Experiência na implantação da infraestrutura do escritório no Zextras / Zimbra OSE

Hoje, a grande maioria das empresas precisa de ferramentas para colaboração com documentos, troca de e-mail, mensageiros instantâneos, videoconferência. Quanto mais eficientes e fáceis forem essas ferramentas, menor será o custo de implantação de sistemas individuais e maior produtividade da mão-de-obra.



Então Tatyana, proprietária de uma pequena empresa de limpeza, adquiriu o pacote de escritório da Microsoft. Embora existissem poucos pedidos, todos os clientes pudessem ser inseridos em uma tabela simples no Excel - também havia dados sobre pedidos e pagamentos. Olhando para esta tabela, era fácil planejar o carregamento de funcionários. Os negócios estavam crescendo, havia mais funcionários no escritório e as licenças adquiridas não eram suficientes. E para comprar novos - acabou por ser mais caro do que Tatyana esperava. Tatyana rejeitou o conselho de um técnico de informática familiar para baixar a versão hackeada, mas o problema tinha que ser resolvido: para não voltar à maneira antiquada de contabilidade em um notebook. Descobrindo como os concorrentes resolvem esse problema, Tatyana, parecia que mensageiros, correio, uma lista de todos os contatos, externos e internos, um calendário comum em que as tarefas de todos os funcionários durante um dia ou uma semana não interferiam nos funcionários remotos trabalhando juntos , armazenamento em nuvem para arquivos compartilhados.

Toda a comunicação do funcionário-cliente com o escritório é feita por meio de um smartphone: contém informações sobre pedidos recebidos, concluídos, planos, contatos e um mensageiro ativo. E as qualificações dos funcionários não são obrigadas a instalar e usar aplicativos diferentes no telefone - isso é inconveniente e pode não haver memória suficiente.

Portanto, os principais requisitos da Tatyana são:

1. A funcionalidade mais completa
2. Falta de dispêndios de capital
3. Pagamento mensal baixo
4. Facilidade de uso
5. Segurança
6. Toda a funcionalidade de uma única interface
7. A capacidade de escalar facilmente o sistema
8. Versão móvel disponível

O proprietário da empresa, juntamente com um amigo que trabalha na área de TI e versado em vários softwares, decidiu testar três soluções populares:

• Office 365
• MyOffice
• Zimbra / zextras

Muitas empresas na Rússia usam software de escritório da American Microsoft Corporation, que entrou nesse mercado nos anos 90 do século XX. No entanto, a situação está mudando e agora no mercado existem muitas soluções semelhantes de outros desenvolvedores. Uma dessas soluções é o Zextras Suite, que permite implantar uma plataforma de comunicação corporativa na empresa e na nuvem, como um serviço. O Zextras é conhecido como desenvolvedor de extensões para o servidor de email de código aberto Zimbra. Seu principal produto, o Zextras Suite, adiciona bate-papo por texto e vídeo no Zimbra OSE, backup de dados, colaboração de documentos, suporte a dispositivos móveis e armazenamento em disco com alto grau de confiabilidade e uso econômico dos recursos de computação. A solução é usada nas maiores empresas, operadoras de telecomunicações e provedores de serviços em nuvem do mundo por mais de 20 milhões de usuários. Vamos implantar e testar esta solução e compará-la com o Microsoft Office 365 e a solução doméstica do MyOffice.

Implantação do servidor

Para começar a implantar o Zextras Suite, você precisa preparar um servidor para o Zimbra. Requisitos mínimos para a instalação do Zimbra Collaboration Suite: processador de 64 bits da Intel ou AMD com uma frequência de clock de 1,5 GHz, 8 gigabytes de RAM e mais de 5 gigabytes de memória no disco rígido. O servidor deve ter o sistema operacional Ubuntu, Oracle Linux, RHEL ou CentOS instalado. Escolha o Ubuntu. Observe também que antes de instalar o Zimbr, o servidor deve receber um nome de domínio totalmente qualificado (FQDN).

Você pode fazer o download gratuito do Zimbra Open-Source Edition da versão mais recente aqui: https://svzcloud.ru/zextras/ . Você pode baixar uma versão de teste do Zextras Suite aqui: https://www.zextras.com/en/download/ .

