💃🏼 🧗🏼 ▶️ 公司印刷：问题远比看起来多 🏇🏼 🥃 🍅

久违的无纸化时代已经来临。它不起作用：平板电脑，智能手机和阅读器尚未杀死纸质书，并且电子文档管理还无法替代经典书本。这意味着打印机和MFP市场虽然遭受打击，但仍然稳步发展，甚至还没有幸免。大型和小型公司继续打印文档，有时打印量很大。但是，与此流程的组织（在银行或从事批发贸易的公司中打印文档-这是一个真实的业务流程）相关的问题仍然存在，并且可能非常痛苦。

实际上，这家企业在其工作中打印出可观数量的文件（实际上并不多-每周打印1000张纸），却面临着一大堆困难。我们将开始撰写一系列文章，其中将介绍如何使公司优化文档成本并消除问题和风险。

支出不合理

主要的麻烦在于表面上-过多的打印成本。它们可以非常牢固。例如，Gartner的专家几年前进行了一项研究，得出的结论是，这些费用约占公司预算的3％，每位员工每年可以花费600-700美元。想象一下，什么是大型企业。

同时，将文档发送给打印机会产生55％的内部网络流量，而打印问题会导致多达60％的员工致电公司技术支持。公司规模越大，损失就越大，这当然是必须克服的。并且为了优化成本，您需要了解其发生的主要原因。

配套设备

额外成本的来源之一是过时的，非最佳的打印设备，甚至在办公室中的位置不正确。所用打印机的性能必须适合公司的需求。这个显而易见的事实并不总是以为更新设备分配资金的金融服务为指导。合理使用过时但仍能正常工作的设备，使它们承受的负载很小。相反，IT服务通常被迫将其安装在最“繁忙”的区域。结果是打印质量下降，墨粉消耗增加，折旧增加以及设备不断出现故障，与购买现代MFP相比，最终使公司付出更多的代价。

在“直觉上”将打印机放置在办公室中的方法在合理性上没有差异。事实是，尽管打印工作的复杂性和数量，设备的用途或负载以及其他因素，我们每个人都将努力使用对他来说更方便的设备。说服力，甚至是使用特定设备的严格说明也无济于事-任何员工都将在最小的机会下使用最近的打印机。因此，在开发打印基础结构的布局时，必须毫无疑问地考虑到可用性这一因素。这并非总是会发生。员工要么绕着办公场所“蜿蜒”走几公里，要么功能强大的系统负载不足，唯一一台用于“完成”任务的彩色打印机全天都会打印草稿。

“我只是打印出护照申请表”

公司必须为员工的无辜乍一看付出代价-滥用用于打印个人资料的设备。确实，为什么不让员工偶尔自己打印几页呢？不会对公司造成任何明显的损害。但是过度的自由主义做得不好。

例如，其中一家公司披露了一个奇怪的问题-其管理服务不断被迫更换打印机中的墨盒，该墨盒被分配给打印需求低的一个工作组。审计显示，其中一名雇员开始使用它来打印她孩子的学校任务。这种爱好以她开始在服务打印机上打印学校程序中的文学作品而结束的。结果，这种未经授权的新闻报道量是引起整个工作组活动的新闻报道量的三倍（！）。你生活中有这样的例子吗？

效率低下和懒惰

经常有一些打印机使用效率低下的例子，当黑白复印足够的文档发送到彩色打印机或单面打印，而不是适合特定情况的双面打印时。在打印公司内部文档时使用此功能可使纸张成本减半，尤其是在处理多页文档时。如果不需要颜色，则可以节省60％的耗材。

尊敬的供应商

耗材如果计划外采购，可能会花费（甚至经常会花费！）。即使是最简单的监控也将显示如何创建消耗品预算并制定采购计划，但是许多公司却忽略了这一点。而且，如果有缘分的话，这将有可能使用专门供应商的服务，而不是零售商店，则节省的费用可能高达墨盒成本的10％。

