商务会议之旅就像一场短跑比赛。 您准备了很长时间，在“ X”天，您必须尽力而为。 在一两天内，您需要向十几个陌生的人介绍自己，并尽可能多地了解他们，以便建立成功的合作伙伴关系。 我们必须在技术上迅速采取行动。 本文将帮助您避免常见的错误，并教您如何灵活地适应不断变化的情况。
这是我们在会议中分享经验的系列文章的第二篇。 您可以在
此处阅读有关准备工作的
信息 ，今天我们将讨论在活动本身中要做的事情。
我们将告诉：
- 到达会议后首先要做什么？
- 应考虑哪些技术方面；
- 在谈判中如何表现；
- 如何使用非正式会议。
最后，我们将讨论几个小时后，如果您的出色会议安排如下：
关于作者
ISPsystem业务开发负责人Pavel Syrovatsky。 该公司已经开发
用于托管 ，服务器虚拟化和提供商基础结构管理的软件
已有 14年了。 该办事处位于伊尔库茨克，客户遍布全球。
会议之前
我们建议至少提前一天参加会议。 是
这样做有两个优点：确保您不会遇到意外情况，并有时间进行适应和准备。 如果您飞得很远并且需要转机，遇到不可抗力的可能性（航班延误或行李丢失）特别高。
您是否想穿着整天都穿着的T恤和牛仔裤参加第一次商务会议？ 我们也不想，但是我们不得不在新加坡丢失行李的时候去。 因此，我们遇到了该地区最大的电信公司，甚至在他们的办公室。 桌子另一边的人很幽默，很好。
另一个提示：选择一家尽可能靠近会议场地的酒店。 最有可能的是，它的成本更高，但可以节省出租车费和上路时间，而且仍然不必了解当地的交通系统。
离开会议前要检查和准备的内容
因此，您已经准备好：与人们联系，进行约会，制定时间表，购买机票，预订酒店。 似乎已经做了很多工作，但是最重要的工作还在前面。 这是您离开之前需要检查和准备的东西。
1.服装 。 无论会议采用哪种格式，对于商务会议，我们都建议使用无敌经典：“夹克+衬衫+裤子/牛仔裤”。 遇到外观时，至少要增加几点。
2.名片 。 如果突然之间您还没有它们，请立即煮饭。 商务礼仪是一件笨拙的事情，并且变化缓慢，因此在进行任何谈判之前，交换纸制名片仍然是一种强制性的仪式。 此外，公司越大，越不提供名片就破坏声誉的机会就越大。 希望她“紧贴”。 当名片好像是用两张厚纸粘合在一起时，我们以“饼状”的形式制作名片。 许多人对此有所注意，甚至尝试断开连接。
3.小册子，讲义 （如果有）。
4.礼物 。 是的，礼物。 对于那些与我们会面的人，我们会带些纪念品作为纪念品，并在会议结束时送给他们。 可能是蜂蜜，茶，不寻常的热摊子-与伊尔库茨克有关，那里有我们的办公室。 这个人很高兴，但是它可以帮助我们积极地完成任何会议。 我不记得有任何一种情况，这种礼物会被否定或试图“购买”某种安排。 他不是那样的：对我们来说，这是对时间的感激之情。 此外，礼物有助于记住。 在会议上，成千上万的访客，对话者举行了数十次会议。 多亏了这份礼物，一个人在会后更容易记住我们：“哦，是的，这是来自俄罗斯的帕维尔，给了我蜂蜜和茶。”
历史经验。 一旦我们在海关损失了整整一个小时，就证明我们的招牌茶是茶，而不是非法茶。 没有标签的小袋子，里面放着干草本和传单-真的，如果不喝茶还会有什么呢？ :)因此，如果您要出国旅行，请务必研究到达国的海关法律。
会议前一天要做什么
尽量利用会议之前的时间。
检查技术并准备所需的一切 。 为手机充电失败。 为移动电源充电：手机“死机”时可以节省电量，并且没有时间在任何地方充电。 如果您打算展示一些东西，请准备一台笔记本电脑或平板电脑。 储存几瓶水，您必须多聊。 在旅途中购买一些零食，例如巧克力棒。
寻找照片 。 查找您计划第二天见面的照片，并将其保存到手机中。 如果您从未见过某个人，那么在指定时间在会议高峰期和指定地点找到他将不是一件容易的事。 提前请求并保存电话号码，以便迟到或没有人可以联系。 确保了解对话者的姓名。
了解有关您正在与之交谈的人的更多信息 。 如果还有时间，请查找与您会见的人有关的信息，请参阅社交网络。 您可以找到许多有关一个人喜欢的重要信息。 到达美国后，我们会见了来自阿根廷的潜在客户。 他的脸书暗示他热爱足球，并且是该国国家队的粉丝（每第二个职位）。 当时是世界杯，阿根廷进入了决赛。 遇见一个男人后，我开始与此对话。 长期以来，我们热情地讨论了足球，并在进入商业话题之前进行了密切接触。 他成为我们的客户，我们仍然定期在Facebook上进行交流。