Antes de tudo, instalaremos o Zimbra Collaboration Suite. Para fazer isso, descompacte o arquivo baixado usando o comando tar zxpvf e execute o script de instalação ./install.sh. Como para o teste, realizamos uma instalação do Zimbra em um único servidor, para sua operação correta, serão necessários os seguintes componentes do Zimbra Collaboration Suite: zimbra-core, zimbra-ldap, zimbra-logger, zimbra-mta, zimbra-dnscache, zimbra-snmp, zimbra-store, zimbra -apache, zimbra-spell, zimbra-memcached, zimbra-proxy, zimbar-drive, zimbra-imapd . Além disso, precisaremos concordar em usar os repositórios Zimbra padrão para instalar patches.



Após a instalação do Zimbra, o menu de instalação solicitará que você execute a instalação inicial, onde você pode definir a senha do administrador. Para fazer isso, você precisará pressionar os números 7 e 4 para acessar o item de menu correspondente e pressionar as letras R e A para retornar ao menu inicial e aplicar as alterações. Nisso, a instalação do Zimbra está concluída e só podemos abrir as portas TCP 25,80,110,143,443,465,587,993,995,5222,5223,9071 e 7071 no servidor para operação normal do Zimbra. Depois disso, no endereço mail.server.ru : 7071 / o painel de administração do Zimbra começará a abrir, onde o servidor de correio e as ferramentas de colaboração serão gerenciadas.



Após a instalação do Zimbra Collaboration Suite, você pode prosseguir com a instalação das extensões do Zextras Suite. Descompacte o arquivo baixado. Dentro do archive está o script de instalação install.sh. Para instalar todos os complementos, você deve executá-lo com a opção -all. O comando final terá a seguinte aparência: ./install.sh -all . Após a conclusão da instalação, a seção Zextras Suite aparecerá no console administrativo do Zimbra, no qual você poderá usar a funcionalidade dos complementos do Zextras.

Adicionando usuários

Então, após a instalação, um servidor com o Zimbra Open Source Edition apareceu em nossa empresa. É hora de dar acesso a quem usará diretamente todas as vantagens do Zimbra em seu trabalho, ou seja, criará contas para funcionários de empresas. O Zimbra Collaboration Suite OSE pode se integrar ao Active Directory. Você pode ler as instruções sobre como alcançar essa integração no blog da Zextras no Habr.ru. No entanto, para testar o Zimbra e o Zextras Suite, tentaremos criar novos usuários.

Isso pode ser feito no painel de administração do Zimbra e no console. No painel de administração, selecione "Gerenciamento" no painel lateral e vá para o subitem "Usuários". Na janela que se abre, você precisa encontrar o menu suspenso no canto superior direito e selecionar "Criar". Na janela que se abre, você precisa especificar o nome da conta, o nome, o sobrenome e, se desejar, o nome do meio. Além disso, você pode inserir e confirmar uma senha. depois de clicar no botão "Salvar", o usuário aparecerá no sistema.



No console, para criar um usuário, você pode inserir o comando zmprov ca marketing@company.ru qwerty . Após sua execução, um usuário com a caixa de correio marketing@company.ru e a senha qwerty aparecerá no sistema. Além disso, se a empresa tiver um servidor com o AD, você poderá adicionar contas ao Zimbra diretamente dele.

Garantindo a confiabilidade do Zimbra

Como o sistema de colaboração é sempre um dos principais da empresa, é muito importante garantir a segurança dos dados e minimizar o tempo de inatividade. Para fazer isso, configure o backup usando a extensão Zextras Backup . Você precisa habilitar a extensão no console do administrador. No painel esquerdo, localize o item Zextras Suite, expanda-o e mude para o ZxBackup. Em seguida, na seção "Configuração básica de backup" das configurações do Zextras Backup, você precisa clicar no botão "Inicializar agora" e ativar o SmartScan, que salvará gradualmente todas as alterações que ocorrem no armazenamento de e-mail do Zimbra.



Todas as informações de backup são acumuladas na pasta / opt / zimbra / backup; no entanto, não é razoável armazenar uma cópia de backup no mesmo servidor com um sistema em execução; portanto, recomendamos que você monte uma unidade externa ou uma unidade de rede na pasta / opt / zimbra / backup para que a mídia de backup seja geograficamente remoto do servidor principal. Uma combinação desses métodos de backup também é possível. Suponha que você conectou uma unidade de rede a / opt / zimbra / backup, mas deseja ter uma unidade externa com uma cópia completa dos dados do Zimbra. Para fazer isso, a opção Backup externo é útil para você. Graças a isso, você pode fazer uma cópia completa dos dados em uma unidade externa conectada ao servidor.



