Oi Meu nome é Dmitry Lee, sou o líder de uma das equipes de desenvolvimento de back-end do Badoo.

Quando me tornei líder de equipe, comecei a participar ativamente de conferências e a ler livros inteligentes sobre gerenciamento de equipes. No entanto, no meu trabalho, pouco mudou desde então. Eu li sobre como eu deveria ser, o que deveria se desenvolver, mas não estava claro para mim o que exatamente precisa ser feito para isso.

Eu tive que pisar no mesmo rake mais de uma ou duas vezes antes de descobrir o que estava me impedindo de iniciar e melhorar meu trabalho. Portanto, para falar no Saint TeamLead Conf, decidi reunir, com base na minha experiência atual, dicas que não tinha no início da minha carreira administrativa. Essas coisas simplificariam muito minha vida se eu soubesse delas antes.

As receitas que eu quero compartilhar serão mais úteis para os líderes de equipe iniciantes: eu as escrevi como uma espécie de instrução para mim mesmo alguns anos atrás. Este artigo é baseado na minha palestra no TeamLeads Conf.

Quando eu era desenvolvedor, tudo era simples e claro. Eu fiz recursos, corrigi bugs (bem, criei, é claro), escrevi testes e assim por diante. Estava claro o que eu estava fazendo bem, mas não tão bem.

A primeira coisa que me deparei como líder de equipe foi uma enorme quantidade de trabalhos diversos (acho que todo mundo sabe disso). Por um lado, tarefas muito pequenas, por outro - tarefas de alto nível. Existem tarefas raras, mesmo únicas, e ao mesmo tempo tarefas bastante rotineiras. Além disso, no setor não há um entendimento claro de quem é o líder da equipe: em diferentes empresas, essa pessoa desempenha funções muito diferentes.

Tudo isso me levou à pergunta: "Como meu líder entenderá se eu conseguir ser líder de equipe?" A melhor opção é discuti-lo imediatamente, sem esperar por problemas. Então aqui está minha primeira receita ...

Concordo com o líder

Se isso não for feito, pode ficar claro em breve que você tem uma compreensão diferente do que é importante e pelo que o líder da equipe deve ser responsável. Como resultado, uma avaliação do seu trabalho pode parecer ou - ainda pior! - ser tendencioso.

O que, de fato, negociar? Para mim, dividi os deveres de líder de equipe em três partes.

Trabalho de design de produto. Essa é a parte do trabalho que afeta diretamente os negócios: experimentos, recursos, projetos.
A parte técnica. Freqüentemente, um líder de equipe é um ex-engenheiro / desenvolvedor / testador, e ele é responsável pelo componente técnico, que, de fato, também afeta os negócios.
Pessoas e equipe. A qualidade do trabalho com a equipe afeta muito a rapidez com que o negócio cresce e escala.

Como entender o que o líder em cada direção espera de você? A receita é muito simples:

prepare independentemente uma lista de projetos importantes, determine metas e indicadores nas áreas pelas quais o líder da equipe é responsável por sua organização;
discuta-os com o líder, provavelmente ele irá adicionar algo, remover algo e calibrar algo;
conserte o contrato (não é tão importante quanto: uma caneta em um notebook, no Google Docs ou em sua ferramenta interna. O principal é consertá-lo);
não se esqueça da regularidade das discussões: os requisitos de negócios podem mudar e é necessário responder às mudanças no tempo, revisando metas e acordos, se necessário (a frequência pode ser determinada com base na escala das tarefas).

Quanto mais cedo você fizer esse trabalho, maior será a probabilidade de evitar mal-entendidos com o líder.

Configurar ferramentas básicas

A próxima dificuldade que encontrei é um grande número de distrações: a produção caiu, o bug chegou, as prioridades dos gerentes de produto mudaram. Além disso, são constantemente necessários tempo e esforço para grandes objetivos, que identificamos acima.

Antes de aprender a me concentrar no principal, não cumpri os prazos de um dos projetos. No trabalho, eu precisava constantemente me distrair: ajudar alguém, consertar algo e assim por diante. Depois disso, às vezes esqueci de voltar à importante tarefa em que estava trabalhando, e ela estava longe de estar sozinha.

