Como estabelecer relações sociais em uma equipe que trabalha remotamente

Reunir uma equipe virtual é uma tarefa difícil. Ofereço 7 maneiras que ajudarão a estabelecer relações sociais em uma equipe de funcionários que trabalha remotamente em todo o mundo.

Tenho certeza de que você concorda comigo: construir uma conexão social em uma equipe remota é a parte mais difícil do trabalho de um gerente. De acordo com uma pesquisa que realizamos no outono passado entre 297 funcionários e gerentes dessas equipes, a maior dificuldade no trabalho do gerente e da equipe como um todo foi considerada "a formação de um senso de comunidade na ausência de um local de trabalho comum".

E isso é compreensível: trabalhando no mesmo escritório, você pode, passando pela mesa dos colegas, dizer olá e conversar sobre o fim de semana passado. Tendo notado pela reação de uma pessoa que ela está deprimida, você sugere sair juntos para um café mais tarde. No almoço, você se diverte conversando com outro colega e de repente descobre que os dois são loucos pelos mesmos doces não muito populares da Nova Zelândia.

Tais manifestações naturais das relações sociais quando se trabalha remotamente não ocorrem com tanta frequência e não tão naturalmente. Como resultado, uma equipe espalhada pelo mundo pode não ter um senso de comunidade e apoio mútuo - a menos que, é claro, seu desenvolvimento seja deliberadamente incentivado.

Os cientistas descreveram esses sentimentos como úteis para a construção de "confiança afetiva", uma confiança baseada na conexão emocional e nos relacionamentos interpessoais. Difere da "confiança cognitiva", cuja fonte é a confiança na confiabilidade e competência dos colegas. Ambas as formas de confiança afetam a produtividade do trabalho, mas a confiança afetiva é geralmente mais pronunciada no início de um relacionamento em equipe (de acordo com a pesquisa ).

Traduzido para Alconost

Estudos também mostram quão prejudicial pode ser a falta de comunicação social no local de trabalho. A pesquisa Buffer Remote Jobs 2018 mostrou que a maior desvantagem para 21% dos funcionários remotos era a solidão, que também era uma das razões pelas quais eles estavam inclinados a deixar o cargo. Além disso, em outra pesquisa com mais de 2.000 entrevistados, 60% disseram ter maior probabilidade de permanecer no cargo se tivessem mais amigos no trabalho.

Mas isso não é tudo: o estudo mostrou que os funcionários que conversavam com colegas 15 minutos por dia tinham produtividade 20% maior em comparação com aqueles que não tinham essa comunicação. Também podemos citar um estudo que mostrou o impacto positivo das relações sociais na expectativa de vida.

Se tudo isso for levado em consideração, vale a pena considerar: você está criando laços sociais em uma equipe distribuída corretamente? A partir das pesquisas que realizamos e da comunicação em nossa comunidade de liderança, Watercooler , que reúne mais de 1.000 gerentes de todo o mundo, consegui tirar algumas conclusões.

A seguir, falarei sobre as formas mais mencionadas - e chamadas de mais eficazes - de manter a comunicação interpessoal em equipes que trabalham remotamente.

Tópicos interessantes para iniciar uma conversa - em vez de chato

Com que frequência eles perguntam: “Como foi seu fim de semana?” Ou “Qual é o seu hobby?” Com certeza, com muita frequência. As perguntas parecem torturadas - o mesmo acontece com as respostas. Mas se perguntas intrigantes, insolentes e ridículas forem solicitadas para iniciar uma conversa, as respostas serão chatas. Uma das minhas sementes favoritas para a conversa é: “Que tipo de música você não suporta?” Ao fazer esta pergunta na equipe Conheça a sua equipe, nos divertimos muito ouvindo as respostas. Quer uma fonte de inspiração sobre este tópico? Leia um artigo sobre 25 perguntas que ajudarão você a iniciar uma conversa .