盈余和预算问题

最后，每个人都必须遇到过剩的打印-一整包打印纸可以整天在打印机的接收托盘中收集灰尘，因此没有人需要。如果您首先将文档发送进行打印，然后发现文档中的错误并再次发送，通常会发生这种情况。通常不会取消第一个，并且仅从纸盘中取出第二个。错误地选择用于打印不同类型文档的设备，过大的网络流量和能源成本，甚至将打印机和墨盒存储在公司办公室（谁没有在走廊看到盒子的金字塔？），然后花一分钱。

这些问题在很大程度上是由其他系统性问题引起的，即打印成本预算不正确。当会计部门在必要时支付下一份消耗品账单时，通常会“凭肉眼确定”它们。碰巧公司的预算中考虑了打印成本，但IT部门或经济服务部门的总成本却“溶解”了。所有这些现象都需要消除-否则根本不可能恢复秩序。

盗窃

公司面临的另一个问题是极度不愉快-盗窃。当然，其主要原因是人为的不道德行为，但有必要对付这种现象。如果问题是出于“出于精神上的简单性考虑”而仅限于盗窃，那就是一个好事，当一个疏忽大意的员工用新碳粉盒更换了高浓度碳粉盒时，尽管旧的碳粉盒仍可以使用很长时间（是的，事实上，这也是盗窃）。但是a，还有更严重的罪过。例如，在某些情况下，以昂贵的原装墨盒为幌子，使用了便宜的兼容墨盒，或者代替了墨盒，而是重新装了墨盒。同时，从新的原装墨盒中扣款。

一个例子就是批发公司的经验。每月打印附带文档的量达到60,000张，同时使用了四个生产性MFP。该公司在墨盒上的费用达到每月55,000卢布。参与打印机维护的系统管理员使用了重新装满的墨盒，而不是安装新墨盒，而只是从他的手中出售了新墨盒。结果，该公司不仅遭受了直接损失-相同的5.5万卢布减去重新装回旧墨盒的成本，还遭受了与折旧增加和设备故障有关的间接损失。

信息安全威胁

还有一类问题。它可能比增加的打印成本严重得多。它与企业的信息安全有关。信息安全专家已学会跟踪电子邮件流量，即时通讯程序的使用，社交网络以及与外部存储介质的协作。但是，像过去一样，信息泄漏的主要渠道之一仍然是机密文件的打印。毕竟，与相同的信使不同，打印文档是不可能禁止的。而且，任何员工都可以轻松打印文档，并小心地将其随身携带在投资组合中，例如，带给竞争对手。

它可以是有意的打印输出，也可以是偶然使用公共打印机来打印机密文件，但本质仍然是一样的-借助打印设备，可以使用商业机密。信息泄漏的另一个渠道可能是使用现代MFP的通用功能-扫描同时将文档的数字副本发送到电子邮件或云存储。与打印控制有关的预防措施将有助于克服这一祸害。理解到“一切行动都已记录在案”并肯定会在绝大多数情况下解决犯罪，这将阻止潜在的“痣”窃取数据。但是，即使他有机会，也可以迅速停止信息传播。

怎么办

现在，这是对非常合乎逻辑的问题的一般回答：是否有可能解决这些问题以及如何解决？显然，在某些情况下，有必要采取措施进行基本清理，而在大多数情况下，则需要特殊的解决方案来管理企业员工的打印基础结构及其使用。

大型公司可以使用外包商的服务，外包商可以进行打印审核，并开发一个项目以对其进行优化，实施打印监控系统，访问控制，然后进行设备维护。对于小型企业，使用现成的软件解决方案（如PrintStat或HP Access Control）是有意义的，它们的功能与专门设计的系统不同，但足以满足基本任务。

顺便说一句，例如使用智能卡组织对打印机的访问来确保打印机仅在发送工作的员工在场的情况下工作，这种措施可以减少10-15％的打印量和成本。为每位员工分配的打印配额又可以节省10％。考虑到平均每个公司的印刷成本达到预算的3％，节省近40％的成本会产生非常明显的效果。用于打印管理的软件解决方案使用一年半的回报并不奇怪。下次，我们将告诉您市场上流行的解决方案，它们可以做什么以及它们之间的区别。

公司印刷：问题远比看起来多