10 sistemas de controle. Onde é mais conveniente se comunicar em tarefas e compartilhar arquivos?

Nos últimos 7 anos, como eu de uma vez por todas "mudei" de escritórios reais para virtuais. Fico muito mais confortável trabalhando em casa remotamente. Por "escritório virtual", quero dizer sistemas de gerenciamento de projetos. Ao longo dos anos de trabalho remoto com diferentes empresas e estúdios, tentei mais de 10 deles.

Compartilharei minha experiência no uso de 10 sistemas de controle em termos de conveniência de comunicação. Para mim, como profissional de marketing de conteúdo, isso é fundamental. É importante para mim que mensagens e arquivos não sejam perdidos.



Agora eu trabalho com pessoal do YouGile que está desenvolvendo seu próprio sistema. Mas, apesar de minhas simpatias estarem do lado do YouGile, sistemas completamente diferentes entraram nos três principais líderes de revisão.

Avaliei a conveniência das comunicações o mais objetivamente possível, de acordo com vários critérios:

• “Existem chats e feeds ao vivo?”
• “Qual a largura da funcionalidade do comentário?”
• “Existe integração com o armazenamento na nuvem?”
• "Quantos GB na nuvem a uma taxa gratuita?"
• "Posso armazenar arquivos em um só lugar?"

Classifiquei os sistemas de acordo com minha classificação: do mais fraco ao mais legal. No final da revisão, há uma tabela comparativa.

10. Megaplan

Comunicações na tarefa Megaplan

Bate-papos e comentários

Não há bate-papos pessoais e em grupo, mas há uma seção "Comunicação" na forma de um feed ao vivo. Uma mensagem em um feed ao vivo pode ser anexada a uma das seções: "Trabalho", "Descanso", "Notícias". Você pode adicionar uma pesquisa e anexar arquivos. As comunicações também ocorrem no próprio cartão de tarefas através de comentários. Há um "destaque" - com base na tarefa ou subtarefa, você pode criar automaticamente uma mensagem de email e enviá-la rapidamente diretamente do sistema. O endereço do remetente fica assim: i.smirnov@mp42053333.megaplan.ru.

Compartilhamento de arquivos

O arquivo pode ser baixado de um computador. Não há integração com os principais discos e armazenamento em nuvem. Nas tarefas, os arquivos são armazenados em uma guia separada, você pode fornecer um link rápido para qualquer um deles ou adicionar aos seus favoritos.

Notificação de mensagem

Quando você deixa um novo comentário na tarefa, pode escolher quais colegas notificar sobre ele. E em um feed ao vivo, você pode escolher qual discussão seguir.

Opinião pessoal

Em geral, a funcionalidade necessária para a comunicação nas tarefas é. Mas no começo é difícil se acostumar com o sistema. Não há senso de integridade e consistência, uma interface variada com um grande número de funções nas quais é fácil se perder. Ainda assim, é mais CRM do que um sistema de comunicação.

9. Trello

Comentários no cartão de tarefa do Trello

Bate-papos e comentários

Os comentários são trocados no cartão de tarefas. Você pode expressar com segurança sua atitude diante da mensagem ou confessar seu amor a um colega - a variedade de emoticons é rica. Você pode endereçar a resposta ao comentário para uma pessoa específica.

Compartilhamento de arquivos

Os anexos às tarefas não serão definitivamente perdidos: todo o conteúdo de texto, gráfico e vídeo pode ser armazenado no cartão de tarefas. É fácil baixar anexos a partir de um computador e do Dropbox, Google Drive, One Drive e Box. É verdade que a tarifa gratuita tem restrições sobre o peso do arquivo - não mais que 10 MB.

Notificação de mensagem

Todas as notificações chegam no "sino" no canto superior da janela. Se algum tipo de cartão de tarefas e discussões estiverem realmente cansados, você pode cancelar o registro.