Quando os prazos não foram cumpridos, percebi que era hora de mudar alguma coisa.

A primeira coisa a fazer é parar. Não há necessidade de tentar acompanhar o caos. O segundo é determinar o que ajuda a alcançar objetivos e o que, pelo contrário, interfere no trabalho.

Nessas duas direções, também é necessário colocar as coisas em ordem.

Os objetivos são visualizar. Pela visualização, não quero dizer que, de manhã, deitado na cama, você precisa imaginar como conclui o projeto e comemora. Quero dizer que cada uma das metas e acordos deve ser apresentada de forma visual: painel, cronograma, tabela etc.
Trabalhe com obstáculos - sistematize: colete todas as distrações e organize o trabalho com elas.

Vejamos isso com exemplos.

Visualize metas

Separe importante do fluido visualmente.

Por exemplo, existe um projeto de reprojeto que precisa ser concluído no terceiro trimestre. Enviei este e outros projetos importantes para o painel “Projetos importantes” para rastrear a área de trabalho, prazos, status atual e progresso, ou seja, separá-lo visualmente. Tecnicamente, isso é feito com muita facilidade: quase todos os rastreadores de tarefas (usamos o Jira) têm rótulos ou algo assim. Formamos um painel baseado em tarefas com o mesmo rótulo, por exemplo, “Projeto importante Q3”. Assim, projetos importantes sempre estarão diante de seus olhos.

Além disso, por exemplo, tínhamos um acordo sobre o número mínimo de problemas que os usuários enfrentam em um importante componente de negócios. Visualize novamente. Dois gráficos me ajudaram aqui:

Agenda de erros abertos e fechados, que mostra a proporção de erros abertos e fechados nos últimos n dias. Ajuda a avaliar a dinâmica de crescimento / redução no número de bugs.
Tarefas do componente do gráfico de pizza. Ajuda a avaliar quantos problemas temos nesses ou naqueles componentes (áreas condicionais de negócios) e a mudar o foco no tempo.

Sim, todas essas são métricas numéricas. A criticidade dos problemas e a quantidade de trabalho a ser realizado não são visíveis por trás dos números (às vezes há mais problemas com um bug do que com outros dez). Mas para mim, essas métricas numéricas ajudam muito bem a avaliar a escala do desastre e, se necessário, transferem forças para uma área mais problemática.

Organize seu trabalho com obstáculos

Passamos para a segunda parte: falaremos sobre o que me impediu de trabalhar.

Ao longo de uma semana, registrei obstáculos no meu caminho. Eles tinham duas fontes principais.

Em primeiro lugar, novas tarefas que aparecem em diferentes pontos do sistema. Conosco, qualquer um pode iniciar uma tarefa (estamos falando de bugs e suporte) no Jira.

Em segundo lugar, a prioridade com a qual essas tarefas aparecem. O autor pode indicar que a tarefa é crítica, enquanto já temos outras 20 tarefas mais críticas.

Eu sistematizei o trabalho com esses obstáculos de acordo com o seguinte plano:

Gerenciamos centralmente. Alterei a abordagem para responder às tarefas: criei um novo filtro, em que todas as novas tarefas se enquadram nos componentes pelos quais minha equipe é responsável.
Confirmamos a necessidade da tarefa. No novo filtro, vemos se a tarefa é necessária para ser concluída ou há razões pelas quais não é necessário executá-la (por exemplo, isso é uma duplicata). Se a tarefa for necessária, confirmamos (definimos um sinalizador especial “Aprovado” e o botão correspondente) e passamos para o próximo item.
Nós calibramos a prioridade. Como a equipe conhece as prioridades e a lista de pendências, aqui calibramos a prioridade da nova tarefa em relação à lista de pendências.
A tarefa voa para o backlog. Nosso filtro está vazio ou contém o número mínimo de tarefas não visualizadas. Ao mesmo tempo, a lista de pendências é classificada e contém apenas o que precisa ser feito e, no topo, são as tarefas que devem ser tratadas primeiro.

