Concentre-se no gerenciamento de tarefas. Como fazemos nosso sistema de gestão

Existe um problema nas empresas - uma bagunça nas tarefas. Com o crescimento da equipe, esse problema leva à paralisia. As datas estão quebradas, o trabalho no projeto fica mais lento, as tarefas são perdidas. E quanto maior o percentual de perdas, mais a eficiência geral da equipe diminui. E o mais interessante é que as equipes se acostumam.

Portanto, devido à perda de 10% das tarefas, as empresas perdem de 10% (se as tarefas não estiverem relacionadas) a 100% (se o relacionamento for forte) de eficiência e, finalmente, de receita. Remova um parafuso e o foguete não voará.



No YouGile, ajo como cliente do produto - comunico-me com os usuários e estudo seus problemas. Portanto, agora ficou finalmente claro que o problema básico do gerenciamento de tarefas em equipes de mais de 20 pessoas permanece sem solução, e as soluções de gerenciamento existentes são as responsáveis ​​por isso.

Vou contar uma história que "revelou" minha ideia do que as empresas reais precisam no campo do gerenciamento de projetos e tarefas.

Foi uma reunião comum com uma empresa que emprega cerca de 150 pessoas, desenvolve um pouco de dispositivos secretos de vigilância por vídeo ...

Eles estão no mercado há cerca de 20 anos e os negócios estão indo bem. Nos reunimos na sala de reuniões com uma boa vista de Moscou, biscoitos e café apareceram imediatamente. Do lado deles, havia 5 pessoas (chefes de departamento e vice-diretor) e eu sozinho - do nosso.

Começo a perguntar várias vezes, de acordo com o esquema estabelecido: “Qual é a estrutura da empresa?”, “Onde estão quantas pessoas?”, “Qual é o ciclo do projeto”, “Quais são os problemas e solicitações?”.

Eles me respondem com prazer e eu registro. Além disso, mostrarei o produto e focarei em como seus problemas e solicitações são resolvidos. O formato já está bem estabelecido e não deu falhas.

Aqui, a primeira vez que Zam interrompe nossa discussão (ele é o único que se senta e está claramente insatisfeito com alguma coisa):

"Já pedimos uma auditoria dos processos de negócios, não precisamos desenhar tudo isso. É melhor nos dizer como trabalhamos com as tarefas e para que amanhã não haja essa bagunça ”(obviamente sugerindo aos colegas).

Comecei a dizer-lhe que, antes de tudo, era necessário criar quadros para diferentes departamentos, convidar funcionários, treiná-los e só então ... Seus colegas me apoiaram com prazer, acrescentaram algo, fizeram perguntas, contaram sobre um quadro branco com pedaços de papel e sistemas diferentes na empresa.

“Você não está me ouvindo!” Zam interrompeu maldosamente: “Não preciso de digitalização de processos, nenhuma auditoria comercial ou treinamento da equipe. Apenas me mostre o botão como definir tarefas. Para que amanhã eu possa emitir um decreto: a partir de hoje, clique neste botão e defina tarefas no sistema! ”

Nós nos "esfregamos" por um longo tempo, mas o homem acabou sendo forte, eu suavizei meu tom, mas, em essência, eu não o movi. Ele precisava de uma solução simples que permitisse colocar sempre todas as tarefas da empresa em um só lugar. E todas as 1,5 horas ele teimosamente manteve essa posição.

E sim, não temos um botão "mágico" para criar tarefas, como ele pede.

Em geral, todos os sistemas russos conhecidos por mim resolvem um milhão de casos diferentes, eles também são CRM, gerenciamento de projetos, designer de sites, designer de processos de negócios e mensageiro de negócios ...

Mas nenhum deles está completamente preso sob gerenciamento de tarefas. No mundo, o melhor que pode lidar com esse problema é o Asana, mas o idioma é uma grande barreira (não há tradução para o russo) e, após várias dezenas de funcionários de um sistema democrático de direitos, não é suficiente.

A maioria das empresas não precisa de “naves espaciais”, precisa de coisas muito mundanas. Por exemplo, para lidar com a "bagunça" nas tarefas.