Opinião pessoal

No Trello, tudo é simples e direto. É fácil conectar novos funcionários, freelancers e clientes aos processos de trabalho - basta compartilhar informações e enviar um link. Sei que muitas pessoas adoram esse sistema, especialmente equipes pequenas, mas meu relacionamento com o Trello de alguma forma não deu certo. Tentei usá-lo para coordenar o trabalho de dois dos meus redatores assistentes e um designer com quem trabalhei em conjunto. Nos faltava a funcionalidade de comunicação e constantemente "escapávamos" do sistema para os mensageiros. Os comentários nos cartões são "pesados", eles são seguidos rigorosamente, como no fórum modelo de 2006 (nenhum "microblog" para você).

8. Pyrus

Arquivos e discussões na tarefa Pyrus

Bate-papos e comentários

À primeira vista, a interface se parece com o correio, há até uma guia Caixa de entrada. É verdade que isso se aplica apenas a tarefas; não há zona separada para mensagens privadas. Todas as comunicações ocorrem nos cartões. Uma função conveniente é citar mensagens, ou seja, você pode responder a um comentário específico. Se algo não é agradável, colocamos um sorriso zangado.

Compartilhamento de arquivos

Nas tarefas, é conveniente trocar arquivos - copiamos e enviamos aos colegas um link direto para um documento ou imagem específica. Os arquivos em cada cartão são armazenados em uma lista separada, ou seja, você não pode procurá-los com uma lanterna na floresta escura de comentários. Há integração de dados do Dropbox, One Drive, Google Drive, Box. Na nuvem, o armazenamento recebe 10 GB de espaço, mas apenas a uma taxa paga.

Notificação de mensagem

Notificações - como no bom e-mail antigo. Em frente à caixa de entrada, o número de novas tarefas e comentários é exibido. As notificações também são enviadas por e-mail "real".

Opinião pessoal

Objetivamente, o sistema é bom, mas não me serviu. Confuso que o usuário comum não pode criar uma tarefa privada. É difícil encontrar configurações de permissões e não está claro se sua tarefa está visível para os colegas. Como resultado, verifica-se que é visível e apenas o administrador pode estabelecer privacidade. E essa "transparência" às vezes é confusa e parte da comunicação é transferida para mensageiros instantâneos.

7. Planfix

Comunicação na subtarefa Planfix

Bate-papos e comentários

A comunicação se assemelha a um fórum. Cada tarefa tem um bloco no qual você pode liderar uma discussão. A funcionalidade dos comentários é ampla: você pode citar a mensagem, curtir, adicioná-la aos seus favoritos, marcá-la ... Há também uma classificação de comentários: em ordem cronológica ou de nova para antiga.

Compartilhamento de arquivos

Em uma janela separada "Documentos", você pode acessar todos os arquivos dentro do projeto selecionado. Há integração com o Dropbox, Google Drive, One Drive e também com todos os mensageiros instantâneos populares. O tamanho básico do armazenamento em nuvem em todas as tarifas é de 1 GB, então você precisa pagar extra. Convenientemente, todos os documentos para uma tarefa específica podem ser baixados em um arquivo.

Notificação de mensagem

Amplas oportunidades para personalizar as notificações. Eles podem vir pelo correio ou pelo messenger: Skype, WhatsApp, Telegram e outros como eles. Também existem pop-ups no navegador e alertas sonoros.

Opinião pessoal

Nesse sistema, é conveniente trabalhar em tarefas de marketing, que consistem em etapas e nas quais vários especialistas estão envolvidos. Por exemplo, para realizar a otimização de SEO de um site ou executar uma aterrissagem com contexto. Organize facilmente listas de tarefas e compartilhe arquivos e comentários em todas as etapas.

6. Bitrix24

Compartilhamento de arquivos na tarefa Bitrix

Bate-papos e comentários

Existem mais oportunidades de comunicação do que os tipos de neve dos esquimós. Bate-papo privado e em grupo, aberto e fechado, chamadas e videochamadas, Buzz, mensagens de vídeo, mensagens importantes, enquetes, emoticons, gifs ... Você pode gostar ou citar uma mensagem em um bate-papo, mas, infelizmente, você não pode fixar e não pode criar um link rápido para ela .

