Para cada produto que cai na loja, é necessária uma grande quantidade de dados mestre, necessários para o sistema de contabilidade. E cada departamento, do comercial ao transporte, criava sua própria forma de contabilizar mercadorias, depois sofremos com a coordenação e as mudanças. Em tais circunstâncias, seria insano criar outro “departamento” para compilar catálogos de produtos, mas assumimos o risco e trouxemos um laboratório especializado. Embora a cadeia de entrada de produtos no sortimento tenha se tornado mais longa, o tempo total de listagem foi reduzido em uma semana. Neste post, compartilharemos os detalhes de como construímos o trabalho com o laboratório e o que obtivemos como resultado.
Temos 5.000 fornecedores, 25.000 SKUs, 811 lojas e 1.200.000 mercadorias por loja - com esses recursos, você precisa fazer grandes esforços para capturar com precisão todos os dados sobre as mercadorias.
Os dados mestre (informações completas relacionadas a uma unidade de nomenclatura específica) são necessários para o trabalho de todas as divisões da empresa, desde compras e logística até os departamentos de finanças e merchandising. Erros e imprecisões nos dados causam problemas:
- As perdas no armazém aumentarão se as características de peso e tamanho (WGH) do produto forem determinadas incorretamente.
- As perdas de serviço aumentarão se o quantum do pedido for determinado incorretamente (a quantidade mínima de mercadorias por SKU que um fornecedor pode enviar para um cliente de varejo).
- A atualização do sortimento será atrasada.
- Será necessário realizar um reabastecimento (recarregar em outros veículos) e assim por diante.
Especialmente difícil de trabalhar com dados mestre sempre foi a introdução de novas posições no sortimento. Costumava ser descentralizado em nosso país. Primeiro, o fornecedor preencheu um formulário Excel, que foi enviado a um funcionário do departamento comercial. Ele fez o download no sistema IBM MDM. Quando os erros foram identificados, um longo processo de correções começou com o envio deste formulário por email. A reconciliação pode se estender por semanas. Finalmente, os dados acordados foram carregados em nosso sistema ERP, as mercadorias foram enviadas para o armazém, medidas novamente e inseridas em um sistema WMS separado. E depois disso, o departamento de transporte, por sua vez, entrou no sistema TMS. Como resultado, cada departamento, de fato, criou seu próprio sistema de armazenamento de dados separado. Quando era necessário obter dados "limpos", muitas vezes havia discrepâncias, porque os dados recebidos de diferentes armazenamentos eram diferentes. Sem mencionar o fato de que cada seção da cadeia de movimentação de mercadorias reinseriu dados, e isso levou a uma perda de tempo.
Pensando em otimizar esse processo, nós (X5 Retail Group) tivemos a ideia de criar um único catálogo eletrônico de mercadorias. Para participar do lançamento do piloto, convidamos o MARS como o primeiro parceiro fornecedor.
Decidimos adicionar um novo item à cadeia de fornecimento de dados do produto. Esse elemento foi o laboratório especializado criado pelo provedor de serviços de conteúdo. Para o nosso piloto, Mars, foi a KORUS Consulting. O esquema de trabalho é o seguinte: o fornecedor fornece ao laboratório amostras de produtos para digitalização. O laboratório realiza medições automáticas de produtos com fotocontrole, filmagem em 3D, descreve as mercadorias e preenche atributos adicionais de acordo com as normas internacionais e o modelo de dados X5. Por isso, temos uma pessoa responsável pela qualidade dos dados e busca otimizar o processo de obtenção deles. O laboratório transfere os dados recebidos diretamente para o sistema do portal (para a conta do fornecedor). Então, no estágio de nosso piloto, nos livramos do estágio com o envio de arquivos do Excel.
Integração via API entre o catálogo eletrônico “MARS” e nosso portal, recebemos os dados, medimos sua qualidade e transferimos para o nosso sistema MDM.
Obviamente, a interação com o laboratório também precisava ser estabelecida. Quando os dados entraram no sistema do portal do fornecedor, verificamos. Se consideramos os dados inválidos, fornecemos feedback. A equipe do laboratório fez correções e, em seguida, os dados corrigidos pelo sistema de integração automaticamente (sem entrada manual) foram para o nosso sistema de dados mestre para iniciar um aplicativo para a introdução de mercadorias. Depois disso, os funcionários do departamento comercial preencheram apenas 3-4 atributos internos para criar um aplicativo para uma nova PLU. Havia dezenas desses atributos antes.
A atração do laboratório deu várias vantagens ao mesmo tempo para o fornecedor e o varejista:
- Devido a um único recurso e conhecimento independente da contraparte, o planejamento conjunto do varejista e do fornecedor foi simplificado.
- Perdas significativamente reduzidas associadas a dados incorretos (erros no pedido, devoluções).
- As informações sobre cada produto se tornaram as mais completas e corretas.
- O próprio processo acelerou, além disso, a questão de cujos dados são considerados corretos não é mais relevante.
Os padrões também nos ajudaram a evitar discrepâncias nas medições de embalagens. Às vezes, o equipamento em certas unidades era mal ajustado ou configurado incorretamente; portanto, ocorreram erros nas medições de altura, largura, profundidade e volume. Nesse caso, solicitamos uma fotofixação da medição. Se você encontrar um erro, converse sobre isso e faça alterações. Agora, recebemos informações sem envolver funcionários do departamento comercial e podemos usar imediatamente os dados no sistema. E todos os departamentos (incluindo o departamento de transporte e os centros de distribuição) podem usar dados da IBM, ou seja, eles não os inserem por conta própria.
Fomos os primeiros a entrar no mercado de dados mestre no formato de cooperação trilateral. Obviamente, isso exigia muito trabalho para transferir dados entre empresas e departamentos: era necessário usar centros de distribuição, verificar cuidadosamente se todos os IDs coincidiam e realizar treinamento para funcionários do departamento comercial. Agora, na Rússia, tanto para varejistas quanto para fornecedores (mesmo globais), trabalhar com esses padrões é novo por enquanto: os dados são descentralizados e muitos estão começando a pensar na necessidade de consolidá-los. No entanto, definitivamente vale a pena fazer para melhorar a qualidade do trabalho e minimizar as dificuldades e os custos no futuro.
Como resultado, fomos capazes de:
- Reduza o número de erros nos pedidos em 10%.
- Até 40% de melhoria na qualidade dos dados VHC.
- Reduza o tempo total da listagem em uma semana. Aproximadamente dois dias, devido à exclusão de manipulações na troca do arquivo do Excel ao corrigir erros - exatamente essa operação aparentemente simples diminuiu a velocidade do fluxo de trabalho.
No futuro, planejamos transferir todos os fornecedores para o novo sistema de catálogo eletrônico, além de elaborar processos não apenas para entrada, mas também para alterar itens de inventário por meio do mesmo portal único. Estávamos convencidos de que uma única janela acelera a comunicação com o fornecedor, recebendo dados diretamente, e o link responsável pela qualidade dos dados geralmente melhora a qualidade da rede.
