Seminário, conferência, mitap: estudando as estatísticas de 18.000 eventos

O Boiling Points organiza até 800 eventos por semana. Alguns encontram seu público e causam ressonância, outros se perdem no ruído da informação.

Sob o corte, algumas estatísticas ajudarão os visitantes e os organizadores a obter respostas para as perguntas: como os eventos são realizados por outras pessoas, onde e quantas pessoas vêm, quais formatos estão ganhando popularidade e que tipo de índice de planejamento eles possuem, ou seja, quantos por cento dos registrados em eventualmente participe.



A maioria dos números foi obtida graças à análise das estatísticas dos pontos de ebulição de janeiro de 2016 a maio de 2019.

Antes de analisarmos os formatos, algumas métricas comuns.

No total, foram realizados cerca de 18 mil eventos nos Pontos de Ebulição (uma rede de coworking e sites gratuitos) pelo período indicado. Ao mesmo tempo, as estatísticas de apenas um ano de 2019 indicam um aumento múltiplo - de acordo com dados preliminares, de janeiro do ano passado a meados de dezembro, realizamos 19 mil eventos.


A soma dos eventos por mês para 2019 (de meados de dezembro)

No entanto, esses dados não foram submetidos a análises aprofundadas, e todos os números apresentados abaixo são os resultados do processamento para o período de 01.2016 a 05.2019 .

A audiência que os pontos cobrem cresce a cada mês e atualmente mais de 880 mil pessoas estão cadastradas na plataforma.

Quais atividades são realizadas com mais frequência

Estamos falando da demanda por formatos. Pode ser representado no plano de coordenadas, onde a frequência de uso é refletida em um eixo e o número médio de participantes no outro.



Os cinco formatos mais populares entre os organizadores são a transferência de conhecimento e a troca de pontos de vista de várias formas:

• Seminário e treinamento . O objetivo do seminário é espalhar novas habilidades através de exercícios durante o evento. Normalmente, um ou vários especialistas conduzem um seminário, e cerca de 30 participantes estão presentes. Freqüentemente, um coordenador é designado, responsável pela comunicação durante o trabalho em grupo. Um total de 5651 eventos desse formato foram realizados de 2016 a meados de 2019 nos Pontos de Ebulição. A duração média do workshop é de três horas.
  
• Reunião . Este formato implica uma troca de pontos de vista entre os participantes com o desenvolvimento de uma certa posição acordada sobre a questão declarada. Um dos participantes também lidera a reunião, mas pode haver vários oradores. No total, foram realizados 2245 eventos desse formato.
  
• Palestra . A apresentação do especialista neste formato serve para transferir o conhecimento, idéias ou opiniões do palestrante para o público. Como em outros formatos, além do orador, o apresentador geralmente está presente aqui. Durante esse período, realizamos 1900 palestras sobre diversos tópicos.
  
• A reunião do grupo de trabalho . Diferentemente de uma reunião, cujo objetivo é apenas tomar uma decisão, esse formato implica o trabalho conjunto de especialistas para obter um determinado resultado. Dependendo da tarefa, o grupo de trabalho pode ter uma estrutura organizacional complexa, incluindo o presidente, copresidentes, secretariado etc. No total, 1473 reuniões dos grupos de trabalho foram realizadas nos Pontos de Ebulição.
  
• Mesa redonda Esse formato ajuda a determinar quais pontos de vista existem sobre o assunto em consideração. Diferentemente da reunião e da reunião do grupo de trabalho, isso não implica a coordenação desses pontos de vista e o desenvolvimento de qualquer solução. No entanto, o conjunto de funções é o mesmo da reunião. Durante esse período, 1433 desses eventos ocorreram.
  

Abaixo está outra classificação de formatos classificados em ordem decrescente do número médio de participantes:

• Fórum O número médio de participantes é 121. Esse formato é usado para trocar pontos de vista sobre questões bastante globais. Às vezes, o resultado é uma decisão e, em outros casos, apenas uma indicação da agenda. Foram realizados 397 eventos desse formato, com duração média de seis horas.
  