Compartilhamento de arquivos

De forma gratuita, 5 GB na nuvem. Integração com Dropbox, Google Drive, Yandex.Disk, One Drive Uma boa idéia é criar grupos e projetos como pastas separadas, armazenar arquivos neles e discutir materiais. No departamento de marketing, onde trabalhei, criamos grupos: “Ideias para boletins”, “Perguntas e respostas”, “Revisões”, “Design”, “Redes sociais”, “Boletins informativos”, “Conteúdo do site”, “Marketing” . Foi muito conveniente em teoria, mas na prática ... Em um mês, começamos a simplesmente ignorar essas pastas e compartilhar arquivos em bate-papos compartilhados. E tudo se perdeu rapidamente.

Notificação de mensagem

Uma janela pop-up, um sinal sonoro e um número na frente de uma janela com tarefas ou bate-papos. Você pode configurar notificações por email.

Opinião pessoal

O Bitrix tem muitas possibilidades, mas ... por algum motivo você não as utiliza. É como uma balsa enorme, confortável e luxuosa, mas "anda" devagar. Às vezes é mais fácil embarcar em um avião. A funcionalidade mais ampla e a interface colorida e pesada confundem e assustam os colegas. Como resultado, todo o trabalho conjunto é transferido para a sala de bate-papo, onde reina o caos completo. No entanto, estes ainda são caóticos dentro do sistema, e não "de lado".

5. Seção de trabalho

Comunicação com um cliente em uma tarefa do Worksection

Bate-papos e comentários

As conversas em grupo são apenas na versão paga. É conveniente se comunicar em uma única ramificação do projeto. Você pode citar mensagens, pode mencionar uma pessoa específica através de @. Você pode fazer comentários particulares - isso é especialmente interessante quando há clientes no projeto. Por exemplo, aconteceu conosco: o cliente escreve: "Tudo está terrível, eu não gosto!". E meu gerente deixa um comentário particular para mim: "Mantenha a calma :), não respondemos nada, falarei com ele pessoalmente".

Compartilhamento de arquivos

Os arquivos são baixados de um computador, sem integração. Com a avaliação gratuita, apenas 100 MB na nuvem estão disponíveis.

Notificação de mensagem

É mais conveniente receber notificações por correio, também existem notificações por push. Para cada comentário individual no projeto, você pode colocar sua própria notificação. Por exemplo, quero fazer uma pergunta a um colega, sem incomodar o cliente. Nós o removemos da notificação - e pronto.

Opinião pessoal

Utilizamos esse sistema em uma agência de vendas para comunicação entre clientes e redatores. É muito fácil convidar novas pessoas para isso; os clientes não têm dificuldades. A interface é intuitiva, lembrando os fóruns clássicos em que as mensagens vão "de cima para baixo". É fácil conectar novas pessoas ao projeto (por exemplo, revisor e designer) em um determinado estágio. Em geral, o sistema é conveniente para se comunicar em tarefas em pequenos grupos, com vários especialistas e clientes. Mas para a organização de um departamento de marketing completo, sua funcionalidade claramente não é suficiente.

4. YouGile

Chat de tarefas do YouGile e link rápido para arquivos

Bate-papos e comentários

A principal característica das comunicações que me ligaram imediatamente é que cada tarefa é implementada como um bate-papo. Ou seja, além da descrição, dos adesivos e da folha de tarefas, o bate-papo é “costurado” em cada cartão. No bate-papo, a comunicação é mais animada do que nos comentários. Você sempre pode acessar a lista completa de bate-papos para todas as tarefas, tanto suas quanto as suas. Também existem bate-papos em grupo e mensagens privadas.