Muitas equipes distribuídas começam com uma reunião semanal ou uma reunião curta todas as manhãs com essa pergunta inicial. É uma boa prática fazer algumas dessas perguntas durante a adaptação de um novo funcionário (você pode ler sobre os recém-chegados que entram na equipe remota abaixo). Nosso produto Conheça sua equipe ainda tem um recurso divertido de quebra-gelo - apenas para esse fim.

Atenção especial - adaptações para iniciantes

A confiança afetiva é um fator muito importante no início do relacionamento, portanto, a adaptação de novos funcionários se torna parte essencial do processo de formação de equipe virtual, o que é confirmado pelos resultados de nossa pesquisa realizada no último outono: 69% dos que trabalham remotamente gerentes e funcionários disseram que sua empresa tem um processo especial adaptações para iniciantes.

Wade Foster , CEO da Zapier , uma empresa de propriedade remota com mais de 200 funcionários, propôs um procedimento de adaptação, que geralmente inclui comunicação ao vivo: “Chamamos isso de AirBnOnboarding: adoramos que o funcionário passe uma semana aqui durante o primeiro mês de trabalho , pela baía de São Francisco. Portanto, alugamos moradias através do Airbnb, convidamos um recém-chegado e seu gerente e trabalhamos juntos por uma semana. ”

Outras empresas usam um modelo semelhante para trabalhar com um parceiro para adaptar os recém-chegados (mais sobre isso abaixo). No Help Scout , onde cerca de 80 pessoas trabalham remotamente, cada novo funcionário sempre tem um “melhor amigo no trabalho” (eles escreveram um excelente artigo sobre seu processo de adaptação). Na Automattic, com uma equipe de cerca de 1.000 funcionários, os recém-chegados "passam pelo auto-estudo combinado com o feedback do parceiro", explicou Valentina Turner, Líder da Equipe. Na Watercooler, Valentina disse:

“Cada recém-chegado passa por uma enorme lista de tarefas projetadas para trabalhar por 12 semanas. A lista inclui tarefas para o funcionário (por exemplo, "fazer um curso sobre extensões para depuração"), o gerente (por exemplo, "verificar o acesso ao planejador, Zendesk etc.") e para o parceiro designado (por exemplo, "conversar com um recém-chegado sobre XYZ "). Estamos constantemente atualizando e complementando esta lista. É melhor adicionar uma tarefa aparentemente "óbvia" à lista e marcá-la como concluída, do que em algum momento perceber que todos os recém-chegados (ou seus líderes) a ESQUECEM, porque para eles isso não parece óbvio. "

Criando um sistema parceiro

Como já mencionado, muitas empresas que praticam o teletrabalho no momento da adaptação oferecem colegas de equipe aos funcionários, mas isso é feito de tal maneira que os colegas têm interesse em socializar e se conhecer melhor. Na prática, de acordo com a pesquisa, os gerentes e funcionários de equipes remotas em 51% dos casos relatam ter um programa de orientação ou um sistema de colegas de equipe.

Pode parecer como nomear alguém como um “mentor” oficial, com quem o recém-chegado realiza reuniões pessoais uma ou duas vezes por semana para fazer perguntas de interesse e se adaptar à empresa. Isso pode incluir uma seleção aleatória de 2 a 3 pessoas por semana, com o objetivo de se divertir em um bate-papo por vídeo sobre um tópico não relacionado ao trabalho. De qualquer forma, o cultivo e o estabelecimento de certos relacionamentos interpessoais são uma maneira de promover propositalmente as relações sociais em uma equipe remota: você não pode apenas esperar que a comunicação informal funcione por conta própria.

É interessante que a orientação na empresa seja útil não apenas para as enfermarias: em um estudo de 2013, constatou-se que os funcionários que conseguiram atuar como mentores estão mais satisfeitos com o trabalho e leais ao empregador. Ou seja, esse relacionamento é benéfico para ambas as partes.