Total Montamos ferramentas, visualizamos metas, sistematizamos o trabalho com obstáculos. Agora está claro se estamos em conformidade com os acordos e é mais fácil avaliar nosso trabalho. Também é muito importante que agora possamos mudar nosso foco e tática a tempo, pois monitoramos onde somos "trazidos" e em quais projetos importantes não podemos lidar.

Configurar comunicações

Agora, com a exibição de projetos e tarefas, temos uma ordem completa, mas você ainda pode ficar louco. Algo continua a consumir muito tempo.

Isso é algo - nada mais que fluxos de informações recebidos e mudança constante de contexto. Quanto mais deles, mais distraído você se torna. Depois de ser distraído por outra carta ou uma reunião repentina, pode levar, segundo várias fontes, outros cinco a dez, ou até 20 minutos, para dispersar novamente o processo de pensamento. Como resultado, o tempo flui para lugar nenhum: para várias questões momentâneas e tentativas de se envolver na mesma tarefa. Para focar no que é realmente importante, o tempo está se esgotando.

O que pode ser feito? Dividi o trabalho com a comunicação em duas áreas:

Reduza o tráfego de entrada delegando e automatizando. A propósito, sobre este foi um relatório interessante de Alexei Kataev deusdeorum no TeamLead Conf 2019.
Trabalhe corretamente com o tráfego restante.

Esses pontos não se contradizem, mas combinam muito bem. No entanto, vou me concentrar no segundo, porque nem sempre é possível automatizar e delegar, e você precisa trabalhar com o tráfego recebido aqui e agora.

Para mim, identifiquei três objetivos: distrair-se o mínimo possível, não perder nada importante e responder a ele a tempo.

Do ponto de vista das fontes de informação, minhas três principais são correio, messenger e reuniões. Vamos em ordem.

Personalizar correio

Existe uma abordagem bastante conhecida do Inbox Zero . Quando configurei minha correspondência, contei bastante com ela.

1. Excluído completamente sem importância.

No meu caso, foram correspondências irrelevantes, inundações etc. Desenvolvi duas perguntas marcantes para mim: “O que acontece se eu não ler esta carta?” E “Esta carta pode ser útil para mim no futuro?”. Se as respostas "Nada acontecerá" e "Não, não será necessário", configurei a exclusão automática de tais cartas. Não arquivar, não desativar notificações, ou seja, excluir.

Exemplo: mala direta.

2. Configure uma seção para os sem importância agora.

Esta parte é um pouco mais insidiosa. Trata-se de cartas que você não precisa conhecer agora, mas no futuro essa necessidade poderá surgir. Eu criei uma seção principal (eu chamo de “Segunda Importância”) e existem várias categorias nela: “Jira stream”, “Autoupdate” e outras. Todas essas cartas, ignorando a Caixa de Entrada, caem imediatamente na seção "Segunda Importância", cada uma em sua própria categoria. Pode ser difícil distinguir entre “agora desnecessário” e “completamente desnecessário”, mas os marcadores de pergunta me ajudam com isso.

Exemplo: implantar atualização automática de status

3. Divide o importante em blocos.

A lista de e-mails recebidos agora inclui apenas os importantes. Dividi-os em dois blocos: "Urgente" e "Não urgente".

- "urgente". É normal responder ao urgente, porque já nos livramos das coisas sem importância, então tudo está claro aqui.

Exemplo: "Problema na Produção".

- "Ilimitado". A categoria mais insidiosa de letras. O trabalho com eles deve ser planejado adequadamente. Essa categoria difere do "sem importância agora", pois as tarefas obrigatórias geralmente se enquadram nela. Muitos (inclusive eu) usam listas de tarefas (algumas podem até ser adicionadas como extensões ao navegador para transformar letras em tarefas em apenas alguns cliques). Se você não gosta de listas de tarefas, pode usar lembretes no seu telefone.

Exemplo: “Temos uma ideia legal. Vamos discutir. O que você acha?

