我们已经参加会议很长时间了，这是我们注意到的：很多人到那里，-令人惊讶！ -什么都不做。 他们将安排几次会议，其余时间则闲着闲逛，从看台上收集讲义或坐在笔记本电脑上，倾听一切：甚至包括那些显然试图向他们出售东西的报告和演讲。 我们在谈论什么样的销售和成功的谈判？ 浪费时间，浪费公司的钱，错过了很多机会。 我们也曾经犯过很多错误，但是变得更好。 因此，我们想告诉您我们现在正在做什么。 如果有兴趣，欢迎来凯！
对我们来说，每次旅行都是我们想要最大程度地利用的机会。 活动之前，我们有清晰的会议计划和时间表，之后，我们已经与之建立了密切联系的少数潜在合作伙伴和客户。
重要信息：该材料主要供那些参加展览和会议，与客户和合作伙伴会面，寻找新的潜在客户，发展业务，进行谈判和建立联系的人使用。 但是，这种经验将很有用，如果您要进行报告，收集信息，寻找供应商或只是看一下。
我们将告诉：
- 如何计划和预约，
- 在谈判中如何表现，
- 如何使用非正式会议（网络），
- 以后怎么也没忘记
计划总共三个职位。 首先，我们将讨论为会议做准备。
关于作者
ISPsystem业务
开发负责人Pavel Syrovatsky。 该公司已经开发用于托管，服务器虚拟化和提供商基础结构管理的软件已有14年了。 在伊尔库茨克设有办事处，客户遍布全球。
会议长什么样
首先，我们将弄清楚在托管行业中典型的会议是什么样的（很可能，您的会议差不多）。
有看台的区域 。 通常，摊位是由那些想向您出售产品的人提供的：服务，设备或软件的供应商。 设置单独的高额费用。
报告区域 。 来自不同公司的专家分享经验（占10％）并销售产品（占90％）。
分开的区域和会议室进行交流 。 您可以在这里计划会议。
联网 。 通常，组织者提供非正式交流的机会：自助餐，音乐会，晚餐。
持续时间 会议持续一到几天，并在会议厅举行。 它可以分为兴趣部分。
设定目标
我们为什么要去参加会议？ 在我们的案例中，目标如下（按重要性降序排列）：
- 与潜在合作伙伴和客户的会议和谈判，
- 与现有合作伙伴和客户的会议和谈判，
- 新的连接和熟人（网络），
- 熟悉报告并参与小组讨论，
- 寻找潜在的供应商（那些可以为我们提供东西的供应商）。
根据我的观察，对于大多数访客来说，顺序是完全相反的：首先，他们去看看谁在展位上提供东西，听报告，并在空闲时间花一些自发的会议。 最初，我们也是这样做的，但是后来我们意识到，这对于业务发展是一个糟糕的选择。 现在我们采取不同的行动。 每小时都是值得的，因此，我们尝试进行尽可能多的约会。 他们占用了会议的80-90％的时间。
在您的情况下，可能一切都应该有所不同。 也许您将要听专家演讲，或者被指示寻找设备供应商。 在这种情况下，优先级会发生变化。
创建会议时间表
如果您按照我们的方式行事（首先是与潜在客户会面并进行谈判），那么下一个技巧是制定一个空的（尚未）会议时间表。 日程安排应包括会议的全天时间，每一天都将划分为多个约会时段。
是的，需要提前预约。 毫无准备地参加会议并试图与那里的人会面/寻找有趣的客户的想法显然是致命的。
您可以在Google Spreadsheets中创建图表，使用Excel的现成模板，
例如 。 Google日历或任何方便您的服务都是合适的。 最主要的是他：
- 看起来很直观-到中午时分，“粥”就会渗入您的大脑，日历将帮助您快速了解正在进行的会议类型，并且可以进行计划外但重要的对话；
- 使事件的编辑和重新安排变得容易-会议可以随时随地移动或重新安排；
- 没有互联网就可以工作-展览中的连接几乎总是很差；
- 允许您添加和查看会议注释-其中的注释可帮助您快速记住对话的主题；
- 有移动版本。
不要依靠记忆，它一定会让你失望的。
预约
我们确定与谁见面并联系他们很有趣。 此步骤很关键，将完成会议的大部分准备工作。 安排约会的顺序取决于之前确定的优先级。
我们要见谁
会议是全球性的和地方性的。 如果会议是全球性的，那么您可以写信给任何可以参加的人。 即使从地球的另一端。 如果是本地用户，请首先写信给附近办公室的人。
已经谈过