Como nasce uma bagunça

• Esqueceu de se comprometer. A tarefa foi definida verbalmente e não foi exibida em nenhum lugar e depois foi perdida.
• O desafio O contratante alterou alguns detalhes e a tarefa perdeu sua relevância.
• Vários artistas participam da tarefa, ela fica em algum lugar durante a transferência.
• A tarefa foi decomposta, parte foi perdida e toda a tarefa se desfez.
• Os termos se arrastaram. E quando tudo estava pronto, a tarefa já exigia alterações.

Sim, talvez você tenha sentido que todos esses problemas são insignificantes e, em uma boa equipe, eles são resolvidos sozinhos. Mas isso é apenas uma questão de tamanho do grupo. De acordo com nossas próprias observações, o ponto crítico está em torno de 12 a 17 pessoas, quando todas trabalham em um resultado comum. Se houver 50 pessoas em um grupo e ninguém tiver trabalhado especificamente no gerenciamento de tarefas, uma bagunça será obrigatória.

Como queremos resolver o problema da "bagunça nos problemas"?

Nosso principal objetivo é criar interfaces focadas especificamente para entrar e trabalhar com tarefas. E nada mais. Claro, não é uma garantia de sucesso, tudo depende de uma gestão competente. Mas nossa tarefa é simplificar todas as regras de trabalho com o sistema o máximo possível. Idealmente, essas regras devem caber em uma frase. Por exemplo: "Agora, definimos todas as tarefas no sistema, clique neste botão e crie cartões".

Tínhamos uma forte suposição de que as pessoas resistem subconscientemente para consertar tarefas. No entanto, após as primeiras implementações da versão atualizada do nosso sistema, verificou-se que isso não era verdade. Se tudo é simples e claro, os funcionários terão prazer em mostrar no que estão trabalhando.

O que estamos trabalhando na linguagem das funções

Estrutura clara da empresa com departamentos

A primeira coisa que começa a limpar as tarefas de uma grande equipe é a formação de uma estrutura com direitos. A estrutura determina quem pode definir uma tarefa para quem e quem vê quais tarefas.


Precisa de intermináveis ​​departamentos de nidificação - a conveniência de trabalhar, mesmo se você tiver 100 pessoas
Um funcionário pode ver qual dos colegas é responsável por quê e com quem entrar em contato sobre qual problema. O gerente pode configurar direitos de acesso a tarefas para diferentes pessoas e departamentos.

O sistema para configurar direitos no sistema pode ser implementado de cerca de 10 maneiras diferentes, mas se depois disso você não conseguir ver o quadro geral repetindo a empresa real com os departamentos, isso não funcionará. Quando os direitos de todos os funcionários são configurados e compreensíveis à primeira vista - o sistema pode ser usado com segurança, sem medo de estragar alguma coisa.

Configuração rápida de tarefas

O principal é velocidade e simplicidade. A tarefa é fácil de colocar em um clique. Tarefas é uma interface prioritária. Qualquer funcionário pode descobrir isso em um segundo. Para iniciar o trabalho, a implementação e o treinamento não são necessários.


"Botão azul mágico", que permite definir tarefas em 1 clique

Anteriormente, em nosso sistema, as tarefas só podiam ser definidas nos quadros e agora criamos o "botão azul mágico". Apenas o que o intratável Zam me pediu na reunião. No qual você pressiona - e a tarefa está pronta.

Planejador pessoal conveniente

Cada funcionário deve gerenciar facilmente as tarefas e não se perder nelas:

• Assista as tarefas atribuídas a ele
• Assista as tarefas que ele jogou para alguém
• Crie tarefas particulares pessoais para si mesmo (ponto especialmente importante)
• Transferir tarefas pessoais para projetos compartilhados

Tarefas "Minhas tarefas" no YouGile classificadas por artista

A interface com tarefas privadas acabou sendo muito interessante. Aconteceu que muitas vezes eu quero consertar a tarefa no sistema corporativo e não mostrá-la a ninguém até um certo ponto. Em seguida, a tarefa "amadurece" e pode ser apresentada e discutida. Esse pequeno recurso é crítico para aproximadamente 20% das tarefas (estatísticas gerais da versão em nuvem).