Tudo isso é realizado através do ajuste de filtros, atalhos e ações automáticas com eles: “excluir”, “pular entrada”, “criar atalho” etc. Nos serviços de correio populares, de uma forma ou de outra.

Total: removemos tudo desnecessário configurando a remoção automática e a classificação por categoria. Com o que resta, trabalhamos com urgência. Respondemos imediatamente a urgentes, trabalhamos com não urgentes - planejamos.

Personalize o messenger

A próxima vez que comedor for o mensageiro. Aqui estão apenas algumas dicas que eu quero compartilhar.

A primeira e principal coisa é ativar as notificações apenas sobre mensagens e menções particulares.
Mantenha-se atualizado com a lista de quartos / canais. É melhor ficar apenas naqueles em que você está interessado em algo ou alguém precisa de você. De todos os outros, você pode sair com segurança.
Configure notificações push. Se você cumprir o primeiro e o segundo pontos, as notificações virão principalmente nos casos em que as informações de alguma forma lhe interessam.
Não negligencie status. Quando você precisa se concentrar, por exemplo, o status Não perturbe ajuda muito.

Marcamos reuniões

E os três líderes fecham a reunião!

A primeira dica é sobre lembretes. Eu acho que muitos de vocês os usam e entendem sua utilidade. Eu quero compartilhar exatamente a configuração. Eu desenvolvi este esquema: um dia - uma hora - cinco minutos.

Para o dia: ter tempo para preparar o conteúdo (conteúdo, perguntas etc.), se por algum motivo você não tiver feito isso antes.
Por uma hora: planeje fazer algo ou, inversamente, planeje nada para o futuro próximo, sabendo que em uma hora você precisará estar presente na reunião.
Em cinco minutos: pegue um laptop, faça exercícios, café e assim por diante.

Segunda dica: se você ainda não está usando o aplicativo para celular da sua agenda, experimente. Lembretes na forma de notificações push me salvaram mais de uma vez, alertando sobre uma reunião iminente.

Terceira dica: para não se afogar em um grande número de lembretes, tente participar apenas daquelas reuniões em que sua presença é realmente necessária.

Com a ajuda dessas técnicas, reduzi o tempo gasto em comunicação várias vezes. Ao configurar as comunicações corretamente, você se distrairá apenas com o importante: responda a urgentes e planeje o trabalho com não urgentes. Como resultado, menos troca de contexto e economia de tempo. Isso permitirá focar em metas e acordos.

O que vem a seguir? Concordamos em metas, colocamos as coisas em ordem em projetos e sistemas operacionais, estabelecemos comunicações e liberamos tempo. No entanto, projetos e tarefas - essa não é a área de responsabilidade do líder legal da equipe. Líder de equipe legal também é um trabalho competente com a equipe, seu desenvolvimento. E este tópico é muito volumoso. Aqui, adaptação, orientação e níveis de desenvolvimento e delegação e muito, muito mais. Mas eu aconselho você a começar com cartões pessoais.

Obter cartões pessoais

Cartões - uma ferramenta que, em qualquer situação, permite que você confie nos dados, e não apenas na intuição e na memória, como muitos de nós estamos acostumados. Ajuda a não esquecer nada no momento em que você precisa tomar uma decisão, além de desenvolver as pessoas objetivamente e em tempo hábil.

O que são cartões pessoais?

Criamos um ou vários arquivos (não importa a aparência: o principal é que você tenha algum tipo de fonte onde possa inserir informações).

Eu recomendaria começar com três seções: Habilidades, Plano de Desenvolvimento e Feedback.

Vamos começar com o primeiro. Primeiro, você precisa fazer uma lista das habilidades necessárias para trabalhar efetivamente em sua empresa. Se você trabalha há muito tempo e possui experiência suficiente, provavelmente isso não será difícil. Se surgirem dificuldades, você pode fazer isso coletivamente: faça as malas e faça um brainstorm com outros líderes de equipe. Se ainda não está claro por onde começar, você pode basear-se em uma matriz pronta de competências e ajustá-la às suas necessidades.