正在进行的谈判记住现在与您进行谈判的每个人 。 这些不一定是您当前的客户。 而是那些可以成为他们的人。 面对面的会议将有助于建立个人联系并促进当前的交流。 这样的公司愿意参加会议：您认识他们，他们了解您，您的要求不会太冷。 如果他们在那里，大概一半以上会同意见面。
记住您之前与谁进行过谈判，但没有成功 （您保留所有未结交易的信息，对吗？）。 会议是一个很好的场合，可以再次写信或打电话给这些人，并询问他们是否打算参加会议。 那些极有可能会与您见面的人，因为他们已经认识您。 我们碰巧，这样的会议使似乎“僵局”的谈判更加活跃。
我们没有沟通，但是我们可以
以会议为契机。
大公司在始终可见的人中进行搜索是有意义的。 在大型的知名会议上，都有一些大型公司的代表可以成为您的客户。 如果他们的员工有联系，您可以写信询问在这次会议上有谁在场。 如果您在这些组织中有好朋友，只需要求将您与将要参加会议的同事联系即可。 通常没有人会拒绝并且愿意至少分享姓名，剩下的只是找到一个人的联系人。
附近的公司不要忘记会议的地理位置。 您来自莫斯科，会议正在法兰克福举行？ 在法兰克福及其周围地区寻找您感兴趣的公司，以及可能对您的服务感兴趣的公司。 最有可能的是，如果会议也提及他们的活动，他们将在那里。 如果您不这样做，那么您可以提出在他们的办公室见面。 在旅行的黎明，我们忽略了寻找地理位置的搜索。 现在，我们总是在会议前后预留1-2天的时间，在此期间我们在城市内或城市周围分别举行会议和谈判。
演讲者和会议参加者通常，会议网站会发布过去访问者的列表。 如果其中有您感兴趣的人，请与他们联系。 他们很有可能在今年。
与所有
注册者共享会议的理想之选，但这很少见。 如果可以共享，那就很好了：定期查看列表，监视您感兴趣的人，寻找他们的联系人并取得联系。 如果没有列表，请毫不犹豫地向组织者索要：通常没有人提出要求，而且组织者很可能会最大胆地将其交给您（这种情况发生了两次）。
查看
发言人 ，合作伙伴，赞助商以及在今年的展位上展出的人员的
名单 。 也许，其中会有几家公司吸引您成为潜在客户。
本文不涉及如何寻找您不认识的人（以及不认识您的人）的联系人的问题。 这是一个单独的故事。 在我们的案例中，社交网络运行良好（俄罗斯的Facebook，LinkedIn）。 通常可以在公共领域中找到某人的电子邮件地址。现有客户毕竟，目前有客户和合作伙伴。 写信给所有主要客户，询问他们是否参加会议。 如果您去，愿意开会讨论未决的问题。 以前，我们很少注意这类会议，但徒劳无功。 这是加强关系的绝佳机会。 碰巧一位客户或合作伙伴根本没有参加会议，但是当他发现我们要参加会议时，他注册并来讨论积累的问题。
认识的人：人
与哪些人约会？ 这取决于至少两个因素。
我们想讨论什么？ 如果是业务合作，那么我们一直在寻找与任何决策者的会议（通常是董事，采购部门负责人，负责业务及其发展的人员）。 如果具有技术特征，那么最好寻找技术或IT主管。
公司有多大？ 如果公司有数千名员工，那么可能很难与高级管理层取得联系。 更好地寻找与您感兴趣的项目经理开会。 但是，如果该公司来自SMB，则可以随时安排与高层的约会。 这些人做出决定时，您首先需要对他们感兴趣，与大公司相比，他们同意与您见面的可能性要高得多。
不幸的是，大多数情况下您将没有太多选择。 在大多数情况下，只有一个人从公司参加会议，而他根本不是您所需要的人。 在这种情况下该怎么办？ 无论如何，我们还是希望预约。 这样您就可以彼此了解，更多地了解他们的公司，需求并要求与合适的人联系。 最主要的是提前诚实地告诉对方谈话的主题。
警告：请勿与所有人约会。 如果您不确定会议是否有用，或者不确定会恶化当前的状况，请不要浪费您的时间和同事的时间。
时间：什么时候任命，多少会议费用，午餐时间
何时安排约会最好在会议开始前两到三周开始预约。 如果您写得早一些，很可能会收到“尚未决定是否参加”的答案。 如果您以后再开始与他人联系，则可能会导致会议时间过少，并且许多访客（尤其是演讲者）的日程安排已满。
留出多少时间开会非常重要的问题。 花费的时间太少-整个日程安排会因会议的一点延迟或轮换而产生，太多-您在两次会议之间会有一个很大的暂停，在此期间无需执行任何操作。
