Visão geral de 5 sistemas de controle para limpeza de tarefas

Em grandes equipes de 20 funcionários, existe um problema - uma bagunça nas tarefas. O tempo é interrompido, o trabalho é mais lento. Portanto, no mercado existem muitos sistemas para gerenciar tarefas que de alguma forma resolvem esse problema.



Por mais de 2 anos, desenvolvemos nosso sistema de gerenciamento YouGile. E, é claro, frequentemente testamos os sistemas concorrentes e os estudamos em detalhes. Olhamos quem oferece quais ferramentas. Tiramos conclusões, nos inspiramos e melhoramos nossa funcionalidade.

O que é um sistema de gerenciamento de tarefas? Quais funções permitem que você limpe suas tarefas?

Nós pensamos por um longo tempo. E após um debate de três semanas, comunicação com clientes e pesquisas, cinco critérios foram identificados. De acordo com esses critérios, fizemos essa revisão.

Critérios e revisão de 5 sistemas de gerenciamento de tarefas, incluindo os nossos - abaixo.

5 critérios de um sistema de gerenciamento de tarefas:

1. Facilidade de definir uma tarefa para você e seus colegas
O botão para criar tarefas na interface do sistema deve ser uma prioridade. Para que qualquer novo funcionário que trabalhe no sistema por 2 minutos possa encontrá-lo facilmente.

2. A conveniência de um planejador pessoal
Conveniência refere-se à classificação e classificação de tarefas. Para que qualquer usuário possa ver imediatamente: sim, essas são minhas tarefas, mas são as que eu defini. Aqui estão todas as tarefas do Petit, e aqui o prazo já está se aproximando. Mas minhas tarefas particulares, elas estão disponíveis apenas para mim.

3. A capacidade de criar uma estrutura de empresa com departamentos
Se a equipe tiver mais de 20 pessoas, é necessária uma estrutura clara. Hierarquia de funcionários e divisão de departamentos. A estrutura determina quem pode colocar qual tarefa para quem e quem vê quais tarefas.

4. Transparência do fluxo de trabalho
É importante entender quem está sobrecarregado com tarefas e quem está “sobrecarregado”, quem deve definir a tarefa e quem é melhor não distrair. Isso é conveniente não apenas no paradigma de "gerente-funcionário", mas também "empregado-funcionário". Por que novamente puxar um colega, se você pode apenas olhar para a tarefa dele.

5. A exaustividade da imagem dos resultados do trabalho sobre as tarefas nos relatórios
O relatório deve fornecer uma compreensão: quais tarefas foram concluídas e quais não. Qual funcionário / departamento concluiu o plano e quais - até o final. Quais tarefas exigiram a maior quantidade de tempo.

Visão geral de 5 sistemas de gerenciamento de tarefas

Yougile

Configuração de tarefa conveniente

Crie uma tarefa no YouGile em 1 clique

Anteriormente, em nosso sistema, as tarefas só podiam ser definidas nos quadros. Mas os clientes solicitaram um "botão mágico" para criar cartões em um clique. Isso realmente simplifica muito o trabalho de funcionários comuns.

Gerencie suas tarefas

Planejador pessoal: “Tarefas em mim”, “Designado por mim”, “Tarefas pessoais”, “Escolhidas”

O planejador pessoal é apresentado na forma da seção "Minhas tarefas". Lá, cada usuário vê o que ele instalou e o que foi entregue a ele. Mantém suas tarefas particulares. Consideramos a disponibilidade da privacidade muito valiosa, porque isso geralmente acontece: quero fazer um rascunho para mim, começar a trabalhar nele - e só depois compartilhá-lo com meus colegas.

Classificação da tarefa

Placa de desenvolvimento com adesivos

O YouGile usa adesivos para classificar tarefas, rótulos de texto semelhantes a tags. Com a ajuda deles, o cartão recebe um determinado valor: status, prioridade, status. Você pode criar absolutamente qualquer adesivo de texto.

Estrutura da empresa com departamentos

Estrutura da empresa com departamentos e funcionários no YouGile

A estrutura é necessária para dividir os funcionários em departamentos, indicar posições e escolher as regras de interação dentro do departamento. Configure o gerenciamento de tarefas e os direitos de acesso. Atribua gerentes a cada departamento com recursos de gerenciamento de grupo.

Transparência no trabalho

A seção Tarefas Alienígenas do YouGile

Na seção "Tarefas alienígenas", você pode ver quem está trabalhando no quê, quem definiu qual tarefa e quais tarefas não foram concluídas. O acesso às tarefas de outras pessoas é regulado dentro do departamento. Você pode fazer com que todos vejam as tarefas um do outro, definidas sem a estrutura dos painéis. E você pode dar esse privilégio apenas aos líderes.