Então você precisa descrever os níveis de propriedade. Basta identificar vários níveis e determinar qual é a diferença entre eles.

Na próxima etapa, indicamos as habilidades de cada membro da equipe para posteriormente levá-las em consideração ao tomar decisões. O que eu quero dizer? Imagine que você possui Vasya, Petya e um determinado projeto X. O projeto X contém o trabalho de comunicação com o cliente e uma revisão técnica. Você se lembra que antes disso Vasya já trabalhava com essas tarefas, mas Petya não. E para verificar sua memória, você pode usar os cartões - para ver quanto alguém possui essas habilidades e para quem a tarefa terá maior valor em termos de desenvolvimento.

Aqui está um exemplo de como a seção de habilidades pode parecer de forma abreviada. Parece um pouco diferente para mim, com características próprias, mas esta imagem demonstra claramente a própria ideia:

Aqui você pode ver uma lista de habilidades e seu nível de propriedade para um funcionário específico em momentos diferentes, bem como o que cada nível significa. Como você pode ver, a lista não contém conhecimento de linguagens de programação, tecnologias, bancos de dados e outras coisas - esses são aspectos mais prováveis de algumas tarefas e habilidades de trabalho que ajudam minha equipe a ser eficaz.

Plano de desenvolvimento. Eu descrevo em grandes traços:

o que o funcionário deve ser capaz de fazer em um determinado momento;
com que tarefas ele deve lidar e em que nível;
quais áreas de responsabilidade devem cobrir.

Isso é formulado na forma de marcadores e experiência comprovável. Ruim: "Para estudar os componentes do X best", "É legal resolver os problemas Y" (como regra, isso é difícil de verificar). Bom: “Conclua o início rápido do aprendizado”, “Torne-se o principal responsável pelo componente X” (a partir dos resultados, você pode entender se o objetivo foi alcançado ou não).

Para minha surpresa, nem todo mundo leva cartas - desta ou de qualquer outra maneira. Além disso, alguns se opõem a eles quando aprendem sobre essa ferramenta. Vou tentar responder às objeções mais comuns.

O primeiro argumento contra as cartas que me expressei: até certo ponto, pensei em manter tudo em mente, porque sou líder de equipe, posso! Mas o número de habilidades, planos de desenvolvimento e áreas de responsabilidade cresceu junto com o tamanho da equipe. O nível de responsabilidade é alto demais para depender exclusivamente de sua memória e intuição. Então eu peguei os cartões.
"É muito complicado!" A resposta para isso é muito simples: não complique! Não liste 100500 habilidades e pinte um plano de desenvolvimento de 25 páginas para cada funcionário. Deixe apenas as informações realmente necessárias.
"Manter cartões leva muito tempo." Eu decidi testar esta tese em mim mesmo. É claro que não me sentei com o cronômetro, mas fiz algo cerca de uma hora por mês para toda a equipe de cinco pessoas.
"É impossível formalizar o crescimento das pessoas". Sim, é impossível descrever formalmente o desenvolvimento de uma pessoa - este é um processo multifacetado e muito difícil. E os cartões são exatamente o que me ajuda a abordá-lo um pouco mais conscientemente. Mais uma vez: ajuda e não substitui todo o trabalho.

Uma coisa é ser responsável por si mesmo e outra quando o desenvolvimento e a carreira de outras pessoas dependem de você de várias maneiras. . « », , , .

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Conclusão

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Não vou exagerar a importância dessas receitas: apenas seguir essas dicas não é suficiente para se tornar um líder de equipe legal. No entanto, foram eles que ao mesmo tempo me ajudaram a me livrar do caos, estabelecer processos de trabalho e liberar tempo.

Graças a essas receitas, fiquei mais organizado, mais consciente. Quando parte das tarefas de trabalho caiu nos trilhos, tive a oportunidade de dedicar tempo a outras coisas: processos, relacionamentos de equipe, gerenciamento de conhecimento etc. Mas, é claro, essa é uma história completamente diferente.

Obrigado pela atenção!

Seis receitas para um líder de equipe iniciante: como acompanhar tudo e desenvolver uma equipe