首先，我们最多为一次会议分配30分钟的时间，并尝试每天至少召开20次会议。 一拖，迟到了会议，一切都变了。 到了一天中，时间表变得无关紧要了，所有会议都不得不全体推迟，其中一些会议被取消了。 现在，我们为每个会议分配30-60分钟。 例如，如果会议从9:00到18:00进行，则结果是每天召开10至15次会议，仅此而已。
在很大程度上取决于主题。 想与您目前的合作伙伴讨论许多问题和新出现的问题吗？ 30分钟显然不够，至少要躺一个小时。 您是否与一家对您一无所知并同意聊天并了解更多有关您的产品的公司进行了约会？ 半小时就足够了。 如果您对他们感兴趣，他们将去研究该网站，所有通讯都将在线进行。
时间余量我是否应该在两次会议之间保持小距离以防万一？ 和以前一样，我们彼此约会，彼此之间没有停顿。 但是现在我们每两个小时至少留出一个半小时的空闲时间。 这样的半小时枕头可以在这种情况下调整时间表并进行呼吸。 如果按计划进行，将不会崩溃。
我们建议至少旅行两次。 如果出现问题，合作伙伴可以随时举行另一次会议。 您可以创建两个会议时间表，每个会议时间表-一个，然后会有更多会议。 但是，在这种情况下，我们建议您预留更多的可用插槽。
午餐做什么有时会议安排变得如此紧张，以致没有足够的时间吃午饭。 在这种情况下，我们建议邀请该人在午餐时间聊天。 您将有时间吃饭，并有效地花费时间。 另外，联合进餐确实有利于交谈。 根据我们的经验，午餐会是最有效和积极的活动之一。
在哪里约会？
你有立场吗？如果您有摊位，那就好了。 请仅事先与组织者联系以了解其位置和编号。 确保数字不变。
在第一个会议中，组织者给了我们11号展位。 因此，我们邀请所有人参加F11。 事实已经证明，您可以在这里找到所需的架子，但现在的架子编号为G11。 在F11下，另一家公司的展位在大厅的另一端。 我不得不紧急发送通知，并要求F11的同事将所有迷路的人发送给我们。
他们有立场如果您要与之会面，请在与您会面的公司的摊位上预约。 重要的一点：始终在明确的时间和地点上达成共识。
当对话者说：“只要随时站出来，我会很乐意讲话的。” 他要么对节目毫无兴趣，要么同意演出，要么很有趣，但是如果没有指定的时间，他会放心地忘记开会。 而且，如果他没有忘记，他将忙于与客户和潜在客户进行交流，您将无法与他取得联系。
在日程安排中没有标记，您自己可以轻松地忘记会议（我们过去）。 因此，请始终通过邮件或日历发送邀请，并请对方接受邀请，将其放入您的日程安排中，并在指定的时间确认会议。 另外，我们建议您要求一个人的电话号码-如果他忘记了会议，它将很方便。
没有人有立场这经常发生。 没关系 初步研究会议地图（通常可在网站上找到）并选择最大的展位，或者是您所在地区一家知名公司的展位，最好靠近入口，或者位于中心位置。 事先已派人邀请了指定地点的地图屏幕快照，请在此展位进行约会。 最有可能的是，这个摊位非常引人注目，您的同事也很容易找到它。 另一个不错的选择是在接待处见面。 没有人会想念她。
我们填写时间表
根据准备的结果，您应该有一个会议时间表，该会议时间表将占70-80％，每天10-15次会议。 如果还剩下空位，那就没关系：通常在会议上您遇到新朋友，或者被介绍给某人，或者您打算在两周前见面的人回答。 空闲时段可为您提供灵活性，并允许您安排延迟会议。
ew，像要点一样感动。 最后，我重复一遍，这是我们的方法。 一切都与您不同吗？ 您是否使用完全不同的方法？ 我们的技巧在您的情况下不起作用？ 太好了，在评论中分享您的经验！ 交流最佳实践将非常有趣。
在下一部分中，我将告诉您会议本身会发生什么情况，在会议中的行为方式以及万一情况不好且不按计划进行时应该怎么做。
总结
那么，为参加商务旅行做准备需要做什么？
- 设定目标。 你为什么要参加这个会议？
- 创建会议时间表。 确保您可以在没有Internet的情况下通过电话查看和编辑计划。
- 查看会议时间表。 确定您绝对想听的报告和演讲。 将它们作为不可更改的对象添加到会议日程表中。
- 列出您想与之会面的公司：
- 查找这些公司中所需人员的姓名和联系方式。
- 确定约会的地点（看台，接待处，入口处等）。
- 开始联系并进行约会。 将会议和有关会议的信息添加到日程表中。