Sim, mas realmente, por que o gerente de projeto deve assumir as tarefas do design thinking? O gerente de projeto já está ocupado coordenando, acelerando e priorizando tudo o que não pode se mover sem ele.
Este artigo foi inspirado na
experiência de meus colegas, além de minha própria reflexão sobre o gerente de projetos para a implementação do SAP eWM (Extended Warehouse Management - um sistema para automatizar o gerenciamento de armazéns) e o usuário final em meio período de muitos outros projetos.
Qual é o principal valor do design thinking? Essa técnica permite que você não esqueça as etapas simples e quase gratuitas que geralmente são perdidas ou desprotegidas (especialmente em grandes projetos), mas elas são gravadas muito alto durante o lançamento.
Quando faz sentido aplicar o design thinking? Em qualquer situação em que haja incerteza. Recebeu inesperadamente + NN kg? O trabalho deixou de agradar? Procurando novas idéias de automação? Você pode tentar aplicar o design thinking. Essa metodologia tornou-se popular recentemente, mas muitas das ferramentas que usamos em nosso trabalho há muito tempo.
Qual é, então, a singularidade dessa metodologia? O Design Thinking aborda estruturalmente o processo de criação de um novo, que permite que você chegue rápida e efetivamente a um resultado comercial.
Diferentemente da abordagem analítica tradicional, quando a tarefa é feita, as soluções são desenvolvidas e a melhor é escolhida:
a metodologia de design thinking prefere se concentrar no usuário final, criando rapidamente o primeiro protótipo do produto, por exemplo, a tela em papel de um smartphone e testando esse protótipo com os usuários finais para obter feedback instantâneo:
Assim, o que costumava levar meses agora pode ser feito em um dia. Isto é especialmente verdade em nosso mundo VUCA em ritmo acelerado.
Na Mars, usamos uma metodologia de design thinking adaptada que consiste em seis estágios, cada um dos quais podemos ajustar a um problema comercial específico.
Proponho seguir todas as etapas do exemplo do lançamento do projeto SAP eWM (alteramos o BIOS do SAP nos armazéns de nossas fábricas de Novosibirsk para Rostov-on-Don). No projeto, ficou claro O QUE FAZER, mas a questão permaneceu: como construir uma interação efetiva da equipe, baseada em diferentes fusos horários e já envolvida em tarefas operacionais.
Primeira Etapa: Quadro. Aqui, definimos o problema real, expandindo o escopo da pesquisa reformulando o problema em “Como podemos ...?” E aprofundando as questões famosas “Por quê?” E “Por quê?”. No projeto SAP eWM, o problema era inicialmente claro: “Como podemos contornar o“ rake ”do projeto anterior e tirar o máximo proveito dele para que ele comece no orçamento planejado em um ano?”. Então, compartilharei outro exemplo da equipe de automação de TI, onde Eu tive que desenterrar os problemas (e depois mostrarei os resultados finais do projeto SAP eWM). Inicialmente, a equipe de automação de TI queria aumentar o número de idéias, mas depois de três "Por quê?" Os caras perceberam que o problema não era o número de idéias sobre automação de TI, mas o crescente fluxo de solicitações que precisavam ser processadas pelos recursos existentes. Consequentemente, o problema foi reformulado em "Como podemos encontrar reservas ocultas em nosso trabalho atual?"
Segunda Etapa: Explorar . Aqui saímos da sala, nos colocamos no lugar do usuário (passamos pelo seu modo de usar / ganhar experiência) ou apenas perguntamos o que ele gosta, o que "machuca", o que funciona / não funciona, tentando entender as verdadeiras necessidades do usuário. No projeto SAP eWM, fizemos isso no formato de refletir a experiência anterior e as esperanças de cada participante: um medo (“rake”) = um adesivo, um desejo (melhor) = um adesivo, isso nos permitiu falar da experiência anterior em um ambiente amigável e formular critérios de sucesso juntos . No exemplo da automação de TI, perguntamos aos colegas o que eles gostam no trabalho e o que gostariam de melhorar. Não importa em que formato o mergulho ocorra; importante - o número de informações coletadas como resultado.