• Feriado . Um dos formatos novos e talvez os mais gratuitos da rede de pontos de ebulição. Em média, 96 pessoas participam desses eventos.
  
• A assinatura de acordos . Em nossa rede, havia apenas cerca de 25 assinaturas, mas o número médio de participantes ultrapassou 72 pessoas.
  
• Conferência . Esta é outra discussão maciça de um problema ou questão de diferentes ângulos, mas nesse formato a ênfase está na troca de experiências. Em meados de maio de 2019, realizamos 799 conferências e o número médio de participantes era de 60 pessoas.
  
• Exposição Esse formato visa demonstrar conquistas em um campo específico, a fim de atrair clientes ou investidores finais. Tivemos um pouco menos de 100 exposições. Em média, 51 pessoas vieram até eles.
  

Para eventos de grande escala, não indicamos os papéis típicos dos participantes, pois sua estrutura de papéis geralmente é complexa e varia de acordo com a tarefa.

Fatos interessantes:

• Seminários e treinamentos formam a maior cadeia de retorno. Isso significa que uma pessoa que participa de um evento desse formato tem mais chances de chegar ao ponto de ebulição novamente e não necessariamente a um seminário.
  
• Parece que quanto mais longa a discussão, menos pessoas concordam em vir e sentar até o fim. Mas a dependência característica do número de participantes da duração dos eventos em nossas estatísticas não é rastreada. Você pode planejar uma longa interação com o público, o principal é não deixá-la entediada.
  

• Em uma variedade de formatos, vários atraem um público jovem se destacam - até 30 anos. São pesquisas, concursos, briefings, coletivas de imprensa, exposições, exibições de filmes com discussões, competições, excursões e hackathons. A maior parte desta lista tem a maior dispersão de participantes por idade. E para pessoas acima de 35 anos, há um desejo claro por sessões. Eles prevalecem em sessões estratégicas, sessões de design e sessões de pitch.
  

• Em geral, os pontos de ebulição são caracterizados pela sazonalidade. O número total de eventos, bem como o número de visitantes, diminui durante os longos feriados de Ano Novo e durante as férias de verão (de maio a final de agosto). No entanto, muito depende do tipo de evento. O número de visitantes de seminários e fóruns, por exemplo, é reduzido em mais da metade em comparação com o período ativo. E para mais reuniões da câmara, como workshops, o declínio sazonal é quase imperceptível.
  

O que é mais fácil de planejar - um seminário ou um hackathon?

Organizar um evento é uma tarefa difícil. Para avaliar e calibrar de alguma forma os esforços necessários para organizar cada um dos formatos, comparamos o número de participantes registrados com o número de visitantes reais, obtendo uma característica conveniente - o índice de planejamento.


O índice médio de planejamento para todas as atividades é de 83%

Em média, excursões, assinatura de acordos, master classes, oficinas e reuniões foram as mais previsíveis. No outro extremo da "escala de previsibilidade" estão feriados, exposições, webinars e hackathons. Do ponto de vista prático, isso significa que os organizadores do hackathon precisam esperar que dentre 100 pessoas registradas, um pouco mais de 30 pessoas venham até elas e aumentar a campanha publicitária do evento. Com excursões - uma situação diferente. De acordo com nossas estatísticas, ainda mais pessoas os procuram do que se afirma. Talvez, ao organizar esses eventos, o público seja simplesmente avaliado incorretamente. Os formatos em que os organizadores trabalham melhor para atrair visitantes estão no meio do caminho.

Embora nossas estatísticas não revelem uma conexão entre a popularidade do público e a duração média dos eventos, há uma correlação entre a duração e o índice de planejamento. Os formatos mais previsíveis (com um alto índice de planejamento) têm uma duração média de 2,5 ou 3,5 horas. E, como regra, de 15 a 35 pessoas reúnem uma audiência.

Existem outras dependências interessantes aqui:

• O índice de planejamento de eventos curtos é maior se eles forem projetados inicialmente para um pequeno número de pessoas. Mas para eventos longos, tudo depende do formato específico. Uma conexão explícita não é rastreada. No entanto, nos pontos de ebulição, praticamente não há eventos projetados para um público de mais de 300 pessoas, que duram menos de quatro horas.
  