Avaliação de desempenho

Ferramenta para avaliar a carga de trabalho por projeto e funcionário

O YouGile possui relatórios e resumos e, em um futuro próximo, planejamos lançar outra ferramenta. Quero ver claramente quem e o que foi baixado e qual download será em breve para cada funcionário ou departamento.

Asana

Configuração de tarefa conveniente

Configuração de tarefa com um clique no Asana

A tarefa pode ser definida em 1 clique, sem vincular as placas. Todas as tarefas são exibidas na seção Minhas tarefas. A qualquer momento, a tarefa pode ser anexada a um dos projetos clicando em "Adicionar a projetos". No projeto, todas as tarefas já são exibidas sistematicamente, na forma de uma lista de tarefas, calendário, linha do tempo (disponível na versão paga) ou quadros clássicos.

Gerencie suas tarefas

Classificação de suas tarefas por prioridade

Qualquer tarefa recém-criada será privada até que você a vincule a um projeto público. Você também pode inscrever colegas para uma tarefa. Isso é muito conveniente: você pode criar um cartão de "ir jantar", convidar seus amigos e discutir.

No planejador pessoal, "Minhas tarefas", as tarefas são classificadas pelos grupos "Hoje", "Próximos", "Mais tarde". Na versão paga, você também pode exibir separadamente todas as tarefas que você criou e que atribuiu aos seus colegas.

Classificação da tarefa

Tags em tarefas no Asana

Cada tarefa pode ser atribuída a qualquer tag, denotando-a com sua cor. Por exemplo: "publicidade", "texto", "vídeo", "escola on-line". Se você pensar e implementar um sistema de tags comum para todos, haverá ordem nas tarefas.

Estrutura da empresa com departamentos

Departamento de Marketing: Funcionários e Projetos

A Asana tem a oportunidade de criar quantos departamentos desejar, adicionar funcionários e começar a trabalhar em projetos e tarefas. No entanto, não existe uma hierarquia rígida, o sistema de direitos é muito democrático e o funcionário comum tem essencialmente os mesmos direitos que o chefe.

Transparência no trabalho

Calendário de tarefas de marketing da Asana

Os fluxos de trabalho da Asana são muito transparentes e os direitos de acesso são democráticos. No calendário, todos podem ver todas as tarefas dos colegas. Tanto para um projeto específico quanto para um funcionário específico (exceto para particulares).

Avaliação de desempenho

Ferramenta de progresso para visualizar os resultados gerais do trabalho

A ferramenta Progresso exibe o número de tarefas concluídas, inacabadas e vencidas de um projeto. A ferramenta Relatórios exibe todas as suas tarefas e tarefas definidas para seus colegas.

Pyrus

Configuração de tarefa conveniente

Crie uma tarefa no Pyrus em 1 clique

Nas interfaces Pyrus, a criação de tarefas é uma prioridade. Tudo é fácil e intuitivo, não é necessário treinamento a longo prazo dos funcionários.

Gerencie suas tarefas

Agendador pessoal em Pyrus: Minhas tarefas e Minhas tarefas

Também no Personal Scheduler, tudo é simples e lógico: tarefas minhas, tarefas para mim. Exibido separadamente ativo, separadamente - concluído. Não deve haver uma bagunça.

Classificação da tarefa

Classificação das tarefas em Pyrus: “Adiado”, “Sob controle”, “Recente”

Este sistema possui muitos recursos interessantes para trabalhar com tarefas. Pode ser adiado para mais tarde. Você pode colocá-lo no controle. Você pode executar tarefas repetitivas. A classificação é por atividade de tarefas e por tempo.

Estrutura da empresa com departamentos

Estrutura da empresa com departamentos em Pyrus

É fácil "desenhar" uma estrutura clara com departamentos e subdivisões. É verdade que o sistema de direitos e acesso às tarefas é bastante complicado: há um administrador, líder, gerente e contador.

Transparência no trabalho

Tarefas estrangeiras em Pyrus. Transparência no trabalho

Os fluxos de trabalho são transparentes, até demais. Você pode exibir todas as tarefas de qualquer funcionário. Essencialmente, não há tarefas particulares. Somente um usuário com privilégios de administrador pode definir a privacidade.

Avaliação de desempenho

Avaliação do tempo gasto pelos funcionários e tarefas

Um dos "chips" de Pyrus é o cálculo do tempo gasto por cada funcionário em todas as tarefas por um período de tempo selecionado.

Wrike

Configuração de tarefa conveniente

Crie uma tarefa no Wrike em 1 clique

Este sistema também possui um "botão mágico" para definir tarefas na forma de um sinal de mais verde, o que é difícil de perder. Além disso, as tarefas podem ser colocadas de várias outras maneiras.