Compartilhamento de arquivos

De forma gratuita, são dados 5 GB para armazenamento de arquivos. Não há integração com unidades e armazenamento em nuvem. O compartilhamento de arquivos ocorre diretamente na tarefa de bate-papo. E para não perder um documento ou imagem importante, você pode "fixá-lo" no bate-papo usando um link rápido e adicionar qualquer crachá.

Notificação de mensagem

Para qualquer tarefa, você pode se inscrever ou assinar seu amigo, e ele receberá notificações. As notificações vêm de novas mensagens em bate-papos particulares e em tarefas. Tarefas com alterações são descritas em vermelho. E se os colegas estiverem completamente cansados, você sempre poderá desativar as notificações por 30 minutos, 1 hora e assim por diante, até o dia inteiro.

Opinião pessoal

Agora, trabalho com a equipe do YouGile e, portanto, fiz amizade com o sistema deles. O YouGile não é tão difundido quanto outros sistemas, mas os caras fazem chips legais. E esses chips na minha opinião são dignos de atenção. Por exemplo, "postagens espelhadas", eu nunca as tinha visto em nenhum lugar antes, e isso é conveniente para a comunicação entre departamentos. Ainda falta muito, por exemplo, a capacidade de citar mensagens de bate-papo ou mencionar uma pessoa específica via @, mas essas funções estão em desenvolvimento agora e estarão disponíveis em breve.

3. BaseCamp

Chat na fogueira para comunicação de projetos no BaseCamp

Bate-papos e comentários

Existem chats privados do Campfire com a capacidade de compartilhar arquivos. Há um "Quadro de mensagens" separado (um análogo do "Buzz") - lá você também pode se comunicar com colegas e compartilhar arquivos. Você pode responder a um comentário específico, adicionar um sorriso. O Quadro de Mensagens exibe todos os novos comentários e anexos.

Compartilhamento de arquivos

Todos os arquivos de bate-papo podem ser exibidos separadamente e eles não têm chance de se perder. Os arquivos também podem ser armazenados em um quadro separado de Documentos e arquivos. Capacidade de armazenamento em nuvem - 500 GB (na tarifa de teste e de base). Integração apenas com Dropbox e Google Docs. A estrutura é clara e compreensível, é difícil perder algo importante. Você só precisa concordar com antecedência onde enviar os arquivos: no quadro de mensagens, nas salas de bate-papo ou na seção Documentos e arquivos de cada projeto.

Notificação de mensagem

As notificações de novas mensagens de bate-papo chegam à guia Pings, as notificações de todo o resto vão para a guia com o alegre nome amigável Hey! Para que um colega não perca a mensagem, você pode enviar a ele um Ping pessoal.

Opinião pessoal

A interface em inglês assustou alguns de meus colegas e eles se opuseram a esse sistema com todas as suas forças. Infelizmente, nem todo mundo entende e se lembra quando lhes diz: "Vamos fazer upload de arquivos para os documentos e arquivos e escrever mensagens importantes para todos os colegas no quadro de mensagens".

2. Wrike

Comunicação na subtarefa Wrike

Bate-papos e comentários

Não há bate-papos, mas há integração com o Slack, o que torna possível usar a funcionalidade de ambos os sistemas simultaneamente - Tarefas Wrike + Slack chats. E assim - comunicação através de comentários padrão em tarefas e subtarefas. Há também um "Feed de notícias", atualizado em tempo real e exibindo todos os processos de trabalho e comunicações que o funcionário está seguindo. Sincronização conveniente com o correio - você pode enviar um email por email para o sistema e convertê-lo imediatamente em uma tarefa. Você pode mencionar uma pessoa específica em um comentário escrevendo seu nome via @. Existem emoticons e formatação de texto.

Compartilhamento de arquivos

Em cada tarefa, é conveniente compartilhar arquivos, há integração com o Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box e outros serviços, além do YouTube. De forma gratuita, são fornecidos 2 GB de armazenamento na nuvem. Uma grande vantagem - você pode ver separadamente todos os arquivos anexados a um projeto ou quadro específico. Outra vantagem é que o acesso aos materiais pode ser generalizado para todos os colegas e limitado.