• Independentemente da duração média dos eventos, um índice de planejamento superior a 80% é encontrado em formatos projetados para um público de menos de 40 pessoas.
  
• Um índice de planejamento inferior a 50% é mais comum em eventos curtos para um grande público.
  

É curioso que o índice de planejamento esteja vagamente relacionado ao fato de todos serem convidados ou se formarem listas fechadas.

Entre os formatos populares entre os organizadores, existem normalmente abertos e fechados. Por exemplo, na grande maioria dos casos, todos são convidados para um seminário, palestra e mesa redonda. E para a reunião do grupo de trabalho e da reunião, eles formam listas completamente fechadas de participantes ou as expandem somente mediante solicitação.

Entre os formatos de eventos que reunem o público máximo, a maioria é aberta. O que é bastante lógico.

Fato interessante:

• Se o evento for fechado, isso não significa que seu índice de planejamento se tornará imediatamente 100%. Entre os eventos normalmente fechados, existem eventos pouco previsíveis (os mesmos hackathons realizados para os membros de um clube). O inverso também é verdadeiro: entre os formatos com alto índice de planejamento, existem os abertos.
  

Formatar experiências

Os formatos mais ressonantes de eventos do ano passado incluem seminários e treinamentos, palestras, master classes, reuniões e fóruns. Os workshops e reuniões nesta lista não foram incluídos nas classificações dos formatos populares mencionados acima. Ou seja, pode-se supor que são esses formatos que causam a reação mais vívida dos visitantes - as críticas apareceram na rede com mais frequência (os formatos chegaram ao topo no número de críticas, apesar do número total relativamente pequeno de eventos).

A propósito, a reunião é um novo formato para a rede, que ainda não está disponível no formulário de inscrição por padrão. Juntamente com o jogo de negócios, reunião, programa e festival, é um dos cinco novos formatos mais divulgados que são usados ​​em quatro ou mais pontos de ebulição.


Número médio de formatos de eventos usados ​​nos pontos de ebulição

Foi uma surpresa para nós que eles experimentassem mais ativamente novos formatos nas regiões. Por exemplo, nos Pontos de Ebulição em Chelyabinsk e Tomsk, são realizados eventos de 27 formatos diferentes. Se analisarmos todas as publicações nas redes sociais que mencionam as atividades dos pontos de ebulição e seus formatos, verifica-se que a Belgorod fornece 20% desse fluxo de informações. Outros 18% dão publicações de Veliky Novgorod e Yakutsk, onde trabalham com 16 formatos.

Alguns pontos de ebulição nas regiões já conseguiram formar seus novos formatos favoritos. Por exemplo, o ponto de ebulição em Veliky Novgorod fornece 100% das menções aos proprietários de apartamentos em toda a rede de agências. 75% das menções à exibição do filme com discussão são dadas por Tomsk, 67% das menções ao curso - Ulyanovsk.

Fatos interessantes:

• Um aumento direto na variedade de formatos não está associado a um aumento no número de pontos de ebulição nas regiões.
  
• A regra 80/20 aqui é a mesma que nos negócios. Em toda a rede, 80% da variedade de formatos sempre fornece não mais que cinco pontos de ebulição.
  

O que resta nos bastidores

Em geral, coletamos muitas estatísticas, construímos gráficos mostrando as conexões entre os formatos do evento e os participantes e também realizamos uma análise morfológica das descrições, na tentativa de encontrar uma correlação entre os temas e os formatos. Um dos frutos deste trabalho foi o Atlas de formatos (pdf, 10 MB), preparado por nossa equipe de Tomsk. Você pode encontrar muitas informações adicionais e relacionadas. Esperamos que esses números ajudem os organizadores a determinar os formatos e correlacionar corretamente o número planejado de participantes e a quantidade de esforço necessário para atraí-los. E os participantes - imagine aproximadamente o que os espera em vários eventos.

Vejo você em nossos pontos!