提醒我开会 。 我们建议您在会议开始前一天提醒日程安排中的每个人有关会议的信息，并询问一切是否有效。 不幸的是，即使为某人献上了他的鲜血誓言，您也无法100％地确定这一点。 提醒将增加没有人会忘记任何事情的机会，如果计划已更改，则此人将作为响应通知您。
写下会议摘要 。 创建一个文档并写下每次会议的要点：我们与谁开会，我们在讨论什么，我们在问什么问题，希望从结果中得到什么。 描述公司的活动，规模，客户，服务，价格以及所有可能方便使用的所有方面。 将文件保存到手机的内存中，并将其添加到快捷方式中，以便您可以快速打开并重新阅读。 不要高估记忆：在几次初次见面之后，您的脑子里就会一片混乱。 这样的文件将帮助您快速记住下一次会议的对象，讨论的内容和注意事项。
当然，所有这些都是希望提前完成的，而不是在会议召开的最后一天。 但是，如果您尚未这样做，请务必留出更多时间准备。
在会议上
因此，“ X”的日子到了。 我们建议您至少在第一次会议之前半小时提前参加会议。 首先，您需要注册，而这并不总是（或者总是不总是）很快。 其次，最好花10至15分钟的时间来走走看看。 找到您约会的地点，寻找最佳路线。
如果还有时间，请为第一次会议做准备，并仔细阅读会议时间表和相关文件。 检查名片，设备，通信和互联网（如果有）。
会议和谈判
该过程已经开始，第一次会议已经开始。 您为什么要开会，您在说什么-取决于您在会议前为自己设定的业务目标。 我将从我们的谈判经验中分享一些通用的技巧。
会议地点 。 正如我在第一部分中所写，一种可靠的选择是在展位预约。 架子是可见的，很容易找到。 问题是人们通常走在展位附近，那里嘈杂且拥挤。 在这种情况下，已经与对话者会面，寻找一个安静的地方，甚至离开建筑物去散散步：在新鲜空气中交谈会更加愉快，而额外的噪音也不会干扰。 如果组织者提供单独的会议室，请使用它。
谈话的开始 。 通过闲聊开始会议：询问您的情况，人员的相处方式，会议的进行方式。 使用您设法找到的前一天的信息。 首先，非正式的开始需要礼节。 其次，这是在谈论生意之前与人接近的好方法。 重要的是要考虑人的本性。 如果对话者是封闭的，不太健谈或很累，显然想直截了当，那么最好是放弃非正式性，直截了当。
示范 如果您与潜在客户见面并讨论您的产品，请确保将其实际应用：如果可以证明您的解决方案的功能，请执行。 考虑互联网的可用性和质量。 最好购买具有Internet访问权限的本地SIM卡。
联合合影 。 如果此人开放且善于交际，则在会议之后，请他一起拍照。 这是在会议后通过向他人发送照片来提醒自己的另一个原因。 总的来说，每个人对此都持积极态度。
结果汇总 。 会议结束后，您已经讨论了所有内容，总是在某个地方写下摘要：您谈论的内容，您决定的内容，所学的内容，所承诺的内容。 这很重要。 如果您不写，那么您会忘记一切。 下次会议将用新的信息填充短期记忆，将上次会议的数据替换。 通常，请务必立即写下您的简历：在电话上，在手边，在名片上-随处可见。 顺便说一句，这就是为什么我们重视背面为空白（白色）的名片：您可以在绝对没有时间的时候在上面写点东西。
可能出什么问题了
现在我对你有个坏消息。 即使您已做好110％的准备，他们也会写信给所有人，他们会给所有人打电话，他们到任何地方都没迟到且做得很好，但这不会使您免于健忘，疏忽和不专业。 人们不来，他们忘记警告变化，他们保持沉默，不感到re悔。 碰巧的是，这种情况无法得到充分的保障。 但是您可以尝试修复它们。
如果没有人参加会议怎么办？ 总的来说，这种悲惨结果的可能性是什么？ 根据我们的统计，大约有10％的会议失败而没有任何警告：一个人根本不会参加。 百分比可能更高-这取决于人，他的举止，与他的关系，会议的形式以及工作量。 最后，他可能会像您一样在另一个会议上徘徊。
如果5分钟过去了，没有人接听电话，请拨打电话，因为为此，我们要求该人提供他的电话号码。 不接电话吗？ 编写SMS或Messenger。 没有回应？ 抛出这个冒险，不要等待。 如果此人是专业人士，他会给您写信或给您打电话，然后您将在另一个空闲时间进行预约（记住我们保留的空缺职位）。 如果一个人不负责任，那么他将永远不会给您打电话或写信给您。 您是否需要这样的潜在合作伙伴或客户？
但是，如果某个人没有参加第二次会议该怎么办？ 忘记他，删除号码，不要谦虚，不要丢脸。 我们遇到这样一个情况：潜在的主要客户没有出现在第一次会议上并没有重新分配会议，没有接听电话和消息，两个小时后平静地写道：“好吧，我有空，你在哪里？” 在这里，我们已经刹车了，并礼貌地告诉一位同事，我们可能还没准备再见面。