O terceiro estágio: o Sense-Make é necessário para traduzir o número de insights em qualidade, resumir os resultados do estudo e formar nossa visão das necessidades profundas do usuário. Eu uso um grupo de idéias semelhantes, também existem técnicas para criar personas e mapas do caminho do usuário. Normalmente, nesta fase, o problema inicial é reformulado, levando em consideração as reais necessidades dos usuários. Por exemplo, no projeto SAP eWM, o problema inicial “Como podemos contornar o“ rake ”do projeto anterior e tirar o máximo proveito dele para que ele comece no orçamento planejado em um ano?” Transformado em duas perguntas: “Como podemos organizar mais o trabalho da equipe remota do projeto combinando efetivamente o trabalho operacional e de design? ”e“ Como podemos substituir o WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém) nas fábricas, invisivelmente aos usuários finais, claramente no prazo, de forma mais eficiente e eficaz com uniforme maximamente simples e transparente para o cavalo processos de usuário governamentais, sem perder detalhes importantes e mantendo o foco das partes interessadas no negócio?".
Se o tempo para uma sessão de design thinking for limitado, as três primeiras etapas poderão ser realizadas na preparação offline.
Quarta etapa: criar . Aqui começamos a sessão de brainstorm padrão sobre o problema identificado na etapa anterior, cujos resultados selecionam idéias para implementação no protótipo.
O protótipo é o que nos leva à infância quando o dinheiro foi cortado e a casa foi construída com cadeiras e cobertores. Todos esses eram protótipos de situações reais. No mundo do design thinking, um protótipo pode ser feito a partir do conteúdo da lixeira, pelo fato de não custar nada.
Um exemplo de um protótipo para automação de TI:
Quinta etapa: o Learn está testando o protótipo com os usuários finais, recebendo feedback rápido, finalizando o protótipo levando em consideração o feedback e testando novamente, feedback, finalizando para um resultado aceitável.
A sexta etapa - Piloto : lançamento do produto bombardeio, porque os próprios usuários participaram de seu nascimento, desenvolvimento e revisão!
Outra vantagem do design thinking é que o processo é muito flexível e não é necessário seguir todas as cinco etapas. Você pode interromper o processo a qualquer momento ou, se necessário, fazer um loop.
Essa abordagem tem suas desvantagens:
- É difícil digitalizar os benefícios do uso da tecnologia;
- frequentemente, a sessão de design thinking é percebida como "divertida" e seus resultados provavelmente caem sobre a mesa se não houver obrigação sobre o primeiro produto de demonstração em três semanas e um plano passo a passo com os responsáveis.
Também gostaria de observar que o design thinking é mais do que uma sessão ou uma técnica, é o pensamento de um gerente de projeto que entende as necessidades dos usuários finais e as leva em consideração ao tomar decisões. Obviamente, o design thinking não nega as técnicas clássicas de gerenciamento de projetos e apenas aumenta a probabilidade de um projeto bem-sucedido com os recursos necessários.
Então, como o design thinking ajuda o gerente de projetos de TI? Com a minha própria experiência e a experiência de colegas de outras regiões, percebi que o design thinking adiciona uma nova dimensão ao projeto - o usuário final. Na maioria das vezes, o cliente do projeto de TI é o líder sênior ou o conselho de administração da empresa e o problema que o projeto resolve é formulado nesse nível junto ao gerente do projeto, sem levar em consideração a experiência dos usuários finais. Normalmente, a equipe do projeto resolve com êxito esse problema com a ajuda de ferramentas de TI e, após a implementação, todos percebem que agora é necessário alterar os processos de negócios existentes, e isso pode ser bastante doloroso para a empresa.
Atraindo usuários finais, mesmo na fase de formação de problemas, podemos "ver" o problema dos líderes seniores através dos olhos de um negócio real e escolher uma solução de TI mais precisa e adequada.
Atraindo os usuários finais no estágio de design, podemos entender como nossa implementação de TI afetará o processo de negócios e iniciar alterações nos processos atuais em paralelo.
Ao testar com os usuários finais, ajudamos a avançar nas etapas de negação, raiva, barganha e tomada de uma nova decisão, tornando-os seus embaixadores antes do lançamento (se um colega disser que os profissionais de TI fazem um chip legal, todos querem experimentá-lo imediatamente) .
Concluindo, quero lembrar mais uma vez que o design thinking funciona bem em situações de alta incerteza, quando pelo menos um dos membros da equipe do projeto deseja conscientemente usar essa abordagem e a equipe do projeto (junto com o líder) pode ouvir com calma pontos de vista alternativos.
Ouça com o coração aberto, observe atentamente, fale com amor e não se esqueça do desejo mais profundo dos usuários: "para que funcione por si só!"