Bate-papo por vídeo agendado

Se você não consegue se comunicar pessoalmente, o mais próximo a essa comunicação é o bate-papo por vídeo. No início, eles podem parecer antinaturais, mas, como observou um dos entrevistados, "você precisa se acostumar com as vídeo chamadas e organizá-las com mais frequência".

O Help Scout organiza coffee breaks (15 a 30 minutos cada) com bate-papo por vídeo entre os membros da equipe selecionados aleatoriamente - os chamados fikas . No Litmus , eles tomam café ou cerveja todas as semanas com colegas de bate-papo por vídeo e jogam videogame pela rede. Outras empresas declaradamente do site Watercooler discutem no clube do livro, além de conversas em vídeo sobre tópicos específicos, como comida, música etc.

Em geral, o uso de bate-papos por vídeo para estabelecer uma conexão social em uma equipe remota deve parecer uma segunda natureza. De acordo com nossa pesquisa, a frequência mais comum de bate-papo por vídeo é várias vezes por semana (32% dos participantes).

Destacar um canal de bate-papo que não seja profissional

Se sua equipe trabalha remotamente, provavelmente você já possui um canal de bate-papo que não está relacionado ao trabalho. Muitos usuários do Watercooler de equipes remotas observaram a importância dessa ferramenta: ela pode ser #cats em Slaka ou um canal onde você pode dizer olá a todos quando se conectar - é importante ter a possibilidade de comunicação informal semelhante à conversa em um refrigerador ou na cozinha do escritório.

A maioria dos gerentes e funcionários de equipes remotas da pesquisa observou que essa conversa em tempo real se tornou o principal meio de comunicação (45% dos entrevistados). Portanto, um canal que não seja de trabalho deve se ajustar bem ao fluxo de trabalho existente do comando remoto.

Não economize em um feriado conjunto - e organize-o corretamente

Certamente, em termos da eficácia do estabelecimento de laços sociais, nada se compara à comunicação face a face. Nossa pesquisa constatou que a frequência mais comum de reuniões presenciais é várias vezes ao ano (25% dos entrevistados) e que uma média de US $ 1.000-5.000 é gasta neles por funcionário (29% dos entrevistados). Essa comunicação pode assumir várias formas:

• A maioria das empresas que trabalham remotamente tem esse tipo de reunião uma ou várias vezes por ano. Tentamos nos reunir pelo menos duas vezes por ano. Algumas empresas organizam um descanso conjunto de uma semana três vezes por ano. Balsamiq usa uma abordagem informal e pessoal para se reunir e se divertir. Em outras empresas, essas reuniões são focadas em trabalhar juntos, conduzindo discussões estratégicas e pensando em tarefas complexas. Se você deseja organizar algo semelhante em casa, leia o excelente artigo do Buffer sobre a experiência deles.
  
• Algumas empresas às vezes realizam mini-reuniões para as quais os membros individuais da equipe se reúnem para um propósito específico. Por exemplo, um departamento de design pode se reunir por vários dias para discutir um projeto.
  
• Em outras empresas ao longo do ano, os funcionários são convidados para o escritório principal (se houver) - para lançar novos projetos, participar de conferências ou encontrar-se com clientes.
  
• Em alguns casos, os funcionários que moram próximos são incentivados a se reunir (por exemplo, pagar por jantares conjuntos) etc.
  

Qualquer que seja o método que você decida implementar - bate-papos por vídeo, um sistema de colegas de equipe, tópicos interessantes para iniciar uma conversa - a comunicação social em uma equipe remota não será capaz de estabelecer por conta própria: você precisará fazer esforços concentrados, alocar tempo, pensar, planejar. Não confie no curso natural dos eventos.

Sim, você precisa trabalhar um pouco - mas, em muitos casos, será recompensado.

Sobre o tradutor

O artigo foi traduzido por Alconost.

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