如果您遇到的人不理您怎么办？ 那会发生。 您同意在某个地方见面，并且此人确实在场，但他没有在和您说话。 与一个同事，一个偶然的相识者，另一个公司的巧妙销售-没关系，最重要的是，与您无关。 他甚至看到了您，但要求他们用手势或言语等他说完。 如果是这样，请继续进行对话，询问对方该需要多少时间。 如果人数很多，请取消会议并重新安排会议的时间。 如果有点，请稍等。 该人是否仍与他人交流？ 好吧，太多了。 不要丢脸和没有谈判立场，只需离开，然后写信给对方，您已经等不及了，并提议重新安排会议的时间。 如果您对他感兴趣，他会向您道歉并回答。
如果经过数次延迟，延迟和延迟，会议日程已完全“搬走”，该怎么办？ 迟早会发生这种情况。 在某种程度上，这甚至是件好事，因为它很可能表明您的受欢迎程度和大量会议：)当我们带展台旅行时，在某些时候，访客的涌入使人们（通常是当前顾客）甚至站起来与公司代表交谈。 因此，我们建议您留出一些不可抗力的空闲空间，并至少骑上几对，这样总会有人保证。
不，作者，您不明白：日程安排变化如此之大，以至于同事和空位都无济于事。 在这种情况下，请花几分钟的空闲时间向您遇到的人发送消息。 抱歉，要求第二天重新安排会议时间。 然后，您将已经思考如何处理它们。 这比不参加会议或为时已晚更好。
如果图表中的空白在没有召开会议的情况下突然形成，该怎么办？ 这是使自己和事物井井有条的好机会。 花时间记录过去会议的结果和您的承诺。 检查消息，邮件，未接来电。 吃零食，如果没有的话。 漫步在您感兴趣的公司的看台上，但您无法与他们约会（我们甚至特别在日程表中预留了此类旅行的时间）。
社交与聚会
会议不仅涉及谈判和报告。 通常，正式部分完成后，组织者会发起非正式的会议。 这可以是一个小时的小型自助餐，在酒吧远足或参加摇滚明星音乐会的聚会。
无论如何，您都需要在那里。 这样的聚会是建立联系的机会。 在这里，您可以与同一个人聊天，但可以更紧密和非正式地进行。 在这里，很多情况下都是用语言完成交易。
历史源于经验 。 一次在类似的活动中，我在一家酒吧与我不认识的美国人聊天。 我们讨论了与业务无关的事情。 一次偶然的机会，他在徽章上提醒我注意我的名字。 突然闭嘴，拿出手机，开始寻找东西，然后在他的邮件中给我看了一封信。 事实证明，我已经联系了此人，而且已经不止一次地与他联系：我们想将计费系统与他们的域名注册商（世界上最大的域名注册商）集成在一起，并且我想讨论合作条款。 在这次会议之前，由于他的日程繁忙，他没有回答我的任何信。 非常抱歉。 我们笑了，我向他保证他会在会议结束后给我写信。 然后他写了！ 整合成功，我们签署了合作伙伴协议。 如果不是在会议之后的聚会上临时开会，所有这些都是吗？ 不知道
抓住一切机会进行非正式的交流以结识这种熟识，这对您发展业务将变得更加容易。 通常，我建议您阅读Keith Ferrazzi的书“ Never Eat Alone”。 有关此类事件，有许多实用技巧。
总的来说，这看起来像是参加我们会议的标准会议的典型一天。 如果会议持续一天以上，那么接下来的几天将是相同的。
最后，我想提出一些可能有用的建议。
我应该参加报告吗？ 值得，但很有选择性。 他们中的大多数人都想卖给你一些东西，巧妙地将自己伪装成一个有趣的话题和一个大牌。 我们会预先编制一份我们感兴趣的报告或发言人的列表，并在会议时间表中为他们保留位置。 此外，他们在我们日程安排中的位置永远是最不稳定的：如果一定要在报告期间安排某种会议，我们将拒绝参加该报告。 通常，我们在会议当天出席不超过一份报告。 最好参加一个但也是最有趣和最受欢迎的演讲，而不是将注意力转移到几个演练上。
在会议之外见某人有意义吗？ 是的，这很有意义，而且很棒。 并非所有您感兴趣的公司都将参加会议；并非所有公司都可以成功地相交。 如果您来到另一个城市或国家，错过在会议室外开会的机会是一种罪过。
正如我在
第一部分中提到的那样，对于此类会议，我们在会议前后要留一两天。 您可以在咖啡馆，酒吧见面，并且通常在任何适合对话者的地方见面-适应它。 通常，会议很少开会，与您交谈的人第二天邀请您继续在其公司的办公室进行谈判。
总结
实际上，可以说的还很多，但是本文的格式不允许撰写所有内容。 在评论中写下所描述的提示对您有多有用，以及您所在领域的会议有何不同。 在最后一部分中，我将讨论会议之后必须做些什么，以便一切都没有白费。