No entanto, à medida que a quantidade de dados gerados pelos usuários do Zimbra aumenta, aumenta também a quantidade de dados que eles usam e, como resultado, o tempo gasto para criar um backup completo aumenta. Para reduzi-lo, você pode usar a extensão Zextras PowerStore, que permite usar compactação e deduplicação, o que pode reduzir o espaço ocupado pelo espaço de armazenamento de mensagens em até 50% e também conectar armazenamento adicional ao servidor sem usar o LVM.

Outras extensões Zextras também podem ser muito úteis. Por exemplo, o Mobile permitirá que você use todos os recursos do Zimbra e Zextras Suite em dispositivos móveis. O administrador permitirá que você use a solução em grandes empresas com várias divisões, nomeando-as como seus administradores e delegando-lhes parcialmente a autoridade de um administrador global para gerenciar seu grupo de usuários. Mais e mais comunicações nas empresas estão sendo transferidas para mensageiros instantâneos, mas isso não é seguro do ponto de vista de armazenamento e transmissão de informações confidenciais. A extensão Equipe permite implementar um bate-papo corporativo completo com suporte para chamadas de vídeo na empresa, evitando a transferência de dados confidenciais para o lado, como acontece hoje em dia quando os funcionários usam o WhatsUpp, Telegram e outros mensageiros instantâneos.

Trabalhar com Zimbra

Depois que todos os funcionários da empresa receberem suas contas do Zimbra, você poderá começar a usar o Zimbra para comunicação direta e interação entre os funcionários. Os usuários do Zimbra / Zextras têm vários canais de comunicação disponíveis. Além do e-mail, eles podem aproveitar o bate-papo on-line do cliente da Web incorporado da Zextras, bem como as chamadas de áudio e vídeo que ele suporta.



Além da comunicação, os usuários do Zimbra têm acesso a uma ampla variedade de ferramentas de colaboração. Por exemplo, existem calendários e agendas interativos que, graças à extensão Zextras Mobile, oferecem suporte à sincronização com dispositivos móveis. Você pode elaborar convenientemente seu horário de trabalho neles, e o chefe do departamento pode organizar reuniões diretamente em Zimbra, simplesmente postando os eventos relevantes nos calendários e também definir tarefas, colocando-os no log diário de seus subordinados. Ao mesmo tempo, o líder pode indicar o tempo da tarefa, deixar comentários e receber notificações da tarefa para controlar de forma mais conveniente os subordinados.

Editando documentos no Zimbra

Outra ferramenta conveniente no Zimbra é o Drive . Ele permite que você use armazenamentos de dados pessoais, aumentando sua segurança, graças ao armazenamento nos servidores da empresa, sem transferi-los para fora, como no OneDrive, DropBox e outros. Os funcionários podem organizar os documentos que usam, compartilhar links, inclusive os protegidos, com colegas da empresa e parceiros. Graças ao Zextras Docs , a funcionalidade do Drive cresce significativamente e se torna uma solução completa de colaboração de documentos.

O Zextras Docs está disponível para quem instala a extensão do Zextras Suite Pro no Zimbra OSE. Vamos tentar criar um documento de texto no Zextras Docs e compartilhá-lo com um colega para que possamos trabalhar juntos nele. Para fazer isso, vá para a sua conta Zimbra, vá para a guia "Drive" e clique no botão "Novo". Quando você clica nesse botão, um menu suspenso é aberto, no qual você pode escolher qual documento deseja criar. Você pode escolher entre um documento de texto, apresentação e tabela. Você também pode criar uma nova pasta usando este botão.



Crie um arquivo de texto e escreva um texto arbitrário nele. Cada nova ação é corrigida pelo sistema, graças à qual será possível não apenas retornar a qualquer estágio da criação do documento, mas também acompanhar o procedimento para fazer alterações, o que ajuda aqueles que não ingressaram no processo a ingressar totalmente no processo de edição desde o início.



Após a conclusão do trabalho no documento, você pode enviá-lo como um arquivo de texto. Todos os padrões mais populares são suportados, incluindo .docx. Documentos criados no Microsoft Excel, o Word pode ser salvo nos formatos LibreOffice, sem perda de formatação, mesmo complexa, incluindo imagens e tabelas. Eu testei salvando um arquivo do Excel com várias páginas com links internos para o formato Calc LibreOffice e também com sucesso. Há informações de que várias funções avançadas da inteligência comercial da Microsoft não são suportadas pelo LibreOffice, mas ainda não as encontrei. Você também pode compartilhar o arquivo como um link para o Zextras Docs. De maneira semelhante, o trabalho é feito com apresentações.

