A economia é uma das principais razões pelas quais as empresas mudam para a terceirização de impressão. Com isso em mente, eles escolhem o fornecedor que oferece o menor preço por impressão. E hoje eu, Igor Chelebaev, especialista em otimização de impressão de escritório com 27 anos de experiência, mostrarei como os terceirizados conseguem aumentar o valor da fatura e como calcular o custo real da impressão e descobrir a verdade.
Como "terceirizadores" pensam
Ao longo dos 27 anos do Office Machine Bureau, percebemos que não há limite para a engenhosidade humana. A empresa cliente precisa de números específicos: eles imprimiram tantas cópias em um mês, quanto custa uma impressão, quanto foi o valor total dos pagamentos pela impressão de cópias. E o contratante fornece esses dados a ele. Mas de onde ele as tira? Qual é a diferença, o gerente responderá se, no final, a quantidade de custos sair menos do que antes da terceirização.
Mas há uma diferença quando o gerente descobre subitamente que ele poderia economizar 2-3 vezes mais. E ele economizaria se o contratante usasse as ferramentas certas para contar. Mas mais sobre isso mais tarde.
Então, como eles se sentem?
História nº 1 “Com um dedo no céu”
Um dos terceirizados pelo trabalho de substituição de cartuchos, remoção de atolamentos e cálculo do volume de impressão de um cliente contratou um aluno e o colocou em uma sala no território da empresa. Em teoria, o aluno precisava percorrer cada dispositivo regularmente e fazer as leituras dos contadores. Mas ele não fez isso e preencheu cuidadosamente a mesa todos os meses com números por algum motivo. O tempo passou, outro aluno substituiu o nosso aluno, depois um terceiro. E se, no início, fosse seguido algum tipo de lógica para calcular o volume de impressão, o terceiro aluno já prescrevia números aleatoriamente. Mas mais cedo ou mais tarde a verdade é revelada. O chefe, no entanto, descobriu que o volume de impressão indicado na empresa excedia o número real em 3 vezes! Escusado será dizer que o aluno não está mais sentado nesta salinha.
História nº 2 “Mentira para mim”
Outro exemplo De alguma forma, fomos confrontados com o fato de que o contratante instalou papel A4 com o lado mais estreito para a frente, a fim de aumentar a conta de impressão de cópia-impressão em um dispositivo que pode imprimir no formato A3. A impressora contou uma folha como A3, uma vez que as cópias foram contadas não em folhas, mas no número de rotações do eixo. E, consequentemente, o cliente foi cobrado por 1 cópia real e por 2 folhas A4.
História nº 3 “Haja cor”
Algumas impressoras coloridas de alguns fabricantes não conseguem desativar as fotos coloridas ao imprimir em preto e branco. Esse recurso foi usado por um contratado inescrupuloso. O usuário envia o documento para imprimir em cores, mas incluindo o modo de impressão monocromático. A folha sai da impressora em preto e branco, mas na verdade foi feita em todas as quatro cores e uma impressão em cores foi contada na impressora. E custa muito mais do que uma folha a preto e branco normal.
História №4 "Dividido"
Os terceirizados gostam de usar outro recurso das impressoras de um dos fabricantes - o dispositivo em seu relatório mostra a milhagem de cada fonte fotográfica separadamente. E cada figura recebida no relatório é resumida como uma impressão colorida. Como resultado, o pagamento por uma folha impressa em cores é igual a 4 folhas. Essa embalagem não é fraca 4 vezes!
Histórico nº 5 "Cálculo complexo"
Terceiros e esquemas complicados de cálculo de pagamentos são usados. Que tipo de fórmulas para confundir os usuários, eu não vi! Com frações, condições difíceis e muitos componentes. E, ao oferecer um preço extremamente baixo por impressão digital, eles “sofrem” perdas através dos múltiplos componentes desse cálculo complexo: pagamento base, probabilidades, sobretaxas etc.
Histórico nº 6 "Cálculo simplificado"
Outro truque é o preço médio de uma impressão em cores e preto e branco. Externamente, parece ótimo - você não precisa pensar em qual documento é impresso em preto e branco ou em cores. Mas, na verdade, o volume real de impressão em cores é de apenas 5 a 10%, e o preço é calculado com base na proporção de 50 a 50. Portanto, o cliente paga por uma impressão em preto e branco pelo preço da cor.
Histórico nº 7 "Software complicado"
O problema causado pelo aluno e pela entrada manual de dados, que citei no primeiro exemplo, pode ser resolvido com a instalação de um sistema automático de coleta de dados. Do lado de fora, parece que profissionalmente, mas um empreiteiro astuto cria seu próprio programa auto-escrito, que por si só distorce automaticamente os dados, não em favor do cliente.
Todas essas seis histórias têm um lugar para estar por apenas uma razão - o cliente inicialmente deseja obter o preço mais baixo do contratado. Assim, provocando o terceirizador a criar mais e mais novas maneiras de obter o valor do pagamento que é benéfico para ele.
Como calcular com precisão o volume de impressão
A única maneira de calcular com precisão o volume de impressão real é instalar o software desenvolvido por um fabricante independente. O programa de coleta e cálculo de dados deve ter reputação e documentos confirmando que fornece dados corretos. A empresa pode fazer isso sozinha selecionando e instalando o programa em um dispositivo de impressão, ou procure ajuda de especialistas especializados nisso.