ambos, funcionários e gerentes. Para o projeto piloto, distribuímos igualmente os candidatos de acordo com as formas de trabalho remoto:
- constante
- agendado
- situacional
e no local de trabalho:
- em casa
- de coworking
- a partir da localização do cliente.
No futuro, posso dizer que o projeto piloto ainda não foi concluído, mas assim que o feedback for coletado, analisaremos cuidadosamente a experiência adquirida e a compartilharemos em um artigo separado.
As dificuldades do trabalho distribuído
A primeira coisa que precisamos pensar ao iniciar um projeto foram os problemas que enfrentaríamos. As mais populares na literatura foram as seguintes dificuldades para mudar para o trabalho remoto:
- comunicações e tarefas assíncronas;
- comunicações formais suficientemente “secas”;
- menos comunicação social, interpessoal;
- mais difícil organizar as comunicações no projeto;
- mais difícil obter uma imagem clara do que está acontecendo;
- mais difícil determinar a carga de trabalho real dos funcionários;
- menos oportunidades de influenciar os funcionários (motivar, persuadir, controlar o tempo);
- dificuldade em transferir conhecimento.
A maioria dessas dificuldades pode ser atribuída a qualquer forma de trabalho em equipes distribuídas, o que está longe de ser novo para nós, e já foi adquirida experiência em aconselhamento para resolvê-las. Os gerentes de linha que têm funcionários em outros escritórios sabem que precisam prestar mais atenção à comunicação, geralmente agendam reuniões on-line individuais ou simplesmente ligam ao telefone, gastam mais tempo nisso e às vezes discutem não apenas momentos de trabalho "secos", mas também os tópicos que podem surgir durante o almoço ou durante o café. Os gerentes de projeto, por sua vez, usam há muito tempo espaços de trabalho virtuais, como o SharePoint ou o Teams, para organizar o trabalho em equipe. Todas as salas de reunião estão equipadas com instalações para reuniões on-line, e as equipes podem conectar facilmente funcionários remotos, se necessário. Sim, todas essas dificuldades podem se agravar no caso de trabalho isolado em casa, mas esses são problemas inerentes a qualquer trabalho distribuído.
Pesquisa de trabalhos de casa
Em um estudo publicado pela MIT Sloan Management Review (Mulki, Bardhi, Lassk e Navaty-Dahl, 2009), os cientistas identificaram os seguintes fatores aos quais os gerentes devem prestar atenção especial ao organizar a lição de casa:
- Encontrar um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
- Superando a sensação de isolamento no trabalho.
- Compensação pela falta de comunicação pessoal.
- Compensando a falta de oportunidade de mostrar suas realizações de trabalho.
O equilíbrio entre vida pessoal e trabalho
Manter um equilíbrio é importante para todos os trabalhadores, mas aqueles que trabalham em casa enfrentam dificuldades adicionais. Por um lado, eles podem trabalhar mais e, neste estudo e em muitos outros, observou-se que os trabalhadores geralmente trabalham mais e mais do que no escritório. Isso geralmente ocorre pelo fato de haver menos distrações em casa, é mais fácil se concentrar, para que você não precise ir ao trabalho, pode começar a trabalhar mais cedo e não precisa voltar para casa do trabalho. Como resultado, é mais difícil para um funcionário estabelecer um ritmo normal de trabalho. O cronograma de trabalho começa a mudar constantemente, depois dedica-se muito tempo ao trabalho e, por um longo período, o funcionário não consegue lidar com a procrastinação. Outro fator importante são os irritantes da casa e os membros da família. Animais de estimação, amigos, vizinhos e famílias veem que você está em casa e pode exigir atenção. É difícil para um funcionário que trabalha em casa separar tempo de trabalho e tempo pessoal, e ele facilmente começa a se distrair resolvendo os problemas do dia a dia durante o horário de trabalho.
Sensação de isolamento
É bom que seu funcionário tenha uma vida social ativa e não sinta isolamento em sua vida pessoal. Mas o trabalhador não tem a oportunidade de se levantar, tomar café e conversar com colegas, que também decidiram fazer uma pausa. É muito difícil para um funcionário remoto estabelecer contatos sociais normais com colegas. Mesmo que você organize comunicações de trabalho muito boas, geralmente isso não é suficiente para que essas comunicações se tornem um pouco mais pessoais, pessoais e sociais. Neste estudo, os gerentes recebem recomendações para prestar atenção especial à comunicação informal, desenvolver a comunicação social no trabalho, celebrar algumas datas e eventos juntos.