Observação da equipe

A transparência, ou seja, a capacidade de ver as tarefas de seus colegas ajuda a sincronizar o trabalho. De acordo com os comentários, você pode entender antecipadamente qual status é o que será transmitido a você. Ou navegue, quem está sobrecarregado com tarefas e quem está livre. Quem pode se distrair e quem é melhor ficar sozinho.


“Outras tarefas” no sistema, classificadas por artista

Você também pode sempre descobrir quem é o herói, que quebra regularmente os prazos e ignora os prazos. E isso é importante não apenas para o líder, mas também para colegas em equipes com uma estrutura plana.

A capacidade de realizar projetos complexos, mas para os funcionários tudo continua simples

A capacidade de conduzir projetos complexos, levando em consideração todos os detalhes, recursos e relacionamentos, é claro. Mas o mais importante é que essa não é a primeira tela para um funcionário comum.

Por exemplo, um gráfico de Gantt é uma ótima ferramenta. É muito conveniente planejar recursos e celebrar o progresso, se você for o mais velho do grupo. Normalmente, uma pessoa a preenche e lidera, o resto observa. Mas se você apenas "apertou sua porca" - você está pronto para marcar seu resultado em uma interface simples, não precisa de mais.

Um funcionário comum pode nem saber sobre os complexos relacionamentos e dependências dos projetos - o principal é que é conveniente para ele simplesmente executar suas tarefas. Portanto, todas as tarefas dos quadros aparecem automaticamente no planejador pessoal.


Transição do quadro para o gráfico de Gantt (interface "oculta")

E para gerentes e supervisores, é importante ter projetos, conselhos, um gráfico de Gantt, colunas espelhadas e resumos para comunicação entre departamentos e contabilidade para obter detalhes.

Faça o download da classificação por tarefa, pessoas e departamento

Oh! Essa é a resposta mais comum à pergunta "Por que escolher um sistema de gerenciamento?": "Queremos entender quem está fazendo o que, precisamos de transparência". Resolver este problema não é nada difícil, mas apenas se todas as tarefas do sistema.

A ferramenta apenas precisa responder às perguntas: quem está carregado com o que agora? Que tipo de download será no futuro próximo para cada funcionário e departamento? Quem carregou o que no mês passado em um projeto específico?


Avaliação da carga de trabalho no mês passado para projetos, departamentos e pessoas

Temos uma boa ferramenta de resumo. São colunas em que você pode filtrar tarefas por vários parâmetros de qualquer projeto disponível, por exemplo, exibir todas as tarefas do projeto nos últimos 7 dias, marcadas com o adesivo "Importante". Depois de criar várias dessas colunas, você pode obter um quadro para o monitoramento on-line de qualquer coisa.


Resumo de todas as tarefas no quadro da semana

Trabalhe em tarefas e discussões em um só lugar

As tarefas devem ser discutidas onde estão definidas. Começamos disso quando lançamos a primeira versão do sistema para uso pessoal. Em geral, o planejamento é onde estão as discussões. E é importante que este lugar não fosse apenas corredores e salas para fumantes.


Chats por tarefas - comunicação no sistema de controle

Cada tarefa é um bate-papo, um recurso bem-sucedido do YouGile. As comunicações das tarefas são realizadas no sistema, diretamente nos cartões.

Qual problema no campo do gerenciamento de tarefas é o mais importante para você?

Já lançamos algumas interfaces na versão em nuvem, algo até agora apenas no nível de protótipos clicáveis.

Mas o mais importante para nós agora é entender se estamos resolvendo o problema que realmente existe. Ou apenas nos pareceu estar criando um sistema de gerenciamento - um de muitos?

Ficaria muito grato se nos comentários ou em um e-mail pessoal alguém contar com todos os detalhes - qual problema do campo de gerenciamento de tarefas e projetos é o mais importante em sua prática?