Notificação de mensagem

As notificações de novos comentários nas tarefas são exibidas na parte superior; na guia Caixa de entrada, você também pode configurar a integração com o correio. Existem configurações flexíveis para notificações, você pode assinar uma tarefa específica e monitorá-la, você só pode monitorar tarefas nos Favoritos.

Opinião pessoal

O Wrike possui muitos recursos interessantes, um deles são modelos de projeto prontos para diferentes finalidades, por exemplo, o lançamento de um novo produto. Com a ajuda de um modelo, é fácil criar um projeto com uma estrutura clara. Outro recurso é o editor embutido, que permite editar documentos diretamente no sistema sem baixá-los. Em geral, eu estava confortável trabalhando no sistema, estava tudo bem. É verdade que Wrike é um pouco caro para a Rússia, pago em dólares.

1. Asana

Comunicação e compartilhamento de arquivos na tarefa Asana

Bate-papos e comentários

Em cada projeto, você pode criar uma conversa de conversa separada, assinar colegas selecionados ou toda a equipe de uma só vez. Você pode ajustar a privacidade das tarefas e discutir com ousadia tudo o que seu coração deseja - de clientes entediados a ir ao bar. Você pode definir uma tarefa pessoal e compartilhá-la com apenas uma pessoa, sem medo de que outros colegas vejam um diálogo. É conveniente deixar comentários nos cartões: você pode fixar uma mensagem importante, pode entrar em contato com a pessoa via @, pode gostar ou sorrir.

Compartilhamento de arquivos

Para acesso rápido aos materiais, você pode fornecer um link direto para a tarefa. Os arquivos na tarefa são exibidos separadamente, acima de todos os comentários, e sempre ficam à vista. Você também pode subir um nível e ver todos os arquivos do projeto - em uma guia separada “Arquivos”. Há integração com o Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box. Locais na nuvem - quantos você quiser, sem restrições.

Notificação de mensagem

As notificações aparecem no menu do lado esquerdo na guia Caixa de entrada. Se alguma tarefa estiver muito cansada, basta clicar em "Sair da Tarefa" em todas as discussões e não receber mais notificações. Também há notificações por email.

Opinião pessoal

A interface é simples, intuitiva, as funções básicas são fáceis de entender pela primeira vez. Os unicórnios voadores deleitam-se imensamente. O Asana é uma ótima opção para organizar um pequeno departamento de marketing para 10 a 15 pessoas. Mas há um ponto negativo significativo - a falta de uma versão em russo. Se a equipe for maior e nem todos os funcionários souberem inglês, mais cedo ou mais tarde esse problema surgirá.

Um sistema ideal em todos os aspectos não existe. Aqui fiz uma comparação dos sistemas de "molho" da conveniência da comunicação e do compartilhamento de arquivos com os colegas. E se eu me comprometer a comparar pelo critério (por exemplo) a conveniência de estabelecer objetivos - a classificação será completamente diferente. Portanto, você pode encontrar um "escritório virtual dos sonhos" apenas por tentativa e erro.

A propósito, aqui está outra visão geral dos sistemas de gerenciamento de tarefas , onde considero os sistemas de acordo com outro critério - a conveniência de trabalhar com tarefas.

Tabela de comparação de sistemas de controle em termos de facilidade de comunicação:

Asana «Conversations» Google , Dropbox, OneDrive, Box «Files» Wrike Slack Google , Dropbox, OneDrive, Box 2 Basecamp + Dropbox 500 «Docs & Files» YouGile Worksection Bitrix + Dropbox, Google , ., One Drive 5 Dropbox, Google , One Drive 1 «» Pyrus Dropbox, One Drive, Google , Box 10 Trello Dropbox, Google , One Drive Box 10 –