Falta de comunicação pessoal
A comunicação pessoal não é suficiente porque a base da comunicação são questões de trabalho. No escritório, as pessoas de alguma forma começam a compartilhar informações pessoais, conversam sobre como passaram o fim de semana ou onde planejam sair de férias. No caso do trabalho remoto, é mais difícil para os funcionários superar essa barreira, e os próprios gerentes devem dar um bom exemplo nesse caso e iniciar uma comunicação mais pessoal.
Demonstração de desempenho
No escritório, os funcionários se comunicam não apenas com aqueles com quem devem interagir diretamente sobre questões de trabalho, mas também com muitos outros colegas. Você pode compartilhar seus sucessos não apenas dentro da sua equipe, mas também com funcionários de outros departamentos ou chefes de outros departamentos. No caso de uma equipe virtual para um funcionário remoto, o líder geralmente substitui quase toda a organização. Ele deve estar ciente desse problema e comunicar a outros funcionários informações sobre o sucesso do funcionário remoto. Fale sobre suas habilidades e conhecimentos exclusivos para que outros funcionários, se necessário, possam recorrer a ele para obter ajuda ou informações sobre as áreas em que ele é forte.
Outro estudo interessante de cientistas canadenses (Neufeld & Fang, 2005) foi identificar fatores que influenciam a eficiência e a eficácia dos trabalhadores em casa. Neste estudo, os cientistas concluíram que fatores individuais, como estado civil e sexo, não afetam o desempenho no trabalho. E a maior influência é exercida por fatores sociais (comunicação com colegas, gerentes e familiares) e fatores situacionais (disponibilidade de recursos e ausência de distrações).
Outro estudo de cientistas canadenses (Turetken, Jain, Quesenberry, & Ngwenyama, 2011) foi dedicado à identificação do impacto de fatores individuais, organizacionais, de trabalho e tecnológicos no desempenho dos trabalhadores em casa. Como resultado, eles descobriram que o tempo de serviço na organização não tem um impacto significativo na satisfação ou produtividade dos funcionários, e a experiência de trabalho nessa posição, pelo contrário, tem uma forte influência no desempenho e na satisfação no trabalho. A mensurabilidade dos resultados do trabalho, as habilidades de comunicação e a disponibilidade de vários canais de comunicação determinam em grande parte o sucesso da organização da lição de casa.
Conclusões
Se você tentar resumir todos esses materiais, os funcionários com experiência profissional que já conhecem bem seu trabalho, socialmente maduros e com habilidades de comunicação bem desenvolvidas podem ser transferidos para o trabalho remoto. Para nós mesmos, formulamos uma lista de posições para as quais o trabalho remoto é aceitável, formulamos uma política de trabalho remoto na empresa, diretrizes para gerentes de linha e funcionais, requisitos para o local de trabalho de um funcionário remoto e atualizamos os processos relevantes na empresa. Desenvolvemos treinamentos para funcionários e gerentes, onde os apresentamos ao processo de transferência para o trabalho remoto e às questões sócio-organizacionais destacadas acima.
Talvez os escritórios do futuro sejam mais remanescentes das universidades corporativas, onde haverá principalmente duas categorias de funcionários: estagiários que conhecem apenas a profissão e seus mentores. A maioria dos funcionários poderá trabalhar em locais distribuídos e confortáveis para eles, unidos por pequenos escritórios regionais com base no princípio de hub e spoke.
Referências:
Mulki, J., Bardhi, F., Lassk, F., & Navaty-Dahl, J. (2009). Configure trabalhadores remotos para prosperar. Revisão do MIT Sloan Management, 51 (1), 63–69.
Neufeld, DJ e Fang, Y. (2005). Determinantes individuais, sociais e situacionais da produtividade do teletrabalhador. Information and Management, 42 (7), 1037-1049. doi.org/10.1016/j.im.2004.12.001
Turetken, O., Jain, A., Quesenberry, B. e Ngwenyama, O. (2011). Uma investigação empírica do impacto de indivíduos e. IEEE Transactions on Professional Communication, 54 (1), 56–67.