Todas essas ferramentas são suficientes para organizar um trabalho conveniente e eficiente com documentos, mesmo em uma grande empresa com um grande número de funcionários, porque, graças à equipe da Zextras, Zimbra e o livro de contatos da empresa, funcionários de diferentes departamentos poderão resolver rapidamente problemas de trabalho.







Todas essas ferramentas são suficientes para organizar um trabalho conveniente e eficiente com documentos, mesmo em uma grande empresa com um grande número de funcionários, porque, graças à equipe da Zextras, Zimbra e o livro de contatos da empresa, funcionários de diferentes departamentos poderão resolver rapidamente problemas de trabalho.

Vamos comparar

Obviamente, o Zimbra Collaboration Suite não é a única solução de TI no mercado que permite organizar a comunicação e a colaboração corporativa na empresa. Os concorrentes mais populares do Zimbra hoje são o Office 365 da Microsoft, e o MyOffice do desenvolvedor doméstico "New Cloud Technologies". Vamos analisar o que essas soluções nos oferecem e tentar compará-las.

MS Office 365

O Microsoft Office 365 é uma coleção de aplicativos e serviços Web de assinatura para acessá-los. Devido ao uso desses serviços, é possível fornecer aos funcionários da empresa de forma rápida e conveniente ferramentas de email, comunicação e colaboração, além de software de escritório para trabalhar com documentos.

Para obter distribuições avançadas do MS Office 365 para teste, você precisa compartilhar informações sobre sua empresa com a Microsoft. O modelo de assinatura do Office 365 permite que a empresa planeje os custos associados à garantia da eficiência operacional de sua infraestrutura de TI; no entanto, observamos que os aplicativos do Office 365 não estão disponíveis em todos os sistemas operacionais, e é por isso que sua empresa provavelmente precisará desembolsar para licenciar sistemas operacionais para trabalhadores lugares

Uma grande vantagem também é uma enorme comunidade de usuários, que pode fornecer toda a assistência possível em caso de problemas. Existem muitas salas de chat, grupos e fóruns dedicados aos produtos Microsoft, onde você sempre pode obter ajuda.
Muitas pessoas consideram o Office 365 uma grande vantagem para a presença de um pacote de programas de escritório generalizados - Word, Excel, Outlook, PowerPoint. Mas, como testamos anteriormente, o pacote gratuito do LibreOffice possui os mesmos recursos e compatibilidade total com o MS Office.

A principal desvantagem da solução é que ela está localizada nos datacenters da Microsoft no exterior e os dados da empresa e de seus funcionários serão localizados e processados ​​no exterior. Tudo isso gera automaticamente informações e riscos econômicos para a empresa. Em particular, apesar do fato de a Microsoft garantir a seus clientes 99,9% de SLA para todos os serviços da empresa, o acesso a eles ainda é realizado através da rede de provedores, cuja conexão pode ser interrompida a qualquer momento e levar a uma diminuição na produtividade da empresa, ou tempo ocioso.

Outra desvantagem importante desta solução é sua insegurança. Hoje, devido ao uso generalizado, o Office 365 é um dos principais alvos dos cibercriminosos e, embora a Microsoft esteja fazendo todos os esforços para proteger os usuários do Office 365, isso está longe de ser sempre possível. Por exemplo, em agosto de 2017, os nomes de usuário e os endereços de email do painel administrativo multilocatário do Office 365 vazaram. Além disso, os servidores que formam a base do Microsoft Azure não estão localizados na Rússia, o que significa que as empresas que trabalham com dados pessoais dos russos não poderão usar o Office 365.

No entanto, os principais riscos foram, são e continuam sendo os chamados "runas soberanas" e sanções comerciais. A qualquer momento, como ocorreu durante a perseguição ao Telegram, os servidores do Microsoft Azure podem não estar disponíveis ou as empresas russas podem ser proibidas de usar os serviços da Microsoft sob sanções. Se esses riscos forem percebidos, o trabalho em muitas empresas poderá ser literalmente paralisado.

MyOffice

O MyOffice é um desenvolvimento totalmente doméstico e, como o MS Office 365, é um conjunto de serviços e aplicativos da Web baseados em assinatura. Essa solução apareceu recentemente no mercado e tem como foco principal o uso em agências governamentais que buscam reduzir sua dependência de software estrangeiro. Atualmente, o MyOffice pode fornecer a maioria das ferramentas solicitadas pelos negócios para colaboração, compartilhamento de arquivos e trabalho com documentos.