Gerencie suas tarefas

Planejador pessoal em Wrike

O Wrike oferece muitas opções: copiar e repetir tarefas, torná-lo privado ou público, adicionar a Favoritos e transferir de projetos para Minhas Tarefas. Você pode seguir a tarefa selecionada ou sugerir colegas a seguir. Adicione dependências e relacionamentos entre tarefas.

Há também seus próprios "chips". Enviando a um colega uma pergunta automática sobre como as coisas estão progredindo na tarefa. A função das tarefas de mudança em massa. Marcos são tarefas usadas como marcos para marcar um evento ou ponto de decisão importante.

Classificação da tarefa

Classificar tarefas no Wrike

O Wrike geralmente é preso por projetos complexos de vários estágios, mas o usuário médio terá compreensão suficiente de onde estão suas tarefas e como classificá-las. Classificação - por data, prioridade, status, importância. Somente tarefas ativas ou apenas expiradas podem ser exibidas separadamente.

Transparência no trabalho

As tarefas dos colegas são exibidas em uma lista separada apenas se você for o autor delas

As tarefas que você confiou estão na seção "Criadas por mim". Em geral, falta transparência ao trabalho. Você pode exibir todas as tarefas dos colegas em uma lista separada apenas criando seu próprio widget na versão premium.

Avaliação da carga de trabalho do projeto

Relatórios Wrike e avaliação de carga de trabalho

Os relatórios disponíveis na versão paga permitem ver o estado geral dos projetos e equipes e são atualizados em tempo real a cada nova abertura. Você pode descobrir como as tarefas estão atrasadas e o que torna a equipe mais lenta.

Ganttpro

Configuração de tarefa conveniente

Adicionando uma tarefa a um projeto no GanttPro

À primeira vista, o sistema não parece muito "público": você precisa entender o que é o gráfico de Gantt, onde está o botão para definir tarefas ... Mas não é - as tarefas são definidas apenas dentro da estrutura do projeto. Mas se o projeto for criado, não será tão difícil treinar usuários para adicionar tarefas.

Gerencie suas tarefas

Minhas tarefas na GanttPro

A funcionalidade para gerenciar tarefas neste sistema é muito ampla. Há "Minhas tarefas" para os funcionários, onde tudo é simples e claro. E há um gráfico de Gantt para gerentes e especialistas, onde é conveniente alterar os níveis de tarefas, definir prioridades, dependências e tempo, acompanhar o progresso e "executar" as tarefas que você desejar, arrastando-as diretamente na balança.

Classificação da tarefa

Classificados "Minhas tarefas"

Você pode classificar tarefas por 17 parâmetros: data de criação, executor, prioridade, status, tempo gasto, progresso, custo ...

Estrutura da empresa com departamentos

Funcionários e direitos no sistema

A estrutura complexa e clara da empresa não pode ser construída, mas é fácil configurar um sistema de direitos. Os participantes só podem trabalhar nas tarefas atribuídas a eles. Os administradores podem criar projetos e visualizar seus custos.

Avaliação da carga de trabalho do projeto

Relatórios GanttPro e avaliação de carga de trabalho

Função legal GanttPro - você pode calcular o custo da tarefa e do projeto como um todo, dependendo dos recursos gastos. Você pode criar relatórios ao longo do tempo que os funcionários gastam em tarefas.

Conclusões:

• No YouGile , a ênfase está no gerenciamento de tarefas para equipes de 20 pessoas ou mais.
• O Asana possui a funcionalidade mais ampla para trabalhar com tarefas que podem ser definidas tanto na estrutura dos painéis nos projetos quanto no Personal Scheduler. No entanto, existem dificuldades com excessivos direitos democráticos do usuário.
• A Pyrus possui um grande número de "chips" exclusivos, desde a contagem de tempo e tarefas pendentes até a criação de chat bots para tarefas rotineiras e a integração com os sistemas internos da empresa. Não há oportunidades suficientes para todos os funcionários criarem tarefas particulares.
• O Wrike tem muitas funções: repetir tarefas, transferir de projetos para o planejador, criar tarefas de marco (pontos de interrupção) e editar tarefas em massa. No entanto, em geral, o sistema está focado em trabalhar com projetos complexos de várias etapas, e não com tarefas como tais.
• O GanttPro tem muitos " truques " interessantes para executivos e gerentes: calculando o custo de tarefas e projetos, contando os recursos gastos, contando o tempo, classificando as tarefas por 17 parâmetros. É verdade que requer um treinamento um pouco mais longo de funcionários comuns.