Entre as principais vantagens do MyOffice estão a proteção contra riscos associados a “runas soberanas” e sanções. O produto foi criado especialmente para substituir os usuários russos do MS Office 365, que não é confiável do ponto de vista da segurança da informação e atualmente aparece em vários escândalos relacionados ao processamento e armazenamento de dados pessoais. É por isso que o MyOffice pode ser uma opção adequada para empresas e organizações que são forçadas a implementar apenas software certificado e possuem muitos requisitos de segurança de órgãos reguladores e de aplicação da lei, bem como de órgãos de segurança estaduais.

Outra vantagem da solução MyOffice é que, diferentemente do MS Office 365, ela pode ser implantada localmente, excluindo o acesso a quaisquer serviços localizados nos servidores do fabricante MyOffice, bem como a transferência de dados para fora do perímetro de informações da organização. Ao mesmo tempo, as opções para a implantação de serviços em nuvem e híbridos permanecem possíveis, o que é ideal para pequenas e médias empresas.

Outra vantagem da solução são seus baixos requisitos de sistema. A parte do servidor da solução MyOffice. Uma nuvem privada pode ser executada em um servidor com um processador x86-64 de 2 GHz, 3 GB de RAM e HD de 5 GB. Além disso, como a parte do servidor do MyOffice é executada no Linux, você pode economizar significativamente com o licenciamento do sistema operacional do servidor. Além disso, as vantagens incluem a compatibilidade total do MyOffice com os sistemas operacionais domésticos.

Por contras O MyOffice pode ter baixa funcionalidade, código fonte fechado e, como resultado, um pequeno número de usuários. Em outras palavras, se esse ou aquele problema surgir, o administrador do sistema dificilmente poderá resolvê-lo por conta própria, pois atualmente não há fóruns animados ou recursos do Wiki no MyOffice na Internet e a frase "Entre em contato comigo" nas perguntas frequentes da empresa. suporte técnico ".Além disso, você perde a oportunidade de modificar a solução de acordo com suas necessidades.

Uma pequena comunidade de usuários também significa que existem muito poucas histórias sobre a implementação bem-sucedida do MyOffice. É por isso que é improvável que você consiga encontrar uma empresa semelhante à sua empresa que implementaria com sucesso o MyOffice na produção e, consequentemente, concluiria isso. quanto essa solução combina com você, não funcionará até testá-la diretamente, o que é bastante inconveniente.

Além disso, não é possível fazer o download do MyOffice para testes como esse. Para poder obter uma versão para teste, você deve fazer uma solicitação com integradores, revendedores e distribuidores locais e somente após a aprovação do seu aplicativo você terá a oportunidade de testar o MyOffice.

Zimbra Collaboration Suite + Zextras Suite

Entre todas essas soluções, o Zimbra Collaboration Suite é o único que é de código aberto. Ao longo de mais de 15 anos de história, o Zimbra expandiu sua funcionalidade, capaz de satisfazer as necessidades de comunicação corporativa e ferramentas de colaboração, não apenas pequenas e médias empresas, mas também grandes corporações, além de instituições governamentais e educacionais.

Você pode implementar o Zimbra em sua empresa de forma independente ou com a ajuda de provedores de SaaS que fornecem acesso ao Zextras Suite como um serviço. Como a parte do servidor pode ser executada em distribuições Linux gratuitas e o cliente Web é multiplataforma, o uso do Zimbra em um servidor privado na organização pode reduzir significativamente os custos de licenciamento em comparação com o MS Office, cuja implantação você precisa adquirir licenças para o Windows Server e licenças. Windows para trabalhos.

Hoje, existem mais de 500 milhões de usuários do Zimbra no mundo, existem muitas histórias de implementação bem-sucedida em todos os setores da economia, um fórum animado, muitos problemas resolvidos e uma base de conhecimento detalhada do Wiki com uma descrição de todas as funções e algoritmos necessários para resolver vários problemas. Podemos dizer que hoje a solução para qualquer problema associado à administração do Zimbra pode ser encontrada na Internet.

Uma grande vantagem do Zimbra é a facilidade de dimensionamento. À medida que a carga no servidor aumenta, você pode adicionar novos servidores virtuais ou físicos à infraestrutura do Zimbra, que permitirá que o serviço permaneça disponível, apesar do grande número de usuários.

Chamamos a atenção para a gravação do webinar, realizado em 10 de dezembro de 2019, que mostra em detalhes a velocidade, a facilidade de uso da interface e outras vantagens das estações de trabalho digitais da Zextras.



Para todas as perguntas relacionadas ao Zextras Suite, você pode entrar em contato com o representante da Zextras, Ekaterina Triandafilidi, pelo e-mail katerina@zextras.com